بحث عن التخطيط وأهميته ، فالتخطيط قيمه هامة يُحدثك عنها موقع الموسوعة اليوم حيث ستتعرف على المقصود بعملية التخطيط، والفوائد الكثيرة لعملية التخطيط ، والقواعد التي تقوم عليها عملية التخطيط ، فكل فرد هو ترس في عجلة العمل ولابد وان يسير هذا الترس في تناغم مع بقية العناصر حتى تتحقق أهداف العمل وهذه هي وظيفة التخطيط.
المقصود بعملية التخطيط
التخطيط هو اهم عناصر العملية الإدارية وأولها، حيث يتم من خلاله رسم وتحديد الأهداف المحددة والدقيقة للعملية الإدارية ، من خلال مجموعة من الجهود المنظمة والدقيقة والتي تعنى بتحقيق أهداف كبيرة بأقل جهد وتكلفة.
والتخطيط يعتبر من اكثر عناصر العملية الإدارية أهمية وضرورة ، وهو جزء لا يتجزأ من تنظيم الإدارة في كل القطاعات والمجالات.
فوائد التخطيط السليم
إن التخطيط ضرورة أساسية من ضروريات العمل الإداري لا يمكن الاستغناء عنه خاصة في العصر الحالي ومع تزايد التحديات التي تحيط بنا، ولذا فاصبح للتخطيط أهمية وفائدة كبيرة نذكر منها:
وضع أهداف دقية
إن التخطيط يساهم بشكل كبير في تحديد الأهداف المطلوبة في كل عملية إدارية، والتأكد من دقة هذه الأهداف ووضوحها لكل العاملين عليها ، وتعتبر هذه الأهداف هي المعيار الأساسي لتقييم العمليات الإدارية ، وأداء العاملين عليها، فبدون التخطيط لن يكون هناك أهداف دقيقة وبالتالي ستتم العمليات الإدارية في عشوائية ولن تتمكن من تحقيق أي شئ حقيقي، بالإضافة إلى ضياع الجهود والأموال في عمليات غير مخططة بعناية أو مسئولية.
التنبؤ بالمستقبل
أن المستقبل هو أمر يعلمه الله عز وجل وحده، ولكن الذي يُقصد بالتنبؤ بالمستقبل هو أن التخطيط الجيد يتيح لنا معرفة كل المعطيات الخاصة بالعملية الإدارية من عوامل اقتصادية وتكنولوجيه وبشرية مما يتيح لنا الفرصة من توقع أي مشكلات أو أخطار مستقبلية، ومحاولة تفاديها تماماً، وكذلك توقع النتائج الخاصة بكل عملية إدارية والوقت الذي تستلزمه للحدوث.
تحقيق الترابط بين القرارات
يعتبر التخطيط عامل أساسي في تحديد أهداف كل قرار يتم صدوره في العملية الإدارية بين المدير والمرؤوسين مما يخلق شكل من أشكال الترابط بين هذه القرارات حيث أنها جميعاً مبنيه على أهداف مخططة بدقة وعناية.
تنسيق الجهود البشرية
إن أي عمل لا يتم التخطيط له هو جهد ضائع هذه هي الحقيقة التي يجب أن نعترف بها جميعاً، ولذا فان التخطيط له أهمية كبيرة في تنظيم وتنسيق العمل وتقسيمه إلى جهود فرعية يمكن تنظيمها للوصول إلى الهدف الرئيسي للعملية الإدارية، فكم من مرة تفشل أهدافنا بسبب سوء التخطيط لها، فالتخطيط يتيح الفرصة لكى نقوم بتقسيم العمل بدقة إلى أجزاء ونتمكن من متابعتها والتنسيق بينها حتى نصل لأهدافنا.
استغلال الموارد المتاحة بالشكل الأمثل
إن التخطيط له أهمية كبيرة ليس فقط إدارياً ولكن اقتصادياً فالتخطيط السليم يُمكن الفرد من استغلال الموارد التي أمامه افضل استغلال وتوظيفها بطريقة سليمة وموفرة للوقت والمال، فعلى سبيل المثال إن عمليات الإنتاج تتكون من “موارد مالية، قوى بشرية، مواد خام مختلفة، …وغيرها” من الموارد التي يتيح التخطيط استغلالها وعدم إهدارها لكى نتمكن من الحصول على اكبر قدر من المنفعة وتحقيق الأهداف الخاصة بنا بأفضل صورة.
