Table of Contents
يتساءل الكثيرون حول عملية جرد المخازن وأهدافها ونتائجها والطريقة أو الكيفية التي تتم بها هذه العملية، ولا شك هي عملية هامة للغاية؛ خاصةً وأنها يترتب عليها العديد من القرارات الإدارية للشركة حسب نتائج هذا الجرد، حتى أن العديد من الشركات تحدد في محاسبيها القدرة والخبرة المسبقة على إدارة مثل هذه العمليات المحاسبية بدقة وكفاءة، وتنقسم عمليات الجرد ما بين جرد دوري أو مستمر طوال العام، وأيًا كان نوع الجرد ومزاياه وعيوبه فهو ذو أهمية كبيرة في الحفاظ على أصول الشركة وممتلكاتها من الضياع أو النهب أو التلف، وفيما يلي نسلط الضوء بالفعل على عملية جرد المخازن، وكيف يتم الجرد السنوي تحديدًا، كما نسرد تفاصيل أكثر حول تقرير جرد المخازن وكيف يصاغ وماذا يدون فيه، ومن هم أولئك المختصون أو من يملكون الخبرة والدراية لقيام بهذه المهمة، كما نوضح أبرز المعايير التنظيمية لعملية الجرد، وكذا سبل تأمين المخازن والبضاعة الموجودة بها من التعرض للسرقة.
ما المقصود بعملية جرد المخازن ؟
تطلق كلمة الجرد في معناها العام على عملية حصر وحساب المعدات والأدوات المملكة للمصلحة سواء كانت حكومية أو خاصة، وذلك بهدف التعرف على سلامتها وما تم استعماله وما تبقى خلال فترة زمنية محددة، وغالبًا ما تتم هذه العملية على المنتجات والأدوات المتراكمة في المخازن، ويلحق بهذه العملية ما يسمى الجرد السنوي، ويسهم الجرد السنوي في التعرف على مدى سلامة العهدة وتحديد إذا ما كان قد تم التلاعب بكميتها أو بجودتها أو أنها أصيبت بأية أضرار طبيعية أو بفعل فاعل، وكذا حساب قيمة كل هذه المواد المخزنة وحالتها وهل يمكن استعمالها مرة أخرى لاحقًا أم لا، وغالبًا ما تقرر إدارة الشركة إجراء عملية جرد المخازن السنوية في نهاية كل سنة مالية حسبما تحددها الشركة لنفسها، ولا يقتصر الجرد على المخازن فحسب، ولكن أيضًا يشمل تلك الأدوات والعهدات الشخصية التي تسلمها الموظفون، وقد يتطلب الجرد بعض الإجراءات الرسمية التي تتمثل في اعترافات موقعة من الموظفين بأن عهداتهم سليمة وأي تلف بها يتحملون قيمته أو ما إلى ذلك من إجراءات.
خطوات جرد المخازن
قبل البدء في تحديد خطوات الجرد، يجب تحديد أي طرق الجرد سننتهج، وهناك بالفعل طريقتان أساسيتان وهما الجرد الدوري والجرد المستمر، ولكل منهما مميزاته وعيوبه، وفيما يلي سنذكر بشكل عام عملية جرد المخازن السنوية وهي الشائعة أكثر من غيرها لا سيَّما في الشركات الصغيرة التي لا تملك أصنافًا وكميات كبيرة من المخزون، وتكون الخطوات كما يلي:
- في البداية يتم تحديد الفريق المكلف بعملية الجرد، وفي الغالب تتم بواسطة محاسب الشركة المتخصص في الأعمال المالية والإدارية، على أن يصاحبه أمين المخازن المسؤول عن العهدة، وإلى جانب ذلك يتم الاستعانة بعدد اثنين من العمال أو أكثر؛ وذلك حسب مقدار المخزون الموجود وعدد الأصناف المراد جردها، ومدى حجم نشاط هذه الشركة.
- بعد إعداد اللجنة المشرفة والقائمة على عملية جرد المخازن وضمان نزاهتها، يتم تحديد الكشوف، وفي هذه الكشوف يتم تحديد كافة الأصناف والمواد والعهدات التي من المفترض أن تملكها الشركة في مخازنها، مع ترك خانة فارغة إلى جوار كل صنف.
