الهيكل التنظيمي و الهيكل الوظيفي

اعتماداً فان تحليل و تصميم العمل يهدف في النهاية لتحقيق أفضل مواءمة بين الهيكل التنظيمي و هيكل الوظائف و بالتالي تحقيق المواءمة ما بين الفرد و الوظيفة Individual – job fit و الوظيفة و المنظمة Job – organization fit و الفرد و المنظمة Individual – organization fit و لهذا الغرض قد تحتاج المنظمة لتغيير محتوى العمل Work content أو تغيير مكان إنجاز العمل, أو وقت إنجازه, و في جميع الأحوال أعلاه فان عملية التغيير تنصب علي الوظيفة التي تمثل خلية الأداء الرئيسية في المنظمة و القاعدة التي يبني عليها كل من الهيكل التنظيمي و الوظيفي, فينتهي بها الهيكل التنظيمي في الوقت الذي يبدأ منها الهيكل الوظيفي .
وتأسيساً على ما تقدم سوف نتطرق إلى الحديث عن الهيكل التنظيمي أولاً ثم الحديث عن الهيكل الوظيفي .

الهيكل التنظيميOrganizational Design:
يعتبر الهيكل التنظيمي لأي منظمة وسيلة أو أداة هادفة لمساعدة المنظمة علي تحقيق أهدافها بكفاءة و فاعلية , من خلال المساعدة في تنفيذ الخطط و اتخاذ القرارات و تحديد ادوار الأفراد و تحقيق الانسجام بين مختلف الوحدات و الأنشطة , و تفادي التداخل و الازدواجية و الاختناقات و غيرها .
ومن ناحية أخرى فان للهيكل التنظيمي تأثير كبير علي سلوك الأفراد و الجماعات في المنظمات , فتقسيم العمل و التخصص يتضمن إسناد مهام وواجبات محددة للفرد , و الالتزامات المترتبة علي الفرد و توقعاته نتيجة لذلك قد توفر له الشعور بالرضا عن العمل .

2-1 الخصائص / الأبعاد الرئيسية للهيكل التنظيميOrg .Dimensions :
لقد اقترح الكتاب (3) خصائص / أبعاد رئيسية للهيكل التنظيمي و هي :
1- التعقيد Complexity .
2- درجة الرسمية Formalism .
3- المركزية Centralization .
أما درجة التعقيد فتتكون من ثلاثة عناصر و هي : التمايز, التقسيم الأفقي , ( تعدد و تنوع الأنشطة و الواجبات و المجموعات الوظيفية و التخصصات المتنوعة ), و التمايز الراسي ( عدد المستويات التنظيمية ) و التمايز الجغرافي ( التوزيع الجغرافي لعمليات و أنشطة المنظمة )
فالهيكل التنظيمي يزداد تعقيداً كلما زاد واحداً أو أكثر من أنواع التمايز الثلاثة و كلما زادت درجة التعقيد كلما زادت الحاجة للاتصالات و التنسيق و الرقابة .
أما الخاصية الثانية و هي الرسمية فتسير إلي مدى اعتماد المنظمة علي القوانين و الأنظمة و التعليمات و القواعد و المعايير في توجيه و ضبط سلوك الأفراد أثناء العمل .
و من النتائج و الآثار السلبية التي تسببها الرسمية العالية للأفراد إعاقة نمو الشخصية الناضجة و المبدعة , و استبدال الأهداف حيث تصبح الأنظمة و التعليمات غاية و ليست وسيلة .
و أخيرا فان الخاصية الثالثة للهيكل التنظيمي و هي المركزية تشير إلي مصدر أو موقع اتخاذ القرارات في المنظمة أو توزيع السلطات , و تؤدي المركزية الشديدة إلي إحباط الأفراد و عدم الرضا و عدم التطور و النمو و إعاقة الإبداع .

