كيف تدير وقتك وتستثمر حياتك بفاعلية

أنت فعلياً قادر على إدارة وقتك :
والحل الفوري والفعال لمشكلة إدارة الوقت يمكننا إجماله في كلمتين أساسيتين ( إدارة الوقت) وتعتمد هذه الإدارة بشكل أساسي على إدارة السلوك نفسه و إدارة الشخصية فمن خصائص هذا الوقت أنه يمر عليّ وعلى غيري، فالمسألة تتعلق بي أنا شخصياً وبسلوكي الخاص ضمن نطاق هذا الوقت، فنحن نضفي على الوقت الكثير من الصبغة المشاعرية أكثر منها صبغة تنظيمية, وبذلك يغدو الوقت طويلاً مملاً على المريض الذي يتأوه في فراشه، و سريعاً مرحاً لإنسان يمر في لحظات نصره، وعظيماً فعالاً لمن يملك إدارة سلوكه وشخصيته وفق ما يقتضيه هدفه المحدد من هذا الوقت.
الآن الآن وليس غداً توقف واسأل نفسك :
ولتحصل على ما تريده فعلياً من وقتك، توقف لدقيقة في بداية اليوم و اسأل نفسك الأسئلة الستة التالية، وتذكر بأن تدوين الإجابات عن هذه الأسئلة سيجعلك تشعر بقيمة وقتك :
• ماذا أريد أن أحققه في هذا اليوم من أعمال ؟
• هل دونت ما أريد فعله وأدرجته في وقته المناسب وأعطيته ما يكفي لإنجازه ؟
• هل حددت ماذا أريد من وقتي أم أنني أترك الآخرين يحددون لي ماذا عليّ فعله أو متى أبدأ العمل ومتى أنهيه؟
• ما هو أهم شيء عليّ أن أفعله إذا علمت بأن هذا آخر يوم من أيام حياتي؟
• ما هو حجم الانزعاج الذي قد يعترضني إذا لم أحقق الهدف الذي حددته وهدفت إليه من وقتي؟!
وأخيراً إلى أين تسير بي ساعات وأيام عمري ؟.

فن إدارة الوقت:
لا شك أنه لا يستطيع أحدٌ أن يسيطر على وقته كلياً، إنما من الضروري امتلاك مهارة إدارة الوقت من خلال التغلب على مبددات الوقت والتحكم فيه بشكل أكبر، وهذه المهارات لا يمكن حفظها و استظهارها بل فهي بحاجة إلى الفهم و الاستيعاب و التعديل و التطبيق على الظروف الخاصة لكل منا بالطريقة التي تناسب كل فرد..
وهنا نقدم إليك العديد من النصائح التي تساعدك في اختصار الوقت والسيطرة عليه من أجل تحقيق الأهداف بأقصر وقت ممكن:
أولاً- خطط ليومك ولا تتركه تبعاً لنزوات الآخرين, فالتخطيط يتجسد في تحديد الأهداف ( بعيدة المدى ) في المجالين الشخصي و المهني وفي تحديد الأهداف القصيرة المدى، ثم تحديدالأولويات حسب أهميتها في تحقيق هذه الأهداف بالاستناد إلى المدة الزمنية اللازمة لتحقيق كل غرض و هدف .
ثانياً- اعرف ذاتك فهذا يعتبر بمثابة مفتاح النجاح, فمن الضروري أن تعرف أي نوع من الأشخاص أنت, من أجل البحث عن أفضل الخطط التي تساعدك في التغلب على نقاط ضعفك و في النهوض بمهامك ، وبالتالي احرص على تخطيط يوم مثالي يقوم على أفضل أوقات عملك .

