نقدم إليكم اليوم عزيزي القارئ اليوم طريقة كتابة خطاب ، يتعرض كل منا إلى حاجته إلى كتابة خطاب ما سواء كانت لهيئة حكومية أو مؤسسة وسواء كان الغرض من إرسال الخطاب التقدم لطلب وظيفة أو شكوى موجهة أو طلب للموافقة.
وتختلف الجهات التي يتم توجيه الخطابات إليها سواء كانت بنك أو مدرسة أو وزارة أو إدارة، ولابد أن يكون الخطاب صحيحا من الناحية اللغوية والإملائية ومنسقا كما يجب أن يخلو من الألفاظ الغريبة ولا العبارات الغامضة لكي يأتي بالهدف المنشود والمكتوب من اجله .
ويراعى في الخطاب أن يكون مكتوب بأسلوب جذاب فانه يدل على راسله ويعبر عن شخصية كاتبه ويشجع قارئه على الاسترسال في متابعة محتواه دون ملل أو ضجر، ولمعرفة طريقة كتابة الخطاب وأسس كتابته فعليكم بالبقاء معنا في موسوعة .
طريقة كتابة خطاب
قد يعثر الأشخاص على المختصين بكتابة الخطابات الرسمية من المحامين أو الكتبة الذين يتواجدون أمام المصالح الحكومية والذيم بإمكانهم كتابة الخطابات الرسمية ببراعة نظير اجر ولكن البعض لا تتوفر لديه هذه الفرصة ويضطر إلى كتابه الخطاب الذي يحتاجه بنفسه ولذا من خلال مقالنا هذا سنقوم بتوفير الشروط اللازمة لكتابة الخطاب ومحتوياته حتى يتأتى الغرض المرسل من اجله الخطاب ولا تتعرض إلى تأخير مصالحك أو تعطيل معاملاتك.
أنواع الخطابات الرسمية
- الخطاب الموجه من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى.
- الخطاب الموجه من احد الأفراد إلى احد الجهات الرسمية كان يكون احد العاملين بها أو يقوم بتوجيه شكوى إليها أو يريد الحصول على الموافقة لأمر ما .
- الخطاب الموجه من جهة رسمية لاحد الأفراد سواء كان خاص بترشيحه لوظيفه معينة أو إخطاره بالاستغناء عنه أو إنذار إداري .
أشكال الخطابات الرسمية
يجب أن تتميز الخطابات الرسمية ببعض المواصفات الشكلية ومنها :-
- أن يتم الكتابة على ورق ابيض ويكومن الورق مدون عليه شعار المؤسسة المرسل منها إذا كان الإرسال من جهة رسمية .
- ممنوع منعا باتا الرسم على الخطاب أو وضع احد الأشكال حتى لو كانت للزينة أو التنسيق.
- يجب الكتابة باللون الأزرق العادي حتى يتسنى التفرقة بين الأصل والصورة ومن الأفضل الكتابة على برنامج الوورد على أن يكون بالخط العادي، (الاريال ) وحجم الخط 16.
- يراعى أن يتم الكتابة بعد اتخاذ بعض المسافات طولا وعرضا وعدم وضع علامات كالتسطير أو الإطارات الخارجية .
- يجب أن يكون هناك مسافة بين الأسطر حوالي سطر أو نصف سطر.
خطوات كتابة الخطاب الرسمي
إليكم طريقة كتابة خطاب إلى المدير العام من خلال السطور التالية.
- أن يستهل الخطاب ب (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ).
- السطر التالي يتم كتابة اسم الشخص المرسل إليه الخطاب مع سبقها بصفته السيد/ (مدير – مسئول – رئيس مجلس إدارة ).
- أما في حالة عدم معرفتك باسم الشخص فانك تكتب / إلى من يهمه الأمر
- السطر الذي يليه يكتب ..تحية طيبة وبعد .
- متن الخطاب لا بد أن يكون واضحا وخالي من الاسترسال دون حاجة ولا عبارات الترحيب لأنه لا مجال للمجاملات كما يراعى أهمية الوقت لكل الأطراف .
- الحرص على استخدام علامات الترقيم بشكل صحح تيسيرا على القارئ.
- مراعاة تحديد النقاط الرئيسية المبعث من اجلها الخطاب مثل تفنيد الأمور أو ذكر الحيثيات بشكل موجز .
- الانتباه إلى دقة الأرقام في حالة التعاملات التجارية.
- الحرص على صدق التواريخ في كل الحالات .
- التوثق من المعلومات قبل إرسالها أو إرسال ما يدعمها مرفقا بالخطاب سواء كانت صور من الفواتير أو العقود أو الشهادات .
- في نهاية الخطاب يجب كتابة مع تحياتي ولكم جزيل الشكر .
- يراعى كتابة اسم المرسل من اليمين كما يراعى وضع الأختام اللازمة والتوقيعات في حالة الخطابات الرسمية لإضفاء الشكل الرسمي إلى الخطاب .