كيف تكون منظم في حياتك

لكل شخص في الحياة مجموعة من الواجبات والمهام التي ينبغي عليه الاعتناء بها وتحمل مسئوليتها، وحتى يتمكن من تأديتها بالشكل المطلوب وفي المواعيد المحددة لها عليه أن يكون منظماً ومرتباً، فالنظام هو سر نجاح مختلف الأشخاص بداية من الموظف البسيط ونهايةً بأكثر الشخصيات المعروفة نجاحاً في مختلف المجالات.

كيف تكون منظم في حياتك

حتى يتمكن أي شخص من الحفاظ على النظام في حياته في مختلف جوانبها عليه أن ينمي مجموعة من المهارات التي بدونها لن يتمكن من اكتساب صفة النظام في حياته، وهي:

تدوين المهام

الخطوة الأولى لاكتساب مهارة التنظيم تتمثل في تدوين مختلف المهام التي يتوجب على المرء القيام بها وهي نقطة يغفلها كثير من الأشخاص لذا تنتهي محاولتهم باكتساب عادة التنظيم بالفشل قبل أن تبدأ.

فتدوين المهام سيجعل عملية تذكر المهام المختلفة أكثر سهولة فالعقل البشري لا يمكن الاعتماد عليه في تذكر مختلف الأشياء لكثرة ما ينشغل به في أكثر من ناحية.

هناك الكثير من الاختيارات للتدوين التي يمكن الاعتماد عليها اليوم إما بالطريقة التقليدية باستخدام ورقة وقلم أو بالاعتماد على وسائل التكنولوجيا فاليوم يوجد الكثير من التطبيقات المخصصة لتنظيم المهام والمزودة بعدة مزايا مثل إطلاق تنبيه بموعد المهام المطلوبة.

من الضروري الانتباه لخطوة تنظيم قوائم المهام المطلوبة فلا يمكن تدوين المهام في ورقة واحدة، لتحقيق أكبر قدر من إنجاز المهام يجب تقسيم قوائم المهام وعلى سبيل المثال يمكن تقسيمها كالتالي:”قائمة مهام العمل، قائمة المشتريات، قائمة أعمال المنزل”.

تحديد الأولويات

خطوة تدوين المهام من الخطوات بالغة الأهمية فهي مفتاح عادة التنظيم فبعد تحديد مختلف المهام المطلوبة في مختلف المجالات يأتي دور تحديد الأولويات، وهي خطوة لا تقل أهمية عن خطوة تدوين المهام فكثرة المهام ربما تسبب للبعض الارتباك وتجعلهم أكثر حيرة فلا يمكنهم تحديد بأي المهام عليهم البدء وهنا يأتي دور تحديد الأولويات التي تجعل تنفيذ المهام المختلفة أمراً أكثر سهولة.

فكثرة المهام المطلوب تنفيذها لا يعني بالضرورة صعوبتها أو تطلبها وقت وجهد كثير فقد تكون مهام كثيرة لكن إنجازها يمكن تنفيذه في غمضة عين، ولتحديد أولوية تنفيذ مهمة على أخرى يجب الانتباه لما يلي:

• تحديد المهام التي تتطلب وقت وجهد كبير.
• تحديد المهام التي يجب الانتهاء منها في أسرع وقت.
• تحديد المهام التي يمكن تأجيلها.
• تحديد المهام المهمة والتي لا تتطلب وقت كبير.

تقسيم المهام تبعاً للأولويات سيجعل عملية ترتيبها أكثر سهولة، فعلى سبيل المثال البدء بتنفيذ المهام التي أوشك موعد تنفيذها على الانتهاء سيخفف من حدة التوتر والضغط العصبي كثيراً، ومن ثم يمكن البدء بالمهام الصعبة والتي تحتاج لوقت طويل، ومن بعدها المهام الأقل أهمية.

وضع جدول مواعيد

تدوين المهام المطلوبة وتحديد أولويات تنفيذها ليس كافياً لتنظيم الحياة، فكثير من الأشخاص يقف عند هذه النقطة ولا يتمكن من جلب النظام لحياته لتفويته خطوة هامة للغاية وهي تحديد مواعيد بدء وانتهاء كل مهمة من المهام.

فإن ترك الأمر للعشوائية ستتكدس المهام واحدة تلو الأخرى حتى ينتهي المطاف بقوائم مهام غير منتهية، فالتسويف والتأجيل من أسوء العادات التي تفسد الحياة وتحول دون إمكانية تنظيمها.

لذا من الضروري تحديد موعد بدء وانتهاء كل مهمة من المهام المطلوب تنفيذها، والأهم هو الالتزام بهذا الأمر.[1]

وضع قائمة مهام يومية

قائمة المهام اليومية من العادات التي ستجعل اكتساب عادة النظام في مختلف جوانب الحياة أكثر سهولة، لذا من الضروري تخصيص وقت لتحديد قائمة المهام اليومية المطلوبة إما في الصباح الباكر أو في المساء قبل الخلود للنوم.

