الطريقة الصحيحة لإبقاء فريق العمل عن بُعد على قدرٍ عالٍ من المسؤولية
قد تؤدِّي محاولاتك الرامية إلى جعل فريقك العامل عن بُعدٍ قادراً على تحمُّل المسؤولية إلى إبطاء أداء فريقك؛ لذلك هناك طريقةٌ أفضل. مع انتشار تعليمات البقاء في المنزل بسبب فيروس كورونا، قد تجد صعوبةً في إدارة فريقك العامل عن بُعد. لسوء الحظ، فإنَّ حاجتك الشديدة إلى التحكم بالموقف يمكن أن تجعل الأمر أكثر صعوبةً على الجميع. فيما يلي أربعةٌ من أكثر الأخطاء شيوعاً؛ والتي يرتكبها المدراء العاملون عن بُعدٍ حديثاً، وما يجب عليك القيام به بدلاً من ذلك.
Share your love
لا يمكنك فعل أيِّ شيءٍ بشأن ما تقرره حكومتك أو ما يحدث لعملائك، لذلك من المنطقي التركيز على التحكُّم بما يمكنك فعله، وهو: إدارة فريقك. تكمن المشكلة في أنَّ بعض الممارسات التي تبدو منطقيةً عندما نكون جميعاً في المكتب، لا يمكن تنفيذها مع موظفيك في أثناء العمل عن بُعد.
فيما يلي أربعةٌ من أكثر الأخطاء شيوعاً؛ والتي يرتكبها المدراء العاملون عن بُعدٍ حديثاً، وما يجب عليك القيام به بدلاً من ذلك:
الخطأ الأول، المطالبة بإنتاجية عالية:
يمكن للفرق البعيدة أن تكون منتجةً بشكلٍ ملحوظ، بل وتتفوق على نظرائها في المكتب، ولكن ليس في اليوم الأول أو عندما يكون انتباههم مشتتاً بسبب أسلوب العمل الجديد. من خلال عدم الاعتراف بذلك، فإنَّك تزيد من هذا الضغط، وتجعل العمل أكثر صعوبة.
بدلاً من ذلك، حدِّد المهام ذات الأولوية القصوى الآن، وتعامل مع سواها لاحقاً.
قم بالعمل باستراتيجية “البدء، والتوقف، ثمَّ المتابعة” -إحدى استراتيجيات العمل المتقطع- مع فريقك. ضع كلَّ ما تقوم به على إحدى هذه القوائم، وتحدَّى نفسك لبدء ومتابعة قوائم العمل في أقصر وقتٍ ممكن، مع ضمان سير الأعمال الهامَّة.
الخطأ الثاني، افتراض أنَّ هذا الوضع مؤقت:
يقول أحد الموظفين: “أخبرني أحد المدراء أنَّنا سنعود إلى المكتب في غضون أسابيع قليلة، لذلك ليس هناك حاجةٌ إلى تمكين فرق العمل عن بُعد”.
من المحتمل أن يُعاد فتح مكتبك قريباً، ولكن قد لا يكون فيروس كورونا هو السبب الوحيد الذي سيدفعك للعمل عن بُعد، فمن المرجح أنَّ أزماتٍ مثل هذه سوف تتكرر، وستغير بشكلٍ دائمٍ كيفية أداء العمل مستقبلاً.
لهذا السبب يجب عليك أن تكون جيداً في العمل عن بُعدٍ لتبدأ بإنجاز قائمة المهام الخاصة بك، وأن تتعامل مع الوضع الراهن كفرصةٍ لبناء مهاراتٍ للمستقبل.
أثبتت الفرق التي تتمتع بمهاراتٍ قوية في العمل عن بُعدٍ أنَّها أكثر مرونةً الآن. إنَّ منافسيك يستكشفون العمل عن بُعدٍ أيضاً، وفي المرة القادمة، لن ينجح أيُّ شخصٍ بدون هذه المهارات.
الخطأ الثالث، عدم السماح باستخدام أيِّ وسائل غير معتمدة:
صمِّمت عمليات شراء البرامج من أجل التحكم بالمخاطر، ولكنَّها مكلفةٌ وتستهلك الوقت، ومن الصعب أن يتحمَّل رؤساء العمل هذه النفقات الآن؛ لذا اطلبوا من موظفيكم أن يتدبروا أمرهم.
