Table of Contents
استقطاب موظفين جدد هي عملية ضرورية لا بد وأن تقوم بها بشكل دوري في مؤسستك، وكلمة استقطاب تعني إضافة أفراد جدد لشغل بعض المهام في المؤسسة، فلا توجد أي مؤسسة يمكنها أن تنجح، دون أن تسعى إلى التجديد في طاقم العمل الموجود لديها، وإضافة أفراد جدد. على الرغم من أن البعض يظن أن استقطاب موظفين جدد أمر صعب، نتيجة لاحتياج هؤلاء الموظفين إلى الاندماج في أجواء العمل، وهذا ما قد يأخذ وقتًا طويلًا، فيظن خطئًا بأنه يجب عليه الإبقاء على العاملين الحاليين، لكنه سرعان ما يكتشف مستقبلًا أن هذا الأمر خاطيء تمامًا، وأنه لا غنى عن وجود موظفين جدد في المؤسسة.
طرق استقطاب موظفين جدد في المؤسسة
لماذا تحتاج إلى استقطاب موظفين جدد في مؤسستك؟
هذا السؤال يجب على كل صاحب مؤسسة أن يسأله دائمًا لنفسه عندما يبدأ في العمل، حيث أن الاحتياج إلى استقطاب موظفين جدد يختلف من مؤسسة إلى أخرى، ولكن تتفق هذه المؤسسات في كون هذا الأمر احتياج دائم في أغلب الحالات.
نقص الكوادر
في بعض المؤسسات قد يحدث أن تكون الكوادر الموجودة في المؤسسة غير كافية لأداء المهام المطلوبة منها، وقد يكون الحل الأول في هذه الحالة هو تدريب هذه الكوادر، لكن في حالة استمرار النقص في الحدوث، حتى بعد التدريبات التي تقوم بها المؤسسة. فإن الحل المتاح في هذه الحالة، هو اللجوء إلى استقطاب موظفين جدد للعمل في المؤسسة، من أجل تعويض النقص، والمساهمة في تحسين أداء المؤسسة بالشكل المطلوب.
خروج بعض الموظفين
أيضًا قد يحدث أن يخرج بعض الموظفين من المؤسسة باختلاف الأسباب، استقالة البعض، نهاية العقد الذي يعمل به الشخص ولا يتم تجديده مرة أخرى، نهاية فترة الخدمة لدى الآخرين، كل هذه الأشياء تؤدي إلى خروج بعض الموظفين من المؤسسة. وبالتالي فإن المؤسسة تحتاج إلى استقطاب موظفين جدد لكي تقوم بتعويض هذا الخروج، وتغطيته بحيث لا يحدث أي خلل في المؤسسة وأعمالها نتيجة ذلك.
إضافة مهام جديدة
مع زيادة الأعمال في المؤسسة، وظهور أهداف جديدة يتم العمل عليها، فإن هذه الزيادة بالطبع سيترتب عليها الاحتياج إلى إضافة مهام جديدة لتنفيذها. قد يلجأ البعض في هذه الحالة إلى الاعتماد على الموظفين الحاليين في أداء هذه الأعمال، وهذا الأمر قد يعطل الشغل ويؤدي إلى حدوث كارثة، حيث أن زيادة المهام قد يترتب عليه التقصير في أدائها، وبالتالي يقل الأداء المطلوب من المؤسسة، وقد يتأثر مستقبلها المهني بسبب ذلك.
ولذلك فإن إضافة مهام جديدة يمكن التعامل معه من خلال استقطاب موظفين جدد لتأدية هذه المهام، فهذا سيضمن للمؤسسة الاختصاصية لدى هؤلاء الأفراد، وبالتالي تحقيق المستوى المطلوب من هذه المهام.
إضافة أقسام جديدة في المؤسسة.
تقوم بعض المؤسسات بالتعديل في الهيكل الإداري الموجود من وقت لآخر، وقد تقوم بإضافة أقسام جديدة مع الوقت في هذا الهيكل. وبالتالي فإن هذه الأقسام ستحتاج إلى من يعمل بها بالتأكيد، فيكون الحل المناسب هو استقطاب موظفين جدد للعمل في هذه الأقسام في المؤسسة. هذه الأسباب قد تحدث جميعها لبعض المؤسسات، وقد يحدث جزء منها، هذا يعتمد على طبيعة العمل في المؤسسة، ومدى استمراريتها، وكذلك رغبات وأهداف المسؤولين في المؤسسة، وبالتالي فإننا كما رأينا من هذا، فإن عملية استقطاب موظفين جدد لها أهمية بالغة في العمل، وتؤثر في نجاح المؤسسة أو فشلها.
