بالخطوات: كيف تكتب خطة عمل فعالة؟

ما هي خطة العمل؟

يُشير مصطلح “خطة العمل” إلى وثيقةٍ مكتوبة تتحدّث بشكلٍ مستفيض عن الشركة، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، والطريقة التي تتَّبعها في تحقيق تلك الأهداف. تستعمل خطة العمل مصطلحاتٍ محددةً لوصف طبيعة الشركة، واستراتيجية المبيعات والتسويق، والخلفية المالية (financial background)، وبيان الأرباح والخسائر المتوقَّعة، وكيف ستُهيِّيء الشركة نفسها لتحقيق تلك الأهداف ضمن بيئة السوق الحالية. تحدد خطة العمل في جوهرها طريقة عمل الشركة والطريق الذي تسلكه لتحقيق النجاح.

نصائح لكتابة خطة عمل رائعة:

1- الحفاظ على الاختصار:

يجب على خطة العمل أن تكون أداةً تُستخدَم لإدارة الشركة وتطويرها. ستحتاج إلى هذه الخطة مع مرور الوقت وسيحتاج الآخرون كذلك إلى قراءتها، لذلك سيكون من المزعج جدَّاً الرجوع إلى هذه الخطة إذا كانت طويلةً بشكلٍ كبير.

2- تحديد الجمهور:

استعمل لغةً يفهمها الجمهور، إذا كنت تدير شركةً كيميائيةً مثلاً وتسعى إلى الحصول على شركاء ومستثمرين لا تستخدم مصطلحاتٍ كيميائيةً وعلمية لأنَّهم لن يفهموها على الأرجح. يمكنك تبسيط المصطلحات العلمية أو توضيحها بكلماتٍ بسيطة تناسب الأفراد غير المتخصصين علميَّاً.

3- لا تخَف:

معظم أرباب الأعمال ليسوا خبراءً اقتصاديين ولم يكتبوا قطُّ خطة عمل. قد تبدو كتابة خطة عمل مهمةً شاقَّة لكنَّها لا يجب أن تكون كذلك. أنت تعرف شركتك جيِّداً وفي إمكانك أن تفعل ذلك.

في حال كنت متردداً وغير واثقٍ في مهارتك في مجال التخطيط التجاري ستتطرق هذه المقالة إلى كلّ ما تحتاج إليه لكتابة خطة عمل فعالة.

كيف يمكن أن تكتب خطة عمل؟

يجب عليك أوَّلاً أن تعرف المكونات الأساسية لخطة العمل:

• فكرة الشركة (Businessconcept): وصف الشركة، والسوق التي تعمل فيها، ومنتجاتها، والبنية التنظيمية، والإدارة.
• تحليل السوق: أين ستعمل الشركة؟ في أيّ سوق عمل؟ ومَن الزبائن المستهدفون؟ وما شكل الزبون النموذجي (الفئة السكانية التي ينتمي إليها، وتفضيلاته، واحتياجاته، والسلوك الذي يمارسه عند الشراء)؟ ومن منافسوك؟
• التحليل المالي: إذا كانت شركتك جديدة سيتضمن هذا التحليل التدفقات المالية المُتوقَّعة، النفقات الرأسمالية (capital expenditures)، وقائمة الميزانية العمومية (balance sheet). يتضمن هذا التحليل أيضاً توقعاتٍ بشأن الوقت الذي يمكن أن تصل فيه الشركة إلى “نقطة التعادل” (النقطة التي تكون عندها التكلفة “أو النفقات” والإيرادات متساوية).

1- المُلخّص التنفيذي (Executive summary):

الملخص التنفيذي هو وثيقة رسمية تقدم لمحةً عن عملك. تُعَدُّ هذه الوثيقة، الوثيقة الأولى في خطة العمل -على الرغم من معظم الناس يكتبونها في النهاية- وتتألف عادةً من صفحةٍ أو صفحتين.

2- وصف الشركة:

يبدأ قسم وصف الشركة عادةً بلمحةٍ عامة عن الشركة تلخِّص بجملةٍ واحدة جوهر العمل الذي تؤديه. ستنتقل بعد ذلك للحديث عن الصناعة وحجم السوق، وهنا يجب عليك أوَّلاً أن تؤدي وظيفة تحليل التوجهات السائدة في السوق. يجب عليك أن تشير في هذا القسم إلى المنتجات الجديدة أو عمليات التطوير التي يمكن أن تستفيد منها الشركة. ولا تنسَ الإشارة إلى مصادر معلوماتك حينما يكون ذلك ضروريَّاً. تابع بعد ذلك بكتابة معلومات تجيب عن هذه الأسئلة: ماذا تبيع؟ كيف تَحُل مشكلةً ما (أو تلبِّي حاجةً) موجودةً في السوق؟ ما المميز والمثير للاهتمام في شركتك (عرض القيمة)؟ ما السوق المستهدف ومن منافسوك؟

إذا كانت خطة العمل ستُستخدَم كعرض تمويل يجب عليك أن تُبيِّن لماذا ستجعل الأموال الإضافية التي تطلب الحصول عليها مرابح الشركة أكبر.

