تقنيات إدارة الوقت

المقدمة

الوقت نعمة من نعم الله التي أنعم علينا بها ، و لأهمية الوقت في القرآن الكريم ورد ذكره عدة مرات فقد أقسم الله تعالى بالوقت ، قال تعالى : ( و الليل إذا يغشى و النهار إذا تجلى ) ، و هذا يعد دعوة من الله سبحانه و تعالى إلى التفكير في الأمور الحياتية التي بتعايشها الإنسان و الوقت من الأمور العجيبة الثابتة في كل عصر و من السنن التي تدعو الإنسان إلى التفكير في كيفية استغلاله على الوجه السليم ، لذلك لابد من أن نسلط الضوء على أهمية الوقت و كيفية السيطرة على المتغيرات التي تواجه الإنسان أثناء تأدية العمل ، و لا يختلف اثنان في أهمية تحديد احتياجاته و ما يسعى إليه للوصول إلى نجاحه في العمل و لا يتم ذلك إلا من خلال استغلال الوقت على الوجه المطلوب .

أولا : مفهوم الوقت

ورد في معجم الوسيط معنى الوقت بأنه مقدار من الزمن قدر لأمر ما ، و بعد هذا التعريف اللغوي للوقت لابد من الوقوف على تعريف العلماء القدماء للوقت : 

• – أرسطو طاليس ( 384 – 322 ) ق . م : عبارة عن تعداد للحركة .
• – إسحاق نيوتن ( 1642 – 1727 ) م : عبارة عن شيء مطلق يتدفق دائما بالتتابع و الاتساق نفسه ، و بصرف النظر عن أية عوامل خارجية .
• – كانط ( 1724 – 1804 ) م : الزمن ليس شيئا موضوعيا قائما بذاته ، و أن الزمن يعود في الأساس لأداء العقل 

ثانيا : إدارة الوقت

يعبر عن العملية الإدارية بأنها : عملية تفاعلية تحتوي على مكونات إدارية للوصول إلى الغايات المرسومة للإدارة العملية التي تتكون من التخطيط ، و التنظيم ، و التوجيه ، و الرقابة و هذه المكونات ترتبط مع بعضها بعض لتألف سلم إداري في غاية الأهمية لإنجاح العمل ، و تسبق هذه الوظائف فترة زمنية من أجل تحديد الأهداف و الأعمال لإيجاد الوقت المناسب لرسم السياسات الإدارية ، لذلك لابد من التعرف على مفهوم إدارة الوقت فقد اختلف آراء الكتاب و الباحثين في إيجاد مفهوم شامل أو تعريف محدد للوقت ، و يعود سبب ذلك إلى أن كلا منهم ينظر إلى المفهوم من زاويته الخاصة تعبيرا عن المجال الذي يعمل فيه أو الحالة التي يقوم بدراستها ، لذلك سنحاول في هذا البحث أن نقدم تصور واضح عن معنى إدارة الوقت في الفكر الإداري : 

• – تعريف ( Lebeuf ) [1] : “عبارة عن توجيه القدرات الشخصية للأفراد و إعادة صياغتها لإنجاز العمل المطلوب في ضوء القواعد و النظم المعمول بها ، و الزمن و الوقت المحدد ” .
• – تعريف ( Massie ) [2]: “عبارة عن فن ترشيد استخدام وقت المدير من خلال وضع الأهداف و تحديد مضيعات الوقت و وضع الأولويات و استخدام الأساليب الإدارية لتحقيق الأهداف بكفاءة و فاعلية ” .
• – تعريف الباحث ( محمد عبد الفتاح الصيرفي ) [3] : ” عبارة عن عملية تخطيط و تنظيم و رقابة الوقت بما يمكننا من اختيار الشيء الصحيح المراد عمله و القيام بأعمال كثيرة في وقت قصير ” .

