20 نصيحة فعَّالة لإدارة الوقت
إذا كنَّا جميعاً نمتلك 24 ساعةً في اليوم، فلماذا يبدو أنَّ بعض الناس يستثمرون كلَّ دقيقةٍ في النهار أفضل استثمار، بينما لا ينجح غيرهم في ذلك؟ لا يمتلك هؤلاء القدرة على إيقاف الزمن، لكنَّهم يعلمون كيف يديرون أوقاتهم بشكلٍ صحيح. إذا أردتَ أن تعرف كيف تستطيع إتقان إدارة الوقت أيضاً، تابع قراءة المقال، وابدأ اتِّباع هذه النصائح العشرين لإدارة الوقت بشكلٍ فعَّال.
Share your love
إذا أردتَ أن تعرف كيف تستطيع إتقان إدارة الوقت أيضاً، تابع قراءة المقال، وابدأ اتِّباع هذه النصائح العشرين لإدارة الوقت بشكلٍ فعَّال:
1. مراقبة الوقت:
حينما يتعلَّق الأمر بإدارة الوقت، فأوّلُ خطوةٍ يجب عليك اتِّخاذها: أن تعرف أين يذهب وقتك فعلاً. ربَّما تعتقد أنَّك تقضي 30 دقيقةً فقط لإرسال الرسائل الإلكترونية والردِّ عليها، في حين تستهلك هذه المهمَّة حقيقةً ساعةً كاملةً من النهار.
أفضل طريقةٍ لمراقبة الوقت هي تحميل تطبيقاتٍ مثل (RescueTime)، أو (Toggl)، أو (Calendar) لمراقبة كلِّ ما تفعله مدة أسبوع، ويمكنك بعد ذلك الحصول على تقريرٍ يبيِّن لك الأعمال التي تستهلك الجزء الأكبر من وقتك؛ بناءً على هذه المعلومات، تستطيع إجراء التعديلات المناسبة بعد ذلك.
2. تحديد مدة زمنية لكلِّ مهمَّة:
إنّ تحديد مدةٍ زمنيةٍ مُعيَّنةٍ لكلِّ مهمَّةٍ يمنع تشتت الانتباه أو المماطلة. إذا أردتَ أن تكتب مثلاً مقالاً وتنشره، فستخصِّص ساعتَين لإنجاز هذه المهمَّة، وبالتالي إذا بدأتَ في الساعة الثامنة صباحاً، فستحاول إنهاءها في الساعة العاشرة.
في حال انتهى الوقت المحدد لأداء المهمَّة، فبإمكانك متابعة إنجازها دون أن يؤثِّر هذا في الوقت المخصَّص لأداء المهمة التي تليها؛ وذلك بترك مدةٍ زمنيةٍ تحسباً لمثل هذه الحالات الطارئة بين المهمَّات.
3. استعمال قائمة مهام:
تتألَّف كلُّ الأهداف والمشاريع من مهام صغيرةٍ تحتاج إلى إنجازٍ حتَّى يتحقَّق الهدف، أو يُنفَّذ المشروع. ضع قوائم تتضمَّن المهام التي تحتاج إلى إنجازها، حتَّى تحقِّق كلَّ هدفٍ أو تنفِّذ كلَّ مشروع، وتتضمَّن جميع الخطوات القابلة للقياس التي تحتاج إلى تنفيذها.
إلى جانب الحفاظ على التركيز، يثير كتابة قائمة مهامٍ أيضاً الحماسة في داخلك؛ لأنَّك ستتمكَّن من رؤية الإنجازات التي حقَّقتها، والمهام التي بقيَت بانتظارك. ثمَّة في الوقت نفسه لحظاتُ توقُّفٍ قد تمنعك من إتمام المهام؛ لذلك يُنصَح بأن تعود دائماً إلى مهامك وتكملها حينما تكون قادراً على ذلك، فقد يجعل هذا من الضروري أن تُحدِّد عدد المهام التي تعمل على إنجازها في أيِّ وقتٍ من الأوقات.
