كيفية كتابة تقرير بطريقة سهلة وبسيطة

سنوضح خلال هذا المقال كيفية كتابة تقرير ، يحتاج الكثير منا إلى تعلم كيف يتم كتابة التقرير لهدف محدد، فتقديم التقرير خطوة أساسية لا غنى عنها سواء في العمل أو الدراسة، لأنه يوضح ما تم إنجازه من قِبل الموظف أو الطالب في أعماله، أو لعرض مشكلة أو موضوعاً ما، وتمر عملية كتابة التقارير بأخطاء إملائية في بداية الأمر، ولكن مع مرور الوقت واكتساب الخبرة تقل تلك الأخطاء بنسبة كبيرة، ومن خلال السطور التالية في موسوعة سنتعرف على كيفية كتابة تقارير جيد بطريقة سهلة وبسيطة.

كيفية كتابة تقرير

أنواع التقارير

هناك عدة أنواع للتقارير نستعرضها فيما يلي:

• التقارير الرسمية: ومن أهم أمثلتها الرسائل العلمية.
• التقارير الغير رسمية: وهي تنقسم إلى تقارير قصيرة وتقارير طويلة، وكلاً منهما يحتوي على مكونات التقرير الأساسية وهي المقدمة والمناقشة والخاتمة.
• التقارير الدورية: هي التي يتم من خلالها توصيل المعلومات إلى المدراء، تلك المعلومات تتمثل في أهداف منجزة وقرارات تم اتخاذها وإنجازات العمل.
• التقرير المرحلي: وهو مكون من العنوان الأساسي الذي يتضمن أهم معلومات عن التقرير، الملخص التنفيذي للمعلومات والذي يجب أن يكون موجزاً، توضيح حالة العمل وما تم فيها من إنجازات، ملخص لحالة العمل، وتاريخ كتابة التقرير التالي سواء كان أسبوعي أو شهري.
• تقرير الصيانة والتفتيش: هي التقارير التي يتم كتابتها بعد الكشف على العقارات والمباني.

خطوات كتابة التقرير

من أجل كتابة التقرير وعرض ما فيه من معلومات بشكل منظم، يجب اتباع عدة إجراءات نوضحها فيما يلي:

موضوع التقرير

يجب تحري الدقة في اختيار موضوع التقرير، لأن كتابة كل نوع منهما يتطلب اتباع طريقة معينة، فالتقرير المدرسي يختلف عن الرسمي، وكتابة التقرير الإداري تختلف عن كتابة التقرير الاجتماعي أو السياسي، لذلك يجب معرفة خطوات الكتابة من أجل ترتيب محتوى التقرير وتنسيق شكله، كما يجب تحديد الأفكار الرئيسية قبل بدء الكتابة لخروج التقرير بشكل منظم.

معلومات التقرير

من أجل كتابة تقرير مقبول يجب أن يشتمل على معلومات من مصادر موثوقة مثل الدراسات الميدانية والمراجع الموجودة في المكتبات، ويجب أن تحتوي كل صفحة منه على مصدرين على الأقل.

كما يمكن الاستعانة بالإنترنت في الحصول على المعلومات، ولكن بشرط أن تكون تلك المعلومات من مصادر موثوقة، مثل المقالات التي كتبها خبراء مختصين بموضوع التقرير، أو مواقع المنظمات ومواقع المصادر الحكومية الرسمية، ويجب تجنب الحصول على تلك المعلومات من مصادر غير موثوقة أو المنتديات.

وهناك أيضاً مصدر آخر يمكن الاستعانة به وهو التقارير التي تتشابه موضوعاتها بموضوع التقرير الذي يرغب كاتبه في تقديمه، ويجب أن يشتمل التقرير على المعلومات التي تم اقتباسها من المراجع، بالإضافة إلى بيانات المصادر التي تم الاستعانة بها للحصول على المعلومات، وتتمثل تلك البيانات في اسم صاحب المرجع وتاريخ ودار نشره والموقع الإلكتروني وغيرها.

ومن الضروري أن يقوم كاتب التقرير بترتيب المعلومات والأفكار والمواضيع والعناوين التي يرغب في كتابتها، حتى يخرج التقرير بشكل سلس ويسهل من قراءته وفهم مضمونه.

محتوى التقرير

عند كتابة التقرير يجب أن تشتمل مقدمته على ملخص عن موضوع التقرير، ويجب أن تُكتب بشكل مرتب وسهل، ومن أجل تنظيم التقرير يجب تقسيمه إلى فقرات رئيسية، مع الحرص على استخدام أدوات الترقيم فيه، ومن الهام أن تكون خاتمة التقرير مناسبة له ولموضوعه، وأن تحتوي على مضمون التقرير من نصائح، أو فقرة يتم من خلالها طرح الأفكار والآراء.

مسودة التقرير

هي النسخة الأولى التي تخرج عن التقرير، والتي من الممكن أن يتم تعديلها إذا استلزم الأمر، والتي يتم فيها مراعاة الإرشادات التي تطلبها الجهة التي سيُرسل لها التقرير، مثل جدول المحتويات وصفحة العنوان وحجم الخط، ويجب أن تشتمل المسودة على محتويات التقرير في الأهداف والنتائج، بالإضافة إلى دلائل المعلومات والبيانات التي تم ذكرها في التقرير.

خطوة المراجعة

هي الخطوة النهائية عند كتابة التقرير، والتي يتم فيها مراجعة كل الخطوات السابقة، كما يتم فيها قراءة التقرير جيداً من أجل التأكد من عدم وجود أخطاء إملائية فيه، والتحقق من صحة كل الجمل الواردة به، بالإضافة إلى مطابقة كل ما كُتب بالتقرير بأهداف كتابته، علاوة على وجوب الاستعانة بمراجع لغوي لضمان صحة التقرير.

تنسيق التقارير

بعد كتابة التقرير هناك خطوات يجب اتباعها وهي:

• تغليف التقرير لحماية أوراقه.
• في صفحة التقرير الرئيسية يجب كتابة عنوان التاريخ.
• يجب أن تكون الصفحة الأولى للتقرير هي صفحة العنوان، والتي يجب أن تتضمن عنوان التقرير الذي يلزم أن يكون واضحاً، وتاريخ تقديمه واسم صاحبه واسم المُرسل إليه.
• الصفحة التالية لصفحة العنوان هي الملخص، والتي تتضمن استنتاجات التقرير.
• الصفحة التي تلي الملخص هي جدول محتويات التقرير والذي يتم فيه كتابة العناوين وأرقام صفحاتها.
• في الصفحة الأخيرة للتقرير يتم كتابة البيانات الخاصة بمصادر الحصول على المعلومات من كتب ومراجع ومواقع إلكترونية وأسماء المؤلفين وتاريخ ودار النشر.