اليوم الثاني

ثالثا : أهمية الوقت

كثير من الناس يشتكون من الوقت و ذلك بالمقارنة مع حجم أعمالهم و مقدار الالتزامات التي يريدون تحقيقها ، و من المعلوم أن ممارسة العمل تحت عامل الضغط يفرز نتائج سلبية على الفرد و على المؤسسة التي يعمل بها ، فعلى مستوى الفرد يتولد لديه ضغوطا عصبية و نفسية تترك آثارها على الجانب الصحي ، و هذه النتائج تترك آثرها على الأداء الشخصي و قلة الإبداع الوظيفي ، أما على مستوى المؤسسة التي يعمل بها فإن الخسارة تكمن في انخفاض معدل الإنتاج ، و إزاء التفاهم و الشعور بالمشكلة التي يعاني منها الفرد نتيجة ضياع الوقت ، فقد تنامت الدعوات الجادة في عملية استغلال الوقت و اعتباره مورد أساسي و عامل من عوامل الإنتاج ، لذلك لابد من استغلاله بأسلوب حديث يتلاءم مع قدرات الناس .

يعد الوقت أحد الموارد الأساسية التي تستخدم في العمليات الإدارية ، لذلك من الواجب علينا العمل على إعداد الخطط التنموية التي تهدف إلى استغلال الوقت ، خاصة للمؤسسات الإنتاجية و لأن الاستغلال الفعال للوقت يتطلب دراسة و برمجة و تخطيطا متكاملا لمختلف النشاطات الإدارية اللازمة لعملية التنفيذ ، و تكمن أهمية الوقت في النقاط التالية [4] :

• 1- تمكن الإنسان من تحقيق أهدافه في شتى المجالات .
• 2- زيادة الإنتاجية و الكفاءة في العمل .
• 3- التقليل من الأعباء المترتبة أثناء تأدية العمل .
• 4- تحقيق التوازن عند الفرد .
• 5- تكوين علاقات طيبة مع أفراد المؤسسة .

رابعا : أنواع الوقت

يقسم الوقت في الإدارة إلى أربع أنواع ، تشتمل الآتي [5] :

• 1- الوقت الإبداعي

يخصص هذا النوع من الوقت لعملية التفكير و التحليل و التخطيط المستقبلي ، بالإضافة إلى تنظيم العمل و تقويمه ، لذلك فإن كثيرا من النشاطات الإدارية تمارس هذا النوع من الوقت لحل المشكلات الإدارية بأسلوب علمي منطقي يهدف إلى تقديم حلول منطقية و موضوعية تضمن فاعلية القرار .

• 2- الوقت التحضيري

يتمثل هذا النوع من الوقت في الفترة الزمنية التي تسبق عملية البدء في العمل ، لذلك يستغرق هذا النوع مدة طويلة في جمع المعلومات و الحقائق قبل البدء بتنفيذ العمل .

• 3- الوقت الإنتاجي

يتمثل هذا النوع من الوقت في الفترة الزمنية التي يستغرق في تنفيذ العمل الذي تم التخطيط له في الأوقات السالفة ، لذلك لابد من عملية الموازنة بين الوقت الذي نستغرقه في عملية الإنتاج ، و بين الوقت الذي نقضيه في عملية التحضير و الإبداع .  

• 4- الوقت غير المباشر أو العام

يخصص هذا النوع من الوقت للقيام بأنشطة فرعية عامة ، لها تـأثير واضح في مستقبل المؤسسة ، و ذلك مع الأخذ بعين الاعتبار لعملية التوازن بين النشاطات الداخلية و الخارجية أثناء عملية الإنجاز.

خامسا : خصائص الوقت

من أبرز الخصائص التي اتفق عليها الباحثون أنه مورد إنتاجي أي نشاط لابد من استغلاله ، لكنه يختلف عن باقي الموارد الإنتاجية الأخرى بأنه :

• 1- يمتاز الوقت بالطول و ذلك لأنه مقياس للخلود ، و في نفس الوقت يمتاز بالقصر لأنه ليس كافيا لتحقيق جميع ما نريد .
• 2- الوقت لا يحترم أحد ، فلا يمكن لأي شخص بتحويله أو تغيره ، بغض النظر إلى طبيعة المهام التي يريد الإنسان تحقيقه .
• 3- الوقت سريع الانقضاء لأنه يمر مر السحاب و يجري جريان الرياح .
• 4- الوقت مورد يملكه كل الناس بالتساوي و لا يستطيع الإنسان تخزينه أو استرجاعه أو تحليله أو شراؤه أو استعارته .

