تعريف مكاتب التوظيف وأهميتها

تعريف مكاتب التوظيف

مكاتب التوظيف هي شركة تم التعاقد معها لتعيين موظفين لشركات أخرى ، قد تكون الشركة عامة أو تعمل على المستوى الشخصي ، أو قد تكون مؤسسة مملوكة للقطاع الخاص ، غالبًا ما تكون الوظائف المعروضة مؤقتة ، أو قائمة على الاتصال ، أو بدوام جزئي أو مؤقت للتعيين ، وستحتفظ الشركة عادةً بملف لكل موظف يشير إلى مهاراته وتاريخ عمله ، هذا يساعدهم على مطابقة الموظفين مع المهام الجديدة ، تستعين العديد من القطاعات بمصادر خارجية للتوظيف لشركات التوظيف ، ويمكن أن يساعد الشركات على تبسيط عملية التوظيف للوظائف المبتدئة والمتوسطة ، كما أنها توفر لكل من أصحاب العمل والموظفين مرونة لا توفرها المزيد من ترتيبات العمل الدائمة.[1]

أهمية مكاتب التوظيف

شركات التوظيف تلعب دورًا مهمًا في المساعدة في العثور على المرشحين المناسبين للمشاريع أو الأدوار المهمة دون وضع ضغوط لا داعي لها على قسم الموارد البشرية للشركات فهي لها أهمية كبيرة ومن ضمنها:

• فحص واختبار الموظفين

تقوم العديد من شركات التوظيف بفحص واختبار الموظفين ، قد لا يكون لدى عملك الوقت أو الموارد للانخراط في هذه الممارسات ، ولكن يجب على شركة التوظيف ذات السمعة الطيبة أن تجعلها مطلبًا للمرشحين الذين يسعون للحصول على وظيفة في شركتك لن تقوم بعض شركات التوظيف بإجراء فحوصات مرجعية وخلفية فحسب ، بل ستقدم أيضًا اختبارات مهارة لتحديد مدى كفاءة المرشحين في الكتابة أو حل المشكلات أو استخدام خدمة العملاء أو المهارات التقنية المحددة التي تعد عناصر مطلوبة في مناصبك المفتوحة.

• التوظيف المرن

قد يكون تعيين موظفين مؤقتين أو موسمين أمرًا صعبًا ، القيام بذلك بمفردك يعني التعامل مع جميع الاعتبارات الإدارية واللوجستية للعمال الذين لن يكونوا موجودين على المدى الطويل ، يمكن أن يساعدك تعيين شركة توظيف للمساعدة في التعيينات قصيرة الأجل في التركيز على المشروع قيد البحث دون القلق بشأن كيفية فصل العمال المؤقتين في نهاية المشروع ، يمكن أن يساعدك التعامل مع التوظيف المرن في تلبية احتياجات العمل إذا أصيب الموظف أثناء عمله أو اضطر إلى أخذ إجازة ، يمكن لشركتك أيضًا تقليل تكاليف الرعاية الصحية الموسمية للعمال من خلال جعل وكالة مسؤولة عن كشوف رواتبهم ومزاياهم.

• تخفيف عبء الموارد البشرية

إن قضاء عدد من موظفي الموارد البشرية لديك عدة ساعات يوميًا في مراجعة السير الذاتية أو إجراء مقابلات مع المرشحين غير المؤهلين لا يعد استخدامًا جيدًا لوقتهم   قد تكون العملية محبطة وتبتعد الإدارة عن مهام مثل كشوف المرتبات والمزايا وفرص تطوير الموظفين ، تضمن شركات التوظيف ذات السمعة الطيبة أن أفضل المرشحين فقط هم من يصلون إلى جلسة وجهاً لوجه وأن جميع الأعمال الورقية والتدريب على التوظيف قد اكتمل قبل أن يبدأ الموظف في العمل معك ، بدلاً من إنفاق الأموال على الإعلان للمتقدمين أو معارض الوظائف ، يمكنك الاستثمار في وكالة توظيف ذات سجل حافل من تقديم نتائج ممتازة ، وبكل هذا أدركنا لماذا تلجأ المؤسسات الى مكاتب التوظيف. [2]

خطوات التوظيف 

• تحديد الحاجة إلى التوظيف

تبدأ عملية التوظيف بتحديد الحاجة داخل المؤسسة ، ويمكن أن تختلف هذه الحاجة من ملء منصب شاغر ، أو إدارة عبء عمل الفريق بشكل أفضل ، أو توسيع نطاق المهام التنظيمية.

• وضع خطة توظيف

بمجرد أن تحدد المنظمة حاجة التوظيف ، يجب أن تبدأ التوظيف في حالة المناصب التي تم تشكيلها حديثًا ، يجب على المؤسسات أن تحدد بوضوح كيف يتماشى الدور الجديد مع أهدافه وخطة عمله ، يجب على المنظمات أيضًا إبقاء الفرق الداخلية والموظفين على علم بالوظيفة الجديدة في كل مرحلة من مراحل عملية التوظيف ، من المهم أن يوافق جميع المشاركين في قرار التوظيف على عملية التوظيف وخطواته وقنوات الاتصال المناسبة.

• كتابة الوصف الوظيفي

يجب أن يبدأ الموظفون المعينون بتوليد وصف وظيفي يتضمن قائمة أولويات متطلبات الوظيفة والمؤهلات الخاصة والخصائص المرغوبة والخبرة المطلوبة ، يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي أيضًا معلومات تتعلق بالراتب والمزايا.

