كيف تتحكم بوقتك وتدير مقاطعاتك اليومية؟

تذكَّر يومك الفائت في العمل، وفكِّر لدقيقةٍ بالكم الكبير من المقاطعات التي حدثت معك خلاله؛ إذ ربَّما تلقَّيت الكثيرَ من المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني، أو خضتَ في الأحاديث الجانبية مع الزملاء في البهو، أو توقَّفت للحديث مع الموظفين، أو أيَّ شيءٍ آخر صرفَ انتباهك بشكلٍ غير متوقَّعٍ وأدَّى إلى تشتيت تركيزك عن المهمَّة التي بين يديك.

ولأنَّ أيامنا محدودةٌ من حيث عدد الساعات، فإنَّ القليل من المقاطعات الصغيرة قد يُسبِّب ضياع الوقت الذي تحتاجه لتحقيق أهدافك ولتحقيق النجاح في عملك وحياتك الشخصية. يُمكن لهذه الأمور أن تُشتِّت تركيزك؛ ممَّا يجعلك تُهدِرُ مزيداً من الوقت لكي تندمجَ مجدداً في عملية التفكير التي تحتاجها لإتمام الأعمال المُعقَّدة بنجاح.

مفتاح السيطرة على المقاطعات هو التعرُّف على ماهيَّتها، وما إذا كانت ضروريةً أم لا؛ والتخطيط لها في جدولِ أعمالِك اليومي.

ستساعدك النصائح التالية لتمنع المقاطعات من التسبُّب بإحباطك، أو بتَعرُّض نجاحك إلى الخطر. كما يمكنك استخدم النصائح التالية كي تفهمَ المقاطعات وتديرها بشكلٍ جيد:

1. احتفظ بسجلٍّ للمقاطعات:

 إذا كُنت تتعرَّض باستمرارٍ إلى المقاطعات التي تسلبك الوقت والطاقة، وتبُعدك عن الالتزام بجدول أعمالك، وتسبِّب لك التأخير فيها؛ فقد حان الوقت لتحتفظ بسجلٍ خاصٍّ بالمقاطعات، وهو عبارةٌ عن تسجيلٍ بسيطٍ للمقاطعات التي قد تمرُّ بها خلال كلِّ يوم. سيُظهِر لك الجدول التالي مثالاً على ذلك:

سجل الأشخاص المُقاطعين

دوِّن سجلك الخاصَّ بالمقاطعات كلَّ يومٍ لمدَّة أسبوعٍ على الأقل، وسجِّل عليه كلَّ انقطاعٍ تواجهه، واسم الشخص الذي يُقاطِعك، والوقت والتاريخ اللذين حصل فيهما هذا الانقطاع، وما هي طبيعته، وفيما إذا كان مفيداً أو مُستعجلاً، أو إذا كان من الممكن تأجيله حتى وقتٍ آخرَ مناسب.

عندما تقوم بتسجيل المُقاطعات لمدة أسبوع، حلِّل هذه المعلومات التي في السجل لترى أيّ من هذه المقاطعات كان مُفيداً وأيُّها لم يكن؟ وذلك، لأنَّك تحتاج إلى التعامل مع المقاطعات المفيدة، حيثُ سنُريكَ فيما يلي كيف بإمكانك وضع هذه المقاطعات في جدول أعمالك اليومي، بحيث تعطيها القدر الكافي من الانتباه؛ وحينها ستوفِّر الوقت الذي تحتاجه لإنجاز أعمالك اليومية على نحوٍ جيد.

أمَّا بالنسبة إلى المقاطعات غير المفيدة، فعليك أن تجد طريقةً ما لتجنُّبها في المستقبل.

2. حلِّل المُقاطعات وتغلَّب عليها:

لكي تُحلِّل المعلومات التي ستجدها في سجل المُقاطعين وتتغلَّب عليها، تأكَّد أولاً ممَّا إذا كانت المُقاطعة مفيدةً أم لا.

هل بمقدورك الطلبُ من أحدهم تجنُّب مقاطعتك بانتظار الاجتماع الروتيني؟ أو أن يُقاطعك فقط في الحالات الاضطرارية؟ إن كان الجواب “لا”، فتعامل مع هذا الأمر بلباقة، ولكن بحزم.