- في الخطوة التالية نبدأ في حساب كمية المواد والمنتجات المتوافرة في المخازن على أن يتم كتابتها في الخانة الفارغة إلى جوار الصنف.
- بعد جمع وتحديد نسبة وعدد الأصناف المتوافرة في المخزن، يتم تقييم كافة الأسعار والأرصدة والحسابات المالية المتعلقة بهذا المخزون، لكي يتم تقييمه فيما بعد مع نسب الأرباح والمديونيات وما إلى ذلك.
- في حال ملاحظة وجود نقص أو فائض أو أي شيء مخالف للحسابات الورقية والقانونية بالشركة، يتم مراجعة أمين المستودع الذي عليه توضيح الأسباب والمبررات لذلك.
- في بعض الأحيان عند جرد المخازن تكون هنالك حاجة ماسة لتقييم وجرد عدد من الأصناف المحددة سلفًا، وذلك نتيجة شك الإدارة أو المحاسب في حدوث عجز بها، أو لأهميتها الكبيرة لدى إدارة الشركة، والتي قد يتسبب نقصها في تعطل العمل بالكامل.
- في حال ثبت عجز أي صنف من الأصناف ولم يبد أمين المخازن أي مبرر مقبول وقانوني، يتم تحميله هذا التلف أو العجز وتحقق الشئون القانونية في المؤسسة في هذا الأمر.
- في ختام جرد المخازن السنوي، يتم تسجيل وتوثيق ما آلت إليه نتائج الجرد وتوقيع لجنة الجرد عليه، ومن ثم اعتماد هذه النتائج سواء سليمة أو بها عجز، وفي الغالب يتم توثيقه على الكمبيوتر ويتم تقديمه إلى مجلس إدارة الشركة.
أنواع جرد المخازن
هناك عمليتان رئيسيتان يتم على أساسهما جرد المخازن وحساب القيمة والكمية الفعلية للمنتجات المتوافرة في المخازن وضمان عدم التلاعب فيها بأي شكل غير قانوني، وكذا التعرف على مدى سلامة سير الشركة من حيث الأرباح والخسائر فيما بعد ذلك، وهاتان الطريقتان كما يلي:
الجرد الدوري
وهو الذي يتم إجراؤه كل فترة محددة ومتفق عليها من مجلس إدارة الشركة، وغالبًا ما تكون في نهاية كل سنة مالية تمر على الشركة، وخلال جرد المخازن الدوري لابد وأن تتوقف كافة عمليات التخزين والإيداع في المخازن وكذا عمليات السحب منها، كما أن عملية الجرد هذه يجب أن تكون شاملة لكافة الأصناف والأدوات والعهدات المودعة في المخازن مهما كانت كبيرة أو صغيرة ما دامت ذات قيمة وبكميات محددة سلفًا، وفي السياق ذاته ولضمان عدم التلاعب يجب أن تتم تلك العملية في وقت واحد على كل أفرع مخازن الشركة بواسطة لجنة واحدة موثوق في نزاهتها ودقتها، كما يجب تحديد، وفي النهاية يجب أن يخلص تقرير الجرد بكميات المواد المتوافرة وقيمتها النقدية، ويتم تسجيل وتوثيق وتوقيع هذا التقرير الختامي وتسليمه للإدارة الشركة.
الجرد المستمر
يعتبر هذا الجرد من العمليات الحسابية البسيطة التي يتم خلالها التعرف على كمية وقيمة الأدوات والعهدات والمواد والمنتجات المخزنة ولكن بشكل مستمر ومفاجئ طوال الوقت وغير محدد بموعد معين، وقد يتم هذا الجرد في حال حدوث طارئ ما يتسبب في إهدار أو عجز بالعهدة، ويقول خبراء المحاسبة بأن الهدف الأساسي من الجرد المستمر هو المراقبة الدائمة والحيلولة دون حدوث اختلاس أو سرقة بأي طريقة كانت، وعلى رأسها تسجيل المنتجات المملوكة للشركة في بند المشتريات بدلًا من بند المخازن، ولعل هذا أبرز طرق الاختلاس؛ إذ أن المواد والأغراض التي تملكها الشركة لابد وأن تودع وتوثق ضمن كشوف المخازن ما دامت لم تخضع لعمليات البيع.