كيف يمكن استقطاب موظفين جدد للمؤسسة؟
التوظيف الداخلي
قد تلجأ بعض المؤسسات إلى فتح المجال لتوظيف أفراد في مهام المؤسسة من داخل المؤسسة نفسها، بأن يتم الإعلان عن وجود هذه المهام، وإتاحة الفرصة للأفراد من داخل المؤسسة لترشيح أنفسهم للعمل في المهام المطلوبة. يعتبر خبراء الموارد البشرية هذا الأمر بما يعرف بالمصادر الداخلية لعملية الاستقطاب.
وكالات التوظيف
تعتبر وكالات التوظيف من أكثر الطرق المضمونة في عملية استقطاب موظفين جدد للعمل لديك، حيث أن هذه الوكالات تحتوي على قائمة بالأفراد الراغبين في العمل، وكل ما عليك فعله هو أن تذهب بالمهمة التي تريدها، وتقوم بالإعلان عن الوظيفة، وتبدأ بعدها في تلقي طلبات الأفراد الراغبين في العمل معك، حسب الطريقة التي تحددها لتلقي الطلبات.
مواقع الإنترنت
على الرغم من كون وكالات التوظيف طريقة مضمونة، لكن استقطاب موظفين جدد عبر مواقع الإنترنت في وقتنا الحالي هو الطريقة الأكثر شهرة، خصوصًا مع وجود العديد من مواقع التواصل الاجتماعي التي يمكنك أن تنشر عليها المهام مثل “فيسبوك، تويتر، لينكد إن” وهذا الأخير في وقتنا الحالي يعتبر بمثابة وكالة توظيف إلكترونية، فهذا الموقع لا غرض له سوى أن يفتح المجال للتواصل الاجتماعي، لكن فيما يخص أمور التوظيف، والبحث عن الأعمال المختلفة.
الترشيحات والتوصيات
هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها استقطاب موظفين جدد لمؤسستك، وهي من خلال ترشيحات أو توصيات بعض الأفراد، سواءً ممن يعملون في مؤسستك، أو أفراد تثق في حكمهم وآرائهم. وفي هذه الحالة تطلب منهم أن يقوموا بترشيحاتهم وتوصياتهم لك، بحيث يمكنك اختيار الأفراد المناسبين من هذه الترشيحات.
التوظيف المباشر بالاختيار
هذه الطريقة تعتمد على رغبة صاحب المؤسسة أو مسؤول عملية التوظيف في اختيار فرد أو مجموعة من الأفراد بعينهم للعمل، وهنا يقوم المسؤول بعرض طلبه على الشخص لكي يقدم في الوظيفة. هذه الوسائل السابقة يعتبرها خبراء الموارد البشرية، المصادر الخارجية لعملية الاستقطاب. تلجأ العديد من المؤسسات إلى تطبيق جميع هذه الوسائل في وقت واحد، حيث أن ذلك يترك لها مساحة كبيرة جدًا في استقطاب موظفين جدد بكفاءة عالية جدًا، حيث أنه كلما زادت الوسائل المتاحة، كلما زادت الاختيارات، وبالتالي يمكن للمؤسسة اختيار أفضل المتقدمين. وعندما نقارن بين المصادر الداخلية، والمصادر الخارجية لعملية الاستقطاب، سنجد أن كل وسيلة منهما تتمتع بمجموعة من المميزات والعيوب.
المصادر الداخلية: تمتاز المصادر الداخلية لعملية استقطاب موظفين جدد بكونها أقل في التكلفة والوقت، وكذلك لن تحتاج المؤسسة إلى تدريبات متعددة لموظفيها، كما أن المؤسسة ستكون على دراية كاملة بمهارات الموظفين، وأيضًا فإنهم يتمتعون بالالتزام الكامل ناحية المطلوب منهم.
أما عيوبها فإنها قد تؤدي إلى حدوث مشاكل في الوظائف الأخرى التي يؤديها الموظفين الحاليين، بسبب التحول الذي سيحدث معهم، كما أنه في حالة فشل هؤلاء الموظفين في الحصول على المهمة الجديدة، قد يؤدي ذلك إلى رغبتهم في الخروج من المؤسسة.
المصادر الخارجية: تمتاز المصادر الخارجية لعملية استقطاب موظفين جدد بكونها توفر مساحة أكبر من المرشحين لأداء المهمة المطلوبة، وكذلك يتاح للمسؤول أن يضع شروطًا متعددة للمرشح المطلوب.
أما عيوبها فإنها تتلخص في احتياجها لمال أكثر، ووقت أكبر، وكذلك إقامة تدريبات متعددة للموظفين الجدد بعد اختيارهم للعمل.
ما هي مراحل عملية استقطاب موظفين جدد في المؤسسة؟
كل هذه النقاط السابقة تعبر عن الطرق الممكنة للنجاح في استقطاب موظفين جدد في مؤسستك، لكن ما هي المراحل الواجب حدوثها حتى يتحقق ذلك على أرض الواقع فعلًا؟
الإعلان عن المهمة المطلوبة
لكي تقوم بالإعلان عن المهمة المطلوبة، أيًا كان المصدر الذي ستعتمد عليه، إن كان داخليًا أو خارجيًا، فإنك ستحتاج إلى توفير ما يعرف بـ”التحليل الوظيفي” وهو الذي تتوفر فيه المعلومات التالية، حول المهام المعروضة في الإعلان.
