كيفية كتابة نموذج تقرير إداري صحيح

طريقة كتابة نموذج تقرير إداري صحيحة ، تسعي الشركات والمؤسسات الإدارية بشكل دائم إلى التقييم والمراجعة الدورية للخطوات التنفيذية والإدارية التي تتخذها المؤسسة نحو تحسين أوضاعها والنمو المؤسسي بها، وذلك لما لهذا التقييم من أهمية في تحديد كل من نقاط القوة التي تعتمد عليها هذه المؤسسة في تطورها بالإضافة إلى إيجاد النقاط السلبية والعقبات التي قد تحول دون وصولها للأهداف التي تسعي عليها .

لذلك تعمل كل المؤسسات الكبرى والنظمة سواء كانت مؤسسات حكومية أو غير حكومية على تقييم أوضاعها وأوضاع العاملين بها من فترة لأخرى بصفة دورية حتى تستطيع تلافي حدوث أية مشكلات أو أزمات والعمل على تحسين الأوضاع والوصول لأفضلها .

ويُعد التقرير الإداري هو الأداة الفعالة التي تستطيع المؤسسة من خلالها القيام بهذه العملية لكا يمثله من أهمية كبري حول تقديم صورة حقيقة وواضحة عن مختلف الأمور المتعلق بالشركة وبموظفيها، ومن المهم إعداد نموذج التقرير الإداري بشكل واضح ودقيق وفعال حتي يكون أداة متمكنة من توضيح كافة الأمور .

ونقدم إليكم مقالاً يتضمن مفهوم التقرير الإداري بشكل مبسط بالإضافة إلى أهدافه والأجزاء الأساسية التي يتكون منها نموذج التقرير الإداري من موقع موسوعة .

مفهوم التقرير الإداري

يقصد بالتقارير الإدارية أنها إحدى الوسائل الاتصالية الخاصة بالمؤسسات والتي تُعد أداة فعالة في توفير العديد من الخدمات الإدارية للمؤسسات، حيثُ تسهم في نقل نبذة دقيقة وصورة واضحة حول طبيعة البيئة الداخلية للمؤسسة.

ويُعرف التقرير الإداري بأنه وثيقة مكتوبة لدقة تتضمن مجموعة من الحقائق المرتبطة بموضوع أو موقف ما معين ، ويحتوي التقرير على التحليلات والتفسيرات الواقعية الحقيقة والمنطقية لهذه الحقائق بالإضافة غلى تضمنه مجموعة من الاقتراحات والإرشادات الخاصة بكيفية تحسين الوضع القائم للمؤسسة بناءً على نتائج تحليل هذه الأوضاع .

أهداف التقرير الإداري

يتم كتابة وصياغة التقرير الإداري بهدف تحقيق مجموعة من الأهداف الاتصالية للمؤسسة وأهمها :

• يسهم التقرير الإداري في تحقيق القيادة الرشيدة للمؤسسة من خلال الرجوع إلى المعلومات التي توضح وضعها وضعها المالي والإداري والفني ، بما يساعدها على اتخاذ القرارات الصائبة تجاه تحسين أوضاعها .
• يساعد التقرير الإداري على تعزيز وتقوية التفاعل والتواصل الداخلي ما بين أقسام المنشأة ووحداتها الداخلية ، كما يعمل على تقوية الروابط ما بين المؤسسة والمؤسسات الخارجية التي ترتبط معها في الأنشطة والمشروعات .
• التقرير الإداري وسيلة فعالة في توثيق وتسجيل الأحداث والأوضاع والحقائق المتعلقة بالمؤسسة وأوضاعها الحالية ، كما تمثل سجلاً خاصاً بأقسام المؤسسة الإدارية والتنفيذية .
• يسهم التقرير الإداري في تحليل وتشخيص أوضاع المؤسسة للتوصل إلى وسائل تنميتها والتوصل إلى إنجازاتها ونقاط قوتها ، والمساعدة في إيجاد نقاط الضعف التي تحول دون تنميتها بشكل سريع وقوي .

• مقدمة التقرير

هي بداية وأول جزء في التقرير الإداري وتحتوي تعريفاً مختصراً بالفكرة الرئيسية للتقرير ، وطرح الأهداف الخاصة بهذا التقرير، ووضع تمهيداً بسيطاً للدخول إلى موضوعه من خلال إيجاد بعض الروابط التي تساعد القراء على فهم موضوع التقرير .

• متن التقرير

هو المحتوى الأساسي للتقرير الإداري والذي يتضمن مجموعة من التفسيرات والحقائق في تسلسل ونظام معين من بداية التقرير وحتى نهايته، ويتم وضعها في صورة عدداً من العناوين الأساسية والفرعية ومن المهم أن تتم كتابته بلغة سهلة وواضحة، كما أنه يتضمن مجموعة من الرسومات والأشكال والصور التي تساعد على حُسن توصيل المعلومة استيعابها .

• خاتمة التقرير

1. الحرص على الإيجاز والاختصار في المحتوي دون الإخلال بالمعني بالنقصان أو الإسهاب في الحديث.
2. استخدام مصطلحات واضحة ودقيقة وتجنب الزيف والغموض .
3. استخدام كلمات إيجابية والابتعاد عن تكرار الكلمات دون إضافة جديدة .

• الملاحق

هي عبارة عن معلومات إضافية يتم إرفاقها مع التقرير تتضمن بعض الصور والتوصيات بالإضافة إلى الإرشادات والاستنتاجات الخاصة بتحليل الأوضاع  المتعلقة بالمؤسسة .