4. التخطيط المُسبَق:
إحدى أسوء الأمور التي يمكن أن تفعلها: أن تستيقظ صباحاً دون أن يكون لديك خطةٌ تنظِّم عمل اليوم، عوضاً عن تركيز الاهتمام على الأمور التي يجب عليك أن تفعلها. في هذه الحالة، ستسير بلا هدف، وستنشغل بأمورٍ غير هامَّة؛ لهذا السبب يجب عليك أن تخطِّط مسبقاً دائماً باستخدام أحد هذه الخيارات:
4. 1. التخطيط في المساء:
قبل مغادرة العمل في نهاية اليوم، خصّص 15 دقيقةً لترتيب المكتب وإعداد قائمةٍ تتضمَّن أهمَّ المهام التي يجب عليك أن تنفِّذها غداً.
4. 2. في بداية الصباح:
في الصباح دوِّن المهام الـ 3 أو الـ 4 المُستعجلة، والمهمة التي يجب عليك أن تنفِّذها اليوم، وحاول أن تُنفِّذ هذه المهام في الوقت الذي تبلغ فيه الإنتاجية لديك أعلى مستوياتها.
5. تخصيص فترات الصباح لإنجاز أهمِّ المهام:
قال “مارك تواين” في يومٍ من الأيام: “إذا كان مطلوباً منك أن تتناول ضفدعاً، فمن الأفضل أن تكون هذه أوَّل مهمَّةٍ تؤديها في الصباح. وإذا كان مطلوباً منك أن تتناول ضفدعَين، فمن الأفضل أن تتناول أكبرهما أوَّلاً”.
يبدو هذا مقزِّزاً بكلِّ تأكيد، لكنَّ الفكرة التي يريد تواين إيصالها أنَّه يجب عليك أن تهتمَّ بأضخم المهام وأصعبها صباحاً، وهي التي تُعرَف أيضاً بأهمِّ مهام اليوم.
ثمَّة سببان يجعلان هذه من الحيَل الفعَّالة في إدارة الوقت، إذ تُعَدُّ فترة الصباح أوَّلا من أكثر الفترات التي تكون فيها مفعماً بالطاقة؛ لذلك من الأفضل أن تؤدِّي هذه المهام في وقتٍ لا تكون فيه خائر القِوى، كما بإمكانك أيضاً استثمار هذا الشعور بالإنجاز لإتمام المهام المتبقية خلال اليوم.
6. التفويض:
قد يكون تفويض المهام والاستعانة على أدائها بأشخاصٍ آخرين صعباً قليلاً، إذ قد يستصعب بعض الناس السماح لشخصٍ آخر بأداء عملٍ اعتادوا أداءه، وقد لا يكون لدى آخرين الوقت لتدريب شخصٍ آخر على تنفيذ مهامٍ معينة؛ لكنَّ المغزى من ذلك هو أنَّ التفويض أو الاستعانة بالآخرين يُعَدَّان إجراءين موفِّرَين فعلاً للوقت؛ لأنَّهما يخففان عبء العمل عنك، وهذا يعني أن يكون لديك مزيدٌ من الوقت لأداء مهام أهم، أو القيام بأعمالٍ أقل.
أوكِل مسؤولياتٍ إلى عضوٍ مؤهِّلٍ من أعضاء الفريق، أو عيِّن موظَّفاً مستقلاً خبيراً؛ وإذا قررت إجراء تدريبٍ داخلي، فسيؤتي هذا الاستثمار الذي تقوم به في البداية نتائجه في نهاية المطاف.
7. التخلُّص من أنصاف الأعمال:
في عصرنا، حيث الإنسان معرضٌ دائماً إلى مصادر تشتيت الانتباه، من السهل أن يتشتت انتباهنا بين الأشياء التي يجب علينا أن نفعلها، ووابل الطلبات التي يُمطِرنا بها الآخرون. نحن نبحث عادةً عن الموازنة بين التعامل مع الرسائل، والرسائل الإلكترونية، وقوائم المهام في الوقت الذي نحاول فيه إنجاز بعض المهام؛ لذلك من النادر أن ترانا منشغلين انشغالاً كاملاً بالمهمة التي نؤدِّيها. الآن، وقد عرفنا معنى أنصاف المهام، إليكَ بعض الأمثلة:
- في أثناء كتابة تقريرٍ ما، توقفتَ فجأةً لتفقُّد هاتفك دون سبب.