سادسا :   تخطيط الوقت

إذا كنت ممن يحبون استغلال الوقت و بشكل يعود عليك بالنفع ، لابد من التخطيط و تزداد أهمية ذلك كلما صعدت في السلم الإداري ، و على أية حال فإن أي مدير في أي مستوى إداري كان ، لا يستطيع تحقيق الأهداف بدون تخطيط ، و لأن المدير يخفق أحيانا في وضع الأهداف ، تكون النتيجة سلبية و يعتقد بأن ليس هناك عمل سهل ، و أن كل عمل يأخذ وقتا أطول مما يجب ، و على أية حال فالأشخاص الذين يخططون يواجهون مشكلات أقل من الذين لا يخططون .

و يعرف التخطيط على انه ” مجموعة من الإجراءات و الأنظمة التي توضع لتنفيذ الأعمال ” ، و من أجل استخدام الوقت بالشكل المناسب ، لابد من إتباع خطوتين رئيستين :   

الأول : تسجيل الوقت

إن الهدف الرئيس من عملية تسجيل الوقت هو تحديد الأهمية النسبية لكل نشاط ، و إبراز الأنشطة المهمة ، و ذلك بهدف تقليل الوقت الضائع ، و يستهدف التسجيل كذلك تخطيط وقت الفرد و إعادة توزيعه على الأنشطة حسب أهميتها و تتضمن عملية التسجيل رصد النشاطات التي يمارسها الفرد في فترة زمنية محددة ، و كذلك الوقت الذي يستغرقه كل نشاط في هذه الفترة ، و من ثم القيام بتحديد متوسط الوقت الذي يقضيه في كل نشاط للتعرف على الأنشطة التي تستغرق وقتا أقل بهدف توجيه الاهتمام إليها ، و من أجل إعداد سجل لملخص الوقت لابد من تحديد ما يلي :

• 1- طبيعة الأنشطة التي ستقوم بها اليوم ، و طبيعة المهام و الواجبات التي ستقوم بها .
• 2- تحديد الوقت الأكثر فاعلية في يوم العمل و الأقل فاعلية في هذا اليوم .
• 3- الأسباب التي أدت إلى ضياع الوقت .

ثانيا : تحليل الوقت

إن عملية تسجيل الوقت و حده لا تكفي لحل المشكلة ، لذلك لابد من تحليله من أجل إعادة تنظيمه للتعرف على الأنشطة غير المنتجة التي تسبب ضياعا للوقت و التي لا ينجم عنها أية نتيجة مفيدة ، و تحدد المهام التي يجب أن يقوم بها الفرد من أجل زيادة إنتاجيته .

إن التخطيط من أهم العوامل التي تساعد على عملية إدارة الوقت ، إذ لا معنى لعمل ما من دون أهداف ، و من لا يرى هدفه أمامه فإنه يضيع وقته ، و تتخذ الأهداف عادة بشكل هرمي بداية من الأهداف الأولية ثم الأهداف المرحلية ، و الأهداف الوسطى ، ثم الأهداف التكميلية و أخيرا الأهداف النهائية وفق الخطوات التالية :

الخطوة الأولى : تحديد الوقت من أجل انجاز الأعمال ، و هذا يحتاج إلى دقة و مراجعة ذاتية .

الخطوة الثانية : تحديد نوع الأعمال المطلوب انجازها في الوقت المتاح و لا يتم ذلك إلا من خلال تقديم رؤية واضحة للمستقبل .

الخطوة الثالثة : ترجمة هذه الأعمال إلى أرض الواقع .

