إن كنت تريد أن تكتب شكوى إدارية ولا تعلم من أين تبدأ، فيسعدنا أن نطرح لكم طرق بسيطة لكتابة شكوى إدارية ، وهي عبارة عن طلب يتم تقديمه إلى مجلس إدارة الشركة في حالة أن تعرض لك أحد من زملائك في العمل، أو أحدهم تسبب لك في سوء، ويتم التقدم بالشكوى وكتابتها بعد وقوع الضرر مباشراً كي تسترد حقوقك القانونية التابعة للوائح الشركة أو المؤسسة التابع لها، وهي ورقة رسمية يقوم الموظف بكتابة ما حدث تفصيلياً لما تسبب له في ضرر، وبعد كتابة الشكوي يقوم بكتابة طلب الحصول على حقوقه الخاصة بطريقة قانونية، ولذلك عبر موسوعة نقدم لكم إحدى الطرق البسيطة لكتابة الشكوى
طرق بسيطة لكتابة شكوى إدارية
هناك حول العالم الكثير من الطرق لكتابة الشكوى الإدارية، والخطابات التي تحمل شكوى هي الأكثر انتشاراً في المؤسسات والشركات، وخاصاً المكتبات الرسمية عند تعامل الموظف مع جهة حكومية، في حالة التظلم من واقعة معينة مسته بضرر، وهناك فرق كبير بين التقدم بشكوى مكتوبة وشكوى شفهية، حيث الأخيرة تعرضك للكثير من المصاعب المواقف التي من خلالها لا تحصل على حقوقك مثل: قول لفظ خارج أثناء غضبك، التعصب أثناء المحادثة مما يجعلك ليس قادراً على سرد الموقف بطريقة صحيحة، بينما الشكوى المكتوبة تساعدك على الهدوء أثناء كتابتها وعدم الوقوع في أخطاء وسرد الواقعة بدقة.
شروط يجب أن تتوافر لكتابة الشكوى الإدارية
- عدم استخدام الكلمات الصعبة أثناء السرد وعدم كتابة ألفاظ بذيئة، وأن يكون الخط المكتوب به الشكوى واضحاً حيث يستطيع أن يقرأ بسهولة، والابتعاد عن الجمل الذي يصعب تفسيرها أو فهمها، حيث لا تعرقل فهم المطلوب من الرسالة
- الشكوى المقبل على كتابتها وموضوعيتها، والاختصار في صياغة نص الشكوى.
- تنظيم الأفكار في كتابتها كي يتم إدراك الموقف للقارئ بسهولة.
- استخدام الألفاظ الواضحة والكلمات السهلة وليست المعقدة وأن تكون المصطلحات سهلة الفهم لتوصيل الهدف من الشكوى بطريقة سريعة.
- توفير معلومات موثوقة ودلائل كي تثبت الواقعة وان تكون قابلة لتحليل من مستلم الرسالة.
طريقة كتابة الشكوى الإدارية
تقسيم الشكوى إلي:
الترويسة
تكون في الجزء العلوي من الشكوي وبها عنوان موقع الشركة المرسل إليها، رقم صندوق البريد ورقم الهاتف.
الرقم أو الإشارة
رمز يدل على موضوع الرسالة، إلى جانب ترتيبها الرقمي الصادر من المنظومة، حيث يساعد في عملية حفظ الشكوى.
التاريخ
التاريخ الذي أرسلت فيه الرسالة ويكتب في الجزئ العلوي من الشكوى على اليمين.
المقدمة
وهي عبارات التحية المحترمة التي ترفع من شأن المؤسسة، ثم شرح مبسط عن مضمون الشكوى.
كتابة الشكوى
هنا يتم كتابة الشكوى تفصيلياً وبدقة مع مراعاة الملاحظات الذي ذكرناها في الأعلى، حيث يجب مراعاة الدخول في الموضوع فوراً واستخدام اللغة السهلة.
الخاتمة
وهي عبارة ختامية تليق بمقدمة الشكوى حيث تنهي كتابة الشكوى هنا وتنسحب بطريقة مهذبة تنسجم مع شكوتك وشخصيتك.
التوقيع
قبل التوقيع عليك قرأة الشكوى جيداً وبدقة كي تجد توافر كافة الشروط الهامة لكتابتها، للتجنب الوقوع في أخطاء، ثم يتم التوقيع واسم المرسل إليه، ومركزه في المؤسسة.
عنوان المرسل إليه
يكتب في الجزء الأعلى من الشكوى يميناً باللغة العربية ويساراً باللغة الإنجليزية، حيث أسفل التاريخ والرقم مباشراً.
المرفقات
إن كان يوجد مع الشكوى شيئاً أخر تريد أن ترسله فعليك مراعاة كتابة ( مرفق لكم مع الشكوى/ …. ).
في حالة التقدم للشكوى لأكثر من شخص
هذه الحالة نادراً ما تحدث ولكن عليك مراعاة كتابة أسفل الشكوى ( هذه النسخة إلي السيد / …. )
وبهذا الشكل لقد انتهيت من كتابة الشكوى الإدارية وليس عليك إلا التقدم بها ولكن بعد مراعاة ما تم ذكره والتأكد منه