8 نصائح لكتابة رسالة الكترونية باحتراف

1- يجب أن يكون للرسالة الالكترونية أو الإيميل عنوان واضح يعبر عن محتواها، مثلاً عنوان ينص على “تغيير موعد الاجتماع”، أو “اقتراحات بشأن خطة العمل”. فالناس تحدد عادة ما إذا كانت ستقرأ الرسالة الالكترونية من عنوانها، وفي حال كان العنوان مبهماً فقد يمتنعون عن قراءة الرسالة.

2- استعمل عنوان بريد الكتروني رسمي الطابع. إذا كنت تعمل لدى شركة استعمل إيميل الشركة ولكن في حال كنت تستعمل إيميل خاص بخصوص العمل، ويجب أن تكون حذراً حول كيفية استعماله ومتى. البريد الالكتروني يجب أن يحتوي على اسمك واضحاً كي يعرف المتلقي من يرسل الرسالة.

3- فكر جيداً قبل أن تضغط على الزر الذي يرد على جميع من وصلتهم الرسالة أو تضمنتهم. فلا أحد يريد أن يقرأ بريد الكتروني من 20 شخص لا علاقة له بهم. لذلك تجنب الضغط على زر الإجابة على الجميع إلا إذا كنت على ثقة من أنهم يحتاجون إلى الحصول على الإيميل.

4- لا تستعمل عبارات تحية غير رسمية مثل هلا أو هلا بكم وغيرها. بل يجب أن تستخدم عبارات مثل مرحباً أو السلام عليكم. وأيضاً تجنب استعمال أسماء الدلع في الإيميل بل الاسم الكامل.

5- لا تستعمل المزاح كثيراً لأنّ المزاح قد يبدو غير مفهوم وقد يفقد معناه ويمكن أن يفسر على أنه إهانة في بعض الأحيان. الحالة الوحيدة التي يمكن أن تستخدم فيها النكتة هو عندما تعرف المتلقي بشكل شخصي.

6- اعرف أنّ الناس يكتبون بشكل مختلف كل حسب الثقافة التي يأتي منها. فانتبه إلى عباراتك لتتلاءم مع المتلقي خاصة وأنّ الإيميل لا يتضمن حركات جسم قد تفسر المطلوب. وتذكر أنّ رجال الأعمال من اليابان والدول العربية والصين يحبون أن يعرفوا الأشخاص قبل التعامل معهم فتميل رسائلهم إلى أن تكون شخصية. أما رجال الأعمال من ألمانيا وأميركا وسكاندنافيا يفضلون الدخول في الموضوع مباشرة.

7- احرص على تنقيح كل رسالة لأنّ بعض المتلقين قد يعتمدون على أسلوبك لتكوين رأي عنك وفي حال أكثرت من الأخطاء قد يكونون نظرة سلبية عنك.

8- لا تتسرع في كتابة عنوان المتلقي بل اتركه كآخر شيء تقوم به عند الانتهاء من كتابة الرسالة، فأنت لا تريد أن ترسل رسالة فارغة بالخطأ. حتى عندما ترد على رسالة من المستحسن أن تمحي عنوان الشخص الذي ترد عليه لتعيد وضع الاسم عندما تنتهي نهائياً من كتابة الرد.