2-2 نماذج الهيكل التنظيمي :
يصنف الكتاب و الباحثون أنواع الهياكل التنظيمية إلي نموذجين رئيسيين يقعان علي نهايتي خط مستقيم و هما : النموذج الآلي / البيروقراطي / الكلاسيكي Mechanistic Model و النموذج العضوي Organic Model ، و سنناقش باختصار هذين النموذجين :

2-2-1 النموذج الآليMechanistic Model :
يطلق علي النموذج الآلي أيضا النموذج البيروقراطي أو النموذج الكلاسيكي أو النموذج الهرمي , و يلاحظ من أدبيات التنظيم عدم وجود اتفاق كامل بشان ماهية هذا النموذج و خصائصه , ومن أهم ملامح و خصائص هذا النموذج ما يلي :
· تقسيم العمل و التخصص بشكل واضح و محدد .
· تسلسل واضح و محدد للسلطة .
· تتركز سلطة و قوة اتخاذ القرارات في قمة السلم الهرمي في المنظمة .
· يتعامل كل فرد في المنظمة مع الآخرين و مع العملاء بشكل رسمي , و غير شخصي .
· نطاق إشراف ضيق ( عدد المرؤوسين تحت إشراف كل رئيس قليل ) .
· هيكل تنظيمي طويل ( عدد المستويات التنظيمية كبير ) .

لقد أثار النموذج الآلي انتقادات عديدة من مختلف الكتاب و الباحثين , و من أهم هذه الانتقادات :
· لا يسمح بشكل مناسب لنمو الفرد و تطوير شخصية ناضجة .
· يساعد علي تطوير الفرد و إعداده ليصبح متمثلاً , وخاضعاً .
· لا يعطي أهمية للتنظيمات / الجماعات غير الرسمية .
· استبدال أهداف المنظمة .
· يصبح الالتزام و التقيد بالأنظمة و القواعد غاية في حد ذاته .
· شعور الفرد بالغربة و العزلة .
· تركيز السلطات في جهات محدودة .

و من أهم مزاياه :
· تطبيق القواعد و الأنظمة دونما تمييز أو محاباة .
· نظام واضح للسلطات .
· إجراءات محددة لانجاز العمل .
· تقسيم العمل مبني علي التخصص الوظيفي .

2-2-2 نموذج التنظيم العضويOrganic Model :
لقد استند أنصار هذا النموذج إلي افتراضات مغايرة لافتراضات النموذج الآلي .
و من بينها : اعتماد معايير أخرى بالإضافة إلي الإنتاجية و الكفاءة للحكم علي فعالية المنظمة و نجاحها من بين هذه المعايير : التكيف و المرونة و الاستجابة السريعة للتغيرات, و استخدام الموارد, و رضا العاملين و غيرها كما افترضوا إن المنظمة تتفاعل مع البيئة, و إن البيئة مضطربة .

أما أهم خصائص و ملامح هذا النموذج فهي :
· ينظر إلي أهداف المنظمة علي إنها غاية, و إن الأهداف الوظيفية ( الوحدات ) و سائل لتحقيقها .
· التنسيق الأفقي هام مثله مثل التنسيق الراسي, بل و أكثر منه .
· تشارك مختلف الوحدات و المستويات في وضع استراتيجيات المنظمة .
· هيكل السلطات غامض .

و يصف (Robbins , 1991 ) النموذج العضوي في إطار الخصائص الثلاث الرئيسية لهيكل التنظيمي ( التعقيد و الرسمية , و المركزية ) علي النحو الأتي :
· البساطة النسبية , حيث يؤكد النموذج علي إثراء العمل و توسيع نطاقه بدلاً من التخصص الشديد أو المتطرف .
· درجة متدنية من الرسمية, و يؤكد علي عدم الرسمية العالية بسبب تركيزه علي التنظيم السلعي أو علي أساس المنتفعين .
· و بالنسبة للمركزية, فقد أولى هذا النموذج عناية زائدة لموضوع تفويض السلطة للمستويات الأدنى, و زيادة عمق العمل و بالتالي توفير مزيد من اللامركزية, و كذلك الاستفادة من الموارد البشرية .

2-3 تصميم الهيكل التنظيمي:
يمر إنشاء الهيكل التنظيمي بمجموعة من الخطوات نعرضها بإيجاز علي النحو التالي :
· تحديد أهداف و سياسات المشروع الرئيسية الحاكمة للعمل .
· تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق هذه الأهداف, و بصفة عامه نجد أن الأنشطة الرئيسية لأي مشروع صناعي إنما تتمثل فيما يلي :
· أنشطة إنتاجية فنيه .
· أنشطة تسويقية .
· أنشطة مالية .
· أنشطة إدارية .
· أنشطة شرائية .

