معايير تقييم الأداء الوظيفي

تعريف معايير تقييم الأداء

تقييمات الأداء هي التقييم التي يوفر فرصة لأصحاب العمل لتقييم مساهمات موظفيهم في المنظمة عن طريق بنود متسلسلة و مدروسة تراعي الجوانب الوظيفية ، وغالباُ يضع المدراء هذه التقييمات لصعوبة انتقاد الموظفين الذين يعملون معهم عن كثب.[1]

وهذه التقييمات تقوم على أساس منتظم من قِبل معظم الشركات ، عادة يتم إجراؤها مرة واحدة في السنة على الأقل ،و تساعد التقييمات المنتظمة الموظفين على فهم ما هو متوقع منهم بشكل أفضل ، وتحسين التواصل بين الإدارة والموظفين ومنح الموظفين التقدير المناسب لعملهم.[2]

فوائد تقييمات الأداء الوظيفي

تعمل معايير تقييم الأداء على فرض الحدود المقبولة ، فهي ضرورية لتطوير فريق العمل وجعله أكثر قوة في الأداء الوظيفي ، وتعزيز تقدير الموظفين والتواصل الفعال معهم ، وتحفيز الأفراد على القيام بالعمل بأفضل ما لديهم من مهارات ومعرفة.

الأهداف الأساسية لنظام تقييم الأداء الوظيفي

• تتمثل هذه الأهداف في توفير قياس عادل لمساهمة الموظف في القوة العاملة.
• إنتاج وثائق تقييم دقيقة لحماية كل من الموظف وصاحب العمل.
• الحصول على مستوى عالٍ من الجودة والكمية في العمل المنتج.

عناصر تقييم الأداء

وضع نموذج تقييم قياس

مجالات الأداء الوظيفي لوظائف الموظفين التي يجب تضمينها في نموذج تقييم الأداء هي المعرفة والمهارات الوظيفية ، وجودة العمل ، وكمية العمل ، وعادات العمل والموقف،و كل مجال  يجب أن يتضمن مجموعة من الواصفات للاختيار من بينها على سبيل المثال ، أقل بكثير من المتطلبات ، أقل من المتطلبات ، يلبي المتطلبات ، يتجاوز المتطلبات ، يتجاوز بكثير المتطلبات ،فهي تعتمد على مدى دقة المواصفات.

أما مجالات الأداء الوظيفي لمن يشغل مناصب إدارية ، يجب أن يكون التقييم أكثر من مجرد مجالات الأداء الوظيفية الأساسية ، فتتضمن تقييم مهارات الموظفين ، والقدرة على تحفيز وتوفير التوجيه، بالإضافة إلى مهارات الاتصال الشاملة والقدرة على بناء فرق وحل المشكلات ، فنمودج تقييم المدراء يجب أن يكون منفصل عن نموذج التقييم القياسي وهو النموذج لوظائف الموظفين العاديين وليس المدراء ، أو أن يكون هناك قسم إداري خاص مضاف إلى نموذج التقييم القياسي .[1]

تحديد مقاييس أداء معيارية

من المهم أن تضع معايير أداء واضحة تحدد ما يتوقع من الموظف في دور معين أن ينجزه وكيف ينبغي أن يتم العمل ، و يجب أن تنطبق نفس المعايير على كل موظف يشغل نفس المنصب و تكون جميع  هذه المعايير قابلة للتحقيق ، و ترتبط  بشكل مباشر بالوصف الوظيفي للشخص.

تسمح معايير تقييم الموظف المثالي القياسية بتقييم الأداء الوظيفي للموظف بشكل موضوعي ، وأن تقلل من مقدار الوقت والضغط الذي ينطوي عليه ملء نموذج التقييم ، وتعتبر هذه المعايير واحدة من أقوى الأجزاء في تقييم أداء النظام الوظيفي ،على الرغم من أن تطويرها يمكن أن يكون أحد أكثر الأجزاء التي تستغرق وقتًا طويلاً في إنشاء نظام تقييم الأداء.