- الوصف الوظيفي: كل الأشياء التي يحتاج إليها الشخص ليعرف المطلوب منه حول المهمة.
- المسؤوليات: ما هي المهام المحددة التي ستكون مطلوبة من الشخص بناءً على الوصف الوظيفي.
- المهارات المطلوبة: ما هي المهارات التي يحتاج إليها أي شخص لينجح في تأدية المهمة المطلوبة منه.
ضع في اعتبارك دائمًا أن استقطاب موظفين جدد كما تحتاج إليهم، سيعتمد على كون التحليل الوظيفي الذي تعرضه مناسبًا حقًا للمهمة، وبالتالي تتلقى الطلبات الصحيحة التي يمكنها أن تفيدك.
الإعلان عن طريقة التقديم
عندما تعلن عن المهمة المطلوب التقديم إليها، سيكون عليك أن تحدد الطريقة التي يجب على الأفراد اتّباعها للتقديم في هذه المهمة. في الأغلب فإنك ستطلب من الأفراد إرسال السيرة الذاتية إلى البريد الإلكتروني المخصص لاستقبال هذه الطلبات، ولا تُقبل أي طلبات لا يتم إرسالها عبر هذا البريد، كما أنه من الممكن أن تطلب من الأفراد التقديم من خلال استمارة للتقديم يقوم كل شخص منهم بكتابتها وإرسالها على البريد مخصص، هذا الاستمارة يمكنك أن تطلبها مع السيرة الذاتية كذلك.
اختيار الأفراد للمقابلات الشخصية
أيًا كانت الطريقة التي اخترتها في الإعلان عن رغبتك في استقطاب موظفين جدد للمؤسسة، فإنك ستتلقى مجموعة من الطلبات. عليك أن تقوم بتحليل وفحص هذه الطلبات، ومن ثم تقوم باختيار عدد محدد من الأفراد لكي تجري معه المقابلات الشخصية، وعندما تحددهم تقوم بإبلاغهم بالمواعيد المحددة لهم.
إجراء المقابلات الشخصية
بعد أن تقوم بإبلاغ الأفراد بالمواعيد المحددة للمقابلات الشخصية، يمكنك أن تبدأ في إجراء المقابلات الشخصية. في هذه المقابلات ستحرص على أن تختار أكثر الأفراد ملاءمة للمهمة التي قمت بعرضها، وتقوم باستبعاد الأفراد الذين تجدهم غير ملائمين لك. بطبيعة الحال أنت يجب أن تحدد لنفسك من البداية العدد الذي تريد قبوله، حتى لا يحدث تكدس في العمل، أو لكي لا يحدث أي نقص.
إبلاغ المقبولين، وإرسال بريد إلكتروني للمرفوضين
عندما تنتهي من إجراء المقابلات الشخصية وتُتم عملية استقطاب موظفين جدد طبقًا للعدد الذي تريده، عليك أن تقوم بالاتصال بالأفراد المقبولين وتبلغهم بالنتيجة. وكذلك يُفضل أن تقوم بإرسال بريد إلكتروني موحد إلى كل المرفوضين، تبلغهم فيه بطريقة جيدة بأنه لم يتم قبولهم، وأنه يسعدك أن تراهم يقدمون إلى وظائفك في المستقبل، هذا الأمر لكي لا يظل أحدهم منتظرًا ليعرف النتيجة، في حين أنه تم رفضه، كذلك قد يترك الأمر لدى البعض انطباع جيد عنك، ويسعى إلى المشاركة معك في المستقبل.
بداية العمل
نهاية عملية استقطاب موظفين جدد تكون مع بداية العمل، حين تقوم بلقاء المقبولين، وتشرح لهم السياسات المتبعة في المؤسسة، وكذلك تبلغهم بكل ما لديك حول العمل أو أي شيء يخصه، وإذا هناك أي تدريبات ستقوم بها، أو ما الأمور المطلوبة منهم حتى يتم اعتبارهم موظفين بشكل نهائي في العمل. نهاية هذه المرحلة بنجاح، تعني استلام الشخص للعمل المطلوب منه، وأنه قد صار موظفًا رسميًا في شركتك. استقطاب موظفين جدد عملية تحتاج إلى مهارة من الشخص الذي يقوم بها، حتى ينجح في اختيار المناسب حقًا لمؤسسته، وبالتالي ضمان نجاح المؤسسة في المستقبل، فلا تستهين أبدًا بأي شيء يخص عملية الاستقطاب، وجهز نفسك ومؤسستك لها جيدًا، فاستمرار عملك يعتمد على نجاحك فيها.