و من أجل زيادة فاعلية هذه الأهداف لابد أن تتسم بالصفات التالية [6]:

• 1- أن تكون الأهداف واضحة و صريحة و معلومة لدى الفرد .
• 2- أن تكون الأهداف مكتوبة ، فكتابة الهدف دليل واضح على نجاح العمل .
• 3- أن تتميز الأهداف بواقعيتها و قابليتها للتحقيق ، و في حدود الإمكانات و الموارد المتاحة ، بالإضافة إلى تماشيها مع القوانين و الأنظمة المعمول بها و اتفاقها مع القيم التي يؤمن بها الجميع .
• 4- أن تكون الأهداف دقيقة و محددة و قابلة للقياس ما أمكن ، حتى تقييم درجة تحقيقها في نهاية فترة الخطة .
• 5- أن تكون الأهداف مقبولة و منسجمة مع بعضها بعضا ، بحيث لا يعيق أو يعرقل أحدها تحقيق الأهداف الأخرى مع مراعاة الانسجام في توزيع الوقت المخصص لتحقيق كل منها .
• 6- وضع جدول زمني للأهداف ، و ذلك من أجل قياس كفاءة تحقيق الأهداف في الوقت المخصص له .

و من أجل ضمان عملية التخطيط للوقت لابد من تحديد العناصر التالية :

• 1- ماذا يجب أن أعمل ؟
• 2- متى يجب أن  أعمل ؟
• 3- أين يجب أن أعمل ؟
• 4- ما هي الأولويات التي سأقوم بها ؟
• 5- ما الوقت المستغرق في تنفيذ العمل ؟

فهذه الأسئلة بمثابة خطة استرشادية للعمل ، و تمكننا من التعرف على المشكلات التي تواجهنا في تنفيذ أي عمل إداري .

 سابعا : تنظيم الوقت

يقصد من عملية تنظيم الوقت ” عملية تنظيم العمل ” و ” ترتيب الموارد و الأفراد في مجموعات هيكلية لتنفيذ الخطط و تحقيق الأنشطة و الأهداف التي نسعى وراءها ” ، لذلك فإن مفهوم التنظيم و التنفيذ و التخطيط عبارة عن حلقة وصل و أي خلل في إحدى هذه العناصر يؤدي إلى إخلال و إضاعة للوقت و تأخير عملية التنفيذ ، و تنبع أهمية تنظيم الوقت فيما يلي [7]:

• 1- الميل إلى التعاون و الولاء للجماعة .
• 2- خلق أجواء التفاهم و الثقة بين الناس .
• 3- الشعور الإيجابي بالمسؤولية .
• 4- التنسيق المتكامل في العمل .

و على هذا الأساس لابد من وضع الأهداف و التخطيط المسبق للوقت و تنظيمه من أجل ضمان العمل و تنفيذه على الوجه المطلوب فلا يمكن لأي عمل من دون توفر العناصر السابقة ، فعملية إدارة الوقت هي عملية متكاملة الجوانب و الأبعاد ، و لا يجب إهمال أي جانب من هذه الجوانب أو الاهتمام بجانب دون الآخر .

ثامنا : مضيعات الوقت

يعد هذا المفهوم ديناميكيا أي أنه يتغير تعريفة أو مفهومه بتغير الظروف و الأزمنة و الأمكنة و الأشخاص ، فهو نشاط يأخذ وقتا غير ضروري و لا فائدة له أو أنه نشاط لا يعطي عائدا على    الفرد .

و يعرف الباحث عبدالحميد [8] : ” بأنها كل شيء يسبب في مرور الوقت دون تحقيق إنجاز فعال أو اقتصادي ، أي دون عمل أو إنتاج ” ، و تعرف مضيعات الوقت بأنها : ” عبارة عن الفاعليات المختلفة التي تشعر بأنها تضيع وقتك ، و جهدك و تشعرك بالحاجة للتخلص منها ، أو على الأقل تلافي الأثر السلبي الذي تسببه .