من المؤسف أنَّ التكنولوجيا التي عُيِّنَت للمكتب قد لا تكون كافية، حيث يواجه “فيس بوك” صعوبةً في هذا الوقت، حيث يستخدم الموظفون وسائل غير معتمدةٍ لتلبية طلبات العملاء.
يقول ديفيد هورويتز (David Horowitz)، الرئيس التنفيذي لشركة “ريتيريوم” (Retrium): “لا يمكنك تحقيق الهدفين في وقتٍ واحد، فإمَّا أن تمنح فرقك الموارد التي يحتاجونها لكي تكون فعالة، أو اخفض سقف توقعاتك”.
عليك إنشاء عمليةٍ سريعةٍ لاعتماد وسائل جديدة، فمثلاً: اطلب من الموظفين أن يقوموا بتسجيل الوسائل التي يحاولون تجربتها -لأنَّهم على الأرجح يحاولون تجربة بعض الوسائل الجديدة- لمعرفة ما يحاوله الآخرون، ولمعرفة الوسائل غير المجدية التي يجب عليهم تجنُّبها.
عندما يجد فريقك شيئاً يزيد الإنتاجية، قم بشرائه، إذ أنَّ تكاليف البرامج بسيطةٌ عند مقارنتها بتكاليف الفرص الضائعة.
الخطأ الرابع، فرض ساعات وأوقات استجابة محددة:
يسأل القادة باستمرار: “كيف يمكنني محاسبة الموظفين إذا كنت لا أراهم؟”.
في بعض الشركات، يطالب المدراء بمعرفة آخر المستجدات عبر البريد الإلكتروني بكثرة، لدرجة أنَّهم يمطرون بريد موظفيهم بالرسائل، فيصعِّبون عليهم معرفة ما يفترض أن يردوا عليه. بينما يطلب آخرون منهم التواجد من الساعة الثامنة إلى الخامسة على الإنترنت، ممَّا يجعل الموظفين خائفين من الابتعاد عن شاشات حواسيبهم.
تشكِّل هذه الممارسات عبئاً مُرهِقاً بشكلٍ كبيرٍ وغير ضروري، خاصةً للموظفين الذين لديهم عائلات.
لن تحصل على قدر المسؤولية التي تحتاجها من خلال إدارة كلِّ صغيرةٍ وكبيرة. تقول “تيريزا سيجيليتو هوليما” (Theresa Sigillito Hollema) مديرة شركة “انتراكت غلوبال” (Interact Global): “الثقة بين القادة وأعضاء الفريق تبدأ مع القائد، ويجب عليك معرفة كيفية مراقبة مُخرجات العمل، بدلاً من نشاط العمل”.
يمكن أن تساعدك استراتيجية “البدء، والتوقف، ثمَّ الاستمرار” في تحديد تلك المُخرجات على المدى القريب، ثمَّ التوقف عن إزعاج الأشخاص عبر البريد الإلكتروني وبرامج الدردشة. وبدلاً من ذلك، يمكنك الاجتماع مع فريقك كلَّ يومٍ عبر الهاتف أو عبر الفيديو لمناقشة ما أنجزوه (هذه مسؤولياتك)، وما يخططون لتنفيذه في ذلك اليوم، وأين يحتاجون إلى المساعدة.
يجب أيضاً أن تجتمع مع كلِّ فردٍ على حدة. ولزيادة جودة الأداء، لا تستخدم هذا الوقت لطلب آخر التطورات من فريقك، بل استخدمه للعثور على أيِّ شيءٍ يعيقه، واكتشفه بأسرع ما يمكن.
وأخيراً، خذ نفساً عميقاً، فربَّما يكون العمل عن بعدٍ جديداً بالنسبة إليك، ولكنَّ هذا لا يجعله غير مجدٍ أو محفوفاً بالمخاطر. توقف عن محاولة التحكم بالموقف؛ وركِّز بدلاً من ذلك على إيجاد فرصٍ جديدة.
العمل عن بعدٍ مختلف؛ لذلك تمهل وتعلَّم من العديد من الموارد الممتازة والمتاحة الآن.
المصدر
Source: Annajah.net