ويتميز جرد المخازن المستمر بأنه قليل التكلفة وسهل القيام به ويوفر كثيرًا على الشركة عناء الجرد السنوي الذي يستمر لعدة أيام ويكون الأمر مرهقًا وقد تحدث حالات خلل وتهرب وتلاعب، كما يتميز الجرد المستمر بأنه غير محدد بفترة أو توقيت معين وإنما متاح القيام به خلال يوم العمل بكل بساطة، ويتيح أيضًا التعرف على أي خلل أو عجز أو نقص أو سرقة أو غيرها من سلبيات قد تصيب مخزون الشركة، ما يعطي فرصة للتحقيق ووقف أي عمليات مخلة قبل تطورها واستمرارها.
كيفية الجرد السنوي
كما أوضحنا أن جرد المخازن السنوي هو تلك العملية المحاسبية الدورية التي تتم في نهاية كل سنة مالية لحصر ممتلكات الشركة في المخازن والتأكد من عدم التلاعب بها بأي شكل من الأشكال، وهناك العديد من الخطوات والمستندات الواجب توافرها والتحرك على أساسها، وهذه المستندات والخطوات المتبعة تكون كما يلي:
محضر الأعمال
وفي محضر جرد المخازن هذا، تبدأ اللجنة في كتابة وتسجيل وتدوين كافة الأعمال التي قامت بها والأحداث التي وقعت أثناء ذلك، مع وصف دقيق لكل الأمور والمخالفات التي رأوها وحتى أية تلفيات تمس أصناف الأغراض الموجودة بالمخازن، مع توضيح لكل ملابسات المشهد حول الأغراض التي قد تتعرض للضرر أو تحتاج عناية ورعاية واهتمام أكثر من ذلك، وكذا توضيح المنتجات والأصناف التي تتطلب رقابة ومتابعة دورية، ويتم تذييل محضر جرد المخازن في النهاية بالتوصيات والتوقيعات.
مسودات الجرد
وفي هذه المسودات يتم احتساب قيمة المنتجات بخط واضح لا يدع مجالًا للشك ولا للتهرب، كما يتم إجراء كافة العمليات الحسابية من جمع وطرح وضرب وإضافة فواتير الإيداع وخصم فواتير الصرف وغيرها من إجراءات حسابية، كل ذلك بخط كبير في هذه المسودات.
كشوف الجرد
تعتبر كشوف جرد المخازن هي المحصلة النهائية التي يتم خلالها تدوين كافة البيانات والنتائج النهائية للعمليات الحسابية التي أجريت المسودات من قبل، على أن يتم توثيق وتوقيع هذه الكشوف من أعضاء لجنة الجرد جميعهم، ويتم تصوير نسخ من هذه الكشوفات وإعطاء واحدة لأمين المخزن المشارك في لجنة الجرد أيضًا، وباقي النسخ توزع على أعضاء اللجنة وعلى إدارة الشركة للمراجعة فيما بعد.
دفتر يومية المخزن
أثناء عملية الجرد لابد من متابعة ومراجعة دفتر يومية المخزن، وما يحويه من أذون استلام أو أذون صرف للمنتجات، وكذا أرقام الفواتير والإيصالات الخاصة بالبضائع الصادرة والواردة، كما يجب التأكد من تواريخ الاستلام والتسليم والقيم الفعلية لهذه المنتجات وأسماء الأشخاص المستلمين لها وهل كانت لديهم تكليفات حقيقية أم مزيفة، وكل هذه البيانات التفصيلية تكون موثقة على مدار العام في هذا الدفتر.
دفتر مراقبة المخزون
على أعضاء لجنة الجرد التأكد من مدى صحة دفتر مراقبة المخزون وما يحويه من بيانات تفصيلية تتعلق بالأغراض والمنتجات المستلمة أو المسَلَّمة، ويجب أن يتفق محتوى هذا الدفتر مع محتوى دفتر العهدة الموجود مع أمين المخزن، وبناء عليه يتم تحديد أية تلاعبات تكون قد تمت في هذا الشأن.