ثالثاً- اجتهد في إعداد خطة يومية مكتوبة تتكون من العناصر الأساسية الآتية :
1- تحديد المهام و الأنشطة التي يجب إنجازها و المرتبطة بالأهداف ( البعيدة المدى ).
2- جدولة هذه المهام زمنياً ( تحديد الوقت المخصص لكل مهمة )..
3- تصنيف هذه المهام حسب الأولوية التي تتضمن جانبين، الأهمية على المدى الطويل، والملحة العاجلة على المدى القصير، فالمهمات الملحة العاجلة ينبغي إنجازها على الفور بصرف النظر عن مدى أهميتها ، ثم يأتي دور أداء المهمة فالأقل أهمية و هكذا …
4- ضرورة ترك مساحة زمنية احتياطية تكون بمثابة منطقة فاصلة لمواجهة الأزمات و الطوارئ.
5- ترك وقت للراحة وللأسرة و للنفس .
6- الالتزام بتنفيذ الخطة اليوم و ليس غداً ….

رابعاً- اعمل سجلاً تحدد فيه طريقة سير الوقت لديك على أن يتضمن:
1- سرد مفصل دقيق تحدد فيه الأنشطة بعبارات واضحة تصف مدى أهمية هذه الأنشطة أولاً.
2- تسجيل كل شيء يمر في يومك حتى المجاملات و أحلام اليقظة و المقاطعات القصيرة ، لأنها تساهم في مجموع الوقت الكلي الذي يهدر ….
3- قم بهذه العملية على امتداد اليوم كله و ليس في نهايته تجنباً للنسيان، و لمدة أسبوع.
4- لاحظ وجود تاريخ اليوم، وسجل من ثلاثة إلى ستة أهداف لليوم تتعلق بالمهام التي يتعين إنجازها، مع تحديد موعد نهائي لتحقيق كل هدف.

5- تحديد أولوية كل بند على حدا، و يقصد بذلك أن تعود في نهاية اليوم إلى النظر في نسب الوقت التي قضيتها في أداء البنود ذات الأولوية المتقدمة. ونقدم لك هنا طريقة تصنيف الأولويات:
أ – هام و عاجل: يجب أن لا تفوض .
ب- هام و غير عاجل: ينبغي تفويض أجزاء من المهام.
ج- أمور غير هامة و عاجلة: من الأفضل تفويضها .
د- غير هام و غير عاجل: ( الأعمال الروتينية ) و يجب تفويضها .
ع- ضائع, ( لماذا فعلت ذلك ؟ )
و- تخصيص خانة للملاحظات لتسجيل أفكارك عن الكيفية التي كان عليك أن تأخذ بها لتحقيق نتائج أفضل.
ي- كن أميناً مع نفسك ، و قم بتحليل السجل بعمق لاكتشاف أين يضيع وقتك .

خامساً- امتلك المرونة لتغيير الطريقة التي اعتدت عليها في إنجاز أمورك عندما تجد نفسك مضغوطاً في الوقت ( كتغيير مكان العمل والاستيقاظ المبكر و طلب المساعدة ).
سادساًـ توقف عن التسويف ( التأجيل ) و هو اكبر مسببات مشاكل إدارة الوقت …
سابعاًـ استعن بالآخرين عندما يصعب إنجاز مهام محددة وذلك بالاعتماد على الأشخاص أصحاب الكفاءات القادرين على تأدية العمل المطلوب ( التفويض الفعال ).
ثامناًـ تريث في اتخاذ القرارات و التقليل من ردود الأفعال ، وتأكد من توفر المعلومات المطلوبة لإنجاز المهام قبل التورط واتخاذ قرارات سريعة قد تخلق ضغوطاً لا داعي لها.
تاسعاًـ احرص على معرفة الوقت الذي تكون فيه الجودة المعقولة هي المطلوبة، و هذا يعني التوقف عن العبث المستمر بالوقت و استغلاله في فعل أشياء أكثر أهمية.