إن الأسباب التي تؤدي إلى ضياع الوقت كثيرة و لا يمكن حصرها و ذلك تباعا لتنوع الأنشطة التي يمارسها الأشخاص ، لكن يمكن تصنيف هذه الأسباب إلى صنفين هما :

الأول : الأسباب التنظيمية ، و يمكن تحديدها بالآتي :

• 1- المكالمات الهاتفية

يعد الهاتف من إحدى الوسائل المتطورة التي تساعد الفرد على توفير الوقت لأنه يساعد على سرعة تناقل المعلومات دون عناء و مشقة ، و أيضا يعد وسيلة أو أداء لضياع الأوقات بدلا من توفيره ، كثيرا منا من يجري أو يستغل مكالمات هاتفية ، لكن نكتشف في النهاية بأنه لم يتحقق شيء ، من وراء هذه المكالمات ن و لو تم التفكير قليلا لكانت النتيجة عدم إجراء مثل هذا الاتصال غير ضروري و تتبلور مشكلة ضياع الوقت نتيجة المكالمات الهاتفية في :

• – الوقت الذي نستغرقه في المكالمات بحد ذاته .
• – الوقت الذي يستغرقه الشخص للتواصل مع الآخرين .

لذلك لابد من التخطيط المسبق قبل إجراء المكالمات الهاتفية ، و صياغة الحديث بما يتلاءم مع الوقت المخصص للإجراء المكالمة ، و من أجل تلاشي ضياع الوقت لابد من الاستعانة بالسجل الزمني للمكالمات الهاتفية و الذي يساعد المتكلم على توضيح الفترة الزمنية للمكالمات الواردة و الصادرة ، و التعرف على اسم الشخص المتحدث و تحديد موضوع المكالمة ، و هذا السجل يعد بمثابة وثيقة مهمة يستند إليها الفرد في إعادة تنظيم المكالمات الهاتفية .

• 2- الزيارات المفاجئة          

تشكل الزيارات المفاجئة واحدة من أكبر مضيعات الوقت لأنها شائعة جدا ، كما أنه من الصعب جدا القضاء عليها ، لأن هذا يؤدي إلى تحويل انتباه المدير إلى أعمال أخرى غير العمل الرئيس الذي وضع من أجله .

بالإضافة إلى استخدام المدير إلى سياسة الباب المفتوح ، أي أنه يمكن لأي شخص أن يصل إلى المدير و يلتقي به في أي وقت شاء ، و من أجل حد هذه الظاهرة ، لابد من إتباع الخطوات       التالية [9] :

• – تحديد مفهوم سياسة الباب المفتوح .
• – عدم إقامة علاقة مع نمطين من الناس : أولئك الذين يسألونه باستمرار ليلبي لهم حاجاتهم غير المنطقية ، و أولئك الذين يسعون دوما إلى الحصول على مزايا معينة .
• – التعامل مع الناس بطريقة مناسبة من اجل الرد على استفساراتهم .
• – عدم الترحيب بمكوث الزائر لفترة طويلة .
  • 3- الاجتماعات الطويلة

هي الأوقات التي يقضيها المدير من أجل اتخاذ قرارات تتعلق بطبيعة العمل ، و تقسم هذه الاجتماعات إلى قسمين :

• – الاجتماعات التي يدعو إليها المدير
• – الاجتماعات التي يدعى إليها المدير

و هذه الاجتماعات لابد من أن تمر بمراحل متعددة منها الإعداد ، و التنفيذ ، و التقييم ، و المتابعة ، و ذلك من أجل التخلص عن مضيعات الوقت أو التخفيض منها ، و على هذا الأساس لابد من الانتباه إلى ضرورة تنظيم الاجتماعات و يكون ذلك من خلال إتباع التالي [10]:   

