كيفية التواصل عبر البريد الإلكتروني وتطبيق سلاك لتجنب مشاكل العمل

ملاحظة: هذا المقال مأخوذٌ عن المدير التنفيذي “جراي بورنيسون” (Gary Burnison)، والذي يخبرنا فيه عن تجربته في التواصل عبر تطبيق سلاك (Slack).

تبدو الإجابة مفاجِأةً قليلاً، أليس كذلك؟ ولكنَّ عدم التفكير مرَّتين (أو أكثر) قبل الضغط على زر الإرسال أكبرُ خطأ رأيت الموظَّفين يرتكبونه طوال مسيرتي المهنية التي امتدت لعقودٍ في الإدارة التنفيذية.

كما أنَّه من الصعب تجنُّبه الآن، حيث تُجبِر أزمة فيروس كورونا مزيداً من الشركات على تحويل العمل المكتبي إلى العمل عن بعد، وبالتالي تصبح أكثر اعتماداً على منصَّات الاتصالات الرقمية، مثل: البريد الإلكتروني، وبرنامج “سلاك” (Slack).

ولعلَّ الأهمَّ من ذلك كلِّه: أن يضغط الخوف من المستقبل على الموظَّفين بقدرٍ متزايد، مسبِّباً الإجهاد والتشتت؛ ممَّا يترك مجالاً أكبر للأخطاء، والتي يمكن أن تؤدِّي إلى سوء الفهم، وعواقب محتملةٍ ضارةٍ بالوظيفة.

فيما يلي ست نصائح حول كيفية الخوض في المنطقة المبهمة المحيطة بالتواصل الرقمي:

1. افترض أنّ أيّ شيء ترسله سيكون عامَّاً:

يحدث ذلك أكثر ممَّا تعتقد، إذ قد يرسل الموظَّف بريداً إلكترونياً مسيئاً إلى زميل له، والذي يجلب بعد ذلك تأثيراتٍ متعاقبةً على الآخرين الذين يتدخَّلون غالباً بمصطلحاتٍ بذيئةٍ أو ملاحظاتٍ غير مناسبة؛ وإن وصل هذا إلى صاحب العمل، تُدمَّر سمعة ذلك الموظف بشكلٍ رسمي.

لهذا السبب أُوصِي دائماً باستخدام “اختبار الصحف” الذي أجراه (وارين بافيت) إذا كنت غير متأكدٍ من أيِّ تقريرٍ سوف ترسله.

لقد وصف الملياردير بافيت اختبار الصحف فقال ذات مرة: “اسأل نفسك: كيف ستشعر إذا كتب مراسلٌ ذكيٌّ -لكنَّه غير ودودٍ- عن هذا التقرير في صحيفتك المحلية؛ وقرأته عائلتك وأصدقائك وجيرانك في اليوم التالي؟ الأمر بسيطٌ للغاية، فإذا نجح التقرير في ذلك الاختبار، فلا بأس؛ أمَّا إذا كان هناك أيُّ شيءٍ قريبٌ من تخطِّي الحدود المقبولة، فلا ترسله”.

2. كن مباشراً وواضحاً في حديثك، ولا تختصره أكثر ممَّا ينبغي:

لا تحتوي رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المباشرة دائماً على أسلوبٍ واضحٍ أو سياقٍ واسع، على عكس المحادثات وجهاً إلى وجه؛ وهذا هو السبب في أنَّ الردود القصيرة غالباً ما تكون مبهمة.

لا يوجد شيءٌ أكثر إحباطاً من الحصول على بريدٍ إلكترونيٍّ من كلمةٍ واحدة، مثل: “لا”، أو “حسناً”، أو “رائع”، أو “صحيح”.

هل أنت محبطٌ أم متحمّس؟ قد يكون من المستحيل على الشخص الآخر أن يعرف هذا، وقد لا يتطابق افتراضه مع نواياك.

لا يعني هذا أنَّك بحاجةٍ إلى كتابة رسائل بريدٍ إلكتروني طويلةٍ ومُفصَّلة، إذ يكفي جعلها موجزةً وواضحة، والثقة بما تكتب. إذا كنت في عجلةٍ من أمرك، ولم يكن لديك الوقت لصياغة رسالةٍ واضحةٍ ومباشرة؛ فمن الأفضل أن تتحدَّث في الهاتف.

3. لا تضع الرموز التعبيرية:

قد يكون وضع الرموز التعبيرية أمراً مناسباً، اعتماداً على مدى شعورك بالراحة مع زميلك أو رئيسك في العمل؛ لكنَّني أقترح التخلُّص من هذه العادة السيئة مرةً واحدة، وإلى الأبد.

