متى يتوجب عليك رفض المهام الإضافية في العمل؟

العاملون الأكفاء هم أكثر الأشخاص الذين يُطالَبون بالقيام بأعمال إضافية؛ وذلك لأنَّهم يستمتعون بالتحدي ويبحثون عن طرائق جديدة لإظهار مهاراتهم.

إذا كنت تقول نعم في كل مرة يطلب منك مديرك أن تساعد في إنهاء مشروع لا يرتبط بأي شكل من الأشكال باختصاصك في العمل، وذلك لمجرد أنَّك تريد أن تبدو متعاوناً مع الفريق، فقد تجد نفسك منهكاً، وتقضي أغلب وقتك في العمل، وتكون غير قادر على إيجاد الوقت لنفسك أو لأصدقائك؛ والأسوأ من ذلك، قد تشعر بالاضطراب والانزعاج، وتتساءل كيف ستتمكن من إنهاء جميع مهامك.

نحن في كثير من الأحيان، نقول نعم للمسؤوليات الإضافية؛ حيث نعتقد أنَّنا سنحصل على ترقية أو زيادة في الراتب أو أي مكافأة أخرى؛ إذ نتبنَّى مقولة: “يمكنني أن أبذل جهداً كبيراً لإنجاز المهام؛ ثم يمكنني أن أستمتع وأسترخي بعدئذٍ”.

لكن في كثير من الأحيان، أنت تبذل هذا الجهد دون فائدة، ولا تحصل على ترقية، بل تشعر بالإحباط المتزايد فقط، وفي كل شهر تتوقع أنَّ مديرك سيُقدِّر العمل الشاق الذي تقوم به، ولكن تجد أنَّ ذلك دون جدوى، فلا شيء يتغير.

في حين أنَّه لا مشكلة في أن تتحمل مسؤوليات إضافية، لكن إذا لم يكن لديك خطة لتنفيذ هذه المهام، فقد تصبح مشكلة، فعندما يكون لديك أعمال أكثر من طاقتك، لن يتدنى مستوى عملك فقط؛ بل علاقاتك والتزاماتك خارج العمل ستتأثر أيضاً، ولكنَّ هذا لا يعني أنَّه يتوجب عليك التوقف عن قول نعم للمسؤوليات الإضافية، فالأمر متروك لك للتأكد أنَّه لديك الوقت الكافي لإنهاء أعمالك الأساسية والإضافية.

إذا كنت شخصاً يوافق على كل عمل إضافي يُقدَّم إليه، فإليك 4 أسباب للرفض:

1. عندما تتأثر مسؤولياتك الأساسية في العمل:

قد تؤثر الموافقة على القيام بمسؤوليات إضافية بقدرتك على الالتزام بمهامك الأساسية في وظيفتك؛ فعلى سبيل المثال، لنفترض أنَّك تعمل في قسم الموارد البشرية، ولكن طُلب منك حضور بعض المؤتمرات المتعلقة بالتسويق لأنَّ هذا القسم قليل الموظفين، فقد تجد نفسك بعد فترة قصيرة تقضي الكثير من الوقت بعيداً عن مكتبك في المؤتمرات – والتي  يجب أن يقوم بها شخص لديه اتصال مباشر بالعميل ويعرف خصوصيات وعموميات التسويق وليس أنت – حيث إنَّ مسؤولياتك الأساسية، هي تدريب الموظفين الجدد وإجراء مقابلات معهم، وهكذا ستبدأ معاناتك في العمل.

إذا كانت المهام الإضافية تُؤثِّر في مسؤولياتك الأساسية، وتُثير إرباكك، وتُهدِّد قدرتك على تقديم جودة عالية للعمل فمن الأفضل أن ترفض وتُركِّز على عملك الأساسي بالفعل.

2. عندما لا يكون العمل من اختصاصك:

هل سبق وطلب منك رئيسك القيام بعمل موظف آخر مثل تغيير حبر الطابعة، وأنت مدير القسم؟

بغض النظر عن اختصاصك، قد تتورط في القيام بالمهام التي “ليست من مسؤولياتك”؛ كمندوب المبيعات الذي تجده يستقبل مكالمات خدمة العملاء باستمرار. ومن الجدير بالذكر أنَّه يمكننا تبنِّي أسلوب العمل المشترك، ولكن إذا استمر أكثر من اللازم، فقد تفسد رغبتك في المشاركة.

