كيف تُدير بريدك الإلكتروني بأفضل شكل مُمكن؟

قد نشعر بالتعب والارهاق إذا لم نقُم بإدارة بريدنا الإلكتروني بشكل صحيح، ممّا يجعل إنتاجيّتنا في العمل تنخفض، فالفوضى التي تعمّ بريدنا الوارد ستجعلُنا نفوّت رسائل قد تكون ذات أهميّة. لذا فعلينا أن نكون مُنظّمين، ونجعل رسائلنا الغير مقروءة أقل مايُمكن. فيما يلي سنجدُ الخطوات اللّازمة لإدارة البريد الإلكتروني بشكل فعّال أكثر لزيادة الإنتاجيّة في العمل.

1- حدّد وقتاً خاصاً بالإجابة على رسائلك الإلكترونيّة

تحديد وقت خاص لقراءة الرّسائل يجعلُك أكثر إنتاجية خلال النهار، مثلاً، في كُل صباح عندما تأتي للعمل، يُمكنك أخذ نصف ساعة لقراءة الرسائل البريدية والإجابة عليها. كما يُمكنك تكرار ذلك بعد استراحة الغداء أو في المساء، للرد على الرسائل التي وصلتك خلال اليوم.

2- احذف الرّسائل غير الضروريّة

عند فتحك للبريد الوارد، تنقّل بشكل سريع بين الرسائل غير المقروءة وقُم بحذف الرّسائل الغير مرغوب بها أو الترويجيّة (الإعلانات)، فلست مضطرّاً حتّى لقرائتها. عليك أن تُحدد من العنوان ما إذا كانت الرسالة نحتاج للقراءة أم لا. وهُناك خيارات أُخرى كأن تُلغي اشتراكك من الرسائل الترويجية لكي لا تتلقّى أيّة رسائل من هذا النّوع على الإطلاق. تستطيع فعل ذلك في وقت فراغك، لأنّ البحث عن خيار إلغاء الإشتراك بالبريد الترويجي قد يكونُ صعباً بعض الشّيء.

3- نظّم بريدك الوارد في مُجلّدات

إنشاء مُجلّد لكل مشروع تعمل عليه يُساعدك في الوصول للرّسائل بشكل أسرع، عندها يكون باستطاعتك فرز الرسائل في مُجلّدات مُختلفة داخل المجلّد الأساسي وبحسب الأولويّة. وبإمكانك أيضاً جعل الرّسائل الواردة تنتقلُ تلقائياً للمُجلّد الخاص بها بحسب عنوان المرسل.

4- حاول إرسال رسائل إلكترونيّة أقل

إذا أردت الحصول على رسائل واردة أقل، اجعل رسائلك الصّادرة أقل مايمكن، هي قاعدة بسيطة لكنّها فعّالة. ليس عليك إرسال الرّسائل لجميع العاملين معك في المشروع عندما تُريد أن تراسل شخصاً واحداً فقط، إذا كان من الضّروري مُخاطبة الجميع فبإمكانك إرسال نسخة كربونيّة “cc” لهُم بدلاً من وضع أسماءهم في قائمة الإرسال المباشر ”to” ، حاول وضع عنوان بريدي واحد فقط في القائمة “to” ، أو اجعل رسالتك تبدأ باسم الشّخص الذي تنتظرُ منهُ الرّد.