تتعرض الشركات والمؤسسات لكثير من العوائق التي تحول دون تحقيق أهدافها والقيام بعملها على أكمل وجه، ومن ضمن تلك المعوقات نجد مماطلة الموظفين وتسويفهم للقيام بواجباتهم.
تعريف المماطلة والتسويف الإداري
يقول خبراء إدارة الأعمال أن مصطلح التسويف الإداري يشير إلى تلك التصرفات السلبية حيث عدم قيام الموظفين في المؤسسة بأداء إجراء محدد ضمن مهام الوظيفة المكلفين بها في الوقت المحدد لساعات العمل الرسمية، وقد يأجلوه لليوم التالي أو الذي يليه أو إلى أي موعد آخر.
وهناك صور عديدة لعملية التسويف الإداري داخل المؤسسات؛ بحيث قد يتخذ الموظف قرارا بتأجيل إنهاء إجراءات عميل ما ويطلب منه الحضور غدا أو بعد غد أو بعد أسبوع، ليس لأن الإجراء المطلوب اتخاذه يتطلب هذا الوقت ولكن الموظف لا يريد اتخاذ الإجراء المناسب، ويقال أن ظاهرة المماطلة والتسويف الإداري تعني التأجيل المتعمد لبعض الأعمال الإدارية المهمة والواجب القيام بها، بحيث يصبح ذلك التأجيل عادة سيئة بتميز بها الموظف، وهي عادة سيئة من حيث تؤثر على الإنسان نفسيا وجسميا؛ فقد أثبتت العديد من الدراسات النفسية والاجتماعية أت أغلب المسوفين يعانون من التوتر والقلق والإرهاق.
الأسباب التي تؤدي للتسويف الإداري
1- يعتبر الكسل أحد أبرز أسباب التسويف، حيث يقول الموظف لنفسه “أنا الآن غير مستعد لإنجاز هذا العمل”، إذن لماذا لا أؤجله؟ وبالتالي يتعطل تنفيذ المهام إلى موعد لاحق.
2- تعتبر الأعمال غير المحببة للإنسان أحد أهم الدوافع السلبية التي تدفعه لاتخاذ قرار تأجيل مهام تم تكليفه بها، وذلك هو السبب الأكثر شيوعا في الحياة المهنية.
3- من أسباب التسويف أن الموظف يخاف من كل ما هو مجهول، بحيث تصور له نفسه صعوبة كل مهمة أو قرار جديد لم يعهده من قبل تم تكليفه بأداءه، ولكن علاج تلك الحالة بسيط جدا، حيث يقول علماء النفس بضرورة المواجهة، وأن الإنسان إذا بدأ بمواجهة وتنفيذ ما يخشاه زال الخوف.
4- قد يضطر الموظف لتاجيل مهام ما تم تكليفه بها لأنه لا يجد في ذاك التوقيت انتظار ساعة الصفاء والإبداع التي يحتاج إليها، مع العلم أن أوقات الاسترخاء والحماسة والاستعداد لالاعمل تلك لا تأتي وحدها، بل يجب أن يبدأ الموظف بتجهيز البيئة من حوله بنفسه.
5- قد تكون الالتزامات والتكليفات الموكلة للموظف صعبة وكبيرة؛ الأمر الذي يشجع الإنسان المماطل على تركها وتسويف القيام بها لأطول فترة ممكنة.
6- قد يتسم بعض الاشخاص بصفات التردد وعدم القدرة على اتخاذ القرار السليم في التوقيت المناسب، وعليه يبدأ في تسويف المهام بشكل مبالغ فيه.
7- من أسباب التسويف أن يكون الشخص خائفا من أن يخطئ في مهمة ما، خاصة إذا كانت هنالك عقوبات رادعة لمن يخطئ.
الصفات التي يتمتع بها المسوفين
1- يتصف المسوفون بالتناقض، حيث أنهم في كثير من الأحيان ما يرغبون في فعل شيء ما بل ويتخذون قرارا بذلك، إلا أنهم ينتهي بهم الأمر لعدم أداء أي شيء لأنهم لم يتابعوا تنفيذ قراراتهم.
2- يعاني المسوفون نفسيا بشكل كبير؛ خاصة أنهم يدركون ولو جزئيا النتائج السلبية المترتبة على عدم قيامهم بتنفيذ قراراتهم ومع ذلك يماطلون.
3- قي كثير من الأحيان ما يمتلك المسوفون مواهب عالية ومهارات كبيرة لاختراع الأعذار لعدم إنجاز ما كان يجب عليهم إنجازه، وذلك في محاولة لصد عقاب المدير، أو لكبت تأنيب الضمير.
4- قد يمتلك المسوفون كذلك خبرة ومهارة وكفاءة كبيرة على القيام بواجباتهم في أسرع وقت ممكن، مما يدفع للطمانينة لتأجيل المطلوب منهم إلى أطول فترة ممكنة.
5- يتصف المسوفون بسرعة غضبهم، وهذا الغضب يجعلهم لاتخاذ قرارات قاسية تحول دون أداء أعمالهم.
6- قد يستمر المسوفون في تكرار الأشياء نفسها ويسيرون في نفس الطريق الخاطئ الذي جربوه من قبل، حتى تنشأ أزمة لا يستطيعون حلها ومن ثم لا يجدون أمامهم إلا خيارا واحدا وهو إنجاز ما بدأوه.