وهي في الأساس أهداف كمية محددة مرتبطة بالمهام المدرجة في الوصف الوظيفي ، ويمكن للوصف الوظيفي أن يكون وحده بمثابة أداة قياس أثناء التقييم  على سبيل المثال ، تقييم ما إذا كانت مهارات الموظف تتطابق مع متطلبات الوظيفة، لكن مقاييس الأداء القياسية تأخذ الوصف الوظيفي خطوة إلى الأمام، فقد تكون إحدى المهام المدرجة في الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال هي إدخال تسجيلات جديدة ومحدثة للمرضى على الكمبيوتر و قد يكون مقياس الأداء القياسي لهذه المهمة هو إدخال 6 إلى 12 تسجيلًا يوميًا كمية بمعدل خطأ أقل من 2 بالمائة الجودة.

يمكن لمقاييس الأداء القياسية أن تقيس بشكل موضوعي بعض مجالات الأداء الوظيفي الأكثر ذاتية ، مثل عادات العمل ، على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مقياس موضوعي للحضور من خلال تحديد عدد مقبول من المرات التي يمكن أن يتأخر فيها الموظف أو يتغيب خلال إطار زمني محدد.[2] [1]

مبادئ توجيهية لتقديم التغذية الراجعة

وضع التعليقات المرتبطة بتقييمات الأداء خطوة مهمة جداً فيجب التأكد بأن كل شخص سيجري التقييمات يعرف نوع التعليقات التي يجب تقديمها وكيفية تقديمها وكيفية الحصول عليها من الموظف في المقابل.

ويجب أن تكون هذه التعليقات متوازنة أي متضمنة أوجه القصور عند الموظف لا فقط التركيز على نقاط القوة  من خلال فهم نقاط ضعفهم ، يمكن للموظفين الحصول على ملكية أدائهم ودورهم في الممارسة، وعندما يحصل الموظفون على الدعم الذي يحتاجون إليه لإجراء تحسينات في هذه المجالات ، يتعلمون أن يفخروا بعملهم ويكونون على استعداد لمواجهة تحديات جديدة بثقة. [1]

وعندما تعالج المجالات التي تحتاج إلى تحسين ، حدد توقعاتك للتحسين وكيف تنوي مساعدة الموظف على تلبيتها ، على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يتحدث بقسوة مع الموظفين الآخرين ولا يبدو متسامحًا مع المرضى ، فامنح الموظف بعض الأمثلة على سلوكه وقدم بعض الاقتراحات لحل المشكلة ، مثل جلسات لعب الأدوار أو مهارات الاتصال أو ورشة عمل أو ندوة خدمة العملاء، حدد الحدود من خلال السماح للموظف بمعرفة ما هو مقبول وما هي الأمور التي لن يتم التسامح عنها أو قبولها بتاتاً ، ثم وضع خطة لمراقبة الأداء وإعادة تقييم الموظف.

شجع ردود الفعل من الموظف بعد مناقشة نتائج التقييم مع الموظف ، شجعه على تقديم بعض الملاحظات غير الدفاعية لك. اسأل الموظف عما إذا كان يوافق على تقييمك ،  أو قم بدعوة اقتراحات للتحسين، على سبيل المثال ، يبدو أنك تفقد صبرك وتختصر مع المرضى عندما يتأخر الطبيب ، نظرًا لأن هناك أوقات لا يمكن فيها تجنب التأخير ، كيف تقترح علينا التعامل مع هذا لتجنب مثل هذا التفاعل؟ ” يجب أن يؤدي ذلك إلى تبادل مفتوح للمعلومات يسمح لك وللموظف بفهم منظور كل منكما بشكل أفضل.[3]

إنشاء إجراءات تأديبية وإنهاء الخدمة

تستخدم هذه الأجراءات التأديبية عندما يستمر موظف في الأداء السيء على الرغم من إجراء تقييم شامل للأداء ومناقشة التحسينات المتوقعة ، فيجب تحديد هذه الأجراءات التي سيتم اتخاذها عندما يتدهور الأداء ، يبدأ بتحذير شفهي ثم عند تصاعد التدهور سيتحول هذا التحذير  من شفهي إلى مكتوب ، وفي النهاية إنهاء عمل الموظف إذا لم يكن هناك تحسن في الأداء الوظيفي .

