قوائم المَهام: أساس الكفاءة في العمل

إنّ أشياء كهذه تُشير إلى عدم إنشاءك “قائمة مهام” مناسبة، وهي جدولٌ بالمهام التي تحتاج إنجازها مُرتّبةٌ بحسب الأولوية، فهي إذاً تضمُّ الأشياء التي عليك القيام بها في قائمة واحدة، بحيث تكون المهام الأكثر أهمية في رأسها والأقل أهمية أسفلها. فإنشاءك لها يتيح لك التأكّد من أنّ جميع مهامك مُدوّنةٌ في مكانٍ واحد، أي أنّك ومن خلالها لن تنسى أيّ أمرٍ هام. وبترتيبك للمهام بحسب الأولوية، ستكون قد خطّطت لكيفية إنجازها، وحددت كذلك الأمور التي تحتاج جذب انتباهك لها في الحال، وتلك التي بإمكانك تأجيلها حتى وقت لاحق.

إنّ قائمة المهام شيء أساسي إن أردت التغلّب على أعباء العمل، لكن إن لم تُحسن استخدامها بفاعلية، فستبدو غير مُركّز في العمل وغير جديرٍ بالثقة لدى الآخرين. أما في حال استخدامها بفاعلية، فستصبح منظماً أكثر وجديراً بالثقة. وستحافظ على معلوماتك كما أنّك ستتعرض لإجهادٍ أقل، حيث أنّك لن تنسى أيّ شيءٍ هام. ليس هذا فحسب، فإن قمت بترتيب أولوياتك بذكاء، ستركّز وقتك وطاقتك على الأنشطة القيّمة والبالغة الأهمية، أي أنّك ستكون أكثر إنتاجية وأكثر قيمةً لدى فريق عملك.

قد يبدو إنشاء قوائم مدروسة ومنظّمة بسيطاً للغاية، لكن قد يفاجئُك عدد الأشخاص الذين يفشلون في استخدامها بشكل فعلي، ضاربين استثمارها بفاعلية عرض الحائط. والحقيقة هي أنّ الأشخاص غالباً ما يحققون إنتاجهم الشخصي الأول الغير مسبوق عندما يستخدمون قوائم المهام بشكل مثمر ليصنعوا نجاحهم المهني.

ماهي قائمة المهام؟

كيفية تحضير قائمة المَهام:

الخطوة الأولى:

دوّن جميع المَهام التي تريد إنجازها، وإن كان من بينها مهامٌ ضخمة، سجّل أكبرها في رأٍس القائمة جاعلاً منها خطوة عملك الأولى. والتوقيت المثالي لإتمام المهام أو خطوات العمل لا يجب أن يتعدّى الساعة أو الساعتين.

الخطوة الثانية:

رتّب هذه المهام بحسب الأولوية من “آ” الشديدة الأهمية أو العاجلة إلى “ف” الغير هامة أو الغير عاجلة.

وإن كان لديك الكثير من الأعمال الهامّة، املأ القائمة مُجدداً واضعاً الأعمال الأقل أهمية في الأسفل. وحالما تنتهي من هذا الأمر، أعد كتابة قائمة المهام بحسب الأولوية.

نصيحة: شاهد أيضاً مقالتنا مبدأ آيزنهاور للهام والعاجل فهي طريقة مُماثلة تمكنك من إدارة أولوياتك، وهذه الطريقة مفيدة خاصة للسيطرة على مشكلات العمل.

استخدام قائمة مهامك:

لكي تستخدم قائمة مهامك هذه، ما عليك إلّا أن تعمل بطريقتك المعهودة ولكن بترتيبٍ معين وفق القائمة، أي أن تتعامل مع المهام ذات الأولوية (آ) أولاً، ثمّ مع المهام ذات الأولوية (ب) ثمّ (ج) وهكذا. ومن ثمّ اشطب المَهمّة بمجرّد إنهائك لها.

إنّ ما تضعه في قائمة مهامك وكيفية استخدامه يعتمد على حالتك أنت، فعلى سبيل المثال: إن كان عملك في قسم المبيعات فالطريقة الأفضل لتحفّز نفسك هي أن تجعل قائمة مهامك قصيرة نسبياً، وأن تهدف لإنهائها كلّ يوم.

لكن إن كان دورك تنفيذياً في الوظيفة أو إن كانت المهام الموكلة إليك ضخمة وتعتمد على عددٍ كبير من الأشخاص الآخرين، فقد يكون من الأفضل لك عندها التركيز على قائمة مهام طويلة المدى وإنهائها تدريجياً يوماً بعد يوم.

كما أنّ الكثيرين وجدوا أنّ قضاء الدقائق الأخيرة من اليوم في ترتيب قائمة مهام اليوم التالي هو أمر مفيد للغاية.

