كيف اكتب رسالة شكر

أنت تعرف هذا الشعور الرائع الغامض الذي يراودك عندما يخرج شخص ما عن طريقه إسعادك، أو للإطعامك، أو معالجتك، أو الترحيب بك، أو باركك، أو دعمك، أو مساعدتك، بالطبع تفعل الشعور بالامتنان، ويشعر أنه أفضل عندما تعبر عنه.

تعد البطاقة المكتوبة بخط اليد أو ملاحظة الشكر إحدى أكثر الطرق صدقًا وذات مغزى للتعبير عن الامتنان، ربما لا يمكنك السداد للمتلقي مقابل الشيء الجميل الذي فعله، ولكن يمكنك أن تعكس تفكيرك بالوقت والعناية التي تضعها في الكتابة وإرسال بطاقة أو ملاحظة شكر ودودة.

عبارات شكر وامتنان

عندما ترغب في تقديم عبارات شكر وامتنان فقط عليك أن تذكر بإيجاز الهدية أو اللطف المعين الذي تشكر المتلقي عليه، مع إضافة واحدة من عبارات الشكر والامتنان الآتية:

• أنت الأفضل.
• أنا ممتن ومتواضع.
• لقد خلعتني عن قدمي.
• قلبي لا يزال يبتسم.
• إن تفكيرك هو هدية سأعتز بها دائمًا.
• في بعض الأحيان تعني أبسط الأشياء أكثر من غيرها.
• أنت صنعت يومي.
• لقد تأثرت بما يتجاوز الكلمات.
• كل ما يمكنني قوله هو نجاح باهر! (باستثناء، بالطبع، أنا ممتن).
• قلبي لا يزال يشكرك ويشكرك.
• أنت نعمة لي.
• شكرا لكونك ملاكي.

دور رسائل الشكر في توطيد العلاقات المهنية

من الجيد إرسال رسالة شكر مكتوبة بخط اليد من أجل مجاملة مقابلة، أو للإحالات أو الفرص، أو للأعمال الإضافية التي تم إنجازها من أجلك، وللتوجيه والعديد من المواقف المهنية الأخرى.

بعد إجراء مقابلة، يمكن لبطاقة شكر كريمة أن تميز مرشحًا عن آخر، بشكل عام يجعل المرسل لا ينسى، مما يترك انطباعًا إيجابيًا ويمهد الطريق لعلاقة عمل دائمة.[1]

طريقة كتابة رسائل الشكر والتقدير

• رسائل الشكر هي طريقة رائعة للتعبير عن تقديرك لمساعدة الناس، يمكن أن تساعدك رسالة الشكر في الحفاظ على الاتصال بشخص ما.
• يمكن أن يساعدك على تذكير مدير التوظيف لماذا أنت مناسب جدًا للمنصب، يمكن أن يظهر أيضًا لمشرفك أنك محترف ومهذب.
• تأكد من أنك تعرف ما يجب قوله في رسالتك، وكذلك ما إذا كنت تريد إرسال ملاحظتك كبريد إلكتروني أو خطاب أو بطاقة.
• إن قول الشيء الصحيح باستخدام التنسيق الصحيح سيثير إعجاب المتلقي ويجعله يشعر بالتقدير.
• طباعة رسائل شكر يمكن أن تأخذ شكل ملاحظة مكتوبة بخط اليد غير رسمية أو خطاب رسمي مكتوب.
• يجب أن تظهر طريقة كتابتك للخطاب فهمك للشركة والشخص الذي تشكره، إذا كنت تعلم أن لديك متسعًا من الوقت لتوصيل شكرك بالبريد، فإن رسالة شكر مكتوبة توضح أنك اتخذت خطوة إضافية لإظهار تقديرك.

مضمون رسالة شكر

بغض النظر عن النموذج الذي تستخدمه لإرسال رسالة الشكر الخاصة بك، هناك مكونات معينة يجب عليك دائمًا تضمينها.

• خاطب الشخص بشكل مناسب، في بداية الرسالة خاطب الشخص بتحية مناسبة، إذا كنت تعرف الشخص جيدًا، فاستخدم الاسم الأول للشخص، خلاف ذلك، خاطبه باسم السيد أو السيدة أو أي لقب آخر مناسب.
• اهتم بالوصول إلى موضوع ملاحظتك بسرعة.
• أعط (بعض) التفاصيل.
• تأكد من تحديد ما تقوله.
• ادخل في القليل من التفاصيل، حتى يفهم الشخص بالضبط ما تقدره.
• على سبيل المثال، إذا كنت تقول شكراً لشخص قدم لك نصيحة وظيفية، اشرح بالضبط ما وجدته أكثر فائدة، إذا كنت تقول شكرًا لك بعد مقابلة عمل، فذكر الشخص بلحظة معينة من المقابلة (أو ذكره لماذا أنت مناسب للوظيفة).
• قل شكرا مرة أخرى.
• قبل التوقيع كرر تقديرك.
• استخدم الخاتمة المناسبة ، مثل “الأفضل” أو “مع خالص التقدير”، ثم اختتم بتوقيعك (مكتوبًا بخط اليد ومكتوبًا إذا كان حرفًا، ومكتوبًا بخط اليد إذا كانت بطاقة، ومكتوبًا إذا كان بريدًا إلكترونيًا).

