7 طرق شاملة للوفاء بالمواعيد النهائية

يجب أن تفكِّر باستراتيجيَّةٍ لتحديد المواعيد النهائية التي يمكن أن تُمكِّنك من النجاح؛ ويعني هذا أنَّ كلَّ موعدٍ نهائيٍّ تحدِّده يجب أن يدفعك باتجاه هدفك في كلِّ فترةٍ زمنية. يمكنك بهذه الطريقة أن تظلَّ متحمِّساً، وتسجِّل انتصاراتٍ صغيرة.

ورغم أنَّ فنَّ الالتزام بالمواعيد النهائية لا يزال أمراً صعباً بالنسبة إلى معظم الناس، إلَّا أنَّك قادرٌ على تعزيزه من خلال تعلُّم بعض الطرائق العملية.

لماذا يعدّ من الضروري الوفاء بالمواعيد النهائية؟

تُحدَّدُ المواعيد النهائية للأسباب التالية:

• إنجاز المهمَّة: تمكِّنُك المواعيد النهائية من تجنُّب نسيان بعض المهام التي ليس لها نقطة نهايةٍ محدَّدة؛ كما أنَّها تساعدك في معرفة متى تضيِّع الكثير من الوقت على مهمَّةٍ ما.
• سير العمل بسلاسة: تُسهِّل المواعيد النهائية التعاون الفعَّال عندما يتعلَّق الأمر بتحقيق هدفٍ مشترك، وتُساعِد في تنفيذ المشاريع المعقَّدة عن طريق تقسيمها إلى مراحل بارزة.
• وضع توقعاتٍ واضحة: تُحدِّد المواعيد النهائية ما يجب عليك القيام به، ومتى يجب أن تقوم به، وتساعدك في أن تكون مسؤولاً عن وقتك وعملك.

لكن رغم كلِّ هذه الفوائد، يمكن أن يجلب الفشل في الالتزام بالمواعيد النهائية بعض العواقب الخطيرة، فقد طُرِدَ الكثير من الأشخاص الأكفاء؛ لأنَّهم فشلوا في الوفاء بمواعيدهم النهائية؛ إذ يمكن أن يدمِّر نسيان المواعيد النهائية سمعتك ويحُدَّ من تقدمك المهني، خاصةً عندما يحدث ذلك بشكلٍ متكرِّر.

من الممكن أن يؤثِّر عدم الوفاء بالمواعيد النهائية على مستوى الشركات في سمعة المنظمة؛ كما يمكن أن يؤدِّي أيُّ تأخيرٍ إلى تطبيق بندٍ جزائيٍّ في اتفاقيةٍ تعاقدية، ممَّا قد يؤثر في صافي أرباح الشركة.

7 طرق شاملة للوفاء بالمواعيد النهائية:

لا يتصرَّف كلُّ الناس بشكلٍ طبيعيٍّ عندما يتعلَّق الأمر بالعمل، حيث يتشتت بعضهم، ويماطل بعضهم، وقد لا يتمكَّن بعضهم الآخر من إدارة الوقت. لذلك، استخدم الطرائق التالية للوفاء بالمواعيد النهائية، وإنجاز مزيدٍ من المهام:

1. تقييم متطلَّبات الوظيفة:

أول شيءٍ يجب القيام به هو فهم متطلَّبات أيِّ مهمَّة. اسأل نفسك عمَّا تستلزمه الوظيفة، فغالباً ما يأخذ الشخص الذي عيّن لك المهمة، أمرَ تعقيدها في عين الاعتبار.

2. تأمين الموارد الصحيحة:

الخطوة التالية هي التأكُّد من أنَّ لديك كل ما تحتاجه لإكمال المهمَّة خلال الموعد النهائي المحدَّد. هل تتطلَّب الوظيفة التدريب؟ أم البحث؟ أم الدعم الفني؟ أم الأشخاص؟ أم المواد؟ إذا لم يكن لديك جميع الموارد المطلوبة، فيمكنك طلب تمديد الموعد النهائي.