بعد تحديد الأنشطة يتم تجميعها في مجموعات متناسقة و منطقية أفقيا و راسياً لتجسد في النهاية الهيكل التنظيمي, و غالباً ما يتم تجسيد و تجميع الأنشطة في شكل إدارات متخصصة علي أساس : وظيفي – سلعي – أو جغرافي – أو المراحل أو العمليات – أو العملاء – أو علي أساس مشترك .
· تحديد الأعمال التي يتضمنها كل نشاط من الأنشطة المختلفة, و تنطوي هذه الخطوة علي حصر الأعمال التي يتضمنها كل نشاط بدقة و كفائه .
· إلحاق الأعمال بالوظائف ( تصميم أو إنشاء الوظائف ) و يتوقف عدد الوظائف المطلوبة للقيام بالعمل علي :
· حجم العمل و درجة تعقده .
· المكان الذي يتم فيه العمل .
· عدد الساعات المطلوبة لإنجاز العمل .
· تسهيل أعمال الرقابة علي النشاط .
· منع تكرار الجهود المتشابهة .
· الاستفادة من الإمكانيات و التسهيلات المتاحة .

· تجميع الوظائف في مجموعات علي رأس كل منها وظيفة إشرافية و يتوقف عدد الوظائف التي يتطلع الرئيس ( الوظيفة الإشرافية ) أن يشرف عليها علي نطاق الإشراف .
· تحديد السلطات و المسئوليات لكل وظيفة , و تحديد علاقات السلطة التي تربط بين الوظائف المختلفة .
· ترجمه الخطوات السابقة في صوره خريطة تنظيمية أو هيكل تنظيمي يوضح الإدارات و الأقسام التي تتألف منها المنظمة .

3- الهيكل الوظيفي : مفهومه و أهميته و سماته:
3-1 مفهوم الهيكل الوظيفي :
يُعد الهيكل الوظيفي أساس دراسة الوظائف باعتباره العنصر الرئيسي الذي تتكون منه مجموعة الهياكل الوظيفية للتشكيلات الإدارية المكونة للمنظمة , يركز هيكل الوظائف علي عنصرين أساسيين هما : الفرد و محتوى الوظيفة, فالفرد يؤدي كل ما تتضمنه الوظيفة من مسئوليات و واجبات شرط أن تتوفر فيه المؤهلات اللازمة لإشغال الوظيفة .
و يختلف محتوى الوظيفة باختلاف الوظيفة من حيث النوع و المستوى, ففي الوقت الذي يشير النوع إلي طبيعة العمل الذي تحتويه الوظيفة ( زراعية , صناعية , خدمية ) يقصد بالمستوى درجة الصعوبة في الواجبات و المسئوليات التي تشتمل عليها الوظيفة مقارنة بالوظائف الأخرى, و لكل وظيفة من الوظائف درجة و فئة و مهنة و صنف تنتمي إليه .

3-2 أهمية الهيكل الوظيفي :
تتجلى أهمية الهيكل الوظيفي من خلال تأثيره المباشر في قدرة المنظمة علي تحقيقها للأهداف المرسومة, إذ يشكل الإطار العام للأداء التنظيمي لكل تشكيل إداري من خلال مجموعة الوظائف ( القيادية و التنفيذية و الفنية و الخدمية ) و يوضح الهيكل الوظيفي الكيفية التي يتم بها تدرج الوظائف ضمن الهرم الوظيفي للمنظمة لتظهر ثلاثة أنواع من الهياكل الوظيفية هي:

1- هيكل المهن في المنظمة Hierarchy Of Skills :
اعتماداً علي مبدأ التخصص في تقسيم العمل يتم تحديد الاختصاصات الوظيفية و المهنية لمختلف النشاطات الإدارية و التشكيلات الإدارية للمنظمة .

2- هيكل المسميات ( الرتب ) في المنظمة Hierarchy Of Rank :
تعبر العناوين الوظيفية عن حقيقة الواجبات و المسئوليات و درجة الصعوبة التي تمتاز بها الوظيفة عن بقية الوظائف بالإضافة إلي المؤهلات اللازمة لشغلها .

3- هيكل الأجور في المنظمة Pay Hierarchy :
تعبر الدرجة المالية عن الكلفة المالية التخمينية للوظيفة في المنظمة إذ تترتب وفقاً لتسلسل الوظائف من الحد الأعلى الدرجة إلي الأدنى و لمجموعة درجات .

