طرق التحليل الوظيفي ” نماذج وأمثلة “

طرق التحليل الوظيفي

• مقابلة

من خلال استخدام هذه الطريقة ، يقوم محللو الوظائف بإجراء مقابلات مع أصحاب الوظائف ، وذلك لجمع معلومات عن مهامهم وكيفية تعاملهم معها يمكن أن تكون المقابلات منظمة وغير منظمة وفقا لثقافة الشركة [1] .

تقوم المقابلات المنظمة باتباع نهجا منهجيا حيث تتم مقابلة الموظفين بدقة واتساق ، باتباع تنسيق تم تحديده مسبقا خلال المقابلة منظمة عادة ما نري الآتي :-

• •  يتم طرح نفس الأسئلة بنفس ترتيبها على كل الأشخاص في المقابلة.
  •  يقوم الباحثون ب (تسجيل، مقارنة، تقييم) الإجابات مقابل معايير موحدة.
  •  تظل عملية المقابلة علي ماهي عليه حتى لو تم تغيير المحاور.
  •  نتيجة هذا الاتساق ، تتمتع المقابلات المنظمة بمستوى عالٍ من الموثوقية والصلاحية.

من جانب آخر تنكشف المقابلات الغير منظمة بدون بنية تم تحديدها مسبقا ، تتم عملية المقابلة كمحادثة من غير أسئلة تم تحديدها مسبقا .

ومع ذلك ينبغي على من يجري المقابلة أن يوضح الغرض منها وأن يركز عليها للموظفين ، ويعد الغرض من هذه المقابلة هو فهم دورهم الوظيفي بطريقة أفضل لكي يتم تحسين دورهم أو تعديله .

خلال المقابلة الغير منظمة ، عادة ما نري الآتي :

• •  قد يطرح علي الأشخاص الذين تتم مقابلتهم أسئلة متنوعة أو تطرح نفس الأسئلة ولكن بترتيب متباين.
  •  لا يقوم الباحثون دائما باستخدام نفس المعايير لتسجيل الإجابات ومقارنتها وتقييمها.
  •  تختلف عملية المقابلة وفقاً لاختلاف المحاور.

تطبيق المقابلات باعتبارها الطريقة الوحيدة للتحليل الوظيفي له الكثير من العيوب أيضا ،  ويعد أحد هذه العيوب هو أن الموظفين قد يبالغون أو يقومون بحذف التفاصيل الحيوية .

للقضاء على هذه المشكلة المحتملة يتعين على كل من ( متخصصي الموارد البشرية، ومحللي الوظائف) مقابلة أكثر من موظف واحد في نفس المنصب (إن أمكن) ، سيتيح هذا نتائج وبيانات أكثر موثوقية لمحللي الوظائف ومتخصصي الموارد البشرية للعمل معهم .

•  الاستبيانات

كما يظهر الاسم ، تتطلب هذه الطريقة ملء النماذج من قبل (الموظفين، والمشرفين، والمديرين)  ، تعد الاستبيانات واحدة من أكثر طرق التحليل الوظيفي استخداما .

وذلك لأنها غير مكلفة في الإنشاء والتوزيع على الكثير من الأشخاص بمعدل أسرع ، يمكن أن تنطوي الاستبيانات على أشكال متنوعة من الأسئلة علي سبيل المثال ، (الأسئلة المفتوحة ، الاختيار من متعدد ، قوائم المراجعة) أو مزيج منها جميعا .

تقوم الاستبيانات المستخدمة بجمع بيانات حول كافة النواحي التي لها تأثير على كيفية إتمام الوظيفة ، بالإضافة إلى العوامل الداخلية والخارجية .

المجالات الأكثر انتشاراً التي تركز عليها الاستبيانات:-

• •  المعرفة والمهارات والخبرة والمؤهلات.
  •  واجبات تنفذ يوميا.
  •  عمل الواجبات بطريقة أقل توترا.
  •  المعدات والمواد التي يتم استخدامها في الواجبات.
  •  الوقت الذي يقضيه في مهام وظيفية متنوعة.
  •  المدخلات الجسدية والعاطفية.
  •  مستوى الرضا الوظيفي.
  •  الراتب والتعويضات.
  •  ظروف العمل.
  •  تعليقات إضافية.

بالرغم من أن الاستبيانات تساهم في بدء عملية التحليل الوظيفي ، إلا أنها غير كافية لجمع البيانات الموثوقة والمفيدة.
في الواقع الاستبيانات لديها العديد من العيوب .

علي سبيل المثال : (التفسير الخاطئ للأسئلة ، معدلات عدم الاستجابة الزائدة، المعلومات الغير دقيقة التي يقدمها المشاركون). وتعد البيانات الغير دقيقة عكس ما يهدف إليه محللو الوظائف .

• الملاحظة

البيانات التي تجمع عن طريق الملاحظة مفيدة للغاية وموثوقة وذلك لأنها عن طريق المعرفة المباشرة ، تعتبر الملاحظة الطريقة الوحيدة للتحليل الوظيفي التي تتيح لمحللي الوظائف أو متخصصي الموارد البشرية العثور علي البيانات مباشرة .