دفتر عهدة المخزون
يتميز هذا النوع من الدفاتر بأنه متعدد الأغراض وأكثر من دفتر، بمعنى أن كل صنف من الأصناف الموجودة بالمخزن له دفتر خاص به لمعرفة نوع العهدة والمسؤول عنها وكميتها وأنواعها، ومما يميز هذا الدفتر دون غيره أن محتواه يتغير بشكل دوري مع كل حالة صرف أو تسليم للأغراض على اختلاف أنواعها.
دفتر العهد الشخصية
هذا الدفتر مهم للغاية لكي يوضح لأعضاء لجنة الجرد أية محاولات تلاعب أو تعديات شخصية على العهدة، وهذا الدفتر في الغالب يتم تخصيصه لتوضيح قيمة وكميات العهدة مع كل شخص على حدة، مع توضيح لتواريخ التسليم والاستلام، وأرقام السلع والأغراض والأصناف التي على عهدته، وكل ما يتعلق بهذا الشخص من توقيعات تخص عهدته.
تنظيم أعمال جرد المخازن
لكي يتم إجراء عملية جرد المخازن بشكل منظم ودقيق ومضمون دون الوقوع في فخ التهرب أو التلاعب، لابد وأن تخضع العملية لبعض الأمور التنظيمية كما يلي:
- أن يتم تحديد وحصر مختلف الأصول والأغراض الثابتة لدى الشركة، مع ذكر لأوصاف وبيانات وكميات هذه الأصول.
- قبل البدء بالجرد يجب التأكد من إيداع كل الأموال والمتحصلات النقدية في خزينة الشركة، وإيقاف التعاملات البنكية والمالية حتى انتهاء الجرد وكذا التوقف عن التعامل بالسلفيات والقروض وغيرها من أمور مالية واردة أو صادرة.
- لضمان تنظيم عملية الجرد بشكل كامل ومتكامل، لابد وأن يشارك كل أصحاب العهدات وعلى رأسهم أمين المخزن في توقيع ما يثبت أنه لا يملك أية عهدات أخرى خارج المخزن، حتى لا يتهرب من أية تلاعبات وأعمال سرقة بحجة أن العهدة متواجدة في فرع آخر أو في قسم آخر وما إلى ذلك من حجج واهية.
- بعد الانتهاء من عملية جرد المخازن السنوي، يتعين على أعضاء لجنة الجرد فحص كافة الأغراض التالفة والمخلفات، مع حساب كمياتها وقيمتها المادية بالتقريب، على أن يكون ذلك في دفتر أو في صفحات مستقلة ويتم تسليمها للإدارة لتتخذ قرار تشغيل تلك المخلفات أو بيعها أو التخلص منها.
- في سبيل تنظيم عملية جرد المخازن يجب التأكد من وجود كافة البضائع والأصناف في أماكنها الصحيحة على الأرفف أو غيرها من أماكن تخزين، وحوامل مخصصة لذلك، وألا يبدأ الجرد والأصناف ملقاة أو مرصوصة بشكل عشوائي في غير الأماكن المخصصة لها، كما يجب التأكد من كون المكان نظيف تمامًا وغير عشوائي.
- يجب التأكد من أن البضائع المخزنة في حماية كاملة من كافة تأثيرات التلف التي قد تصيبها لأي سبب كان نتيجة الاصطدام أو عوامل التعرية أو غير ذلك، حتى لا يتم استغلال هذه الحجج الواهية في اختلاس المخزونات والتبرير بفسادها وعطبها.
- التأكد من أن أسوار المخزن وجدرانه وبواباته مؤمنة على أعلى مستوى وأنها غير متاحة للسرقة؛ ما يعني أن أي تعدٍ على أيٍ من الأصناف الموجودة يعود بشكل مباشر لأفراد بعينهم لهم حق العمل في هذه المنطقة.
- التأكد من سلامة كافة معايير الأمن والسلامة وكل ما قد يضر بالأصناف المخزنة ويفسدها، حتى لا يتم استخدام تلك الحجج أيضًا في غير محلها؛ ولعل هذا يفسر ما نلاحظه كثيرًا للأسف من حرائق تلتهم الكثير من المخازن في فترات الجرد السنوي للتغطية على فساد إداري ما.
