فن إجراء محادثات موجزة، وطريقة التعامل مع المحادثات المضيعة للوقت

أو قد يرغب زميلك في العمل بالإشارة إلى نقطةٍ ما، لكن بدلاً من هذا يقضي نصف ساعةٍ في شرح تلك الفكرة مراراً وتكراراً بعدةِ طرائق مختلفة، أو يستمرَّ في متابعة الاستنتاجات نفسها التي جرى الاتفاق عليها بالفعل؛ لدرجة أن تشعر أنَّ ملابسكَ ستصبح موضةً قديمةً قبل انتهاء تلك المحادثة!

فهل مررت بمثل هذه الحالات؟

يمتلئ عالم الأعمال -والعالم بشكلٍ عام- بأشخاصٍ لا يبدو أنَّهم يعلمون كيفية الالتزام بالموضوع، وهذا لا يؤثِّر فقط في علاقات العمل الخاصة بك، بل يمكن أن يُضيِّع الكثير من وقتك؛ ومع ذلك، من الهامِّ بناء علاقاتٍ جيدةٍ مع زملائك.

يحدث الكثير من هذا في المحادثات غير المنظمة، وهي المحادثات نفسها التي يمكن أن تعدَّها مضيعةً للوقت.

فكيف تجد التوازنَ الصحيح؟ وكيف يمكنك إجراء محادثاتٍ مُثمرة، وفي الوقت نفسه ترك مساحةٍ لقضاء بعض المرح وإقامة علاقاتٍ مع زملائك وعملائك؟

سنقدِّم إليك بعض الأساليب العملية للتعامل مع الأنواع المختلفة من “مُضيِّعي الوقت” في المحادثة.

افهَم مُتلَقِّي الحديث:

يملك كلٌّ منَّا جدولَ أعمالٍ مُختلف، مع كمياتٍ مختلفةٍ من العمل التي يتعيَّن علينا القيام بها في أيامٍ مُختلفة؛ لذا، من الهامِّ أن تُدرِك أنَّه لمجرد أنَّك تملك وقتاً للمحادثة الطويلة غير المُنظَّمة، فهذا لا يعني أنَّ زميلك يمتلكُ هذا الوقت أيضاً، فقد يكون لديه موعدٌ نهائيٌّ لمقابلةٍ ما؛ وكلَّما تحدَّثت أكثر، زِدتَ التوتر لديه حتَّى يعود لمكتبه، فهذا ليس وقتاً لـ “بناء العلاقات”.

قبل أن تبدأ أيَّ محادثة، عليك معرفة وضع زميلك، هل يملك وقتاً للتحدُّث؟ إن لم يكن كذلك، فانتقل إلى النقطة الهامَّة، وتحدَّث بما عليك قوله فقط، فربَّما سيُقدِّر لك ذلك.

ناقش قضيةً واحدةً في كلِّ مرة:

ربَّما اختبرنا جميعاً الإصغاء إلى شخصٍ يحاول مناقشة سبع قضايا في ثلاث دقائق، وتحتاج جميعها إلى دراسةٍ مُتأنية. هل تذكر شعورك عندما حدث ذلك؟ ربَّما شعرت بأنَّك غارقٌ وغير قادرٍ على معالجة جميع المعلومات.

يحتاج الأشخاص إلى وقتٍ للتفكير في المسائل، وإن كان لديك الكثير من المواضيع التي تحتاج إلى مناقشتها، فلا تحاول التحدُّث عنها كلِّها في الوقت ذاته، بل اذكر نقطةً واحدة، واقضِ بعض الوقت في الحديث عن تلك النقطة، فهذا يسمحُ للشخصِ الآخر أن يُركِّز اهتمامه بالكامل على ذلك الموضوع بالتحديد؛ كما أنَّك ستحقِّق أقصى استفادةٍ من الوقت الذي تقضيه في التحدُّث مع زميلك، وستتمكَّن من الحصول على مدخلاتٍ جيدةٍ حول كلِّ قضية.

يساعدك ذلك أيضاً في سرد جميع القضايا التي ترغب بمناقشتها في محادثتك، ومن ثمَّ تحديد الأولويات الأكثر أهمية من بينها؛ سوف يساعد هذا الجميع في تتبع الأشياء، وإن نفد الوقت، فعلى الأقل ستكون قد غطَّيت أهمَّ النقاط.

أصغِ بحق:

ربَّما سمعتَ كثيراً عن أهميَّة الإصغاء الفعّال، ولكن هناك سبباً يجعلنا نناقش ذلك مرةً أخرى، وهو: يمكن أن يساعدك الإصغاء النشط في تجنُّب إضاعة الوقت عندما تتحدَّث مع شخصٍ آخر.

فإن كنت تقضي الكثير من الوقت في التفكير بما ستقوله، فقد تفوتك العديد من النقاط الهامَّة التي يشير إليها الشخص الآخر الذي تتحدَّث معه؛ ونتيجةَ ذلك، يمكن للمحادثة أن تستغرق وقتاً أطولَ ممَّا ينبغي.

وعندما تُصغي حقاً لما يقوله زميلك، ستكون أكثر قدرةً على الاستجابة، وبذلك تستخدم وقتك للمحادثة على أفضلِ وجه؛ فبدلاً من مناقشة القضايا مراراً وتكراراً، ستُظهِرُ الاحترام وتُثبِت للشخص الآخر أنَّك تُقدِّر رأيه.

