كيفية كتابة تقرير جيد

بالتفصيل تعرف على طريقة و كيفية كتابة تقرير ، يعتبر التقرير هو الوسيلة الأنسب التي تستخدم في تبادل المعلومات، فهو يمثل نص مكتوب أو شفهي، ويحتوي التقرير على العديد من الحقائق والبيانات التي تتعلق بموضوع ما أو مشكلة معينة، وقد يشتمل التقرير على بعض التحليلات وبعض النتائج، هذا الأمر الذي يساعد في الوصول للعديد من التوصيات والمقترحات التي تتعلق بمشكلة التقرير.

تعريف التقرير :

هو أحد وسائل الاتصال الكتابية ذات الفعالية تهدف لنقل المعلومات بكافة مواقع العمل مهما كان نوع المنشأة سواء صحي أو تعليمي أو تجاري أو ثقافي أو سياسي، فالتقرير بمثابة الملخص الذي يتم كتابته وإعداده بشكل تفصيلي سواء كان كتابياً أو إلكترونيا بهدف إيضاح هدف أو موضوع معين، مع القيام بتوثيق النتائج والحقائق والتفاصيل وتقديم أفكار وتوصيات من شأنها خدمة نتائج الحدث، وفي العادة ما يتم كتابة التقرير عقب الانتهاء من العمل الموكل للشخص المسئول بالنتائج سواء إلكترونياً أو كتابياً، هذا الأمر الذي يجعله موثقاً.

أنواع كتابة التقارير :

تختلف أنواع التقارير بحسب زمنها وطبيعتها وزمنها وأهدافها، أما عن أنواعها فهي:

تقارير من حيث فترتها الزمنية وهي:

• تقارير دورية:

مثل التقارير المالية وتقارير المبيعات وكذلك التقارير الإدارية، ويتم إصدارها بتسلسل زمني معين، حيث قد يتم إصدارها بشكل يومي أو شهري أو أسبوعي أو بصورة ربع سنوية أو سنوية.

• تقارير غير دورية:

وهذا النوع من التقارير يشتمل على تقارير الإنجاز بالعمل، وهي عبارة عن تقارير لا يرتبط إصدارها بمواعيد محددة، وتُنظم بحسب احتياج المنشأة وفقاً لوقوع الحدث، ففي حال حدوث أمر غير متوقع فإنه يتم القيام بإعداد تقرير يحتوي على معلومات معينة تخدم الحدث، ويتم إصدارها نتيجة لحدث مفاجئ غير متوقع.

التقارير من حيث رسميتها:

• هناك تقارير رسمية: حيث أنه يتم أخذ نموذج معنين أثناء تنظيمه، ويكون للتقارير الرسمية طابعها الرسمي، حيث يتم إستخدام الألفاظ والمصطلحات التي يتم تداولها ببيئة العمل.
• تقارير غير رسمية: وهذه التقارير ليس لها نمط معين، حيث أن محتواها يكون مختصر وفي العادة ما يتم تداولها بالمذاكرات الداخلية الخاصة بكل منشأة.

 كتابة تقارير أخرى:

مثل التقارير السياسية والمستقبلية والمالية والتكنولوجية وتقارير الأبحاث وتقارير الدراسات وتقارير إخبارية التي تقوم بتقديم العديد من المقترحات وكذلك تقارير التوصية التي تتميز بالإقناع، والتقارير النهائية والتقارير التحليلية التي تحتوي على حقائق ومعلومات.

أهميتها :

• تعتبر التقارير المادة الرسمية التي يتم أخذ الأفعال والقرارات بناءً عليها.
• تساعد على حل المشكلات وتقديم أفكار جديدة علمية وحلول جيدة.
• تساعد على إيصال ونقل وفهم المعلومات.
• تعتبر التقارير مادة موثقة للأحداث والمعلومات من الممكن الرجوع لها حين الحاجة.

عناصر التقرير الجيد :

• الاختصار: حيث يُفضل التقارير المختصرة البعيدة عن الكلمات المملة والكثيرة.
• اللغة: فمن الأفضل استخدام لغة وصفية سهلة، مع مراعاة معايير السلامة اللغوية من حيث القواعد والبلاغة وبساطة الألفاظ.
• الوضوح: بحيث يكون التقرير مفهوم، بعيد كل البعد عن أية تعقيدات.
• الدقة: فهدف التقرير هو توصيل بيانات ومعلومات مناسبة، لذا ينصح بتجنب أي معلومات زائدة ولا فائدة منها.
• الحيادية: ففي أثناء وصف تقرير لمشكلة أو موضوع لابد من البعد عن أي آراء متحيزة.
• التسلسل: فيشترط أن يكون التقرير منظم وأن كتابته منطقية، يحتوي على مقدمة ومحتوى وخاتمة.
• وجود بعض المكونات الإضافية: كالملاحق والهوامش وكذلك الملخص.

كيفية كتابة تقرير جيد :

يعد كتابة تقرير ما من المسئوليات والنشاطات الإدارية المهمة والمؤثر على كافاه المستويات التي تتعلق بعملية الاتصال والتواصل والتقنيات التي يتم استخدامها، كما أن كتابة التقارير تساعد على الحفاظ على الوقت وتساعد على توفير تغذية راجعة لدعم صناعة القرارات، وهناك عدد من الخطوات التي لابد من إتباعها لكتابة التقارير وهي:

• تحديد الهدف الرئيسي لكتابة التقرير:

بمعنى تحديد طبيعة التقرير، وإدراك الأسباب والمبررات التي أدت لإعداده، وتحديد الجهة أو الإدارة المقصودة لتلقي التقرير، هذا الأمر يعتمد على نوع ومكونات التقرير، فمثلا التقارير المالية يجب أن تتضمن الالتزامات والإيرادات والمصروفات، بينما التقارير الخاصة بالمبيعات لابد وأن تشتمل على كميات السلع التي يتم بيعها وعرض أسعارها.