- قبل بدء جرد المخازن يجب التأكد من فصل البضائع والأصناف المتواجدة بالمخزن لأقسام وتصنيفات حسب أهميتها ونوعها وملكيتها، وعلى سبيل المثال يجب فصل أية بضائع مملوكة للغير عن البضائع المملوكة للشركة، وكذا فصل الأصول الثابتة عن المتحركة.
- التأكد من متابعة تواريخ الصلاحية على الأصناف والمنتجات المختلفة، وتحديد تلك التي اقتربت صلاحيتها على النفاد لتنبيه إدارة الشركة على سرعة استعمالها في أسرع وقت ممكن قبل الوقوع في فخ الخسائر الفادحة.
- يجب التأكد من حصر كافة الفواتير والأذون والمذكرات والتكليفات الأخيرة الصادرة قبل بدء الجرد مباشرةً؛ وبناءً عليه تكون مرجعًا للمقارنة بين ما قبل الجرد وبعده.
كيفية تأمين المخازن
هناك العديد من الخطوات والمعايير التي من شأنها ضمان عدم حدوث أية تلفيات أو عجز أو سرقة أو اختلاسات أو غيرها من سلبيات قد يستغلها الموظفون وأمناء المخازن عديمي الضمير للتلاعب بقيمة ومحتويات وكميات الأغراض المتوافرة في عهدتهم، ولعل أبرز معايير التأمين تلك ما يلي:
- يجب وبشكل دوري مقارنة ومطابقة الأكواد والأرقام المسجلة والموثقة في كشوف المخازن مع الأكواد والأرقام التعريفية المسلسلة بالفعل على المنتجات، لضمان أنها هي بنفس خامتها وجودتها دون تلاعب أو تغيير أو تبديد، وهذا الأمر يوفر كثيرًا من الوقت والجهد عند جرد المخازن السنوي.
- يجب التأكيد على الموظفين بعدم إخراج أي من البضائع والمنتجات المتوافرة في المخزن دون وجود إيصال أو فاتورة بذلك.
- يجب تأمين كافة الأغراض الصغيرة والدقيقة التي قد تتساقط أو يسهل سرقتها وإخفاءها بأي حال من الأحوال، ويمكن القيام بذلك عبر وضعها في صناديق خاصة بذلك تضمن حفظها في تشكيلات كاملة ومحسوبة، ويمكن تنفيذ تلك العملية أثناء جرد المخازن المستمر على مدار الوقت.
- يجب التأكيد على أن تكون الإيصالات وفواتير الإيداع والصرف جميعها مرقمة بشكل تسلسلي واضح ودقيق حتى لا يتسبب ذلك في التلاعب بها ودس فواتير بأرقام وهمية ضمن هذه الفواتير.
- بعد تسجيل فواتير الصرف أو الإيداع يجب الاحتفاظ بها في خزينة مؤمنة على أعلى مستوى، كما يتم الاحتفاظ بها على سجلات الكمبيوتر، على أن تتم مراجعتها جميعها عند إجراء جرد المخازن السنوي.
- يجب تحديد وتحجيم عملية الدخول والخروج من وإلى المخازن، على أن يكون ذلك حكرًا على أمين المخزن والعمال المكلفين بنقل وصرف أو إيداع أغراض ما، ولعل هذه الخطوة من أكبر ضمانات حصر أية سرقات أو اختلاسات في الأشخاص المصرح لهم الدخول والخروج وفقط.
- يجب التأكد من كون المخزن مؤمنًا على أعلى مستوى باستعمال أدوات الإغلاق والحماية الميكانيكية والإلكترونية المختلفة.
- التأكد من أن أفراد بعينهم فقط من يملكون صلاحية حمل مفاتيح المخازن، وفي الغالب لا يجب إتاحتها إلا لمن يتحمل هذه العهدة ويوقع على استلامها؛ وعند إجراء جرد المخازن الدوري أو المستمر يكون هؤلاء الأشخاص فقط هم المكلفون بتحمل أية مسؤولية في عجز أو اختفاء العهدة.
