كيف تقوم بعملية تخطيط و تنظيم حفل أو حدث ما ؟

الاستعداد لحضور حدث أو حفل ما من الأشياء التي يُمكن أن تُسبب توتر شديد للبعض، فما بالك لو كنت من سينظمه! بالتأكيد سيكون تخطيط و تنظيم حفل أو حدث مامن أكثر الأشياء الموترة في حياتك، خاصة أن كل شيء سيكون على عاتقك وأنت وحدك من سيتحمل النتيجة، لو لم تستعد وتخطط لكل شيء قبل الموعد بوقت كافي لن تكون النتائج مرضية بالتأكيد، لذلك لابد أن تضع خطة واضحة المعالم كي تتمكن من إعداد كل شيء في الوقت المناسب، عادة يكون الأمر بسيطاً لمن لديه خبرة جيدة في التنظيم، لكن حتى لو كانت هذه هي أول مرة تقوم فيها بتخطيط و تنظيم حفل ما ، لا داعي للقلق أبداً، فقط إقرأ المقال التالي بعناية وسنخبرك بدقة بما يجب عليك فعله.

خطوات تخطيط و تنظيم حفل أو حدث ما :

• حدد الغرض الذي تسعى لتحقيقه

لو أردت أن يخرج الاحتفال أو الحدث الذي تنظمه بأبهى صورة ممكنة فيجب أولاً أن تحدد غرضه بوضوح، هل هو مؤتمر لنشر فكرة معينة ؟ أو احتفال خاص بمدرستك مثلاً؟ أم أنه حفل زواج صديقك المقرب أو احد أفراد عائلتك؟ رغم أن خطوات التنظيم واحدة تقريباً، لكن الطابع الذي يتخذه كل حدث يختلف تماماً عن الآخر في كل شيء تقريباً، بداية من طريقة الدعوى وحتى الزينة التي تُزين المكان، لذلك ضع سبب تنظيمك للحفل أمام عينيك حتى تظل على الطريق الصحيح.

• ما الذي تُريد تحقيقه من هذا الاحتفال؟

تحديد الهدف الذي تسعى لتحقيقه من هذا الاحتفال هام جداً، ويختلف تماماً عن غرضه بالتأكيد، فهل ترغب مثلاً في جذب عشر متطوعين للعمل في حزب أو جمعية ما؟ أو ترغب في جمع بعض التبرعات لصالح مشفى أو نشاط خيري؟ وما هو المبلغ الذي تسعى لتحقيقه؟ أم أنك تُريد أن تُظهر مهارتك في التنظيم وتُبهر الحضور ؟ يجب أن تضع على الأقل هدف أو اثنين أمام عينيك لتعرف كيف ستقدم الحفل وتنظمه.

• ابحث عن الفريق المناسب

لنكن واقعين قليلاً، لا أحد يُمكنه تنظيم حفل أو حدث بأكمله دون أي مساعدة مهما كان ماهراً، لابد من تقسيم المهام بينك وبين بعض الأشخاص الآخرين كي تُنجز كل شيء في وقته بطريقة صحيحة، لكن يجب أن تجد الفريق المناسب كي يُساعدك على إتمام عملك في الوقت المناسب، ببساطة إبحث عن أشخاص تثق بهم، أما إن كنت تُنظم حفل لشركة ما مثلاً فوظف بعض الأشخاص أفضل كي يكونوا أكثر احترافية، أيضاً يجب أن تكون واضحاً قدر الإمكان في شرح تطلعاتك وما تسعى إليه وفي تقسيم المهام عليهم.

• ضع ميزانية محددة

قبل أن تبدأ في عمل الحجوزات وشراء الأشياء اللازمة للحفل، ضع أولاً الميزانية التي ستعمل على أساسها، حتى لا تشتري أشياء على حساب أخرى أو تصرف أكثر من النقود المتاحة وما إلى ذلك، أيضاً يجب أن تُحدد نصيب كل جزء وتضع له ميزانية خاصة، فالطعام يجب أن ينفصل عن الزينة وما إلى ذلك كي لا يطغى أي جزء على الآخر.

• حدد الوقت والمكان

أول وأهم خطوة نحو تنظيم حفل ناجح هي تحديد المكان والموعد المناسب، فيجب أن تختار توقيت يُناسب الطبقة التي تستهدفها وترغب في استقطابها للحفل، أيضاً يجب أن يكون المكان مناسب وقريب منهم قدر الإمكان، والأهم أن يُناسب ميزانيتك، إن كنت تنوي تنظيم ندوة تعريفية بفكرة ما وترغب في استقطاب أكبر عدد ممكن من الطلبة مثلاً فاجعل موعد الحفل في عطلة نهاية الأسبوع وفي وقت المساء، أما إن كنت ترغب في دعوة بعض ربات البيوت كتوعية ضد سلوك تربوي معين فيجب أن تكون الدعوة أثناء النهار وفي أقرب مكان ممكن إلى منازلهم، مع مكان مخصص للعناية بالأطفال طوال فترة الندوة وهكذا.

• لا تتجاهل أي تفاصيل مهما كانت بسيطة

يجب أن تُخطط لكل شيء قدر الإمكان كي لا تضع نفسك في أي موقف مُحرج، على سبيل المثال هل يوجد مكان كافي لركن السيارات؟ وماذا عن الأشخاص المُقعدين هل سيتمكنون من حضور الحفل ببساطة؟ أيضاً هل سيتسع المكان لكافة الحضور؟ وماذا عن الطعام والشراب؟ هل يجب أن تدعو بعض الشخصيات العامة؟ وكيف يُمكن فعل هذا؟ كل هذه الأشياء وأكثر تحتاج لبراعة في التخطيط، لذلك استرخي قليلاً وحاول أن تنظر للأمر من كافة الجوانب كي تكون مستعد لأي شيء قدر يطرأ.

• كيف ستدعو الحضور للحفل!

هناك أكثر من وسيلة للدعاية لكن الوسائل المناسبة تعتمد على نوع الحفل، لو كنت تُخطط لحفل شخصي فيجب أن تتواصل شخصياً مع من ترغب في دعوتهم، كما يُمكن عمل بطاقات للدعوة، أما إن كنت تُخطط لحفل مدرسي مثلاً فيجب أن تقوم بالتنويه في الإذاعة المدرسية أو طباعة إعلانات خاصة للحفل، وما إلى ذلك الأهم هو اختيار الوسيلة الصحيحة التي ستصل للحضور مباشرة.

• اكتب كل شيء

لا تتجاهل هذه الخطوة مهما حدث، فقد يبدو الأمر بسيطاً في هذه المرحلة، لكن بعد البدء في اخذ خطوات فعلية ستعرف قيمتها، ضع تفاصيل واضحة لكل خطوة وكيف ومن أين ستحصل على الأشياء المطلوبة ومهامك ومهام كل شخص في الفريق ومتى يجب الانتهاء من كل خطوة، حتى لا يمر الوقت وتجد نفسك تائهاً دون إنجاز أي شيء يخص تنظيم حفل اردته .