تطبيقات عملية للقاعدة:
· فيالأعمال التجارية قد تأتي أكبر نسبة من الأرباح من نسبة قليلة جداً من المنتجات 80/20 .
· في الاستقراء والبحث نحن نأتي بأكبر نسبة من الاستنتاجات عن طريقاستعمال نسبة لا تتعدى خمس المعلومات المتاحة والأفكار المعروضة .
· فيمجال التربية نحن لا نطبق مما نعرفه من مبادئ التربية أكثر من نسبة قليلة نحصل بهاعلى أكثر ما نتمنى من النتائج !!
· في الموارد يتحكم 20% من سكان العالم في 80% من موارده بينما يبقى الباقي لا يحصل إلا على النسبة الباقية يعانون الفقروالجوع .
هل هذه القاعدة دقيقة؟ :
· أول من وضع هذه القاعدة فيالإدارة هو الاقتصادي الإيطالي الشهير “بارينو” عام 1897 عندما وجد أن توزيع الثروةفي مجتمعه هو بهذه النسبة فعلاً وأن الأثرياء القليلين هم الذين يتحكمون في نسبة لاتقل عن 80% من الثروة .
· وهذه القاعدة قاعدة تقريبية وصفية لما يحصل منوصولنا من جهة بذل الوسائل للوصول للأهداف , وقد تصدق بصورة دقيقة في بعض الأحيان ,بل إن بعض الإداريين يراها دقيقة لأكبر مدى ويرى أن تحققها أمر واقع بالتجربة .
أهمية هذه القاعدة :
تأتي أهمية هذه القاعدة من حيث إننا مطالبونبتقليص الهادر والمنفق في جهودنا ومواردنا عن طريق تطبيقها واقعياً يمكننا فعلاًاستغلال أقل جهد ممكن للوصول لأكبر نتيجة مرجوه .كذلك فنحن عن طريقتطبيقنا لها سنتوجه للتركيز والاهتمام بأكثر الوسائل فعالية وأهم الموارد تأثيراًللوصول لأفضل النتائج .
كيف تعمل القاعدة :
عندما تريد أن تحققغاية معينة فإنك تجمع لتحقيق هذه الغاية عدداً من الوسائل وعند تطبيق ذلك بالتجربةالعملية ستجد أن كثيراً من هذه الوسائل لم ينتج لك الأثر المطلوب لتحقيق تلك الغاية , وستجد أن بعض هذه الوسائل تدعم بعضاً وبعضها يضعف بعضاً , وستجد أن الفعال من هذهالوسائل هو أصغر قدر وأنه سيحقق لك نسبة كبيرة من الغايات المطلوبة وأن نسبة كبيرةمن الوسائل لم تحقق إلا شيئاً يسيراً أو لم تحقق شيئاً أصلاً .
كيف نستفيدمن هذه القاعدة ؟
1-يمكن الاستفادة من هذه القاعدة عن طريق التقويم Evaluation المستمر لأداء الوسائل المختلفة في كل عمل إداري للوصول لأفضل الوسائلتأثيراً .
2-لابد من استثمار الوسائل الفعالة لأنه عن طريقها تتحقق أكثرالأهداف .
3-لابد من تجميع مجموع الوسائل المتلائمة التي تربط بينها روابطتقوي فاعليتها ولا نكتفي بفاعلية الوسيلة – فإن الشركة قد تفشل في عملها رغم أن كلالعاملين بها مدربين لأن علاقاتها سيئة .
4-ينبغي على المدير تغيير وسائلهدائماً وتحديد أهدافه المنجزة وتحديد أي الأهداف المنجزة ثم تحقيقه بأي الوسائل فإنهذا التغيير سيوصل إلى أفضل مستوى للتقدم .
القاعدة والتطبيق على الواقعالإداري :
أ- ترجمة الأرقام :
الرقمان 20 و 80 هما رقمان افتراضيانوالنسبة 20/80 لا تعني بالضرورة أن تحقيق 80% بالضبط من الأهداف يستدعي بالضبط فقط 20% من الوسائل بل إن المقصود هو أنه في التطبيق الواقعي الإداري تقترب النسبةالحقيقية من 20/80 , فقد تكون 30/70 بمعنى أن 30% من الوسائل الفعالة تحقق 70% منالأهداف أو قد تكون 25/75 , وقد تكون غير ذلك وكذلك لا يشترط أن يكون مجموع الرقمينيساوي 100 بل يمكن للنسبة أن تكون مثلاً 40/90 وهو ما يعني أن 40% من الوسائل تحقق 90% من الأهداف وهكذا ..
فنحن نتعامل مع نوعين من الأعداد :
أعدادالوسائل يساوي 100% وأعداد الأهداف ويساوي 100%.
