ما الفرق بين المحضر والتقرير

ما الفرق بين المحضر والتقرير ، هذا ما سنتناول إجابته في السطور القادمة لكونهما متشابهين، ولكننا سنسلط الضوء في هذا المقال على أوجه الشبه والاختلافات بينهما تابعوا معنا الإجابة التي لن تحصلوا عليها بشكل مستفيض إلا في موسوعة.

ما الفرق بين المحضر والتقرير

سنذكر الاختلافات والفروقات بينهما في سطور هذه الفقرة ولكن عبر النقاط الأتية:

مفهوم التقرير

• التقرير ما هو إلا وسيلة تعتمد على الأخبار فقط لاغير.
• يتم رفع التقارير من خلال الموظفين إلى رؤساء أعمالهم، حتى يخبروهم بأمر ما يخص العمل وتفاصيله.
• يتم عرض الموضوعات في التقرير بشكل متسلسل للوصول إلى حل مشكلة ما.
• لابد وان يشتمل التقرير على عرض مقترحات وتوصيات بعيدة عن الانحيازات الشخصية لكاتب التقرير.
• لابد للتقرير وأن يكون بشكل مبسط ومستعرض بشكل منظم.
• يمكن للتقرير أما أن يكون شفقياً أو مكتوباً.
• التقرير أعم وأشمل من المحضر.
• التقرير ذات طابع فني.
• يستعرض فيه مسائل فنية.
• يمكن لضابط الشرطة القضائية أو أي شخصاً غيره كتابة التقارير.

مفهوم المحضر

• المحضر فلا يجوز كتاباته إلا من خلال ضابط الشرطة فقط.
• المحضر ذات طابع رسمي.
• يستلزم أن يكون المحضر مكتوباً فقط، ويقتصر فقط على الحالات التي تقع ضمن نطاق جريمة ما لأثبات وقائعها وما تحتويه على إثباتات لابد من كتابتها.
• يعتبر المحضر وسيلة رسمية صفتها الأساسية هو الأثبات، بينما التقرير هو مجرد الأخبار بأمراً ما.
• يستند المحضر إلى شروط معينة لابد أن تتوافر فيه بعكس التقرير الذي لا يتقيد بشروط محددة.

عناصر المحضر

• يتكون المحضر من ثلاث مكونات رئيسية تشتمل على:
• المقدمة: وهى أول عنصر من عناصر المحضر ويذكر فيها الوقت والتاريخ والمكان، بالإضافة إلى الهدف منه.
• متن المحضر: حيث يتم كتابة أسماء الحضور في المحضر، بجانب المواضيع والمعلومات بطريقة منظمة وسلسة.
• خاتمة المحضر: وفيها يتم كتابة الوقت والتاريخ الذي تم فيه انتهاء المحضر، بالإضافة إلى توقيع اسم المحرر الذي قام بكتابته وتوقيع الحضور.

خطوات إعداد المحضر

• يلعب الرئيس دور تحضير الموضوعات التي سيتم طرحها في المحضر.
• يتم تدوين البيانات المطلوبة لعرضها في المقدمة.
• كتابة كل ما هو جديد لمناقشته وتغطية كافة الأمور التي لم يتم ذكرها في جدول الأعمال المقرر.
• وضع عنوان مناسب للموضوعات التي تمت مناقشتها.
• يتم اتخاذ القرارات حتى يتم التصويت عليها وفرز الأصوات.
• لابد من مراعاة الوقت واختصار كل المناقشات الطويلة.
• يتم وضع خاتمة قصيرة تنهى المحضر.