إذا كانت المَهمَّة تستغرق وقتاً طويلاً ولا تساهم في تطوير مهاراتك المهنية ولا ترتبط بتقدُّمك في العمل بطريقة أو بأخرى، فلا تخف من قول لا وإعطاء المهمة لشخص آخر، (ولكن لا يزال تقديم حل استباقي فكرة جيدة، مثل تدريب عضو آخر في الفريق على القيام بالمهمة).

3. عدم وجود استراتيجية لإنهاء العمل الإضافي:

لا تقبل القيام بأي مسؤوليات إضافية حتى تفهم التفاصيل الكاملة لها، والمدة التي ستستغرقها، والأشخاص الذين ستعمل معهم (كي لا تفقد حماسك للعمل)، والأهم من ذلك كي لا تقع في عمل قد يستمر لوقت طويل. ربما تكون سعيداً لكونك جزءاً في فريق، ولكن أنت لديك مسؤوليات أساسية ويجب أن تكون من أولوياتك.

على سبيل المثال، إذا قدَّم رئيسك طلباً صعباً إلى حد ما، كالإشراف على مشروع جديدة وتقديم إرشادات استراتيجية، فاحصل على التفاصيل الكاملة للمشروع، مثل معرفة المدة التي ستحتاجها، ومعرفة إن كان يتوجب عليك حضور اجتماعات معينة أو إجراء مكالمات أسبوعية؛ وتأكد أنَّه لديك صورة واضحة تماماً لما يتوجب عليك القيام به قبل الموافقة من أجل حماية نفسك من التورط في مهمة لا نهاية لها.

4. عندما لا يساهم العمل في عرض مهاراتك أو تقدمك أو أعمالك:

حتى المسؤولية الإضافية التي لا تتناسب تماماً مع التوصيف الوظيفي لعملك يمكن أن تكون فرصة للتحدث أمام الأشخاص الهامين، على سبيل المثال، قد يُطلب منك المساعدة في إنشاء عرض تقديمي للمبيعات في اجتماع لشركة، وهذه فرصة رائعة لعرض عملك أمام الإدارة العليا.

من ناحية أخرى، فإنَّ المشروع الفردي مثل ترتيب تقارير قديمة لمديرك، لا يُوفِّر أي فرصة لتُظهِر مهاراتك في العمل، أو تطوير علاقات – وكذلك يتطلب وقتاً طويلاً – ولن يفيدك بشيء؛ فمن الأفضل لك أن ترفضه في هذا الحالة.

إذا قررت رفض أحد الطلبات فاجعل حوارك مع رئيسك مُحايداً من الناحية العاطفية، وركز على كيفية تأثير ذلك على أهداف الشركة، وليس على مستويات التوتر لديك. وإذا وافقت على تولِّي عمل جديد، فحدِّد بوضوح النتائج التي تتوقع أن تحصل عليها من المسؤولية الجديدة -على سبيل المثال، منصب أفضل في المستقبل، أو ترقية، أو الإشارة إلى أعمالك في اجتماع مجلس الإدارة؛ بحيث لا ينتهي بك الأمر في وظيفة لا ترى فيها أي تقدُّم أو تقدير لك.

ضع حدوداً صارمة في العمل وتعلَّم أن تقول نعم للفرص الهامة، وأن ترفض الفرص التي لا تمنحك أي تقدم؛ فبذلك أنت تُبعِد نفسك عن القلق من تولِّي أعمال أكبر من طاقتك، وتُظهر أيضاً ثقتك بنفسك ومهارات الإدارة الذاتية الجيدة لرئيسك والآخرين في المكتب.

تذكَّر أن وضع حدود والالتزام بها لا يُظهِر أنَّك تفتقر إلى الدافع أو الطموح؛ بل هذا يدل على أنَّك موظف ذو قيمة عالية يعطي الأولوية لأداء الأعمال المطلوبة.

المصدر