• الاستعداد لكتابة وإعداد التقرير:

هذه الخطوة تكون معتمدة على هدف التقرير ونوعيته، فمع التقارير السنوية التي يتم إعدادها بنهاية العام من أجل جهة معينة فإنها بحاجة أكبر من التقارير التي يتم إعدادها بصفة يومية أو شهرية.

• البدء في كتابة التقرير وإعداده:

هذه الخطوة تكون معتمدة على دراسة أداء فريق العمل ومراقبته، عن طريق الزمن الذي يتم استغراقه في الإعداد ومدى جودة مخرجات التقرير، وتساعد تلك الخطوة في التعرف على سبب التأخير، وتساعد أيضاً على توفير العلاجات المناسبة، وذلك لأن عملية الإعداد للتقرير لابد وأن يكون بها ترابط وتكامل لكافة المهام معاً، حيث أن أعضاء فريق العمل جميعهم يتأثرون فيها.

• القيام بكتابة مسودة خاصة بالتقرير:

يتم فيها كتابة نص التقرير بشكل أولى بعد تكوين كافة مكوناته والقيام بمراجعتها والتأكد من مدى سلامة الألفاظ وسلامة اللغة فنياً ونحويا، وفي الغالب لا تحتوي المسودة على العديد من المكونات الرئيسية للتقارير مثل صفحة المراجع وصفحة المكونات والغلاف وعنوان التقرير، لأن كل هذه المكونات تتم بالخطوة الأخيرة لكتابة التقرير.

• مرحلة التنظيم والتنسيق:

هذه الخطوة يتم فيها تدوين كافة الأفكار الرئيسية والأفكار الفرعية الخاصة بالتقرير في تسلسل منطقي، ببداية التقرير يكون صفحة مدون بها تاريخ وعنوان وعدد صفحات التقرير والجهة التي ستتسلمه، وعرض المحتويات التي يطرحها التقرير والملاحق والمرفقات، وذكر أسباب كتابة التقرير، مع مراعاة منح القارئ فكرة وافية بكل ما هو محاط بالموضوع من معلومات وحقائق بحيث يستطيع القارئ استجماع فكرة أولية حول الموضوع.

• إعداد نسخة التقرير المعتمدة والنهائية:

والتي تشتمل على اعتماد كافة مكونات التقرير، بعد القيام بتقديم نسخة من التقرير إلى الجهة المسئولة أو الإدارة؛ من أجل دراسة التقرير وإضافة أي تعديلات أو ملاحظات من قبل الجهة المسئولة، وأخيراً يتم إضافة الأجزاء الأساسية الباقية مثل الملاحق والغلاف والمراجع، ويتم تسليم التقرير على صورته النهائية للجهة التي طلبته.

خطوات يجب مراعاتها أثناء إعداد التقرير :

• توزيع المسئوليات والمهام على أعضاء فريق العمل :

حيث يتم اختيار الأفراد التي يتم تكليفهم بإعداد التقرير، سواء كانوا موظفين بالأقسام الفنية أو الإدارية أو الفنية، وتوزيع المهام المطلوبة على كل منهم واختيار مسئول أو رئيس عن الفريق قبل البدء في إعداده، بحيث يترتب عليه ترتيب وتنسيق جهود الأفراد في الفريق.

• القيام بصياغة خصائص التقرير:

حيث يتم التعرف على المزايا التي لابد من توافرها بالتقرير والتي تعتبر طلبات رئيسية يتم فرضها من الإدارة أو الجهة التي تطلب التقرير، مثل نوعية الخط الذي يتم الكتابة به وعدد الصفحات الخاصة بالتقرير.

• الإطلاع على مصادر المعلومات:

التب تتعلق بالبيانات والمصادر والمقابلات والاستبيانات والكتب وكافة المعلومات.

• القيام بصياغة خطة التقرير:

حيث يتطلب من فريق العمل أن يقوم بتصور زمني حول الوقت المحدد من أجل تحقيق خطوات إعداد التقرير بصورة كاملة.

عناصر لابد من مراعاتها أثناء كتابة تقرير :

• شكل التقرير: وفيه يتم الاعتماد على أسلوب معين للكتابة، فمثلا كل منشأ لها نوع خط معين يتم استخدامه في كتابة التقارير ولها صفحات وترقيم أقسام، لذا ينصح بإعداد جدول شامل لكافة محتويات التقرير، والقيام بإضافة صفحة مخصصة بملاحق التقرير تكون محتوية على صور وأشكال بيانية.
• مضمون التقرير: وفيه ولابد فيه من كتابة مكونات التقرير ويتم مراجعة وتحليل التقرير، ودراسة العناوين الرئيسية والفرعية للتأكد من كونها مترابطة مع محتوى التقرير.

أمور يُنصح الالتزام بها عند كتابة تقرير :

• التأكد من مدى صحة ومصداقية الحقائق والمعلومات والمواضيع التي تم تجميعها وتحري دقتها.
• استخدام اللغة المناسبة للجمهور، بما يتوافق مع خلفية قارئ التقرير، مع عدم التقليل أو الاستهانة بشأن الجمهور.
• التأكد من صحة الألفاظ ودقة القواعد اللغوية.
• التدوين الموجز للأفكار مع مراعاة البساطة في التعبير والدقة والشمولية.
• تعمد التسلسل المنطقي السلس وسرج الأفكار بصورة واضحة غير متشعبة.
• التأكد من مدى تناسق التقرير، كاستخدام الخط الواضح واعتدال المسافات واستخدام لون خط مناسبة.