تذكَّر أن تلتزم بالموضوع في قسم وصف الشركة من خلال وصف الصناعة بفقرةٍ واحدة، والمنتج بفقرةٍ أخرى، والشركة وعوامل نجاحها بفقرتين أو ثلاث فقرات إضافية.

3- تحليل السوق:

يُعَدُّ تحليل السوق مهمَّاً تماماً لأنَّه يذكر بشكلٍ مفصَّل التركيبة السكانية التي ينتمي إليها الزبائن وأقسامهم، والسوق المُستهدَف، واحتياجات السوق، والمنافسين، والعوائق التي تمنع الشركة من الدخول إلى السوق، والقوانين.

تحدد هذه الوثيقة الطريقة التي ستقوم الشركة باتِّباعها للاستحواذ على حصة في السوق. يساعد تحليل السوق في تحديد السعر، وطريقة التوزيع، واستراتيجية التسويق. ابدأ بتحديد طبيعة السوق من نواحي الحجم، والتركيبة السكانية، والبُنية، وآفاق النمو، والتوجهات السائدة، وإمكانية البيع. حدد بعد ذلك كم مرةً ستبيع منتجاتك أو خدماتك واحسب المبيعات السنوية المُحتمَلة. حاول أن تُجري تحليلاً للمنافسين وأن تحدد كُلَّاً من المنافسين المباشرين وغير المباشرين.

يجب عليك أن تفهم منافسيك وأن تَذكُر نقاط قوتهم وضعفهم وتأثيرهم المحتمَل في السوق. من أجل إعداد هذا التحليل بطريقةٍ بسيطة استعمل جدول تحليل سووت.

4- تركيبة الشركة وإدارتها:

حتى الأفكار المذهلة تحتاج إلى تنفيذٍ رائعٍ وتعاون حتى تتحقق، لذلك ضع لمحةً مختصرةً عن الفريق وتحدث عن الخبرات التي يتمتع بها ولماذا تُعَدُّ أنت وأفراد الفريق الأشخاص المناسبين لتنفيذ الفكرة في السوق. إذا كان المُلَّاك والمديرون يمتلكون معلوماتٍ واسعةً عن الصناعة أو سجلاً حافلاً بالإنجازات سلط الضوء على تلك المعلومات والنجاحات، واذكر مسؤوليات فريق الإدارة والمهام الموكلة لكلّ قسمٍ من أقسام الشركة، وإذا كان لديك مخطّطٌ يستعرض الهيكل التنظيمي للشركة ضعه أيضاً في خطة العمل.

5- التسويق والمبيعات:

صِف في هذا القسم الطريقة التي ستتَّبعها لجذب الزبائن والاحتفاظ بهم، وتوزيع المنتجات وتقديم الخدمات، وإدارة النمو، وكيف ستتمُّ فعلاً عملية البيع. عرِّف بشكلٍ واضحٍ استراتيجيات المبيعات والتسويق وحدد القنوات التي ستستعملها والسبب الذي سيدفعك إلى استعمالها والطريقة التي ستستخدمها لاستعمال تلك القنوات. احرص على وصف تلك الأمور وصفاً شاملاً لأنَّك سترجع إلى هذا القسم لاحقاً حينما تضع التوقعات المالية.

6- المكونات والتوقعات المالية:

تحتاج هنا إلى ذِكر ثلاثة بيانات مالية: بيان الدخل، وبيان التدفق المالي، وقائمة الميزانية العمومية. إذا كنت ستستخدم خطة العمل أيضاً للحصول على تمويل يجب عليك أن تَذكُر أيضاً كم من المال تحتاج لبدء المشروع الصغير والاستمرار فيه. وقدِّم أيضاً ملخصاً يتضمن تفاصيل استخدام رأس المال. حدد الجدول الزمني لطلب التمويل الذي تقدَّمتَ به وضَع التدفقات المالية المُتوقَّعة للسنوات الست القادمة على الأقل أو حتى الوصول إلى نقطة التعادل. قم بعرض البيانات الشهرية والفصلية للعام الأول أمَّا باقي الأعوام يمكن الاكتفاء بالبيانات السنوية.

7- الملحق:

يُعَدُّ هذا القسم القسم الأخير وهو يقدم وثائق تدعم الادعاءات التي ذكرناها في الأقسام الأخرى من خطة العمل مثل السيرة الذاتية، وعمليات التواصل التي أجريتها مع المورِّدين، أو الزبائن، أو العملاء، ورسائل التوصية، وخطابات النوايا، ونسخة من عقد الإيجار، وأيَّة وثائق قانونية أخرى، وأيّ شيءٍ آخر له علاقةٌ بخطة العمل.

تُساعدك خطة العمل في تجنُّب بعضٍ من أشهر أسباب الإخفاق التي وقعت فيها الشركات وهي بمنزلة خريطة طريقٍ لك. خذ كلّ ما تحتاج إليه من وقتٍ لإعداد هذه الخطة ولا تخشَ أبداً من طلب المساعدة.

المصدر