• – التحضير المسبق لموضوع الاجتماع .
• – وضع جدول أعمال مسبق يحدد النقاط التي سيتم مناقشتها في الاجتماع .
• – تحديد وقت بدء الاجتماع و وقت الانتهاء .
• – عدم السماح بأي نوع من المقاطعات أثناء الاجتماع ، لأن هذا يؤدي إلى ضياع جزء من الوقت .
• – تلخيص النتائج التي أسفرت عنها الاجتماعات السابقة .
  • 4- عدم وضوح الأهداف

إن عدم معرفة العامل أو المدير بالمطلوب إنجازه ، يؤدي إلى ضياع الوقت و هدره من دون جدوى ، و هنا يأتي نتيجة عدم وضوح الأهداف التي يسعى المدير تحقيقه من أجل إنجاح عمله على أكمل وجه

5-   سوء التنظيم

يعد التنظيم وسيلة فعالة لتيسير الأعمال ، و هذا يضمن عملية استثمار الوقت بشكل مجدٍ ، و إن سوء التنظيم يؤدي إلى ضياع الوقت ، و هذه مشكلة خطيرة و عميقة ، لأنه يمثل عادة و بالتالي فإنه يحتاج إلى جهود إضافية للتخلص من هذه العادة السيئة .

ثانيا : الأسباب الذاتية ، و هذه يمكن تحديدها بالآتي :

• 1- القلق و التوتر

يمكن تفسير هذا الأمر نفسيا ، بأنه عدم إدراك المدير لبعض الأعمال الهامشية التي يؤدنها على حساب دورهم في عملية التخطيط و اتخاذ القرارات ، يتولد لديهم شعور بالإحباط ، مما يؤدي ذلك إلى الدخول في حلقات جديدة من الانشغال في بعض الأمور اليومية المعتادة .

• 2- السرية الزائدة

إن التكتم على المعلومات و السرية الزائدة يؤدي إلى ضياع الوقت لدى المدير و يكمن ذلك في محاولته للحصول على ما يلزم من مثل تلك المعلومات .

• 3- الخوف على ضياع السلطة

إن الخوف من فقدان المنصب أو المركز دائما يؤدي إلى قلق عام لدى المدير مما يؤدي إلى تصرفات فيها مضيعة للوقت و يكون الهدف من تصرفاته هو تامين نفسه ضد ما يراوده من مخاوف ، كأن يدأب على مدح نفسه و التقليل من شأن الآخرين ممن يتصورهم من المنافسين و يبدو عليه الشعور في التمركز على السلطة و الرقابة على العاملين ، و إضاعة الوقت في ذلك .

 تاسعا : السيطرة على مضيعات الوقت

يكاد لا يخلو أي نظام إداري في المنظمات العمالية من عيوب و هذا أمر مألوف في النظام الإداري ، و لكن العبرة تكمن في محاولة السيطرة على تلك العيوب و إصلاحها و علاجها بالطرق التي تعود بالنفع على المؤسسة ، و بالرغم من إمكانية تبرير ضياع الوقت كالقول ” إن الأمر ليس من   مسؤوليتي ”  أو ” إن المجتمع يفرض هذا ” و هذا يساعد على ضياع و هدر الوقت عند الكثير من الناس .

إن المفتاح الرئيس في إدارة الوقت هو الطريقة التي تدير بها ذاتك و كيف تتعامل مع الأزمات ، و من هنا لابد من الإشارة إلى المنهج المقترح للسيطرة على مضيعات الوقت و يقوم هذا المنهج على ست خطوات أساسية [11]: 

1-   جمع البيانات

إن فهم طبيعة العوامل المؤثرة في فاعلية إدارة الوقت ، يتطلب جمع المعلومات اللازمة من أجل إيجاد الحلول المناسبة لهذه المشكلة .

• 2- التعرف على الأسباب المحتملة

بعد جمع البيانات التي تتعلق بعملية ضياع الوقت ، لابد من التعرف على الأسباب التي أدت إلى هدر الوقت و ضياعه .

• 3- وضع الحلول المناسبة

و هذا الأمر يتطلب المزيد من المناقشة في الأسباب ، و وضع الحلول الممكنة للتغلب على المشكلة ، و الاستعانة بالأشخاص الآخرين في العمل لابتكار الحلول .