ثمَّ في الخطوةِ التالية، تأكَّد إن كانت المقاطعات عاجلةً أو يُمكِنُ تأجيلها حتَّى وقتٍ لاحق، حيث تستطيع تجنُّب الكثير من المقاطعات عن طريق إجراء اجتماعاتٍ روتينيةٍ مع الأشخاص المُسبِّبين لها.

 فإن كان هؤلاء واثقون من أنَّ بإمكانهم اللقاء بك من خلال اجتماعٍ محدَّد في المستقبل القريب، فسيتعلَّمون تأجيل المسائل غير المُستعجَلة حتَّى ذلك الاجتماع.

لكن وعلى كل حال، فإنَّ بعض المقاطعات مفيدةٌ وعاجلةٌ في الوقت نفسه؛ ممَّا يجعلك تضطرُّ إلى التعرُّض إليها للتعامل مع مثل هذه الحالات.

من خلال سجل المُقاطعين الذي وضعته، احسب كم من الوقت تستغرق هذه المقاطعات العاجلة والمفيدة، وخصص هذا الوقت ضمن جدول أعمالك باسم “وقت الطوارئ”، وتابع الأعمال الأخرى فيما تبقَّى من وقتٍ بقدرِ ما تستطيع تخصيصه لها. سيتوجَّب عليك القيام بالأعمال المتبقية للالتفاف على هذه المقاطعات، ولكن على الأقل لن تكون مُرهقاً أو متوتراً بسبب الأعمال التي لم تنجزها؛ ذلك لأنَّك قد استبدلتها بأمورٍ طارئة.

3. اجعل هاتفك يخدُم عملك:

بالقليل من التخطيط، ستقطع أشواطاً كبيرةً في التحكُّم بالمقاطعات الهاتفية التي يُعاني منها الكثيرون طوال اليوم، فإن كنت في انتظارِ موعدٍ نهائيٍّ لمشروعٍ ما وتحتاج إلى تعميق تركيزك وعدم السماح بمقاطعتك؛ يُمكنك أن تستخدم البريد الصوتي لحجب المكالمات وتوجيهها إلى مجيبٍ آلي، أو يُمكنك الاستعانةُ بمساعدٍ للتعامل مع رسائلك؛ فبهذه الطريقة سيكون بإمكانك الإجابة عن المكالمات بحسب أولويَّتها، وفي الأوقات التي تناسبك. كما يمكنك التُخطيط للوقت الخاص بالمكالمات الهاتفية في جدول أعمالك، وبالتالي يصبحُ جزءاً طبيعياً من عملك اليومي.

4. التقط أنفاسك:

عندما تتعرَّض إلى المقاطعة، فمن السَّهل جداً أن تخوضَ حديثاً مع الشخص الذي يُقاطِعك؛ لأنَّه من الممكن أن يشعرَ بأنَّ طلباته مُستعجَلة. لكن في الحقيقة، إنَّ معظم المقاطعات ليس منبعها الأزمات أو المشكلات، حيث أنَّ التفكير لبعض الوقت قبل القيام بالعمل يُمكن أن يُساعد الشخص في اتخاذ الإجراءات المناسبة.

خُذ بعض الوقت للنظر في الحالة التي بين يديك، والتقط أنفاسك، وأبقِ ذهنك صافياً، فالتأخير لبضعة دقائق سيجعلك تقطع شوطاً كبيراً في تقييم الحالة بدقة، والاستجابةِ لها بالشكل المناسب.

5. تعلّم أن تقول “لا”:

من المقبول أن تقول “لا” للمهام أو الطلبات إن كُنت مشغولاً، وطالما أنَّه بمقدور شخصٍ آخر القيام بها، سواءً كانت غير هامَّةٍ أم كان من الممكن إنجازُها لاحقاً. وفي هذه الحالات، فإنَّ الرفض وقول “لا” بصدقٍ وتهذيب، وبتقديم شرحٍ موجزٍ للحالة، كأن تقول: “أنا أعمل الآن على مشروعٍ هامٍّ ذي موعدٍ نهائيٍّ صارم؛ لذا فأنا أعتذر منك، إذ لا أستطيع الانتهاء من ذلك بسرعةٍ ومساعدتك”.