3. أخذ أسوأ الاحتمالات في الحسبان:

لا تعمل الأشياء في بعض الأحيان وفقاً للخطة الموضوعة؛ لذا فمن المنطقي استباق المشاكل المحتملة. على سبيل المثال: قد يكون هناك عوامل مفاجئة، مثل: إغلاق أو تعطُّل المعدات، أو حالةٍ مرضيةٍ، أو حاجةٍ إلى القيام بسرعةٍ بمهمَّةٍ عاجلةٍ وهامَّة، والتي قد تؤثِّر جميعها في جدولك الزمني.

لن يكون لهذه الأحداث تأثيرٌ كبيرٌ في جدولك الزمني عندما يكون لديك الوقت الكافي للنظر فيها في بداية المشروع؛ كما يمكنك أن تطلب من زميلك التغطية عليك في حالة الطوارئ، ولكن احرص على تفويض المهمَّة إلى الشخص المناسب.

4. وضع خطة تفصيلية:

يجب عليك إنشاء جدولٍ زمنيٍ شاملٍ ووافٍ، وإحدى طرائق القيام بذلك هو تقسيم المهام إلى مراحل رئيسة، وتحديد موعدٍ نهائيٍّ لكلٍّ منها. قد تدرك أنَّك بحاجةٍ إلى وقتٍ أطول ممَّا يسمح به المشروع بأكمله، فتخبر مديرك عن هذه المشكلة، بدلاً من أن تأمل أن تسير الأمور على ما يرام.

5. تحضير نفسك لتلبية المواعيد النهائية:

أنت عاملٌ أساسيٌّ عندما يتعلَّق الأمر بالوفاء بالمواعيد النهائية، حيث تحتاج إلى معرفة كيفية إدارة نفسك لتتمكَّن من الوفاء بها؛ كما يتطلَّب الالتزام بالمواعيد النهائية الانضباط الذاتي، والعادات الجيدة، والتنظيم، والعقلية الصحيحة.

فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في إدارة نفسك للوفاء بالمواعيد النهائية:

• تعلَّم أن تقول “لا”: خذ الوقت الكافي لتقييم موعدٍ نهائيٍّ قبل أن تقبله؛ ولا تضغط على نقسك لتقبل إذا كنت لا تستطيع التعامل مع هذا الموعد.
• غيِّر طريقة تفكيرك: تجنَّب المواعيد النهائية التي تُشعِرُكَ بالضغط. يمكنك أن تفعل ما تريده في المقام الأول؛ إذ قد تمكِّنك المواعيد النهائية من تحقيق هدفٍ تتجاهله عادةً.
• خطِّط بشكلٍ “منفصل” عن “الإجراء الحقيقي”: لا تكون الخطة فعَّالةً حتَّى تنفَّذ. فما أن تضع خطة، انطلق لتنفيذها.
• زِد وقتك، وتذكَّر أنَّ تعدُّد المهام ليس فعَّالاً: أدِر وقتك بشكلٍ صحيحٍ حتَّى تتمكَّن من العمل بفعالية.
• اقضِ على العادات السيئة: إذا كنت خبيراً في المماطلة، فاعرف كيفية معالجتها. جرِّب إيجاد الثغرات لتحصل على المسار الصحيح للتغلُّب على ميلك إلى المماطلة.
• جِد مُحفِّزك: كشفت دراسةٌ حديثةٌ أنَّ بعض الأشخاص يلتزمون بالمواعيد النهائية لبعض الناس دون سواهم؛ فإذا كنت واحداً منهم، فابحث عمَّا يحفِّزك على العمل. هل هي مكافأة؟ أم تقدير؟ أم توفير الوقت للاستمتاع بما يثير اهتمامك؟
• اجعل تخميناتك أكثر دقة: قد تكون مُخطئاً بمحاولة تخمين الوقت الذي يستغرقه إكمال المشروع، ويمكن أن يكون التخمين أكثر صعوبةً عندما تقوم بمهمَّةٍ جديدة. لذلك، سيساعدك التدريب على الالتزام بالمواعيد النهائية في تحديد المدَّة التي تستغرقها مهمَّةٌ معينة؛ لذا تحلَّى بالصبر.
• اجعل الوفاء بالمواعيد النهائية عادة، بحيث يمكنك البدء بمواعيد نهائيةٍ أصغر، مثل: تنظيف الأسنان بحلول الساعة 6 صباحاً، والتمرين بحلول الساعة 6:30 صباحاً، والقراءة بحلول الساعة 12 ظهراً؛ وتطبيق الاستراتيجية نفسها للقيام بمهام أكثر أهمية.