تحديد قائمة بالمهام اليومية سيجعل تنظيم الوقت واليوم يتم بشكل تلقائي خاصةً لمن لديهم العديد من المهام المطلوب إنجازها على مدار اليوم، أيضاً ستجعل عملية تذكر كافة المهام المهمة والأقل أهمية ممكنة للانتهاء في نهاية اليوم من تنفيذها جميعاً، ففي كثير من الأحيان تضيع المهام البسيطة في زحام المهام الكبرى ولا يدرك الكثيرين ذلك إلا في نهاية اليوم.

من الضروري الاحتفاظ بقائمة المهام اليومية حيث كنتم حتى تتمكنوا من تفقدها بين الحين والآخر للتحقق مما تم منها ومما لم ينتهي بعد.

اتباع أسلوب تعدد المهام

من الأساليب التي يمكن الاعتماد عليها في بعض الأوقات للانتهاء من تنفيذ عدد من المهام في وقت واحد خاصةً تلك المهام التي لا تتطلب مجهود وقت كبير لكنها كثيرة بالفعل ومهمة ويجب الانتهاء منها، وبهذه الطريقة سيصبح الحفاظ على التنظيم في الحياة أمر أكثر يسراً وسيتم تنفيذ المهام في وقت وجهد أقل مما تطلبه إن تم تنفيذ كل منها على حدة.

لكن لا ينصح باتباع هذه الطريقة إلا مع المهام البسيطة مثل الانتهاء من مكالمة هاتفية أو قراءة بريد إلكتروني خلال الانتهاء من بعض المهام المنزلية، فأظهرت عدد من الدراسات أن تعدد المهام يقلل من قدرة المرء على التركيز على أكثر من مهمة بالتالي تقل كفاءة انتهاءه منها.

طلب المساعدة من الآخرين

أيضاً من الأساليب التي يمكن الاعتماد عليها لضمان سير اليوم بطريقة منظمة والانتهاء من كافة المهام في نهاية هي طلب المساعدة من الآخرين للانتهاء من بعض المهام البسيطة المطلوبة منكم خاصةً في الأيام المزدحمة التي تطول بها قائمة المهام.

فعلى سبيل المثال يمكنكم طلب المساعدة من أفراد الأسرة لمساعدتكم في بعض المهام المنزلية المطلوبة منكم، أو طلب المساعدة من زملاء العمل للانتهاء من بعض المهمات البسيطة في العمل نيابة عنكم حتى تتمكنوا من الانتهاء من المهام الأكثر أهمية.

لكن يجب الانتباه من الخلط بين الاعتماد على الآخرين وطلب المساعدة منهم في بعض الأوقات.

تنظيم المحيط الخاص بك

خطوة مهمة للغاية يغفلها كثير من الأشخاص هي تنظيم المحيط الخاص بهم وهي جزء لا يتجزأ من عملية تنظيم الحياة، فالهدف الرئيسي من عملية تنظيم المهام وتحديد جدول بالمهام اليومية والأسبوعية هو تنظيم الوقت وعدم إضاعته وحتى تتمكنوا من القيام بهذا الأمر بنجاح يجب أن يكون كل محيط خاص بكم منظم لتتمكنوا من الوصول لما أنتم بحاجة إليه للانتهاء من المهام المختلفة بسهولة.

ويتمثل في تنظيم غرفة النوم وترتيبها والتخلص من كل الأشياء التي لا حاجة لها، والاحتفاظ بالأشياء الأساسية والهامة فقط، ومن ثم عليكم تنظيم مساحة العمل الخاصة بكم سواء كانت في المنزل أو في مقر العمل فيجب ترتيب الأوراق والتخلص من الملفات التي لا حاجة لها ووضع الملفات والأوراق والأدوات التي تستخدم بكثرة في مكان قريب والاحتفاظ بالملفات والمستندات الهامة في خزنة مغلقة والأشياء الأقل أهمية يمكن وضعها في الأدراج السفلية.

التنظيم أيضاً يشمل جميع أرجاء المنزل مثل المطبخ وصالة المعيشة فالاحتفاظ بالأشياء المهمة فقط والتخلص من الأشياء التي لا حاجة لها، سيجعل عملية الوصول لما انتم بحاجة إليه أسرع وأكثر سهولة فكثرة الأشياء تتطلب وقت وجهد للعثور على الأشياء المطلوبة، التنظيم كذلك يشمل السيارة والملابس لذا ينصح بالتبرع بالملابس التي مضى على عدم استخدامها أكثر من عام فعلى الأرجح لن تحتاجوا إليها مطلقاً لذا التخلص منها حل فعال سيمكنكم من الحصول على قطع الملابس المطلوبة في وقت أقل.[2]