- حاولتَ اتِّباع نظام تمريناتٍ جديد، لكنَّك انتقلتَ إلى برنامجٍ جديدٍ بعد يومين؛ لأنَّك قرأتَ عنه عبر الإنترنت.
- أن تتحدَّث عبر الهاتف وذهنك منشغلٌ بالرسائل الإلكترونية.
بغض النظر عن المواقف التي تقع فيها ضحية ممارسة عملٍ والانشغال بغيره، والطريقة التي تقع بها ضحيَّةً لهذا الفخ؛ تبقى النتيجة دائماً واحدة: عدم التفرُّغ تماماً للمهمَّة التي تؤدِّيها، وقلَّة الالتزام بالمهام مدةً طويلةً من الزمن، والحاجة إلى ضِعف الوقت الذي كنت تحتاج إليه لإنجاز نصف ما كنت تنجزه.
لقد تبيَّن أن أفضل طريقةٍ للتغلُّب على عادة ممارسة عملٍ والانشغال بغيره: تخصيص كثيرٍ من الوقت لتركيز الاهتمام على مشروعٍ مُحدَّد، وإلغاء أيِّ شيءٍ آخر. على سبيل المثال: اختر تمريناً واحداً، وركِّز الاهتمام على هذا التمرين فقط في أثناء ممارسة الرياضة؛ وإذا كان لديك مشروعٌ هامٌّ أيضاً، فخصِّص له بضع ساعات، واترك هاتفك في غرفةٍ أخرى.
يُعَدُّ التخلُّص الكامل من مصادر تشتيت الانتباه الطريقة الوحيدة لتركيز الاهتمام تركيزاً شديداً على العمل، وتجنُّب الجلسات المُتقطِّعة التي تمارس فيها عملاً وتنشغل بآخر.
8. تغيير جدول العمل:
إذا كنت تقرأ هذه المقالة، فمن الواضح أن سبب ذلك هو رغبتك باكتشاف بعض الطرائق المفيدة لإدارة الوقت؛ لكن إذا كنت تواجه صعوبةً في إدارة الوقت، فقد يكون الحلُّ ببساطةٍ هو تغيير جدول الأعمال، فعلى سبيل المثال: عوضاً عن النوم حتَّى الساعة السادسة والنصف، استيقظ قبل ساعة.
بالنسبة للبعض، وُجِدَ أنَّ الخامسة صباحاً من أكثر فترات النهار إنتاجيَّة؛ لأنَّ الاستيقاظ في هذا الوقت يمنحك الوقت لممارسة التمرينات الرياضية، ووضع خطةٍ تنظِّم اليوم، والاطلاع على الرسائل الإلكترونية، وتنفيذ مشاريع إضافيةٍ دون أن يسبِّب لك هذا الانزعاج. جرِّب أن تستيقظ باكراً في عُطَل نهاية الأسبوع أيضاً، وأن تمتنع ربَّما عن قضاء كثيرٍ من الوقت في مشاهدة التلفاز.
9. ترك مدةٍ زمنيةٍ احتياطيةٍ بين المهمَّات والاجتماعات:
قد يبدو الانتقال مباشرةً من مهمَّةٍ أو اجتماعٍ إلى مهمَّةٍ أخرى أو اجتماعٍ آخر حُسنَ استخدامٍ للوقت، لكنَّه حقيقةً ليس كذلك. نحن بحاجةٍ إلى بعض الوقت لاستعادة صفاء الذهن والطاقة، ولك من خلال الخروج للتنزُّه أو التأمُّل، أو حتَّى إطلاق العنان للخيال فقط؛ ففي المحصلة، لا يمكن للعقل البشري أن يستمرَّ في تركيز الانتباه أكثر من حوالي 90 دقيقةً كلَّ مرة.
من دون هذه الاستراحة، من الصعب أن تحافظ على التركيز والحماسة، وبإمكان ترك مدةٍ زمنيةٍ احتياطيةٍ أن يمنعك من التأخُّر عن الاجتماع التالي، وقد وُجِدَ أنَّ مدة 25 دقيقةً بين المهمَّة والمهمَّة التي تليها، والاجتماع والاجتماع الذي يليه – تُعَدُّ مدَّةً احتياطيةً مثالية.
