نطرح عليك عزيزي القارئ عبر مقالنا اليوم من موسوعة كيفية كتابة نموذج تقرير اداري ، فالتقارير تعتبر إحدى الوسائل التي لها أهمية كبيرة فهي أداة فعالة يتم بواسطتها تقديم الكثير من الخدمات الإدارية المختلفة، وأيضاً تقديم مُلخص بسيط وواضح حول بيئة العمل الداخلية الخاصة بالمنشأة أو الشركة، وهي تشتمل على أنواع مختلفة من التقارير، ومنها الذي سنتحدث عنه عبر موضوعنا وهو التقرير الإداري، وهو عبارة عن وثيقة كتابية تتضمن مجموعة من الحقائق المختلفة التي تتعلق بموضوع أو مشكلة ما، وهذا التقرير يحتوي على تحليل منطقي وواقعي، ومجموعة من التوجيهات التي تعتمد على النتائج المرتبطة بالتحليل، وأيضاً يحتوي هذا التقرير على المقترحات.
وخلال السطور التالية سنتحدث بشئ من التفصيل عن هذا النوع من التقارير وطريقة كتابته، فعليك أن تتابعنا.
نموذج تقرير اداري
هناك مجموعة من الأجزاء والمكونات الرئيسية التي لابد وأن يحتوي عليها نموذج التقرير الإداري، وهي كالتالي:-
الملخص التنفيذي
وهو أول شئ يتم كتابته في التقرير، وعبارة عن بيان، ويستهدف طبيعة التقرير، مع تقديم الأفكار الخاصة بالمكونات والمحتويات الموجودة داخل التقرير.
العنوان
ويكون بالصفحة الرئيسية للتقرير، وتتضمن معلومات حول اسم الإدارة، والجهة اللذان يصدران التقرير، مع كتابة العنوان الرئيسي للتقرير الإداري، وكتابة اسم الشخص الذي كتب التقرير الإداري، وتوضيح تاريخ كتابته.
مُقدمة التقرير
تتضمن المُقدمة التعريف بالفكرة الأساسية الخاصة بالتقرير، وكتابة مجموعة الأهداف المُتعلقة بالتقرير، وكتابة سطور تمهيدية لكي نصل إلى الموضوع، مع إنشاء روابط يستخدمها الأشخاص أثناء قراءتهم للتقرير.
منتصف التقرير ( التقرير المركزي)
وهو المحتوى الأساسي للتقرير الإداري، ويتضمن عدة خيارات، وإيضاحات، وتسلسل مترابط ومُنظم بين بداية و نهاية التقرير، ولابد من احتوائه على العناوين الرئيسية والفرعية، وأن تكون كتابته سهلة ولغته مناسبة، وأيضاً من الضروري أن يحتوي على رسومات، وصور، وأشكال، تُساهم في توصيل المعلومات، وتوضيحها بشكل مُناسب.
نهاية التقرير
هو ختام التقرير الإداري، وعند كتابتها لابد من الالتزام بعدد من القواعد المختلفة منها الآتي:-
- ابتعد عن الاستطراد في الحديث، وعليك أن لا تتجاهل الشكل الهيكلي لكتابة التقرير.
- الابتعاد عن أي كلمة غير دقيقة أو زائفة، ولا تُكرر كلمة أخيراً بشكل مُبالغ فيه.
- عليك أن تكتب بلغة تحمل الطابع الإيجابي.
- ابتعد عن التداخل في الكلام، أو استخدام كلمات غامضة وغير مفهومة.
- الكتابة بإيجاز واختصار، دون حدوث أي خلل في المعنى.
الملاحق
وهي تلك المعلومات الإضافية التي يتم وضعها في التقرير الإداري، وتشمل التوصيات، الصور، النتائج، الاستنتاجات.
خطوات كتابة التقرير الإداري
هناك مجموعة من الخطوات التي يجب عليك القيام بها لكتابة تقرير إداري جيد، ومن ضمنها الآتي:-
حدد الموضوع
عليك أن تحصل على تفويض من قبل الجهة الإدارية لكي تبدأ في الإعداد للتقرير الإداري، ثم حدد الموضوع المرتبط بالتقرير، و الأجزاء المُتعلقة به.
تحليل الموضوع
ويُقصد به البحث عن تلك الأسباب التي أدت إلى وقوع مشكلة التقرير، مع البحث عن تلك المعلومات التي تتعلق بالمشكلة، ويُمكنك الوصول إليها من خلال الإطلاع على مجموعة من المصادر المختلفة منها الأبحاث، الكتب، أو غيرهم.
إعداد ترتيبات التقرير
ويُقصد بها تصنيف كافة الأجزاء والمكونات الخاصة بالتقرير الإداري، والذي يعتمد على عدة عوامل أساسية منها تحديد الإمكانيات المادية والفنية التي ستساهم في تدعيم جزء الإعداد للتقرير، مع معرفة المدة الزمنية التي يحتاج إليها التقرير حتى يصل للشكل النهائي.
تدوين مسودات التقرير
وهي تتكون من مسودتين هم:-
المسودة الأولى: وهي تتضمن ثلاثة مكونات رئيسية هم المقدمة، الهيكل، الخاتمة، بالإضافة إلى المحتوي الذي سيتم كتابته في التقرير الإداري.
المسودة النهائية: وهي تشتمل على الصورة النهائية للتقرير الإداري، وتتضمن الآتي:-
المحتوى المُتعلق بالتقرير: ومن خلاله يُراجع كاتب التقرير كافة الحقائق، والمعلومات والأفكار التي تم كتابتها في نص التقرير، مع معرفة مدى الاعتماد على استعمال مجموعة مختلفة من الاستنتاجات والأدلة، ودراسة الترابط بين المعلومات والأفكار المتواجدين داخل نص التقرير.
هيكل التقرير الإداري: يتم استخدامه لمراجعة عنوان التقرير الإداري، وهل استطاع التعبير عن الفكرة أم لا، وأيضاً نتعرف على المقدمة التي تحتوي على الأسباب والأهداف التي ساعدت في الإعداد للتقرير، ويُساهم هذا الهيكل في مراجعة الأفكار التي تم كتابتها بشكل سلس، مع التأكيد على سلامة التقرير.
الجوانب الفنية: يتم استخدامها من أجل دراسة وتنسيق كافة الأصول الكتابية، من إملاء، نحو، علامات ترقيم، بالإضافة إلى التعرف على الجوانب المرتبطة بتنسيق نص التقرير الإداري، ومنها التباعد بين الأسطر، ونوع الخط، وغيرها من العناصر الشكلية التي تُساهم في نجاح كتابة وتصميم التقرير الإداري.