 المراحل التي يمر بها التقرير

هناك عدة مراحل لابد وأن يمر بها التقرير حتى يصل إلى شكله الأخير ومن بين هذه المراحل ما يلي:

• في البداية يعمل كاتب التقرير على صياغة موضوع ما وهذه هي أهم خطوة في كتابة التقرير.
• إن لم تكن تلك الخطوة موجودة لا ينجح التقرير.
• تأتى بعد ذلك مرحلة توسع الموضوع النظري عن طريق القراءة بشكل دقيق أكثر عن الموضوع المراد كتابته في التقرير.
• يتم بعد ذلك ذكر كل ما يخص مكان البحث والوقت الزمني الذي  تم كتابة التقرير فيه، بالإضافة إلى كتابة الطرق المستخدمة.
• وكمرحلة قبل أخيرة يمر بها كتابة التقرير فلابد من القيام بزيارة ميدانية لتدوين الملاحظات والانطباعات الشخصية داخل التقرير.
• يقوم كاتب التقرير أخيراً بعمل كل سبق من الخطوات مع العمل على تناسق وربط الأفكار بشكل منظم.

فوائد التقرير

• الوصول إلى الهدف المقصود.
• التخطيط لوضع تصورات مستقبلية.
• توليد أفكار جديدة والعمل على تطويرها.
• تسجيل الملاحظات للرجوع إليها وقت الضرورة.
• تدوين المعوقات التي من الممكن أن تكون قد واجهت كاتب التقرير في مرحلة تجميع المعلومات.
• العمل على تحقيق الأهداف مما يعمل على ازدياد شعور الثقة بالنفس.
• يعد التقرير بمثابة سلاح مراقبة فعال لبيئة العمل وما يدار فيه من أحداث.
• يعتبر التقرير من أهم المصادر المعلوماتية.
• يعطى فكرة عن كل ماهو جديد يحدث داخل بيئة العمل.
• يسهل عملية التقارب بين وجهتي نظر الإدارات المختلفة.
• يعمل على الإثبات القانوني.
• يساهم في الإنجاز للعمل.
• يوفر الوقت والجهد.
• معرفة الإيجابيات والسلبيات للعمل على تحقيق أقصى استفادة منها في المستقبل.

أهداف كتابة التقرير

• يساعد التقرير على توفير البيانات والحقائق.
• يعمل التقرير على تحليل الظواهر الثابتة.
• يساهم التقرير بشكل مباشر في تقديم حلول للمشكلات الموجودة بالفعل.
• يعمل على رفع زيادة الكفاءة للعاملين في المؤسسات.
• يرشد المسؤولين لاتخاذ كافة الاجراءات.
• يعمل التقرير على توفير المعلومات للرجوع إليها.
• الكشف عن نقاط القوة والضعف.
• تحفيز سلوك الآخرين من خلال توافر عنصر الإقناع.
• التدوين والتوثيق.
• تقديم كافة الردود على الأسئلة.
• توليد أفكار متطورة وجديدة.
• استعراض أفكار جديدة تعمل على رفع مستوى الكفاءة في العمل.
• العمل على التنسيق بين الموضوعات.
• إصدار قرارات استناداُ إلى البيانات الميدانية.
• إعطاء بيانات تعمل على حل وإدارة الأزمات.
• الوقوف على تفسير ظواهر مرتبطة بتحسين الخطط المستقبلية للعمل.

مميزات التقرير

توجد عدة خصائص ومميزات لابد وان تتوافر في التقرير كي يخرج بشكل جيد نذكر من تلك المميزات ما يلي:

• التركيز على النقاط البارزة والموضوعات المهمة.
• إيصال الرسالة للقارئ بإيجاز وبأسلوب سهل ومقنع.
• استعراض المعلومات بطريقة بعيدة عن التحيزات والعواطف.
• لابد وأن تتسم التقارير بالموضوعية.
• توفر التقارير عنصر الإقناع.
• تستخدم التقارير لغة ملائمة للقارئ وسهلة الفهم.
• توافر استخدام كل الأساليب التي تساعد بشكل كبير في تقديم المعلومات كالرسم البياني والجدول.
• توافر عنصر التشويق لدفع القارئ إلى الاستمرارية في القراءة.
• اختيار الوقت الملائم لعرض التقرير إلى المدراء.