10. التنظيم وعدم أداء أكثر من مهمَّة في الوقت نفسه:
يقضي كلُّ أمريكيٍّ 2.5 يوماً وسطيَّاً كلَّ عامٍ في البحث عن أغراضٍ مفقودة، ونتيجةً لذلك ينفقون أكثر من 2.7 مليار دولارٍ كلَّ عامٍّ لاستبدال هذه الأغراض. حتَّى لا تضيِّع الوقت والمال، حافظ على التنظيم، وابدأ تخصيص مكانٍ محدَّدٍ لكلِّ غرض، والتأكُّد من إعادة الأغراض إلى أماكنها؛ وفي نهاية اليوم، نظِّف مكان عملك، وأنشئ نظاماً لإدارة الوثائق.
لا تؤدِّي أيضاً أكثر من مهمَّةٍ واحدة في الوقت نفسه، إذ يشير معظم الناس إلى أنَّ أداء أكثر من مهمَّةٍ في الوقت نفسه يُعَدُّ المسؤول الرئيس عن إضاعة الأغراض.
11. اتِّباع قاعدة 80/20:
يذكُر مبدأ باريتو، الذي يُعرَف أيضاً باسم قاعدة 80/20، أنَّ 80% من النتائج سببها 20% من الجهود التي نبذلها، ويُستخدَم هذا المبدأ بشكلٍ عامٍّ في عالم المبيعات، حيث تأتي 80% من المبيعات عادةً من 20% من الزبائن. يمكن تطبيق هذا المبدأ أيضاً حينما يتعلَّق الأمر بإدارة الوقت، إذ إنَّ 80% من النتائج مصدرها 20% من التصرُّفات.
ينصحك الخبراء بأن تبدأ إلقاء نظرةٍ على جدول أعمالك أو قائمة مهامك كلَّ يوم، وحتَّى تكون المهمَّة بسيطة، حاول أن تدوِّن خمس مهامٍ يجب عليك أن تنجزها، وباستخدام المبدأ السابق، يمكنك على الأرجح إزالة أغلب العناصر المذكورة في القائمة.
قد تشعر أنَّ الأمور غير طبيعيةٍ في البداية، لكن مع مرور الوقت ستَعتاد على بذل الجزء الأكبر من الجهود لإنجاز أهمِّ المهام.
12. استعمال تقويمٍ مرتبطٍ بشبكة الإنترنت:
تُعَدُّ التقاويم منذ زمنٍ بعيدٍ أداةً أساسيةً لإدارة الوقت، لكنَّ التقاويم المرتبطة بشبكة الإنترنت نقلت العملية إلى مستوىً آخر؛ لأنَّك تستطيع الوصول إليها عبر مجموعةٍ متنوعةٍ من الأجهزة، وتحديد توقيت الاجتماعات والمواعيد بسهولة، وإرسال رسائل تذكير، وتقسيم الوقت، وترتيب مواعيد الأحداث المتكررة.
هناك العديد من التقاويم المشهورة مثل: “تقويم جوجل” (Google Calendar) وتقويم “آوت لوك” (Outlook) وتقويم “أبل” (Apple) وجميعها تعدّ جيّدة.
13. التوقُّف عن الانشغال بالمثالية:
حينما تكون شخصاً يسعى إلى بلوغ الكمال، فلن يرضيَك أيُّ شيء، وهذا يعني أنَّك ستعود إلى أداء المهمَّة مراراً وتكراراً. كم تعتقد أنَّ نهارك سيكون مثمراً نتيجةً لذلك؟ توقَّف عن ذلك، وابذل أفضل ما في وسعك، وامضِ إلى الأمام.
14-. تعلُّم الرفض:
نعلَم أنَّك لا تريد أن تزعج أحداً، لكنَّ طاقاتنا محدودة. إذا كان جدول أعمالك مكتظَّاً بالمهام، فارفض دعوة العشاء أو مساعدة الزميل في تنفيذ مشروعه، حتَّى يكون لديك متَّسعٌ من الوقت لذلك.
