مهام السكرتير التنفيذي هذا ما سنتحدث عنه خلال مقالنا اليوم من موسوعة، وهو من الوظائف الهامة التي يجب توافرها في كافة الشركات، والمؤسسات التابعة للقطاع الحكومي أو الخاص، فهو ضمن المهن المُتعلقة بالنظام والهيكل الإداري بشكل عام.
وهو يقع عليه مسئولية تنفيذ عدد من المهام سواء في الشركة أو المؤسسة، وله دور في تطبيق القرارات والأمور التي تهم الإدارة وتُساهم في تطويرها، وتنميتها، وبالتالي فهذه الوظيفة لا غنى عنها في أي مؤسسة، فمن خلاله يتم التطوير من العمل طبقاً للتقارير والإحصائيات والمعلومات التي يتم إعدادها من خلاله بشكل شهري، وسنوي، وبالتالي يتعرف المدير على مدى التطوير الذي يحدث في العمل من عدمه، لذا سنُقدم إليكم خلال السطور التالية أبرز المهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي.
مهام السكرتير التنفيذي
يُقدم الدعم للإدارة، والقطاع المكتبي لكافة الموظفين والإدارات التنفيذية، ومن مهامه:-
- تنظيم كافة المواعيد الخاصة بالمدير، مع تنظيم البيانات وتجهيزها في شكل مُناسب، وترتيب زيارات العملاء ومقابلتهم للمدير بصورة متتالية، ويُحضر أجندة مُتكاملة تتضمن الاجتماعات، المؤتمرات، الفعاليات، والزيارات التي لابد أن يقوم بها المدير.
- إعداد التقارير اليومية، الشهرية، والسنوية الخاصة بالشركة، أو المؤسسة.
- يستقبل كافة المُكالمات التليفونية الواردة لمديره، مع تجهيز دليل مُتكامل يتضمن الأرقام الهاتفية والعناوين، مع معرفة المُتصل ومتطلباته وما يحتاج إليه، وبعد معرفة الغرض لابد من تحويل كل مُكالمة للجهة المختصة بشأنها.
- تسجيل أرقام العملاء وتحديد مواعيد لهم بشكل متتالي مُنظم.
- إعداد وتجهيز المحتوى الكتابي وطباعته، لكي يتم الإطلاع عليه من قبل المدير، وتصوير جميع الأوراق والمستندات الورقية الهامة.
- إرسال واستقبال كافة الرسائل البريدية، وعرض المهم منها على المدير، ثم إرسال الرسائل البريدية الأخرى، وفقاً لتخصص كل عامل، مع حفظ كافة الرسائل، فربما يكون في حاجة إليها بعد ذلك.
- في حالة انعقاد الاجتماعات المختلفة يقوم السكرتير التنفيذي بحجز القاعات المُناسبة لعدد الأفراد المُشاركين والمدعوين للاجتماع، مع إرسال كافة الدعوات لهم ، وتدوين الملاحظات الخاصة بهذا الاجتماع.
- جدولة البيانات وإدارتها بشكل مُنظم مع تحديد الأولويات منها، وإعداد التقارير والإحصائيات الخاصة بالشركة أو المؤسسة، أو غير ذلك.
مسئوليات السكرتير التنفيذي
بالإضافة إلى تلك المهام التي ذكرناها، هناك مجموعة من المسئوليات التي يتحملها السكرتير التنفيذي، ومنها:-
- مُتابعة كافة الأعمال الإدارية بشكل يومي، وتحديد الموضوعات المهمة أولاً، مع اتخاذ الإجراءات الخاصة بها، وعند انتهاء الموضوع يُمكن حفظ الملف للرجوع إليه في أي وقت بعد ذلك.
- يُساهم في تصنيف وفهرسة وترميز المحفوظات بكافة أشكالها، مع تجهيز المكان الملائم؛ لكي يتم الاحتفاظ بالمعلومات بشكل دقيق ومنظم، مع إحضار أي ملف منهم في أي وقت عند الحاجة إليه.
- في حالة وجود زيارات للمدير يقوم السكرتير التنفيذي بترتيب كافة الزيارات وحجز أماكن الإقامة والتذاكر، مع جمع كافة المعلومات المتعلقة بالسفر، وتجهيز وتنظيم المناسبات والاحتفالات المتنوعة، وبرنامج الفعاليات..
- لابد من الإلمام ببرامج الحاسب الآلي، والتي سيحتاج إليها السكرتير التنفيذي خلال عمله، فيُمكنه الاستعانة ببرنامج الأكسيل، البوربوينت، الـ word، بالإضافة إلى ذلك لابد من معرفة التعامل مع برنامج ACCESS وهو المسئول عن إنشاء قاعدة بيانات للإدارة، وأيضاً لابد من الإلمام بالأسس الخاصة ببرنامج أوت لوك Out Look وهو البرنامج المسئول عن تنظيم المواعيد المختلفة بشكل دقيق.
مهام السكرتير التنفيذي تجاه العاملين
من خلال السكرتير التنفيذي يتم إنهاء كافة الأعمال الإدارية المُتعلقة بشئون العاملين، فهو المسئول عن الآتي:-
- تنسيق كافة الإجازات الخاصة بالموظفين.
- إعداد أي خطاب خاص بموظفين الإدارة.
- تنظيم وتجهيز أي عمل يتم القيام به من قبل العامل بشكل إضافي.
- المُساهمة في إعداد الميزانية الخاصة بالإدارة.
- رفع كافة التقارير الخاصة بموعد حضور الموظفين وانصرافهم؛ لكي يطلع عليها المدير.
- المتابعة اليومية وتفقد المكاتب وتنظيمها ونظافتها من قبل السكرتير التنفيذي.
- متابعة الأجهزة الإلكترونية والحفاظ عليها وصيانتها بشكل دوري، ومن بينهم التكيفات، والكمبيوترات.
راتب السكرتير التنفيذي
بالطبع يختلف راتب السكرتير التنفيذي من شركة لأخرى، ومن دولة لأخرى، فهو يتم تحديده وفقاً لخبرات الشخص، والشهادات الحاصل عليها، وأيضاً طبقاً للمكانة التي تتمتع بها الشركة أو المؤسسة، ووفقاً لمستوى المدير، ولكن على الأغلب يتقاضى السكرتير التنفيذي بالشركات والمؤسسات الكبرى راتب يتراوح بين 5 آلاف إلى 9 ألف ريال سعودي.