في حين تقوم طرق التحليل الوظيفي الأخرى بجمع البيانات بطريقة غير مباشرة وفي بيئة منظمة ، عند استخدام هذه الطريقة تحديدا .

يراقب محلل الوظائف الموظف ويقوم بتسجيل ما يفعله وما لا يفعله. يساعد هذا محللي الوظائف ومتخصصي الموارد البشرية على الحصول علي نتائج أكثر موثوقية ، وبالرغم من ذلك إلا أن طريقة الملاحظة لها عيوب متعددة منها:-

• •  تشويه البيانات إذا كان الموظف على دراية بالملاحظة.
  •  قد يؤثر الوعي على مخرجات العمل خلال الملاحظة.
  •  من الصعب ملاحظة كافة واجبات العمل وردود الفعل في الإطار الزمني المحدد.
  •  قد يكون من الصعب مراعاة الأدوار الإدارية والتنفيذية العليا بطريقة كاملة.

لذلك بتعبير آخر تتيح هذه العملية لمحللي الوظائف إنشاء مجموعة عينات ذات نطاق واسع مع فهم العوامل في العمل عند مراقبة الموظفين.

مثال على التحليل الوظيفي

بإذن من (Synergy Solutions) ، قمنا بإعادة طباعة المثال الآتي [2]  :-

1. المسمى الوظيفي: “التخطيط المالي”
2.  تصنيف المبيعات : “الموظف المعفى بدوام كامل”
3.  القسم / القسم: “المنتج المالي”
4.  الموقع الإقليمي الغربي : “أورانج كاونتي ، كاليفورنيا”
5.  الراتب: “المستوى الرابع (الأساس + العمولة)”

وهذا المثال خاص بمندوب المبيعات الذي يقوم ببيع منتجات خدمات مالية ،يقضي حوالي( 75%) من وقته في المكتب بينما يقضي الـ (25%) المتبقيين على الطريق لتقديم عروض تقديمية للعملاء.

تحتاج الوظيفة إلى تعيين المخططين الماليين المعتمدين، كما أنها تحتاج جيلا رائدا للخدمة الشاقة.

أهمية التحليل الوظيفي

•  التوظيف والاختيار

يساعد التحليل الوظيفي في تحديد نوع الشخص المطلوب للقيام بوظيفة معينة ، ويشير أيضا إلى متطلبات الوظيفة من حيث (المؤهلات التعليمية ، مستوى الخبرة، المهارات الفنية، والجسدية والعاطفية، والشخصية) [3] .

لأداء الوظيفة بالطريقة المرغوبة الغرض من ذلك ( وضع الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة) .

•  التدريب والتطوير

من الممكن أن يستخدم التحليل الوظيفي لتقييم متطلبات التدريب والتطوير الخاصة بالموظفين ، وأيضا تحديد الاختلاف بين المخرجات المتوقعة والفعلية مستوى التدريب الذي يتعين نقله إلى الموظفين .

بالإضافة إلى أنه يساهم في تحديد محتوى التدريب والأدوات والمعدات التي ستستخدم لإجراء التدريب وأساليب التدريب .

•  إدارة التعويضات

بالفعل يلعب التحليل الوظيفي دورا حيويا في تحديد كل من (حزم الأجور، الامتيازات، المزايا الإضافية، الحوافز الثابتة، الحوافز المتغيرة) للموظفين .

وبعد كل هذا تعتمد حزمة الأجور على (الوظيفة، والمسمى الوظيفي، والواجبات، والمسؤوليات التي تحتوي عليها الوظيفة) .

• تصميم الوظيفة وإعادة تصميمها

يعد الهدف الأساسي من التحليل الوظيفي هو تبسيط الجهود البشرية والعثور على أفضل نتائج ممكنة ، كما انه يساعد في( التصميم، وإعادة التصميم، والإثراء، والتقييم) .

ويعمل أيضا على تقليص وإضافة مسؤوليات إضافية في وظيفة محددة ، وذلك من اجل تعزيز رضا الموظفين بالإضافة إلى زيادة الإنتاج البشري .

لذلك ، يعد التحليل الوظيفي واحداً من أهم وظائف مدير أو قسم الموارد البشرية ، والذي يساعد في وضع الشخص المناسب في المكان المناسب وفي الوقت المناسب.

مناهج التحليل الوظيفي

تتم خطوات التحليل الوظيفي باتباع نهجين:-

•  نهج موجه المهام

يركز هذا النهج على الأنشطة الفعلية المتضمنة في الوظيفة ، يعد بشكل رئيسي الواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة ، يقوم متخصصي الموارد البشرية بتطوير بيانات المهام التي توضح خصائص الوظيفة بتفصيل كبير .

ومن ثم يتم تصنيف المهام اعتمادا على (الأهمية، والتكرار ،والصعوبة) وما إلى ذلك ، ويساعد هذا في الوصول إلى فهم أكبر لاحتياجات الوظيفة .

• نهج موجه نحو العمال

يعتبر فحص السمات البشرية الخاص بالوظيفة نهجًا آخر للتحليل الوظيفي ، حيث تصنف هذه السمات على أنها ( معرفة، ومهارات وقدرات، وخصائص أخرى) يطلق عليها جمعا اسم ( KSAO) .