15. تعزيز العادات المحورية:
ماذا يعني مصطلح العادات المحورية؟ العادات المحورية هي ببساطةٍ العادات التي تغيِّر حياتك مثل: ممارسة التمرينات الرياضية، ومراقبة الأطعمة التي تتناولها، واتِّباع عاداتٍ يومية، وممارسة التأمُّل. تَحِلُّ هذه العادات محَلَّ العادات السيئة، وتشجِّع على اكتساب عاداتٍ جيِّدة؛ ونتيجةً لذلك، ستتمتع بصحَّةٍ أفضل، وستتحسَّن قدرتك على التركيز، وستكون أكثر قدرةً على إدارة وقتك.
16. لا تُضيِّع وقتك في الانتظار:
لا يطيق أحدٌ الانتظار بالتأكيد؛ وذلك ليس لأنَّهم عديمي الصبر، بل لأنَّهم يعلمون أنَّ من الأفضل أن يقضوا أوقات الانتظار في أمورٍ أخرى، وعوضاً عن تضييع هذا الوقت هناك طريقةٌ لاستثماره أفضل استثمار. في أثناء الجلوس في غرفة الانتظار مثلاً، إقرأ كتاباً مثيراً للإلهام، أو استمع إلى تدوينةٍ صوتية، أو فَكِّر في المقالة المقبلة التي تنوي كتابتها، وهكذا.
17. العمل عن بُعد:
أتعلَم أنَّ المدة التي يحتاج إليها الشخص وسطيَّاً للوصول إلى مكان عمله في أمريكا تبلغ أكثر من 26 دقيقة؟ وما يزيد الأمور سوءاً هو أنَّ هذه المدة تزداد طولاً. إذا أضفتَ إلى ذلك مقدار الوقت الذي تحتاج إليه للاستعداد، فيمكنك أن ترى بسهولةٍ كم من الوقت يضيع عند الذهاب إلى العمل والعودة منه. على الرغم من أنَّ العمل عن بعد ليس ممكناً في كلِّ عمل، إلَّا أنَّ العمل عن بُعدٍ مرَّتَين في الأسبوع على الأقلّ سيوفِّر لك عديداً من الساعات في الأسبوع.
18. البحث عن الإلهام:
حينما تُحِسُّ بأنَّك خائر القِوى، الجأ إلى المواد المثيرة للإلهام مثل: “خطابات تيد” (TED Talks)، أو قراءة السِيَر الذاتية للناجحين. تُعَدُّ هذه طريقةً بسيطةً لإعادة إشعال الحماسة، وتحفيز النفس، والعودة إلى المسار الصحيح.
19. أداء المهام المتشابهة معاً:
حينما يكون لديك مهامٌ ترتبط إحداها بالأخرى، أدِّ هذه المهام معاً. على سبيل المثال: لا تَرُدَّ على الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية في فتراتٍ متفرِّقةٍ من النهار، وخصص وقتاً محدداً لأداء هذه المهام. سبب القيام بذلك هو أنَّ المهام المختلفة تحتاج إلى أنواعٍ مختلفةٍ من التفكير.
من خلال تجميع المهام المتشابهة مع بعضها، لا يُضطر العقل إلى الانتقال من طريقة تفكيرٍ إلى أخرى، وهذا يعني أن توفِّر الوقت اللازم لإجراء عملية الانتقال تلك.
20. الانشغال بالأمور التي يجب الانشغال بها فقط:
هذا يعني أنَّه كلما قلَّ عدد المهام التي تؤدِّيها، كان ذلك أفضل. يمكن تحقيق ذلك من خلال التمهُّل، وإدراك المهام التي يجب عليك أن تؤدِّيها، وتركيز الاهتمام على هذه المهام فقط. حينما تفعل ذلك، اجعل كلَّ خطوةٍ من الخطوات التي تقوم بها مهمَّةً؛ ونتيجةً لذلك، سيكون لعملك قيمةٌ أكبر، عوضاً عن أن يكون عملاً فارغاً لا قيمة له.
المصدر
Source: Annajah.net