ثلاثين فكرة لتوفير وقتك وزيادة إنجازك:
1- قم بإعداد قائمة بما يجب عمله: و ليكن هذا آخر شيء تفعله في المساء، أو أول شيء تفعله في الصباح، لأن هذا يساعد على ترتيب أولوياتك، ويجعلك تركز على أهدافك طيلة اليوم .
2- تعامل مع الرسائل التي تصلك أولا بأول: عندما تفتح الرسالة قم مباشرة إما بالرد عليها أو وضعها في السجل الملائم أو حتى بالتخلص منها، فهذا أفضل من تكدس الرسائل وبعثرتها ومن ثم فإنك ستضطر للقيام بتنظيم نفس الرسائل بين الحين والحين مما سيؤدي إلى ضياع وقتك.
3- ضع حداً للأمور التي تبدد وقتك: أغلق باب مكتبك، وبإمكانك أن تضع لافتة ((لدي اجتماع الآن)) إذا تطلب الأمر، دع سكرتيرك أو بريدك الصوتي أو جهاز الرد الآلي، يسجل الرسائل التي ترد إليك،لترد عليها في وقت لاحق.
4- أعط نفسك وقتاً للراحة : أحياناً عليك أن تتراجع قليلاً لتكون نقطة انطلاقك أقوى، إذ ليس من الحكمة في شيء أن تحرق نفسك في العمل ، و لا تنس أن كثيراً من الأفكار الكبيرة إنما تصادفنا عندما تكون أجسادنا مستريحة و أذهاننا صافية.
5- لا تبدأ مهمة جديدة قبل أن تنتهي من سابقتها : أو على الأقل، ليس قبل أن تنهي قدراً كافياً من المهمة السابقة ، فإذا ما توجب عليك أن تقوم بوظيفتين في وقت واحد فمن الأفضل أن تقسم المهمتين إلى وظائف صغيرة ، لتستطيع أن تتقدم في كليهما .
6- أنجز كل مهامك و أعمالك في (مشوار) واحد : قم بالتسوق و شراء الدواء و الذهاب إلى البقالة و تنظيف الملابس و ربما الحلاقة أيضاً في مشوار واحد ، فهذا أفضل من أن تقضيها في أربعة مرات ، لذا احتفظ دائماً بقائمة طلباتك حتى لا تنسى أحدها أو تستهلك وقتاً في المرور بنفس الطريق مرتين .

7- أنجز المهام المتشابهة في جلسة واحدة : ستكون فاعليتك أكثر لو قمت بعمل كل اتصالاتك مرة واحدة بعدها تنتقل إلى المراسلات فتنتهي منها ، ثم إلى البريد الإلكتروني …إلخ. أليس هذا أفضل من الحيرة بين كل هذه المهام ؟!
8- هيئ أماكن للعمل وأماكن للمعيشة : لأن الأماكن المهملة غير المنظمة لا تقلل من كفاءتك فحسب ، بل إنها تؤثر أيضاً تأثيراً سلبياً على حياتك بشكل كامل. لذلك اختر مكاناً و قم بتنظيمه يومياً لمدة شهر ، و ابدأ بالمكان الذي يضايقك أكثر من غيره ، فإذا كان اللا نظام لا يضايقك على الإطلاق، فابدأ بالمكان الذي تقضي فيه أغلب وقتك، واستعن بأشخاص لديهم هذه الموهبة.
9. استغل الوقت الذي تقضيه في السيارة : فبدلاً من الضغط الذي يولده الانتظار في الازدحامات المرورية، قم بتنشيط ذهنك و ذلك بالاستمتاع إلى الشرائط التعليمية ، لتتعلم لغة جديدة أو لتطور قدراتك البيعية أو الإدارية أو غيرها .
10- اجعل وقت الانتظار وقتاً إيجابياً : احتفظ دائماً في حقيبتك بكتاب تريد أن تقرأه، بحيث تنشغل به إذا ما وجدت نفسك في انتظار لموعد .
11- نظم أوقات راحتك و عطلاتك: حتى أوقات الراحة تحتاج لجدول و نظام، لذا جهز جدولاً مع أسرتك لتحقق أفضل استفادة من الوقت الذي تقضيه بعيداً عن ضغط العمل.
12- لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد، ولا تسوف : اعمل مسبقاً ما ستضطر لعمله لاحقاً .
13- اقرأ الجملة الأولى فقط من مقالات الصحف: فهذه هي عادة الموظفين المشغولين، لأن المواضيع التي تثير اهتمامهم غالباً ما توجز في أول فقرة.
14- اعرف مدينتك جيداً: فكلما عرفت طرقاً أسرع و أيسر للوصول إلى مقصدك داخل المدينة، كلما رشَّد ذلك من وقتك.
15- استثمر في الأدوات و الوسائل التي تحسن أداء وظيفتك و ترفع إنتاجيتك: لأن إصرارك على الأدوات القديمة سيؤثر سلباً على أدائك لوظيفتك وعلى وقتك أيضاً.