نصائح كتابة رسالة شكر

• اكتب وارسل ملاحظتك في أقرب وقت ممكن.
• لا تتأخر في إرسال الشكر خاصة بعد مقابلة العمل، قد يؤدي عدم إرسال رسالة شكر بعد المقابلة إلى الإضرار بفرصك في التوظيف.
• كن إيجابيا ولكن مخلصا.
• عبر عن امتنانك، ولكن لا تبالغ.
• إذا كنت تشكر صاحب عمل بعد استقالتك من وظيفة فعليك التعبير عن شكرك والتركيز على ما أعجبك في العمل هناك، ومع ذلك لا تكذب وتقول إنك أحببت كل شيء إذا لم تفعل ذلك حقًا.
• ركز على الإيجابيات، لكن لا تكذب.
• إضفاء الطابع الشخصي على كل حرف، إضفاء الطابع الشخصي على كل رسالة شكر ترسلها، على سبيل المثال إذا أرسلت ملاحظات شكر إلى كل شخص قابلته للحصول على وظيفة، فأضف شيئًا إلى كل ملاحظة حول محادثتك الخاصة مع كل شخص.
• لا تقم ببساطة بنسخ نفس الرسالة ولصقها لكل شخص – سيظهر هذا على أنه غير صادق.
• يجب أن تكون ملاحظات الشكر قصيرة.
• احتفظ بملاحظتك لا تزيد عن فقرتين موجزة.
• يجب أن تكون مكتوبة بشكل جيد وخالية من الأخطاء.
• قم بتدقيق رسالتك بعناية قبل إرسالها.[2]

شهادة شكر وتقدير

يُعد قول “شكرًا” طريقة بسيطة ولكنها قوية لتحسين الحالة المزاجية لدى شخص ما وإلهامه لمواصلة القيام بعمل رائع. بالنسبة لمنظمة أو مجموعة ، غالبًا ما يتخذ الامتنان شكل شهادة شكر وتقدير تُمنح للفرد المستحق. لا تقدم الشهادة رسالة الامتنان فحسب ، بل تمنح المستلم تذكارًا ملموسًا يمكن أن يستمر في تحفيزهم في المستقبل.

يمكن أن تختلف الصياغة الدقيقة لشهادة التقدير في التفاصيل، لكن غالبية الشهادات تتبع نفس الصيغة الأساسية:

• المجموعة أو المنظمة التي تمنح الشهادة
• العنوان (شهادة تقدير، شهادة شكر، شهادة إنجاز)
• صيغة العرض (تُمنح بموجب هذا، مقدمة إلى)
• اسم المستلم.
• السبب.
• التاريخ.
• التوقيع.
• لقب المُوقع.

كما ترى، ليس هناك الكثير من الصياغة في شهادة التقدير النموذجية.

نظرًا لأنه من المفترض أن يتم عرضه، يجب أن يكون قصيرًا وبه كلمات مهمة (مثل العنوان واسم المستلم) بخط كبير وواضح.

إذا كنت ترغب في توضيح إنجازات الشخص، فاستخدم وسيطًا آخر مثل بريد إلكتروني أو خطاب.

نصائح عند كتابة شهادة تقدير

في حين أن شهادات التقدير قصيرة ومباشرة بشكل عام، هناك بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار عند إنشاء واحدة وهي:

1. اتبع أي إرشادات معمول بها.

إذا كنت تقوم بإنشاء الشهادة نيابة عن مؤسسة قائمة، فقد تكون هناك بالفعل إرشادات أو نماذج أو حتى إجراء كامل في مكانه لمنح الشهادات.

حتى إذا كان استخدام المواد القياسية أمرًا اختياريًا، فيجب عليك القيام بذلك ما لم يكن لديك سبب مقنع للانحراف.

تذكر أن الهدف هو جعل شهادة الشكر والتقدير رسمية.

2. اجعلها رسمية.

من المفترض أن تكون هذه شهادة رسمية تُمنح نيابة عن مجموعة. إذا كانت المجموعة نفسها غير رسمية (فريق رياضي، على سبيل المثال)، فيمكن أن تكون اللغة أكثر مرحًا ومرحًا، ولكن في معظم الحالات، من الأفضل الالتزام بالصياغة الرسمية للشهادة.

3. استخدم قالبًا.

شكل الشهادة وطريقة عرضها بشكل عام لا يقلان أهمية عن الصياغة. [3]

إذا كانت المجموعة التي تقدم الجائزة لديها بالفعل قوالب شهادات قياسية، فاستخدم أحدها، بخلاف ذلك، يمكنك العثور على قوالب عبر الإنترنت، بما في ذلك العديد من قوالب Microsoft Powerpoint و Word.