تسهيل عملية الرقابة
إن التخطيط السليم يتيح لكل إدارة تسهيل عمليات الرقابة على الرؤساء والمرؤوسين معاً، كما تسهل التحكم في العمليات الداخلية والخارجية الخاصة بالإدارة، ومعرفة أوجه التقصير وعلاجها وحل المشكلات التي تواجه العاملين دون تركها لتؤثر على الأداء الخاص بهم.
تسهيل عمليات التقويم
أن تقويم العاملين والمشروعات جزء لا يتجزأ من العملية الإدارية وضرورة لتحقيق العدالة والإنجاز في أي مؤسسة، ولا يمكن أن تتم عملية تقويم عادلة وناجحة دون تخطيط سليم ودقيق، فالتخطيط يتيح لك الفرصة لتحديد الأهداف الأساسية والفرعية والتحكم في سير العمل بنظام وتقسيم الأعمال بما يتناسب مع الأفراد ومع المرحلة التي يمرون بها، ولذا فان التقييم لهذه العمليات والعاملين عليها يكون أسهل بكثير واكثر موضوعية.
تحقيق اللامركزية وتسهيل مهمة القائد
إن التخطيط السليم يسهل من سير العمليات الإدارية، حيث يعرف كل فرد في المنظومة دوره بدقة فهو مطلع على واجباته وعلى حقوقه ويعرف الأهداف التي يسعر لتحقيقها حيق تم وضعها وتخطيطها بدقة سابقاً، ولهذا فإن التخطيط يجعل العمل يسير بطرقة لا مركزية فلا حاجة لمتابعة القائد للعاملين طوال الوقت وفي كل ثانية من اليوم يكفى الأشراف العام على العمل، بينما يمارس كل فرد مهامه بدقة ودون الحاجة للرجوع للآخرين.
قواعد التخطيط السليم
بعد أن تعرفنا على التخطيط السليم وأهميته في العمل، لابد لنا وان نضطلع على القواعد السليمة للقيام بعملية التخطيط، وهى:
أن يكون التخطيط واقعي
لابد وان تقوم عملية التخطيط على أسس واقعية تماماً بحيث تكون قابله للتحقيق والإنجاز بصورة معقولة، فالتخطيط لا يعنى وضع أهداف خيالية بشروط مستحيله، بل على العكس فإن التخطيط يهدف إلى تحقيق أهداف واقعية بطريقة دقيقة ومنطقية ومتلائمة مع ظروف الفرد او المؤسسة ومواردهم.
أن يتوفر للتخطيط الأموال اللازمة
ان التخطيط يتطلب توفر الأموال اللازمة لتحقيقه، فلا يمكن وضع خطط جيدة إذا كنت لا تملك المال اللازم لتدعيم هذه الخطط وتنفيذها في الوقت وبالصورة المحددة.
أن يقوم التخطيط على المشاركة
ان التخطيط لأهدف لا يمكن تحقيقه إلا إذا تعاونت وتشاركت كافة الأطراف المعنية على تنفيذه وإنجازه بالطريقة الصحيحة، فالخطة لا تعنى شيئا إن لم يتفق كافة أعضاؤها على إتمامها.
أن يكون محدد بوقت
لابد للتخطيط أن يوضع في إطار زمني محدد بدقة، فالعامل الزمني ضرورة في أي عملية إدارية، حيث أن الخطة لابد لها من خط زمني دقيق تسير عليه حتى تصبح خطة ناجحة، فالخطة الموضوعة لتحقيق هدف ما في أسبوع إذا حققته بعد ثلاثة اشه تعتبر خطة غير ناجحة لأنها ببساطة لم تلتزم الإطار الزمني الموضوع لها.
أن يكون التخطيط متكامل
يجب أن تضع في عين الاعتبار أثناء عملية التخطيط أن تقوم بالتخطيط بناء على ما تملكه الإدارة من موارد مادية كانت أو بشرية أو حتى زمنية، فلابد للخطة أن تراعي كافة العوامل المختلفة أثناء وضعها، وان تتناسب بالضرورة مع الأهداف التي وُضعت من اجلها.
أن يكون التخطيط متناسق
لعل اهم قواعد التخطيط هو انه يقوم على التناسق والتناغم بين أفراد الفريق، فالخطة الموضوعة لابد وان تتم بالتنسيق مع الجيد بين كافة العناصر وتحديد المطلوب من كل فرد بدقة .
في النهاية فإن التخطيط ضرورة للفرد كما هو ضرورة للعمل والمجتمع اجمع، فكن حريصاً على ان تخطط لحياتك كما تخطط لعملك، فكل يوم يمر عليك دون خطة هو يوم يضيع من عمرك ولن تتمكن من استعادته.