التقارير المرحلية : كيف تقوم بإعدادها بصورة احترافية وشاملة ؟

التقارير المرحلية جزء لا يتجزأ من أي مشروع مهما كان صغير أو كبير، فهي بمثابة مراقبة لسير العمل ومدى نجاح المشروع من عدمه، عادة التقارير المرحلية تكون موجهة للمستثمرين الخارجين، مسئولي إدارة الشركة، أو حتى زملائك في المشروع، فهي تُساعد بشكل كبير على تنظيم خطة المشروع، والتركيز على الجوانب التي تحتاج للعمل أكثر، وتقيم الجوانب التي تم الانتهاء منها، لذلك لابد أن تقوم بإعدادها باحترافية تامة، في هذا المقال سنطلعك على أهم الجوانب التي يجب مراعتها عند إعداد تقرير مرحلي.

كيف يمكنك إعداد التقارير المرحلية وما هي؟

حدد الهدف الأساسي من إعداد التقرير

رغم أن السبب الرئيسي لإعداد أي تقرير مرحلي هو توضيح مدى التقدم الذي تم إحرازه من العمل على مشروع معين، لكن هذا فقط السبب الرئيسي ولا يكفي بمفرده لإعداد تقرير مفصل وواضح، يجب أن يكون هناك سبب أكثر تحديد من ذلك، الأمر يتعلق أيضاً بنوع المشروع الذي تعمل عليه، فالتقرير المرحلي الموجه لبحث أو مشروع مدرسي، يختلف تماماً عن الموجه لمشروع في العمل، من ناحية المعلومات التي ستُذكر به، كتكاليف المواد مثلاً!

• يجب أيضاً أن تُحدد الشخص الموجه له التقرير، فالتقارير الموجهة للمستثمر الخارجي ستُركز على الأرباح ومدى قدرة الشركة على المنافسة في سوق العمل، أما إن كان موجه لمديرك سيُركز أكثر على تكاليف المشروع ومدى كفاءة العمل.
• من الأشياء التي يجب مراعاتها أيضاً، نوع القرارت التي ستترتب على هذا التقرير، هل هي قرارات إدارية متعلقة بسير العمل، أم قرارات تمويلية أم استثمارية ..إلخ.

اختر الشكل الأمثل لكتابة الخطاب

التقرير المرحلي ليس مجرد ورقة أو بحث ترفعه إلى مديرك أو ترسله إلى الشخص المعني فقط، يُمكنك إعداده بأكثر من طريقة بناء على الشخصي المعني، فقد يكون مجرد ملاحظات شفهية سريعة في اجتماع العمل الدوري، وقد يكون بريد إلكتروني لزملائك في العمل، وقد يكون ملاحظات رسمية موجه لمجلس الإدارة، أما لو كان موجه لجهة حكومية فيجب أن يكون رسمي.

ابدأ بتحديد الشكل العام للخطاب

مرة أخرى الشكل العام يعتمد على الجهة الموجه إليها التقرير، يُمكنك إعداده في شكل نقاط مختصرة ليكون سهل القراءة، لو كان موجه لجهة غير رسمية، كما يُمكنك إضافة بعض الرسوم البيانية والجداول خاصة في حالة كان الهدف منه هو الحصول على تمويل أو استثمار لإيضاح مدى نجاح المشروع واستحقاقه للتمويل.

• لأفضل نتيجة ممكنة، قسم الخطاب لعدة أجزاء، جزء خاص بمصروفات المشروع مثلاً، وجزء آخر متعلق بالأمور الإدارية وما إلى ذلك ليكون من السهل على من يتصفحه أن يجد المعلومات التي يسعى إليها.

ابدأ بالتاريخ وعنوان التقرير

المعلومات التي يجب ذكرها في بداية الموضوع تعتمد على الصيغة التي تستخدمها الجامعة أو الشركة التي تعمل بها، لذلك تفقدها أولاً، في جميع الأحوال يجب ذكر التاريخ، ثم اسم ومنصب مستقبل التقرير، ثم اسم ومنصب معد التقرير، ثم العنوان ويتضمن الغرض من التقرير والمدة الزمنية المعد عنها.

ابدأ بمقدمة مختصرة

بداية التقرير المرحلي يجب أن تكون مختصرة وتوضح الغرض منه، ثم توضح ما تم إنجازه وما الأهداف أو الخطط المستقبلية للانتهاء من باقي أجزائه، مع شرح مختصر للمشروع ذاته بالطبع.

باقي أجزاء الخطاب

رغم أن باقي أجزاء الخطاب تأخذ شكل أقسام، لكنها بشكل عام مجرد تفصيل للمعلومات التي تم ذكرها في المقدمة، وضح الأجزاء التي تم الانتهاء منها منذ إعداد التقرير السابق والأجزاء التي يتم العمل عليها في الوقت الحالي، ثم اذكر المشاكل التي تواجه فريق العمل والحلول المقترحة لها، مع ذكر أي تغيير مقترح والأسباب التي تدعو له.

تحدث عن الخطط المستقبلية للمشروع

بالطبع يجب أن يكون هناك خطة واضحة لما سيتم العمل عليه حتى التقرير التالي، ليكون هناك مرجع أو قياس لمدى نجاح المشروع من عدمه، يجب أن يتضمن ذلك مصروفات المشروع، الميزانية، الهيكل الإداري، الموعد النهائي للانتهاء من كل مهمة.

• كن موضوعياً في الأهداف التي تضعها كي لا تضع نفسك وزملائك تحت ضغط كبير للوصول إليها، وبالطبع سيكون لها أثر سلبي كبير على فريق العمل إن لم تتمكن من بلوغ الأهداف التي حددتها.

اذكر عدد ساعات العمل في المشروع

من الأمور المهمة التي يجب ذكرها هي مدة العمل على المشروع سواء بالساعات أو الأيام حسب استراتيجية شركتك، ليتمكن مستقبل الخطاب من تقييم العمل بالنسبة للوقت الذي تم إنجازه فيه، وهل سيتمكن فريق العمل من بلوغ الموعد النهائي للمشروع على هذا المنوال، أم أن هناك قرارات إدارية يجب اتخاذها كزيادة العمالة أو عدد ساعات العمل مثلاً.