ليس من الصعب قراءة الرموز التعبيرية فحسب، بل إنَّها أيضاً تزيد من الارتباك، فعلى سبيل المثال: قد يكون مجرَّد إرسال وجهٍ أصفر بعيونٍ مفتوحةٍ وأسنانٍ مشدودةٍ بالنسبة إلى أحد الموظفين، أمراً يعني “أنا متوترٌ قليلاً”؛ ولكن يمكن للمستلم أن يقرأها بسهولة على النحو التالي: “أنا غاضبٌ تماماً”.

إذا كنت مضغوطاً بشأن عبء عملك هذا الأسبوع، فوضِّح ذلك بقولك مثلاً: “لدي الكثير من العمل اليوم، ولا أعتقد أنَّني أستطيع الوفاء بالموعد النهائي لعرض المبيعات هذا. هل يمكنني إيصالها لك غداً بدلاً من اليوم؟”.

4. أفصِح عن مشاعرك للأصدقاء المقربين والعائلة دون سواهم:

لا توجد علاقة عملٍ مثالية، إذ لدينا جميعاً شكاوى حول رؤسائنا وزملائنا وعملائنا والأقسام التي نعمل معها؛ ولكن ليس من الجيد أبداً التنفيس عمَّا بداخلك على افتراض أنَّ ما تقوله سيبقى فقط بينك وبين زميلك.

يمكن لأيِّ شخصٍ التقاط لقطة شاشةٍ من المحادثة بسهولةٍ وإرسالها إلى شخصٍ آخر بغرض التسلية، وإذا كان الشخص الذي شكيت منه قد حصل على هذا الكلام، فلن ينظر إليك بالطريقة عينها مرةً أخرى.

توجد ملاحظةٌ أخرى حول رسائل البريد الإلكتروني التابعة: لا تُعِد إرسال رسالة أحدهم دون علمه -حتَّى إذا كنت لا تعتبرها مسيئة- ما لم تكن هناك مشكلةٌ تتعلَّق بالموارد البشرية؛ فهذا بمثابة اغتياب شخصٍ ما أو النميمة عليه.

5. لا تُرسِل أيّ شيء عندما تكون غاضباً:

فكِّر في آخر مرةٍ أرسلت فيها بريداً إلكترونيَّاً على عجل، ربَّما شعرت بالارتياح في ذلك الوقت؛ ولكن إذا كان لديك أدنى قدرٍ من الذكاء العاطفي، فربَّما ستأسف عليه في اليوم التالي.

كلَّما أُثير غضبك حول شيءٍ ما، احتجت إلى مزيدٍ من الوقت لتهدأ؛ لذا، كن مثل النجار الماهر الذي يقيس مرَّتين ويقطع مرةً واحدة. اكتب كلماتك في بريدٍ إلكترونيٍّ فارغٍ لكي تُخرِج ما بداخلك، ومن ثمَّ احذفها؛ وعندما تكون في حالةٍ ذهنيةٍ هادئةٍ وعقلانية، اكتب الرسالة الحقيقية وأعِد قراءتها؛ وعندما تتأكَّد من أنَّها لن تأتي بنتائج عكسية، أرسلها.

أيضاً، لا تشنَّ حرباً رقميةً أبداً؛ وإذا كنت بحاجةٍ إلى مناقشة شيٍء ما مع زميلٍ في العمل، فاتصل به هاتفياً، أو تحدَّث معه شخصياً.

6. اعلم أنَّ استرداد الرسائل المرسَلة لا ينجح في كلّ مرة:

رغم أنَّ بعض برامج البريد الإلكتروني قد تكون مزوَّدةً بخيار استرداد البريد المُرسَل، فقد لا ينجح استخدام هذه الخاصية دائماً في إزالة الرسالة من البريد الوارد للمستلم؛ كما قد ترسل هذه الخاصية في كثيرٍ من الحالات، رسالةً ثانيةً تقول أنَّ المُرسِل يرغب في استرداد الرسالة الأولى.

دعونا نكون صادقين: ألن تكون حريصاً على فتح البريد لمعرفة ما هي المسألة، في حال تلقَّيت إشعاراً “باستردادها” من قبل المُرْسِل؟

خلاصة القول:

اقرأ مرتين، ولا تستاء أبداً، واستخدم “اختبار صحيفة بافيت” في حالة الشك.

المصدر