- يجب التأكد من النزاهة والأمانة للعاملين وأمناء المخازن قبل تعيينهم، ويمكن التعرف على ذلك من خلال متابعة أرشيفهم المهني ومراقبتهم مراقبة دقيقة أثناء العمل للتأكد من أخلاقياتهم وسماتهم والفضائل التي يتعاملون بها.
- يمكن التعاقد مع شركات حراسة وتأمين تضمن تأمين الأغراض والمنتجات المتوافرة في المخازن، على أن تتحمل هي المسؤولية الكاملة عن أي نقص أو عجز يظهر في أغراض المخازن.
- يجب الاستعانة بالتقنيات الحديثة لضمان تأمين المخازن، وذلك عبر استعمال كاميرات المراقبة على مدار الساعة أثناء وبعد أوقات العمل، كما يجب التأكد من وضع وتركيب تلك الكاميرات خارج وداخل المخازن بشكل يضمن كشف جميع ملحقات المخزن من الداخل والخارج.
تقرير جرد المخازن
يتم تحرير تقرير جرد المخازن بصيغة رسمية توجه إلى إدارة الشركة، على أن يوضح اسم ونوع المخزن الذي تم جرده، وتوضيح اسم أمين المخزن مسؤول العهدة فيه، مع تحديد رقم مذكرة أو تكليف الجرد الذي تم بناء عليها، وغير ذلك من تواريخ تكليف الجرد، وأسماء أعضاء لجنة الجرد واختصاصاتهم بالتحديد، وتحديد كافة المستندات والأذون التي توافرت للشركة قبل بدء الجرد، وهذه الأذون قد تكون خاصة بتسليم أصناف أو تسليمها أو تحويلها لأقسام أخرى في المخزن أو في مخازن أخرى بالشركة، مع توضيح رقم محضر الجرد الأخير ونتائجه النهائية، ومن ثَمَّ يوضح أعضاء اللجنة كافة الأقسام والفروع التي تم الجرد خلالها باليوم والتاريخ، وذكر لكافة الأصناف التي تمت مراجعتها.
وبالتوازي مع ذلك يتم ذكر كافة المتعلقات المالية المحصورة بالمخزن سواء مستحقة أو مديونيات، وتوضيح بيان تفصيلي بالعملات الأجنبية المطلوبة أو المتاحة، وغيرها من أموال تتعلق بالشيكات والكمبيالات، وختامًا لذلك يتم توقيع التقرير من أعضاء اللجنة بعد التأكد من ذكر بيانات تفصيلية لكشوف أرصدة العملاء وأرصدة الشركة وكشوف أصول الشركة الثابتة ذات القيمة أو تلك التالفة، وتعد تلك الخطوة مهمة للغاية؛ إذ أنها تساعد الشركة على اتخاذ القرار الصحيح في معالجة تلك الأصول التالفة أو إعادة هيكلتها أو حتى عرضها في مزادات علنية، أو في أسوأ الأحوال تبديدها والتخلص منها.
يعتبر جرد المخازن أحد أهم العمليات المحاسبية التي يتم من خلالها تحديد ما إذا كانت الأمور بالشركة تسير على ما يرام فيما يتعلق بالعهدات الشخصية من عدمه، والتأكد من مدى سلامة كافة ممتلكات الشركة وأغراضها وأصولها في المخازن، وأنها لم تتعرض للتلاعب أو السرقات والاختلاسات، وهناك طريقتين شائعتين في هذا الأمر وهما الجرد المستمر والجرد الدوري، وكل منهما له مميزاته وعيوبه، بيد أن الجرد الدوري هو الأكثر شيوعًا في الوقت الراهن، ورغم أنه أكثر تكلفة ويتطلب الكثير من الوقت والجهد، إلا أنه أكثر شمولية ويمكن من خلاله الوقوف على شتى عمليات الصرف والإيداع التي تمت، وذلك من خلال مراجعة دفاتر العهدة الشخصية والرقابة على المخزون، وكشوف الجرد وغيرها، كما أن جرد المخازن المستمر يساعد كثيرًا في تخفيف العبء عن لجنة الجرد الدوري، وعلى كلٍ نجد أن الجرد هو السبيل الأفضل لمنع السرقة وضمان حصر الأصناف المملوكة للشركة والوقوف على أية أضرار أو خلل قد يلحق بها وتنبيه الإدارة بذلك.