التعامل مع مواقف المُحادثات المختلفة:

يمكننا إجراء العديد من المحادثات المختلفة، فنحن نتحدَّث عبر الهاتف، وعندما نلتقي وجهاً إلى وجه، وعندما نلتقي في مجموعات، ونجري بعض المحادثات غير الرسمية ضمن المكتب.

إليكَ بعض الطرائق لتحقيق أقصى استفادةٍ من وقتك في كلٍّ من هذه المواقف:

1. المحادثات الهاتفية:

• قبل إجراء المكالمة الهاتفية، عليك أن تعلمَ بالضبط ما الذي تحتاج التحدث عنه. اقضِ بضع لحظاتٍ فقط في التفكير في نقاطٍ للمناقشة، فهذا سيوفِّر عليكَ الوقت لاحقاً؛ لأنَّه لن يتعيَّن عليك محاولة التفكير في تلك القضايا في أثناء المحادثة.
• حدِّد الإجراء أو القرار الذي ترغب بالحصول عليه نتيجة المحادثة، واكتب ذلك، واحتفظ به أمامك لتبقى مُركِّزاً.
• لا تُثر النقطة أكثر من مرة، قُل ما لديك، ثمَّ انتظر الرد.
• اذا سألك أحدهم سؤالاً ولم تعلم إجابته، فكُن صادقاً، ولا تبدأ الحديث عندما لا تملك ما تقوله. فقط اطلب مهلة لتنظيم أفكارك، وإن كنت بحاجةٍ إلى مزيدٍ من الوقت، فأخبِر الشخص الآخر أنَّك ستقوم بالردِّ فيما بعد.

2. المحادثة وجهاً إلى وجه:

• يمكن أن يتحوَّل التحدُّث شخصياً مع الآخرين -في الغالب- إلى صراعٍ على استلام زمام الحديث، إذ قد يبدو من يتحدَّث أكثر هو الفائز. إن كان هذا الأمر مألوفاً بالنسبة إليك، فعليك التخلِّي عن هذه الرغبة بالسيطرة.
• لا تحاول السيطرة على المحادثة أكثر من الشخص الآخر؛ لأنَّك بذلك تضيع الوقت، وتترك الإيجو يتولى الأمور بدلاً منك.
• إن كان زميلك يحبُّ الثرثرة طوال فترة ما بعد الظهر، فلا تجعل الأمر سهلاً بالنسبة إليه. فعندما يأتي إلى مكتبك، قِف ولا تجلس حتَّى يغادر المكتب.

3. اللقاءات الجماعية:

• في أثناء الاجتماعات، يمكننا غالباً التمسك برأيٍ أو فكرة، ومن ثمَّ “التنافس” مع زملائنا الذين يملكون أفكاراً مُتعارضة. غالباً ما تركِّز على الدفاع عن موقفك بدلاً من الإصغاء لما يقوله الآخرون، ويمكن لهذا أن يُضيِّع الوقت، ويمنع التعلُّم، ويسبِّب توتراً للمجموعة ككل؛ لذا إن كنت تملكُ نقطةً ما، اكتبها كيلا تضطر للاحتفاظ بها في ذاكرتك، ثمَّ أصغِ بعناية لما يقوله الآخرون، وإن لم يجرِ التحدث عن فكرتك، فيمكنك التطرُّق إليها عند الحاجة.
• يمكن أن تكون الاجتماعات هي المكان المثالي للأشخاص الذين يحبُّون “سماع أصواتهم”، فإن كان هناك مثل هذا الشخص في مجموعتك، فعليك أن تضع حداً زمنياً من الوقت لإبداء وجهة نظرهم، كما يمكنك استخدام مؤقت، فعندما يرنُّ المؤقت عليهم الجلوس إنهاء حديثهم بسرعة والجلوس.
• عندما تكون مع مجموعة، تذكَّر أنَّ كلِّ شخصٍ موجودٌ للقيام بأمرٍ ما، وهذا يشمل مناقشة الأفكار، والعصف الذهني، واتخاذ القرارات. وقد يَضِيعُ الكثير من وقت المجموعة في الشكوى والنميمة، أو التركيز على المشاكل بدلاً من الحلول؛ لذا ركِّز على ما يجب القيام به.

4. ثرثرة المكتب والأحاديث غير الرسمية:

• على الرغم من أنَّ الحديث القصير في المكتب والثرثرة والمحادثات غير الرسمية تعدُّ جزءاً هامَّاً من بناء العلاقات، إلَّا أنَّه يجب عليك محاولة البقاء في مكتبك عندما يكون لديك الكثير من العمل للقيام به. بهذه الطريقة لن تقابل الآخرين الذين يرغبون بالتحدُّث عندما لا تملك الوقت لذلك، وإن اضطررت لمغادرة مكتبك أو سَحَبَكَ أحد زملائكَ جانباً، فتأكَّد من إخبارهم إلى أين أنت ذاهب. على سبيل المثال: يمكن أن تقول: “هل سيكون هذا سريعاً؟ أنا في طريقي إلى الاجتماع”.
• استخدم ساعة الغداء للتواصل مع زملائك، خاصةً إن كانت أيامك مشغولةً للغاية. يمكنك الخروج لتناول الغداء مع شخصٍ ما كلَّ أسبوعٍ للحصول على وقتٍ للحديث غير الرسمي، وبذلك لن تستخدم وقتَ عملك لبناء علاقاتٍ مع أعضاء الفريق الآخرين.

المصدر: موقع “مايند تولز”.