ب- التفكير بالقاعدة (تطبيقات عملية على التفكير بالقاعدة) :
– في الحياة الدراسية : على أساساتباع هذه الخطوات :
1-حدد المواد الأساسية التي لها أكبر مجموع منالدرجات واجعلها نصب عينيك في المذاكرة والمراجعة .
2-أما المواد الباقيةوهي كثيرة – وليس لها نفس القيمة الكبيرة من الدرجات – فعليك اختيار الأجزاء الهامةمنها – وهي قليلة – وهي التي يتكرر ورودها في الامتحانات فعليك بدراستها دراسة جيدة .
3-يبقى عندك أجزاء كثيرة من تلك المواد التي اخترت منها الهام منهافعليك دراسة هذه الأجزاء الكثيرة –غير الهامة – دراسة سريعة بمجهود قليل – 20%- .
4-حاول المراجعة للجميع بنفس درجة التركيز السابقة في الدراسة .
في العلاقات الشخصية :
لاشك أننا نتعرف يومياً على أنماط مختلفة منالناس بل وتربطنا بكثيرين علاقات كثيرة وقد تكون علاقاتنا إيجابية وقد تكون سلبيةفنحن بحاجة إذن إلى تحديد أقل عدد من هؤلاء للوصول إلى أكبر نتيجة من قوة العلاقات . فعلينا اتباع التالي :-
1- انتقاء أفضل الشخصيات التي تتوافق مع أهدافكومنهاجك في الحياة – ولتكن 20% ممن تعرف .
2- التركيز معهم في العلاقةالشخصية والتقرب إليهم وتوطيد الصلات معهم بدرجة كبيرة – ولتكن 80% .
3- بالنسبة للشخصيات الأقل أهمية فيمكن أن نتعامل معها باهتمام أقل – 20% من الاهتماممثلاً .
احذر!!!
–أن تقحم هذين الرقمين في كل شيء؛ فليس لهماقداسة؛ومن ثم فلا تقلق إذا جاء الواقع مغايرا لهما !!!
–أن تجعل القاعدةذريعة لعدم التفكير!!
انتبه !!
قاعدة 20/ تضع80 بين يديك وسيلةجديدة للتفكير , ولكن تحقيقك لـ80% من النجاح في تطبيقها يعتمد بالدرجة الأولى علىتحديد عناصر النجاح الهامة بدقة وإلا كان الفشل.
نصائح وتوجيهات لاكتسابالبصيرة التي تمكنك من رؤية قاعدة 20/80 وتطبيقها بفعالية :
1-تطلع دائماًإلى الأداء المتميز واهتم بالإنجاز البارز . وحاول أن تعزو هذه الإنجازات إلى أهمعدد من الوسائل والعناصر الفعالة التي ساهمت في إنجازها .
2-لا تحجم عنالخوض في أي مشروع جديد إشفاقاً من حجم الجهد والموارد المطلوبة لأدائه على خير وجه . ذلك أن ما تسعى إليه يجب أن يكون هو تحقيق 80% من النجاح وليس 100% .
3-انتق أهدافك بدقة لكن لا تبلغ حد الإيمان الأعمى بنجاحها رغم تغير الظروف .
4-لاتتردد في تغيير أهدافك واختيار أهداف جديدة عند تغير الظروف المحيطة , ولا تتمسك بأهدافك القديمة إذا لم تحرز النجاح الذي خطط له وأكرم لك أن تتخلىعنها بمحض رغبتك قبل أن يجبرك غيرك على ذلك !!
5-ابحث عن النجاح والتميزفي نطاق ضيق 20% فقط من المجال الذي تظن أنه يمكنك التأثير داخله . فالتركيز يوفرلك الفعالية الناجمة عن الحشد , تماماً مثل حزمة الأشعة التي تتركز في بؤرة العدسةالمحدبة .
6-تخل عن الأعمال التي يستطيع غيرك إنجازها بطريقة أفضل وبسرعةأكبر، و لا تقم إلا بالأنشطة التي تحبها بنسبة 80% وابتعد عن التنافس في الأنشطةالتي لا تحبها إلا بنسبة 20% , لأنه من الغالب أنك ستخسر وتفقد جزءاً من طاقتكووقتك .
7-تذكر أن 20% من المحاولات الفاشلة تسبب 80% من (عقدة الفشل)فركز جهدك على الأنشطة التي تمنحك الإحساس بالنجاح .
8-لا تمنح أي موظفأكثر من 20% من الفرص التي يعتقد أنه جدير بها ليظهر 80% من فعاليته . وفي المقابلطبق نفس المعيار على نفسك؛ فلا تعتقد أن مديرك سيمنحك أكثر من 20% مما تطالب بهلتثبت له جدارتك بنسبة 80% .
9-امنح الأهداف الحاسمة 80% من وقتك وجهدك ولا تفرط أو تبالغ في وضع الأهداف التي تفقدك تركيزك .