• 4- اختيار أكثر الحلول الممكنة

و يتم ذلك من خلال تقييم الحلول المقترحة لكل مضيع للوقت ، و ذلك لاختيار أفضل الحلول و أكثرها فاعلية .

• 5- تنفيذ الحل المختار

و هنا عند اختيار الحل الأفضل لابد من وضعه موضع التنفيذ .

• 6- متابعة التنفيذ

و هذا الأمر يتطلب تقييم للحل ، و ذلك بهدف التعرف على مدى مناسبته في حل المشكلة ، فإذا ما تبين أن المشكلة ما زالت قائمة ، لا بد من إعادة العملية بأكملها بدءاً بجمع البيانات و انتهاءً بمتابعة التنفيذ .

عاشرا : متطلبات إدارة الوقت

الهدف الرئيس من إدارة الوقت ، هو الوصول إلى أفضل طريقة لاستثمار الوقت أو تحقيق أكبر قدر ممكن من الأهداف التي تعود على مصلحة العمل ، فإدارة الوقت تعمل على انجاز المهام بيسر و بدون إرهاق و بأقل طاقة ممكنة ، و حتى تكون عملية إدارة الوقت فاعلة و بناءة في العمل الإداري ، يجب أن يحكمها مسلمات من أبرزها [12] :

• 1- إكساب عادة إدارة الوقت .
• 2- تحديد الأهداف الواقعية .
• 3- تحديد و ترتيب الأولويات .
• 4- تحقيق الاتصالات الملائمة .
• 5- عدم تأجيل ما يجب القيام به .  

إن عملية إدارة الوقت مهارة تنمو من خلال الدراسة و الممارسة فهي تنمي قدرة الفرد على اختيار الأساليب أو الأدوات التي تناسب طبيعة عمله ، و أن يضع أمام عينيه أن المشكلة لا تكمن في عدم وجود الوقت الكافي لانجاز المهام ، بل الطريقة أو الوسيلة المستخدمة في عملية إدارة الوقت ، و لقد قام العديد من الباحثين بتقديم المقترحات من أجل إدارة الوقت بشكل فعال من أهمها :

• – التخطيط الجيد للعمل .
• – التنظيم الفعال .
• – الحد من المقاطعات : الزيارات ، المكالمات الهاتفية ، الاجتماعات غير الضرورية .
• – اتخاذ القرارات الصحيحة في وقتها .
• – التفويض الفعال للصلاحيات .

و خلاصة القول : إن الوقت يعد من أثمن الموارد المتاحة للمدير الناجح ، و ذلك لتحقيق أهدافه و لإنجاز المهام و الواجبات الملقاة على عاتقه ، و نقدم تلخيصا موجزا لأهم مبادئ إدارة الوقت كما جاءت في كتاب ( The New Time Managements  ) و هي [13]:

• 1- الأهم يأتي أولا : أي أن يترك المدير ترتيب أعماله حسب الأولويات و الأهمية .
• 2- التنظيم : و هو أن يتبع أسلوب تنظيمي مناسب لشخصية المدير و طبيعة عمله .
• 3- الاتصال : و هو أن يتقن المدير مهارة التحدث بإيجاز و الدخول في صلب الموضوع و استخدام التعبير الدقيقة .
• 4- الثناء على العاملين : أي تقدير جهود العاملين في المؤسسة أثناء انجاز الأعمال المطلوبة منهم.
• 5- التفويض : هي عملية إسناد المهام و السلطات إلى المعاونين و يتولى المدير بذاته الإشراف عليها .
• 6- التوازن : و هي عملية توفيق أعمال المدير بين عمله من جهة و بين حياته الشخصية و الاجتماعية من جهة أخرى .
• 7- المحافظة على روح الحماسة : و ذلك من خلال تأدية المهام المسندة للمدير بفاعلية أكبر و بوقت أقل .