خطوات كتابة تقرير هي التي يحتاج إلى معرفتها العديد من الطلاب والموظفين، إذ أن التقرير هو الذي يُمكنه أن يوضح الأمور جلياً إلى المدير أو المعلم، فهو لغة للتواصل بين الأفراد، فهو العرض المختصر لمجموعة من المعلومات والبيانات، والتي تتضمن مجموعة من الحقائق والمقترحات والتوصيات التي تخدم قضية بعينها، الجدير بالذكر أن كتابة التقارير هي التي تحتاج إلى مهارة من الكاتب والتي يتوجب عليه مراعاة العديد من الأمور التي من بينها طريقة الكتابة وذِكر صفة المخاطب، فماذا عن خطوات كتابة التقرير في العمل، نتعرف على هذه المعلومات من خلال هذا المقال الذي تُقدمه لكم موسوعة، تابعونا.
ما هي خطوات كتابة تقرير
نصحبكم في جولة للتعرف على ماهية التقرير، وأهم الخطوات التي يتوجب علينا إتباعها أثناء كتابة التقارير، فهو الذي يُعرف بأنه أحد وسائل الاتصال الفعال التي تُستخدم بين وحدات النشاط في التخصصات المختلفة، وكذا فهو عبارة عن عرض مكتوب يشمل العديد من البيانات التي تتعلق بموضوع ما والذي يشمل اقتراحات وتوصيات تتناسب مع نتائج التحليل، هيا بنا نتعرف على تلك الخطوات التي يُمكنها أن توفر علينا مشواراً طويلاً من المهام، وكذا فيُمكنك إتباع تلك التعليمات البسيطة لكي تصل إلى كتابة تقرير محترف، هيا بنا.
- يتطلب التقرير القدرة على توضيح العناصر الأساسية للموضوع الذي تتضمنه.
- يحتاج الكاتب إلى طريقة سلسلة وواضحة التي من شأنها أن تقوم بتقديم الفكرة بإيجاز وتركيز.
- التركيز أثناء كتابة التقرير، مع ضرورة وضع تقسيم وتسلسل لكل تقسيم، وذلك لكي يتمكن الطرف الأخر من فهم الموضوع ببساطة.
- يتوجب على القائم بالاتصال أي كاتبة التقرير القيام بكتابة التقرير بشكل منظم، مع التدرج في عرض الموضوعات، وكذا فيجب عليه أن تقسيم المحتوى إلى فقرات، فضلاً عن تلخيص محتوى التقرير من خلال تضمين فقرة ملخصة للموضوعات التي تم تناولها في أعلى التقرير.
- إضافة المعلومات التي من شأنها أن تخدم المضمون، وحذف كل معلومة زائدة عن حاجة النص أو المضمون.
- الجدير بالذكر أنه من الممكن تضمين بعض الصور والرسومات التوضيحية التي من شأنها أن تُسهل عملية الفهم عند القارئ.
- وكذا فيجب أن يخلو التقرير من السرد القصصي وأن يتمتع بالإيجاز والدقة والموضوعية، فإن هذا لا يتسنى للكاتب إلا إذا قام بجمع المعلومات والبيانات الدقيقة والصحيحة.
- ننصح بمراجعة التقرير بعد كتابته، إذ يجب على التقرير أن يكوّن خالياً من الأخطاء اللغوية والإملائية.
- يتضمن التقرير ثلاثة فقرات وهي؛ البداية والوسط والنهاية، المقدمة هي التي تحتوي على الغلاف والذي يتضمن المحتويات فضلاً الهدف والملخص.
- كما يتضمن وسط التقرير عن طريق عرض المعلومات والجداول والرسوم البيانية، فضلاً عن الوقائع والأحداث.
- وكذا فتتضمن خاتمة النتائج والتوصيات، فضلاً عن الملاحق.
كيفية كتابة تقرير عمل
هناك العديد من الخطوات التي يجب على الكاتب إتباعها للوصول إلى كتابة تقرير عمل متكامل الأركان، لذا ننصح بقراءة الخطوات التالية التي يُمكنها أن تُساهم في كتابة تقرير فعال.
- معرفة سبب كتابة هذا التقرير، والجهة التي سيصل إليها، هل هو مُقدم إلى المدير فقط، أم إلى كافة الفروع والقطاعات التي يعمل بها الكاتب، ففي حال ما إذا كان هذا التقرير مُقدم إلى قطاعات متباينه؛ فيتوجب عليه كتابتة بطريقة سلسه وواضحه.
- القيام بجمع البيانات والإحصاءات والرسوم البيانية والمقاييس.
- تقسيم التقرير إلى أجزاء مقدمة وجسم وخاتمة.
- تلخيص المحتوى المتضمن في التقرير.
- كتابة التقرير في فقرات قصيرة وصغيرة، فضلاً عن تجنب صيغة المبني للمجهول.
- التدقيق النهائي وهو أحد أهم المراحل التي يجب أن يمر بها التقرير قبل تسليمه إلى المدير.
تناولنا من خلال هذا المقال العديد من المعلومات حول كتابة التقرير سواء في العمل أو أثناء اليوم الدراسي، كل ما عليك عزيزي القارئ أن تتبع الخطوات التي قمنا بعرضها.