يتضح مما سبق أننا يجب أننتعامل مع قاعدة 20 / 80 بطريقة غير حرفية . أي علينا ألا نتخذ من الرقمين 20 و 80أرقاماً مقدسة فنراها في كل الظواهر ونقحمها في كل المجالات . فلا يجب أن نخضعالواقع للقاعدة , بل علينا أن نخضع القاعدة للواقع . فكما أشرنا سابقاً , لا يجب أنتتطابق الأرقام تماماً مع الواقع بل قد تظهر بعض الاختلافات الطفيفة , التي يجبمراعاتها . بمعنى آخر , علينا أن نتخذ من قاعدة 20 / 80 أسلوباً للتفكير وليس ذريعةلعدم التفكير . وأسلوب التفكير 20 / 80 يؤكد أنه من الممكن أن تحصل على نتائجممتازة باستخدام وسائل قليلة ولكنها فعالة .
استدراك : هذا في العلاقةالشخصية لأناس لا يرغبون في خلطة الناس أو التعامل مع جماهيرهم أما بالنسبةللعاملين في حقل الدعوة إلى الله والدعاة الذين ينتصبون لتوجيه الناس وإصلاحهم فيجبعليهم ترتيب حياتهم بصورة تتسع لشتى الشخصيات للتعامل معهم .
كما أن هناكقدراً مشتركاً للتعامل مع كل الناس , قدر من البشاشة والإقبال وحسن الخلق والأمانةوالاحترام لا يمكن التفريق فيه بين إنسان وآخر .
في التجارة واستثمارالأموال :
عليك باتباع الآتي :
1-حدد لنفسك المهارات الأساسيةالتي تتقنها أو السلعات الأساسية التي تنتج أكبر ربح .
2-حاول التركيز علىتلك المهارات وهذه السلعات وحاول الاستفادة بها بأكبر طاقة للاستفادة .
3-حاول تغيير أنماط عملك وغاياتك الربحية كل فترة ومعها حاول اختبار مهاراتك وسلعاتكالرابحة وانتبه للعلاقة المتلائمة بين وسائلك ومدى انتاجيتها .
في الأجازاتوأوقات الفراغ :
حدد أهم الأنشطة والهوايات التي تمنحك أكبر قدر من الراحةأثناء الأجازة وواظب عليها .
في الإدارة والمشروعات الاستثمارية :
ربما يكون الاستخدام الأمثل للقاعدة التي نحن بصددها تتجلى فائدته فيالتطبيق الإداري للمشروعات المختلفة فهو المجال الخصب لإثبات صحة النظرية وإمكانيةالاستفادة منها .
إن صعوبة المتابعة والتقويم للعمل الإنتاجي وصعوبة التخلصمن العيوب في الخطوط الإنتاجية كان سبباً رئيساً في إهمال الحصول على مستوى مطلوبمن الجودة الشاملة , بعد أن حاول كثيرون من العاملين الإداريين تطبيق فكرة الجودةالشاملة , تلك الفكرة الهامة القائمة على المتابعة والتقويم وإخراج العيوب وتقليلالهدر والفاقد .
الهدف العظيم الذي تسعى إليه فكرة الجودة الشاملة هو تقليلالعيوب أو منعها تماماً ولما تأكد صعوبة تحقيقه وارتفاع تكاليفه فقد أهمله كثير منالمنتجين .
ونحن هنا نطبق قاعدة 20/80 للوصول إلى أعلى إنتاجية بأقل عيوبكالآتي :
1-تقسيم العيوب الموجودة إلى قسمين :
أ- عيوب خطيرةومسئولة عن أكبر نسبة من الشكاوى – 80% .
ب- عيوب بسيطة ومسئولة عن أقلنسبة من الشكاوى – 0% .
2-نقسم خطوات الإنتاج كالتالي :
أ- خطواتمسئولة عن العيوب أ السابقة .
ب- خطوات مسئولة عن العيوب ب السابقة .
3-يتم التركيز على متابعة أهم 20% من كل قسم .
إن هذه الطريقةسوف تساعد على تحسين جودة المنتجات بصورة ملحوظة وإزالة أكبر نسبة من خطر مشكلاتالجودة مع التقليل من النفقات .
مبادئ أساسية في استخدام القاعدة :
تعتمد هذه القاعدة على مبدأين أساسيين يندرج تحتهما كل الخطوات الأخرى :
1-الاختيار الدقيق للعناصر المؤثرة القليلة – التي تقع في فئة 20% –وللأخرى – فئة 80% – .
2-الربط القوي بين الوسائل والنتائج بأساليب جديدةومبتكرة ومتغيرة ومن الواضح أن تطبيق هذين المبدأين يتطلب من المدير قدرة مميزة علىحسن التقدير والذكاء وبعد النظر مما يتطلب حسابات وأرقام , وللحصول على تلك الميزةينبغي الإلمام الكامل بالظروف والملابسات والعلاقات بين الوسائل العاملة وإليكبعضاً من النصائح اجعلها علامات على الطريق :
