كيفية إدارة الاجتماعات؟

قبل الاجتماع:

–          إعداد نشرة داخلية يحدد فيها تاريخ ومكان وموضوع الاجتماع بوقت كاف؛

–          الحرص على أن يطلع جميع الأساتذة على النشرة الداخلية مع توقيعهم عليها، وتجنب تكليف أحد الأساتذة بالقيام بالمهمة شفهيا؛

–          تحديد المدير للمواضيع التي ستناقش خلال الاجتماع بوضوح ودقة وترتيبها حسب أهميتها؛

–          وضع رؤوس أقلام للمواضيع المحددة في مسودة، تجنبا للارتجال والعشوائية أو – النسيان؛

–          الحرص على أن لا يستغرق الاجتماع وقتا طويلا، فأغلب الأساتذة يتبرمون من الاجتماعات المطولة؛

–          اختيار القاعة الملائمة لعقد الاجتماع، ويجب أن يتوافر فيها: النظافة – نظافة الطاولات أيضا- التهوية الجيدة، الإضاءة؛

–          إعداد القاعة بتغيير وضعية الطاولات من الشكل الصفي التقليدي إلى الشكل الدائري؛

أثناء الاجتماع:

–          تجنب جلوس المدير على المكتب؛

–          تعيين أحد الأساتذة لكتابة تقرير الاجتماع؛

–          الحرص على إظهار الابتسامة والبشاشة في وجه الجميع؛

–          البدء باسم الله والترحيب بجميع الأستاذات والأساتذة؛

–          الإعلان عن سبب الاجتماع؛

–          الحرص على سيادة الحوار والتفاهم والابتعاد عن التعصب والتشدد؛

–          احترام مختلف الآراء التي تطرح ومناقشتها؛

–          تدوين النقط المتفق عليها بالإجماع، وتسجيل المتحفظين إن اقتضى الحال ذلك؛

–          الحد من المناقشات والحوارات الجانبية؛

–          تجنب تأنيب أحد الأساتذة في الاجتماع أمام الجميع؛

–          الحرص على عدم الخروج عن موضوع الاجتماع والتدخل بشكل إيجابي للحد من – – الصراعات الجانبية؛

–          عدم مناقشة موضوعين في وقت واحد؛

–          إعطاء الفرصة للجميع وبشكل متكافئ لإبراز وجهات نظرهم؛

–          التوفيق بين وجهات النظر المتضاربة؛

–          قراءة التقرير من طرف المقرر، وتمريره على الحاضرين من أجل توقيعه؛

المصدر: عيون العرب