16- قاوم التهريج: لا تجعل زملاءك في العمل أو المدرسة يضيعون وقتك، ربما تستطيع أن تقضي معهم وقتاً لطيفاً أثناء الغداء أو خارج العمل فيما عدا ذلك ركز في عملك.
17-احتفظ بملف لبطاقات المناسبات: اشتر بضعة بطاقات لمناسبات مختلفة مثل الأعياد، الاحتفالات السنوية، الشكر و الامتنان، التعافي من المرض، و التهاني وغيرها، ثم رتبها وفق مناسبة استعمالهم، لأن إرسال البطاقات في أوقاتها يوفر عليك مشقة الذهاب شخصياً إلى كل مناسبة.
18-احتفظ بمخزون من الهدايا : كلما ظهر تخفيضات على هدية ما, بادر بشرائها ، و هذا يعني أنه سيكون لديك دائماً هدايا للمناسبات المفاجئة
19-تعلم كيف تقرأ بسرعة و تكتب على الحاسب بسرعة أيضاً: تستطيع أن تشترك بدورة تدريبية لتعلمها، و أن تفعل ذلك من خلال حاسبك الشخصي، فاستثمار بعض الوقت في هذين النشاطين سيوفر عليك وقتاً أكثر في المستقبل.
20-وقتك أم نقودك : عليك أن تسأل نفسك دائماً، هل الأوفر أن أقوم بهذا العمل بنفسي، أم أن أدفع لشخص آخر مقابل القيام به؟ وستكتشف أحياناً أن تكليف شخص آخر سيحفظ لك وقتاً أثمن من النقود.
21-إذا كنت مغرماً بالحيوانات الأليفة، فاختر أقلها احتياجاً للوقت و للرعاية: فالطيور تحتاج إلى الرعاية أقل من البقر، و الأسماك تحتاج إلى الرعاية أقل من الغنم.

22- لا تترك الأشياء تتكدس حولك: نظف أولاً بأول.
23-تحاش الأشخاص الذين يستهلكونك : ربما يكون جيداً أن تستثمر بعضاً من وقتك في تنمية علاقاتك الاجتماعية، و لكن من الناس من هم متخصصون في استهلاك وقتك، و إغراقك في ما لا طائل من ورائه، لذا حدد هؤلاء الأشخاص و قلص علاقاتك معهم إلى أضيق الحدود .
24-مارس الرياضة : هذا سيمد في عمرك و يجعلك تؤدي مهامك لفترات طويلة و بإرهاق أقل.
25-نظم غذاءك: احرص على تناول الأطعمة المغذية حقاً، و قاوم الرغبة في الإفراط.
26-اقرأ سير العظماء: لست بحاجة إلى اكتشاف كل شيء من جديد، اعرف ماذا فعل هؤلاء الذين اكتشفوا قبلك، وتعرف على الأساليب التي اتبعها أفضل مديري الوقت في العالم، ووفر على نفسك المزيد من الوقت.
27-البريد …البريد: حاول أن تنجز أكبر قدر من أعمالك عبر البريد الالكتروني، فهذا أرشد للوقت و المال.
28-استخدم كلمة (لا) : أنت لست سوبرمان، و لكل منا حدود من الطاقة و الوقت ، و لا مفر من قول ((لا)) في بعض الأحيان : (تستطيع أن تتخلص من المواقف المحرجة في هذا الصدد ببعض الدبلوماسية كأن تقول :إنه حقاً مشروع رائع، ووددت لو كنت أستطيع القيام به، و لكني ملتزم في مشروع آخر ، لك مني الشكر و التقدير).
29-أنجز المهام ذات الطبيعة السنوية في شهر مميز لديك: كشهر رمضان أو شهر ميلادك أو شهر تخرجك من الجامعة : مثل فحص الأسنان ،و تجديد الرخص ……..الخ ، فمن المستحيل أن تنسى هذه التجديدات إذا جعلتها في شهر ميلادك.
30- أغلق التلفزيون أو ألق به من النافذة !!

