في أي نظام إداري ناجح لابد أن تكون هنالك خطوات جادة ومحسومة ومحسوبة من قِبَل الإدارة لمواجهة أية أخطار أو أزمات تعصف بالمؤسسة، وتلك الخطوات يجب دراستها والتخطيط لها جيدا من قبل الإدارة حتى لا تتفاقم.
سبل التعامل مع الأزمات
1- سجل الأزمات: يعتبر سجل الازمات أحد أهم الدفاتر الواجب تواجها لدى أية شركة؛ فسجل الأزمات هذا تستخدمه المنظمات والمؤسسات على اختلافها من أجل توثيق كافة المواقف التي تعتبرها أزمات من شأنها تهديد كيان المنظمة؛ بحيث يكون هذا السجل بمثابة ذاكرة للمنظمة تعود إليها عند تعرضها لمشكلات وأزمات مماثلة، خاصة إذا كانت مشكلات هنية وفنية بحتة في مجال العمل، فيكون السجل محتفظا بخطوات حل المشكلة وتخطيها وبالتالي يسهل كثيرا على الأجيال اللاحقة.
2- فريق إدارة الأزمات: يجب أن تهتم الشركات بتوفير فريق عمل مخصص وجاهز لإدارة الأزمات، وهنا يجب ان يتمتع ذاك الفريق بصلاحيات عالية مستقلة عن المديرين والمشرفين، ويكون ممثلا لأعلى سلطة في المؤسسة؛ لأن الأزمة تتطلب ردود أفعال غير تقليدية مقيدة بضيق الوقت وضغوط الموقف ولا تتحمل أذونات ومجادلات ومناقشات مع مديرين ومرؤوسن، وتعتبر طريقة فرق عمل إدارة الأزمات من أكثر الطرق شيوعا واستخداما للتعامل مع الأزمات وتتطلب وجود أكثر من خبير ومختص وفني في مجالات مختلفة.
ورغم أن فريق إدارة الازمات يملك صلاحيات مستقلة إلا أنه يجب أن يتم حساب كل عامل بدقة وتحديد التصرف المطلوب بسرعة وتناسق وعدم ترك الأمور للصدفة؛ فالجدير بالذكر أنه في إحدى الدراسات اليابانية عن إدارة الأزمات اوضحت أن الأشخاص الأقربون للأزمة هم الأقدر على حلها أو توفير الحل المناسب لها؛ وبناء عليه نرى معظم الشركات اليابانية تتجه نحو اللامركزية في عملية اتخاذ القرارات.
3- التخطيط كمتطلب أساسي: يعتبر التخطيط هو حائط الصد والدفاع الأول ضد أية أزمات طارئة، لأن التصرفات العشوائية تختلف كثيرا عن ردود الفعل المخطط لها، فمعظم الأزمات تتأزم لأن أخطاء بشرية وإدارية وقعت بسبب غياب القاعدة التنظيمية للتخطيط وإن لم يكن لدينا خطط لمواجهة الأزمات فإن الأزمات سوف تنهي نفسها بالطريقة التي تريدها هي لا بالطريقة التي نريدها نحن.
ومما سبق تتضح أهمية التخطيط ووضع الاستراتيجيات بعيدة المدى التي تحوي في طياتها توقعات نظرات مابعدية للمستقبل؛ فالتدريب على التخطيط للأزمات يساهم بشكل فعال في منع حدوث الأزمة أو التخفيف من آثارها وتلافي عنصر المفاجآت المصاحب لها، ويتبين لنا أيضاً أن التخطيط يتيح لفريق عمل إدارة الأزمات القدرة على إجراء رد فعل منظم وفعال لمواجهة الأزمة بكفاءة عالية بالإضافة للاستعداد التام لمواجهة المواقف الطارئة غير المخطط لها التي قد تصاحب الأزمة.
وهنا نلاحظ أن معظم مشكلات الوطن العربية في المؤسسات على اختلاف أنواعها تتعلق بعدم وجود مخطط استراتيجي جيد يضع الخطط والتوقعات بعيدة المدى ويضع احتماليات لأية ظروف او عوائق؛ لأنه للاسف تندر العناصر الخبيرة والمدربة على الفكر التنبؤي كما في الشركات اليابانية التي تصيغ منظومة وقائية تعتمد خلالها على الابتكار والحلول الجذرية وتستخدم الطرق العلمية كالسيناريو والمحاكاة من أجل تجاوز أية أزمة أو التقليل من أخطارها على أقل تقدير .
5- نظام اتصالات داخلي وخارجي: المؤسسة التي تستخدم التقنيات الحديثة في التواصل داخل المؤسسة وخارجها، تكون قد ساهمت بشكل فعال في تجنب الأزمات في بدايات اشتعالها، فأنظمة التواصل تلك تساعد على توافر المعلومات والإنذارات في وقت مبكر؛ مما يساعد في دعم اتخاذ القرار في المجالات المختلفة، كما يساعد في بناء نظام معلومات متكامل للإنذار المبكر والتنبؤ بالمخاطر التي قد تهدد المنظمة.