أنواع التقرير

توجد للتقارير عدة أنواع نذكر منها ما يلي:

• التقارير الطويلة: وهى التقارير المفصلة التي تهدف إلى إلقاء الضوء على الموضوع بشكل عميق ومستفيض، وتستغرق أيام ومن الممكن أن تصل لشهور.
• التقارير القصيرة: وتستخدم هذه النوعية من التقارير في بيئة العمل أو في مجال العلوم أو الصحافة وتتكون من ورقة واحدة أو ورقتان كحد أقصى.
• التقارير الإعلامية: وهى التقارير التي يتم استخدامها لعرض الأحداث، وتتميز تلك التقارير بكتابة الوقت والتاريخ ومكان الحدث.
• التقارير التحليلية: وهى التقارير الطبية الميدانية الذي يتم من خلاله تقديم التوصيات العلاجية.
• التقرير الرسمي: وهى نوعية التقارير التي يتم استخدامها في المواضيع المعقدة ويتسم باللغة الرسمية ويتكون من ثلاثة أجزاء رئيسية: المقدمة، ومتن التقرير، والخاتمة.
• التقرير غير الرسمي: يعرض المشاريع البسيطة ويتكون من لغة غير رسمية، بالإضافة إلى أنه موضوعاته ذات طبيعة محددة.
• تقرير الاقتراح: تشتمل هذه النوعية من التقارير على تقديم مقترحات وتوصيات بشأن مشكلة ما والمقارنة بين اختيارات عدة بعد شرح كل اختيار.
• التقرير الرأسي: هي التقارير التي تحتوى بيانات ما تخص منطقة أو ما شابه ذلك ويعرض حركة البيانات في الاتجاهين.
• التقرير الطولي: وهى التقارير التي تعتمد في عرضها على الرسومات البيانية.
• التقرير الداخلي: ترصد بيئة العمل والمؤسسات كتكلفة الإنتاج ونسب المبيعات وتكاليف الشراء.
• التقرير الخارجي: تقارير تم إعدادها خصيصاً من أجل مخاطبة الجهات الرسمية الخارجية التي تقوم بحساب المؤسسات مثل هيئة الضرائب والحكومات والشركاء والميزانيات السنوية.
• التقرير الدوري: يساعد هذا النوع من التقرير على معرفة فئة ما بتفاصيل موضوع ما، ويتم إرساله بشكل ودوري أي كل يوم أو أسبوع أو شهر.
• التقرير الوظيفي: وهو التقرير الذي يفيد بشكل مباشر عن طبيعة العمل وعدد العمال وساعات العمل المحددة والأشخاص الموقوفين من العمل.

مؤهلات كاتب التقرير

• لابد لكاتب التقرير أن يتمتع ببعض المميزات التي تؤهله لكتابة التقرير ومن ضمن تلك المؤهلات ما يلي:
• أن يكون لديه القدرة على تحمل الضغوطات والساعات الطويلة من العمل.
• مواكبة الكثير من التطورات في عالم المعلومات.
• لابد من امتلاك مؤهل علمي مرتبط ارتباط وثيق بالحاسوبيات.
• امتلاك مهارة التعامل مع برامج معلوماتية خاصة بإنشاء قاعدة بيانات مثل برنامج الاكسل على سبيل المثال.
• لابد من امتلاكه مهارات تواصل عالية تؤهله للتعامل الجيد مع مديريه وأقرانه في بيئة العمل لأنه يعد حلقة الوصل بينهما.
• امتلاك القدرة على تفهم المشكلات وحلها بطريقة مرنة.

وإلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية مقالنا ما الفرق بين المحضر والتقرير ونوهنا إلى الاختلافات بينهما ومن فيهما ذو طابع رسمي ومن فيهما ذو طابع فني، بالإضافة إلى العناصر التي يتألف منها المحضر وخطوات إعداده، ثم انتقلنا إلى التقرير وسردنا المراحل التي لابد أن يمر بها التقرير حتى يخرج بشكل جيد مع ذكر فوائده ومميزاته وأنواعه والمؤهلات التي لابد أن تتوافر في كاتبه ونرجو أن يكون المقال قد أفادكم وقدم لكم إجابة كافية على تساؤلاتكم.

كما يمكنك الاطلاع على المزيد عبر هذه المواضيع:

• اهداف التقرير