• الإعلان عن الوظيفة

يبدأ تحديد المرشحين المحتملين المؤهلين تأهيلا عاليا داخليا ، لذلك يجب إخطار الموظفين الحاليين بالافتتاح ، قد يتوقف الإعلان عن الوظيفة عند هذا الحد ، إذا كنت مصممًا على ملء المنصب داخليًا.

• توظيف المنصب

بالإضافة إلى وظائف الوظائف البسيطة ، يجب على موظفي التوظيف الوصول مباشرة إلى المرشحين المرغوب فيهم عبر ووسائل التواصل الاجتماعي ومعارض العمل ، سيساعد التوظيف النشط في إنشاء طلبات من المرشحين المحتملين الذين لا يبحثون بنشاط عن وظائف جديدة ولكن قد يكونون مثاليين للوظيفة المتاحة وهذا في حالة التوظيف الداخلي والخارجي.

• مراجعة الطلبات

من المحتمل أن يكون لدى الشركات بالفعل آلية قائمة لتلقي الطلبات عبر البريد الإلكتروني ، ونظام تتبع المتقدمين (ATS) ، وما إلى ذلك  ،ف ي كثير من الحالات ، تبدأ عملية المراجعة بممثلي الموارد البشرية الذين يراجعون الطلبات ويقضون على أي مرشح لا يفعل ذلك استيفاء الحد الأدنى من متطلبات الوظيفة أو الشركة بشكل عام.

• الفحص الأولي 

تبدأ المقابلات الأولية عادةً بمكالمات هاتفية مع ممثلي الموارد البشرية ، تحدد المقابلات الهاتفية ما إذا كان المتقدمون يمتلكون المؤهلات المطلوبة لشغل الوظيفة والتوافق مع ثقافة المنظمة وقيمها ، تمكّن المقابلات الهاتفية المؤسسات من تقليص قائمة المرشحين بشكل أكبر مع إنفاق موارد الشركة بكفاءة.

• المقابلات

اعتمادًا على حجم المنظمة ولجنة التوظيف ، يتم جدولة مقابلة واحدة أو عدة مقابلات لأولئك المرشحين المتبقين. 

• تقييم مقدم الطلب

بمجرد الانتهاء من المقابلات ، أو أثناء إتمامها ، غالبًا ما تقوم الشركة بتعيين المتقدمين واحدًا أو أكثر من الاختبارات الموحدة ، تقيس هذه الاختبارات مجموعة واسعة من المتغيرات ، بما في ذلك سمات الشخصية ، والقدرة على حل المشكلات ، والتفكير ، وفهم القراءة ، والذكاء العاطفي ، والمزيد.

• القرار

بعد إجراء فحوصات يحدد الموظفون المختارون خيارهم الأفضل ، يجب أن يختار موظفو التوظيف أيضًا مرشحًا احتياطيًا ، في حالة رفض الخيار الأعلى للعرض أو فشل المفاوضات في إنتاج خطاب عرض موقع. في حالة عدم استيفاء أي من المرشحين لمعايير التوظيف ، يجب على الموظفين المعينين تحديد ما إذا كانوا سيبدأون عملية التوظيف أم لا.

• التحقق من المرجع

يجب أن تتحقق عمليات التحقق من المراجع من أي معلومات ذات صلة شاركها المرشح حول الوظيفة السابقة الأداء الوظيفي ، والخبرة ، والمسؤوليات ، والسلوك في مكان العمل ، وما إلى ذلك.

• عرض العمل

بمجرد تحديد المرشح الأعلى ، يجب على المنظمة تمديد العرض الأولي ، يجب أن يتضمن خطاب العرض راتب الوظيفة ، والمزايا ، والإجازة المدفوعة ، وتاريخ البدء ، ومكافأة نهاية الخدمة المحتملة ، وسياسة العمل عن بُعد ، ومعدات الشركة المضمنة ، وشروط وأحكام التوظيف الأخرى.

• التوظيف

بعد المفاوضات ، بمجرد قبول المرشح عرض العمل الذي تم تعيينه. يبدأ خطاب العرض المقبول عملية ملء وحفظ الأوراق المتعلقة بالتوظيف.[3]

طرق التوظيف

• الإعلان المباشر

يتضمن ذلك وضع إعلانات مخصصة على مواقع العمل والتوظيف المعروفة ، في حين أن هذا يفتقر إلى الجودة ، إلا أن هذا يمكن أن يزيد من الوصول إلى الحد الأقصى بفعالية من حيث التكلفة ويزيد بسرعة عدد المتقدمين الذين سيتواصلون مع عملك.

• قواعد البيانات الموجودة

يمكن الوصول إلى “المجمعات” للاشتراك من قبل العديد من المزودين ، يمكن أن يساعد ذلك في توفير أيام من وقت الموظف في غربلة التفاصيل القديمة أو البحث في الويب عن مقدمي الخدمات المعنيين.

• وسائل التواصل الاجتماعي

يعد الاتصال بالموظفين المحتملين مباشرة هو أحد أكثر أشكال المشاركة الحديثة موثوقية.

• منصات البرمجيات 

في حين أن هناك ثروة من الطرق للتفاعل مع المرشحين عبر الإنترنت ، فإن تنفيذ حملة توظيف مستدامة سيكون صعبًا بشكل كبير بدون منصة برامج مخصصة ، يمكن أن يساعدك ذلك في إنشاء جدول بيانات مركزي خاص بك للعملاء والاحتفاظ بسجلات عن جميع الأفراد الذين تهتم بهم وتاريخ تفاعلك معهم.