طريقة إدارة الدقيقة الواحدة وما هي متطلباتها.
لكي تتحقق إدارة الدقيقة الواحدة أو الإدارة فائقة السرعة فينبغي مراعاة متطلباتها و هي كثيرة و أهمها ثلاثة عشرة متطلب، وهي كالتالي:
1-العزيمة و الحزم و الإنجاز السريع .
2- تحديد سقف لإنجاز الأعمال ، فالوقت ليس مفتوحاً و اليوم إن مضى فلن يعود أبدا.
3- الأمنيات و الأحلام مهمة وضرورية ، لكن لا يجوز الاكتفاء بها بل ينبغي تحويلها إلى أعمال و ممارسات, و لذلك قالوا Hope is not strategy…work is strategy أي: الأماني ليست استراتيجيات ، و إنما العمل هو الاستراتيجية التي توصلك لتحقيق أهدافك وتذكر أن تجعل الأمور و الكلمات الشائعة ممارسات شائعة.
4- الاهتمام بالمستقبل ، و عدم إضاعة الوقت كثيراً بالإلتفات إلى الماضي إلا عند الحاجة للاستفادة من تجارب الماضي .
5- استبدال الجدل بالعمل ، و القول بالفعل ، إذ ما أوتي قوم الجدل إلا ضلوا و تاهوا و تأخروا .
6- البدء بالعمل و عدم تأخيره، فالعمل من أفضل وسائل معرفة الصواب، و النجاح يقود إلى نجاح.
7- عدم الاستغراق كثيراً في البحث و الدراسة، أو المبالغة في جمع المعلومات، فما تنفقه شركة (فيليبس) في جمع المعلومات أضعاف ما تنفقه شركة (سوني) في هذا الشأن، و لكن شركة(سوني) أكثر تقدماً و تميزاً من شركة (فيليبس).
8- سرعة اتخاذ القرار (دون تهور) و عدم المماطلة في ذلك أو التسويف، بل الإقدام بعد التوكل على الله تعالى.
9- سرعة إيجاد الحلول البديلة, و الالتفاف على العقبات، و نحت الصخر لتحقيق الغايات .
10- البساطة (من غير سذاجة) و عدم تعقيد الأمور، وكذلك التيسير لا التعسير.
11- الحرص على قاعدة باريتو(The parito principle) حيث قام عالم الاقتصاد الإيطالي(باريتو) في نهاية القرن التاسع عشر بوضع قاعدة (80/20) و ذكر أن (80% ) من الأهداف الرئيسية يحققها الإنسان بـ20% من الجهد و الوقت و المال.
لذا فمن أراد أن ينجز إنجازاً فذاً و يؤثر تأثيراً كبيراً فلا بد له أن يعكس هذه المعادلة بحيث يقوم بتوجيه (80%) من وقته و جهده و تفكيره و ماله لتحقيق الأهداف الرئيسية و الأعمال الكبيرة و الإنجازات العظمى .
12- تذكر قانون باركينسون (Parkinson’Low) حيث يقول هذا القانون : أن العمل يتمدد (يتمطط) ليملأ الوقت المتاح له, فإذا أردت إنجاز عمل ما، ووضعت لذلك ساعة واحدة، فستجد أن هذا العمل يتمدد بحيث لا تستطيع الانتهاء من إنجازه إلا بعد أن تتم ساعة واحدة حتى لو كان هذا العمل لا يستحق سوى نصف ساعة لإنجازه!!
لذا ننصح دائماً بأن تحدد بدقة وقت إنجاز كل عمل تريد القيام به، وذلك حتى تتجنب إضاعة وقتك و إطالة الزمن المحدد لكل عمل تنوي القيام به13) احرص على تحديد أولوياتك و ترتيبها و إدارتها، و احذر أن تجعل الأعمال العاجلة تتفوق على الأعمال الهامة و الإستراتيجية كما أن الأمر الذي لا يستحق الفعل فيجدر بك أن تصمم على أن لا تفعله .