يتم إجراء التحذير الشفهي عن طريق تقديمه للموظف على انفراد ، وتوضيح السبب أو السلوك الذي أُطلق بسببه هذا التحذير ، أما طريقة التحذير المكتوب فتأخذ دوراً هاماُ في نجاح الإجراءات التأديبية وإجراءات إنهاء المهمة ،فيكون هذا هو الوقت المناسب لتوضيح مدى خطورة مشكلة أداء الموظف ،و يجب أن يتضمن نموذج التحذير القياسي والمكتوب ما يلي:

•  وصف للسلوك أو المشكلة يتضمن نتائج موضوعية .
• الإجراءات والتغييرات القابلة للقياس المتوقعة من الموظف.
• الدعم الذي سيوفره صاحب العمل للتحسين.
• وصف لما سيحدث مثلاً  إجازة غير مدفوعة الأجر أو الإنهاء ، ومتى سيطبق  على سبيل المثال بعد     تكرار واحد أو اثنين .
• توقيع الموظف والمسؤول وتاريخ الإنذار.[1]

طرق لضمان الاتساق في استخدام نموذج التقييم

يجب إجراء تقييمات الأداء بشكل عادل ومتسق وموضوعي لحماية مصالح موظفيك وحماية ممارستك من المسؤولية القانونية،و تتمثل إحدى طرق ضمان الاتساق في أن نستخدم  نموذج تقييم معياري لكل تقييم، ويجب أن يركز النموذج المستخدم فقط  على مجالات الأداء الوظيفي الأساسية، إن الحد من مجالات التركيز يجعل التقييم أكثر أهمية وملاءمة ويسمح لك وللموظف بمعالجة القضايا الأكثر أهمية، مع العلم أنك لست بحاجة إلى تغطية كل تفاصيل أداء الموظف في التقييم.[1]

إرشادات لأصحاب العمل للتعامل مع الموظفين

• تحديد أهداف خاصة بكل موظف ، لكل موظف له نقاط قوة ونقاط ضعف حتى تساعده على تحسين الأداء والمهارات ، فالعمل مع كل موظف تصل إلى وضع أهداف معقولة وذات صلة بمنصب الموظف ذاته ، تحديد معايير التسكين الوظيفي.
• إنشاء ملف أداء عمل لكل عامل يحتوي على سجل الإنجازات والأحداث البارزة ، وتقديم ملاحظات فورية للموظفين عندما يبرز شيء إن كان إيجابياً أو سلباً بشكل ، ولا يتعين الانتظار حتى عملية المراجعة في نهاية العام حتى يتم تقديم الملاحظات .
• عندما يحين وقت إجراء تقييم فعلي للموظف ، فمن الأفضل الاستعداد للاجتماع في وقت مبكر، ومراجعة الوثائق الخاصة بك للموظف قبل الاجتماع وتدوين ما تريد مناقشته مع الموظف،يجب أن تدور مراجعة الأداء في الغالب حول العناصر الإيجابية لأداء الموظف ، مع بعض النصائح المفيدة حول كيفية التحسين في المستقبل. بعد كل شيء ، إذا كان أداء العامل في الغالب سلبيًا ، فمن المحتمل ألا يستمر في العمل معك.
• عندما تحتاج إلى توجيه النقد في تقييم ما ، كن صريحًا وواضحًا بشأن ملاحظاتك، لا تحاول التقليل من شأن الموقف أو التقليل من شأنه ، مما قد يؤدي إلى إرباك الموظف، قدم أمثلة واضحة ثم قدم نصائح مفيدة ومحددة حول كيفية نمو الموظف وتحسينه في المستقبل.
• لا تقارن الموظفين لأن الغرض من تقييم الموظف هو مراجعة أداء كل موظف مقابل مجموعة من مقاييس الأداء القياسية، ليس من المفيد مقارنة أداء موظف بآخر وقد يؤدي ذلك إلى منافسة غير صحية والاستياء،قم دائمًا بالرجوع إلى إطار التقييم الخاص بك ، وليس إلى أداء العمال الآخرين.[2]