استخدام البرمجيات في قائمة المهام:

على الرّغم من أنّ استخدام قائمة مهام ورقية هي طريقة سهلة كبداية، إلّا أنّ العمل على البرامج قد يكون أكثر فاعلية على الرّغم منحى التعلُّم الذي تتبعه. فهي تذكّرك بالأحداث والمَهام القادمة، ويمكنك مُزامنتها مع هاتفك المحمول أو بريدك الالكتروني، كما يمكنك مشاركتها بسهولة مع أعضاء فريقك إن كنتم تعملون معاً على مشروعٍ واحد.

هناك العديد من البرامج المتاحة لإدارة الوقت. فأبسط شيء تستطيع استخدامه لتدير قائمة مهامك هو برنامج “Word” أو “Excel”. كما أنّ بعض النّسخ من “Microsoft Outlook” وبعض خدمات البريد الالكتروني مثل “Gmail” تحوي قوائم مهام بمواصفات قياسية. وَ “Remember the milk” مثلاً، هي أداة مشهورة لإدارة المهام وتعمل بالمزامنة مع هاتفك الذكي أو بريدك الالكتروني. كما أنّ بإمكانها أن تُريك أين تقع مهامك على خارطة الأعمال الخاصة بك.

ومن أكبر مزايا استخدام البرمجيات في إدارة قائمة المهام الخاصة بك هي أنّك تستطيع تحديثها بسهولة. فعلى سبيل المثال، بدلاً من شطب المهام وكتابة قائمة جديدة كلّ يوم، تتيح لك البرمجيات تحريك وترتيب المهام بسرعة وحسب الأولوية.

اقرأ أيضاً: استخدم “سجل النشاطات” لتضيف المزيد من الوقت ليومك

أمثلة:

تساعدك قوائم المهام على متابعة المشاريع  والأعمال والقرارات الهامة. فعلى سبيل المثال: تخيّل أنّك تترأّس فريقاً يعمل على مشروعٍ معين. أي أنّه لديك الكثير من المهام التي تحتاج للإنجاز، وكذلك الكثير من الأشخاص الذين يعملون عليها، لذا فإنّ البقاء على رأسهم جميعاً قد يبدو أمراً في غاية الصعوبة.

وفي حالة كهذه عليك إنشاء قائمة مهامك بناءً على أعضاء فريق العمل، مدوناً مهام كل شخص يعمل على المشروع ومواعيد التسليم الخاصة به. وتستطيع يومياً تفقُّد قائمة أعمالك التي تحتاج للإتمام وتفقُّد قوائم أعمال فريقك في الوقت نفسه، وذلك لترى من هم الأشخاص الذين يعملون على المشروع وما إن كان هناك أمور بحاجةٍ للإنجاز، كما يمكنك وضع مهام إضافية وتحتاج لإتمامها كجزء من عملك ضمن القائمة نفسها.

أو تخيّل أنّك تعمل في قسم المبيعات ولديك لائحة طويلة بالأشخاص الذين تحتاج التواصل معهم. في حالة كهذه اكتب قائمة بأسمائهم وبأسماء الزبائن الذين تحتاج لقائهم وابدأ بترتيبهم حسب الأولوية. إن كنت تعلمُ بأنّ أحد العملاء مهتمٌّ حقاً بمنتجك ومستعدٌّ لشرائه، عليك إعطاءه الأولوية (آ) لأنّه بالفعل يستحق أن تركز عليه. والعكس بالعكس، فإن كان هناك زبون آخر يُزاحمك عليه العديد من المنافسين، ما يعني أنّك قد تحصل على أرباح أقل، ومن المحتمل ألّا تربح الصفقة، فصنّف هذا الشخص كـ (د). قد يحتاج الأمر منك بعض الجهد، لكن يتوجب عليك أن تركّز انتباهك على آفاقٍ أوسع.

النقاط الأساسية:

أنت بحاجة إلى استخدام قوائم المَهام  لتصبح مُنظّماً أكثر في مكان عملك، فباستخدامك لها ستتأكد ممّا يلي::

• أن تتذكر تنفيذ جميع المهام الضرورية.
• أن تقوم بمعالجة المَهام الأكثر أهمية أولاً وألّا تهدر وقتك في المهام التافهة.
• ألّا تصاب بالإجهاد نتيجة الكميات الضخمة من الأعمال الغير هامّة.

رتّب قائمة بالمهام التي عليك إتمامها، وضع علامةً بجانب المهام ذات الأهمية، مع تحديد أولويتها من (آ) “هامّة جداً” إلى (ف) “غير هامّة”. عدّل القائمة بحسب الأولوية ثمّ أنجز المَهام التي في أعلاها أولاً فهي الأكثر أهمية والتي ستفيدك أكثر إن أنهيتها أوّلاً.

تستطيع كذلك استخدام الأساليب التي تعتمد على البرمجيات في إدارة قائمة مهامك. حيث يمكنك الوصول إليها من أيّ مكانٍ، والتي غالباً ما تكون قابلة للمزامنة مع هاتفك الذكي.

المصدر: To-Do Lists