6. مساعدة الآخرين على الالتزام بالمواعيد النهائية:

ينطبق هذا في الغالب على المدراء، فأنت تعرف من يمكنه الوفاء بالمواعيد النهائية، ومن يحتاج إلى دعمك. تذكَّر: بمجرَّد منح الآخرين مواعيد نهائية، فإنَّك تنقل المسؤوليات إليهم؛ ومع ذلك، لا يزالون بحاجةٍ إلى دعمك لتحقيق النجاح. لذا حفِّزهم على إدارة الضغط الذي يأتي مع الالتزام بالمواعيد النهائية.

اعرف المشكلات التي تواجهك، أو أنشِئ نظاماً لإعداد التقارير ومتابعة التقدُّم.

إذا كان ذلك ممكناً، فاسمح لفريقك بتحديد المواعيد النهائية؛ فقد وجدت الأبحاث أنَّ السماح للعاملين لديك بإظهار حسِّ المبادرة يمكن أن يحسِّن إنتاجيَّتهم.

إليك البطاقة الأخيرة التي يمكنك إظهارها أيضاً: حدد مواعيد نهائيةً مزيفة. أظهرت دراسةٌ نُشِرت في مجلة أبحاث المستهلك أنَّ المواعيد النهائية المحددة قبل تاريخ الاستحقاق الفعلي تحفِّز الناس على البدء بسرعة، بدلاً من التأجيل إلى وقتٍ لاحق؛ الأمر الذي قد يفيد في التخلُّص من المماطلة، كما يمكنك إخبار فريقك أنَّك بحاجةٍ إلى مداخلاتهم قبل أوانها.

7. الحدّ من عواقب تفويت الموعد النهائي‎:

قد لا تزال تفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك رغم كلِّ جهودك؛ وفي حالة حدوث ذلك، استرخِ وحاول قدر الإمكان لتقليل الضرر.

التواصل هامٌّ للغاية عند العمل على مشروعٍ ما، فلا يمكنك فقط أن تبقى صامتاً وتتوقَّع أن يفهمك أصحاب المصلحة الآخرون؛ بل اكتشف التحديات المحتملة التي تعطِّل خطَّتك في أثناء تقدُّمك في المهمَّة، وأظهِر أنَّك تستعدُّ لجميع الاحتمالات.

على أي حال، إذا فشلت في الالتزام بالمواعيد النهائية، سيتفهَّم الآخرون، وسيكونون على استعداد لمساعدتك؛ لذا أدِر في هذه الحالة المشكلات الحالية بأسرع ما يمكن، ووافق على الالتزام بجدول جديد، ثمَّ راجع مشروعك لمعرفة ما حدث، وكيفية منعه من الحدوث مرةً أخرى.

قد يؤدِّي عدم الإيفاء بموعدٍ نهائيٍّ إلى عواقب وخيمة؛ لذا كن حذراً. على سبيل المثال: إذا كنت تعمل كعاملٍ مستقل، يمكن للطرف الآخر إنهاء العقد وتقديم ملاحظةٍ سيئة عنك؛ كما يمكن أن يؤدِّي عدم تحديد موعدٍ نهائيٍّ إلى تشويه صورة علامتك التجارية؛ وهذا هو السبب في أنَّك لا تستطيع عموماً تخطِّي الموعد النهائي. لذا، تحمَّل المسؤولية، وتوقَّف عن اختلاق الأعذار؛ وإذا كنت تريد إحداث تأثير، ركِّز على مهامك وأنجِزها.

في الختام:

تُحدَّد المواعيد النهائية لتسهيل التشغيل السلس لأيِّ مشروع؛ لأنَّها تُمكِّن الجميع من العمل على هدفٍ مشترك.

أنت تحتاج إلى تطوير العقلية والموقف الصحيح لتصبح ناجحاً في الالتزام بالمواعيد النهائية؛ لذا ضاعف وقتك، وآمن أنَّه يمكنك القيام بأيِّ شيءٍ تخبر عقلك بالقيام به؛ وبمجرَّد أن تؤمن بنفسك وتفكِّر بعقليةٍ سليمة، ستجد أنَّك قادرٌ على الوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار.

المصدر