3-3 سمات الهيكل الوظيفي :
لكي يكون الهيكل الوظيفي قادراً علي الوفاء بمتطلبات العمل التنظيمي في المنظمة لا بد له من أن يتصف بمجموعة سمات لتجعل منه فاعلاً و كفوء في تأدية مهماته بتحقيق أهداف المنظمة , و هذه السمات كالأتي :

1- مبدأ الهرمية ( التدرج الرئاسي ) :
يقصد بالهرمية تسلسل المستويات الأدائية للوظائف من العليا حيث تتسع السلطات ( الصلاحيات ) الممنوحة للأفراد التي تمكنهم من اتخاذ القرارات ذات التماس المباشر بأهداف المنظمة , و حتى المستويات الدنيا منها المنفذة لتلك القرارات .

2- مبدأ التكامل :
يتحقق التكامل من خلال عملية ترتيب الوظائف وفقاً لنوع العمل و صعوبته النسبية مقارنة بوظائف أخرى.

3- مبدأ التناسق :
يتحقق هذا المبدأ من خلال وضوح العلاقات الأفقية و العمودية التي تربط كل وظيفة مع باقي الوظائف سواء تلك التي تقع في نفس المستوى الإداري (علاقات أفقية) أو بمستويات اعلي أو/أو أدنى منها (علاقات عمودية) .

4- مبدأ التوافق مع الهيكل التنظيمي :
لكي يحقق الهيكل التنظيمي هدف المنظمة يجب أن ستند إلي هيكل وظيفي مماثل يضم مجموعة وظائف تتدرج ضمن تسلسل رئاسي من قمة الهرم الإداري حتى قاعدته و بنفس الشكل الهرمي الذي تتدرج به التشكيلات الإدارية المكونة للمنظمة لتحقيق التكامل و التفاعل و التناسق في تنفيذ الواجبات و المسئوليات المحددة لكل تشكيل و بالتالي إمكانية تحقيق أهداف المنظمة .

3-4 بناء الهيكل الوظيفي و تصميمهJob Structure Design :
تُعد المنظمة مجموعة من الأفراد يعملون معاً , لأداء عمل ما , و إن هذا العمل يحمل عنواناً يسميه البعض الهدف و يسميه آخرون غرضاً أو غاية .
و علي ذلك فان بناء الهيكل الوظيفي و تصميمه يمر عبر سلسلة من الخطوات موضحة بالشكل رقم (3) و هي كالأتي :

1- تحديد هدف المنظمة :
تعد أهداف المنظمة بمثابة النهايات أو الغايات التي تسعى المنظمة للوصول إليها , و تبعاً لذلك فان الأهداف تحددها المهمات و الواجبات التي تعمل المنظمة علي تنفيذها .

2- وضع الخطط :
تعبر الخطط عن الوسائل و الأساليب التي تستخدمها المنظمة من اجل تحقيق أهدافها , إذ تتحدد من خلالها الكيفية التي تؤدي بها الأنشطة و الفعاليات بالمستوى و الكفاءة المطلوبين.

3- تقسيم العمل :
تتم عملية تقييم العمل في المنظمة من خلال تحديد نشاطاتها من رئيسية و فرعية و ثانوية , مع تحديد كل الواجبات و المسئوليات المرتبطة بكل نشاط .

4- بناء الهيكل التنظيمي :
يعد الهيكل التنظيمي الوعاء الذي يتم من خلاله تنفيذ الخطط عن طريق التشكيلات الإدارية التي تتحدد وفق النشاطات ( الرئيسية و الفرعية و الثانوية ) للمنظمة .

5- تحليل العمل :
يتم بموجبه تجزئة الكل إلي مجموعة أجزاء صغيرة , و تبعاً لذلك فان كل نشاط و تشكيل إداري يتم تجزئته إلي مجموعة العناصر التي يتكون منها بغية تحديد عدد الوظائف و اختصاصاتها و مسئولياتها .

6- وصغ الوظائف :
و هي عملية تحديد واجبات و مسئوليات و صلاحيات الوظيفة وفقاً لمسمياتها و ظروف أدائها و علاقاتها بالتنظيمية في المنظمة , فوصف الوظائف يحدد محتوى الوظيفة و متطلباتها .

7- بناء الهيكل الوظيفي و تصميمه :
يبني الهيكل الوظيفي للمنظمة من خلال تحديد هيكل الوظائف فيها اعتماداً علي تنسيق و ترتيب الوظائف تبعاً لمستويات الأداء فيها و بالشكل الذي يحقق نوع من التناسق ما بين الهيكل التنظيمي و الأداء الوظيفي .

الهدف.
الخطة.
تقسيم العمل.
بناء الهيكل التنظيمي.
تحليل العمل.
وصف الوظائف.
بناء الهيكل الوظيفي.
الملاك.

Source: Annajah.net