6. حدِّد الأوقات التي تكون فيها “مُتاحاً” أو “غير مُتاح”:

ببساطة، دَع الأشخاص يعلمون عندما تكونُ مُتاحاً وعندما لا تكون كذلك، فهذا قد يكون أمراً فعَّالاً؛ وتأكَّد من أنَّهم يعلمون أنَّ عليهم ألَّا يُقاطعوك في وقت انشغالك، إلَّا إذا كانت هناك ضرورة لذلك.

بإمكانك أنت وزملاؤُك في العمل أن تتفقوا على إشارةٍ معينةٍ يستطيع أيُّ شخصٍ في المكتب استخدامها عندما يكون مشغولاً، مثل: قلب لوحة الاسم المعلقة على الباب رأساً على عقب، أو بكلِّ بساطةٍ “إغلاق الباب”. إنَّ هذا الأمر يخفِّف من المقاطعات، ويجنِّبك جرحَ مشاعر الآخرين.

نصيحة: إذا كنت مديراً، عليكَ أن تكون حذراً فيما بتعلَّق بما سبق، فأن تكون مُتاحاً للآخرين هو جزءٌ هامٌّ للغاية من عملك؛ وذلك كي تتعامل مع المشاكل المُستعجَلة التي قد تعترضهم، وكي تدرِّب فريق عملك على أن يكونوا أشخاصاً فعَّالين قدر الإمكان.

ففي حال وضعتَ حواجزَ بينك وبينهم، لن تكون قادراً على القيام بهذه الأعمال. وبمعنى أصح: استخدم عبارة “غير مُتاح”، ولكن لا تُبالِغ كثيراً في استخدامها، واحرص على جعلهم يعلمون أنَّ بإمكانهم مقاطعتك في الأزمات الحقيقية.

7. حدِّد أوقات “الاجتماع فقط”:

جَدوِل أوقاتاً منتظمةً للاجتماع مع الأفراد الذين تتحدَّث إليهم معظم الأحيان، واطلب منهم وضع قوائم مُتجدِّدة بالأشياء التي يحتاجون مناقشتها معك، ممَّا يتيح لك أن تُغطِّي جميع النقاط في وقتٍ واحد، وأجبِر نفسك أيضاً على القيام بالمثل.

إنَّ سياسة “الباب المفتوح” جيدة، لكن عليك الحدّ من عدد الأشخاص الذين تدعوهم إلى مكان عملك. فعلى سبيل المثال: إن كُنت تخطِّط لاجتماع، فاعرض على زميلك أن يكون اجتماع العمل في مكتبه، أو في غرفة الاجتماعات؛ وبهذه الطريقة يمكنك أن تبرِّر لنفسك مغادرة المكان بعد تحقيقك الهدفَ من الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، فإنَّ هذه الطريقة هي الأسهل بالنسبة إليك لتغادر الاجتماع، حيث أنَّه من الصعب عليك جعل الأشخاص يغادرون مكتبك بعد جلوسهم.

8. أدِر المقاطعات الخارجة عن السيطرة:

هناك مقاطعاتٌ لا تستطيع التحكُّمَ بها مهما حاولت جاهداً القيام بذلك.

يكون الأشخاص أكثر سعادةً عندما يرتِّبون أعمالهم في أوقاتٍ مناسبةٍ لهم، لكن عندما لا يفي ذلك بالغرض، عليكَ أن تستخدم على الفور المصطلحات المُتغيرة بحسب الحالة، كأن تقول: “لديَّ الآن خمسُ دقائق فقط للتكلُّم في هذا الموضوع”، وافعل ذلك فعلاً.

 وفي حال قاطعك شخصٌ ما، فلا تطلب منه الجلوس، ولا تنخرط معه في محادثةٍ قصيرة؛ بل حثَّهُ على طرح قضيَّته مُباشرةً، وإن لم تستطع التوصُّل إلى حلٍّ قبل انقضاء الوقت المخصَّص لذلك، فخصِّص وقتاً لمناقشته فيما بعد، والتزم بذلك في كلَّ مرة.

المصدر موقع “مايند تولز”.