استراتيجيات استثمار الأوقات و تفعيل الذات
وهنالك سبع استراتيجيات
1-اخرج من دائرة الذات المغلقة :
للصراعات الداخلية و الاقتصادية أثر سيئ على الحالة النفسية لمعظم الناس فهي : تثبط الهمة و تزيد الخوف في المستقبل . ولكن يمكننا مقاومة تلك المشاعر السلبية عندما نتوجه بتفكيرنا نحو الآخرين فنحاول مساعدتهم في التغلب على مشكلاتهم و إقالتهم من عثراتهم ، مما يساعدنا على نسيان جزء كبير من همومنا و حل السواد الأعظم من مشكلاتنا . وذلك لأن في إلهامنا للآخرين مفتاحاً يلهمنا نحن أيضاً . كما تكون مشاركتنا لهم بالحلول الموضوعية و الاقتراحات البناءة بداية لعلاج سلبيتنا و مخاوفنا .
2- كوّن مزيداً من الصداقات ووسع رقعة العلاقات:
كثيراً ما تقلل الشدائد من ثقة الناس بأنفسهم ، كما تقلقهم حول جدوى تصرفاتهم و فعالية قراراتهم ، فيقفون حيارى مكتوفي الأيدي!أمام الشدائد والحل هنا : كبح عواطفك و الإكثار من الأصدقاء المخلصين والمعلمين الناصحين الذين يستطيعون إرشادك إلى أفضل الطرق لتخطي المحنة و تحويل المشكلة الفادحة إلى فرصة مناسبة .
3- ركز على دعم الآخرين معنوياً و ذهنياً :
هذا يضفي معنى إنسانياً على سلوكك، و يجعلك مصدراً للحب و القيمة لك و للآخرين . عندما تلفت نظر من حولك إلى الفرصة المتاحة لهم فإن الأمر يرتد عليك حتماً بالإيجاب ، و يفتح لك أبواب النجاح و الفرص أيضاً .
4- ركز على الحاضر و لا تقلق من المستقبل و لا تندم على الماضي :
من الصعب التنبؤ بالمستقبل. و رغم أهمية التخطيط لما سيأتي من أحداث إلا أن هذا لا يجب أن يلهينا عن التركيز على الفرص المتاحة حالياً ، و التي من شأنها تحقيق الرخاء على المدى البعيد! و لا جدوى من التحسر على ما فات : حيث لا ينفعنا الندم بل يثبط عزيمتنا و يقلل حماسنا للعمل . فيجب علينا أن نركز انتباهنا على الفرص المتاحة فنسارع إلى اغتنامها حتى نعوض خسائر الماضي و نستعد لخبايا المستقبل .
5- اهزم الهزيمة و حول الفشل إلى نجاح :
عندما يحاصرنا الخوف و تمحو الهزيمة آثار كل ما حققناه من نجاحات و بلغناه من أهداف ، نتحول إلى أناس عاجزين عن استجماع قوانا الذهنية و البدنية لكي يتسنى لنا الخروج من الأزمة و مواجهة المحنة و تحقيق النجاح .
6- أنجز مهام اليوم ودع المستقبل يهتم بنفسه :
ركز أولاً على أعمال اليوم و لا تشرع في التخطيط للمستقبل قبل أن تنهي ما أمامك من مهام ، وذلك حتى لا تصيبك الحيرة و تفقد التوازن و القدرة على التفكير .
7- عش راضياً و تقبل النتائج بصدر رحب :
الضيق و الشكوى تفتح أبواب القلق و تجعلك تعيش في جحيم! والعكس بالعكس حيث يزيدك الرضا إيجابية و يعطيك دفعة قوية للأمام، فتصحح أخطاءك و تعدل خططك و تفعَل استراتيجياتك .
يمكنك دائماً التغلب على مخاوفك و قهر هزائمك و شد عزائمك فتحول الفشل إلى نجاح عندما لا تعبأ بالسلبيات و تمعن التركيز على الإيجابيات.