كل منا يحتاج إلى الإدارة ، فهي الضمان الوحيد لإنجاز الواجبات والحصول على النتائج الجيدة وفقاً لعملية منظمة، ولكي تحصل على إدارة موفقة وناجحة ، يجب عليك أن تتخلص من هذه المعوقات وهي :
الفصل الأول
حاجتنا للإدارة
01 عدم تحديد الأهداف/
إن عدم تحديد الأهداف بدقة يؤدي إلى تشويش أفكارك وضياع جهودك ، لذا عليك القيام أولاً بما تعتقده مهماً ، وتعرف ما هو المطلوب منك حتى تصبح الإدارة سهلة لديك.
* كثرة الأسئلة ليست وقفاً على الأغبياء ، بل عليك أن تسأل الآخرين حتى تكشف عن أهدافك الحقيقية وتوصلها للآخرين.
02عدم انتظامك/
إن عدم الانتظام يؤدي غالباً إلى نتائج غير مرغوب فيها، ومما يدل على عدم انتظامك:
– عدم وجود نظام محدد تسير عليه، يجعلك دائماً عرضة لتسوية المشاكل المفروضة عليك والتي تشغلك عن استشراف المستقبل.
– المماطلة في توجيه وتوفير المعلومات اللازمة للعاملين.
– العمل وفق نظام يؤدي إلى ضياع الوقت في الأمور البسيطة والانشغال عن الأمور المهمة.
* مما سبق يتبين لك أنه ربما تكون فعالاً، ولكنك قد تكون غير منظم، لذا عليك أن تدرك أولوياتك وتعمل وفق خطة عامة وشاملة مراعياً من حولك من العاملين.
3) عدم ملاحظة المشاكل/
قد يصعب عليك ملاحظة المشاكل والسبب يعود في ذلك إلى :
– عندما تعترضك مشكلة طارئة أثناء العمل، فإنك تترك ما بيدك وتعالج هذه الأمور الطارئة بطريقة عادية .
– توجه نفسك لحل المشاكل المبتذلة، ناسياً المشاكل المصيرية والمهمة .
– حل المشاكل بطريقة تقليدية يعيقك عن التكيف مع التغيير .
4) معاملة الآخرين بطريقة خاطئة/
توجيه العاملين للقيام بالعمل لا يضمن لك انكبابهم على العمل ما لم يتم التوجيه بشكل صحيح ، لذا فإنك سوف تواجه انطباعات وردود فعل شتى من العاملين، والمهم عليك أن تعطي المعلومات الصحيحة والواضحة للعاملين مع التوجيه السليم مقروناً بذلك اهتمامك وإعجابك بالعاملين .
5) التهرب من المسؤولية /
إلقاء اللوم على الآخرين أو التبجح بالأعذار ليست طريقة سليمة لمواجهة الفشل، فأنت تفوض الصلاحيات لا المسؤوليات .
الفصل الثاني
الوظائف الإدارية
لإدارة أعمالك على أسس صحيحة لا بد من :
01 التخطيط : ويبدأ بتحديد الأهداف ووسائل تحقيقها، والتنبؤ بالمشاكل المستقبلية وطرق حلها .
02 التنظيم: تفعيل الخطط على أرض الواقع، وتوزيع المهام والأدوار المختلفة على العاملين مع التفكير المنطقي وتنظيم الموارد واتخاذ القرارات الصائبة في الوقت المناسب .
03 التوجيه: توفير المعلومات والواجبات وإيصالها للعاملين، وبث روح الحماس في العاملين لكي يؤدوا أعمالهم بطريقة فعّالة .
04 السيطرة: ضمان استمرار العمل بطريقة صحيحة لتحقيق الأهداف المرسومة يتطلب معرفتك التامة بالعمل الذي سوف تؤديه مع الأخذ بعين الاعتبار أن تكون يقظاً لتدرك كل شاردة وواردة، وكذلك يجب عليك التقييم المستمر للعمل والنتائج وتصرفات العاملين مقارنة بالمقاييس المخطط لها والمعتمد عليها .
الفصل الثالث
المهارات الإدارية
لكي تكون إدارياً بارعاً يجب عليك أن تتقن الأمور الآتية :
أولاً : تحليل المهارات:
وهي القدرة على معرفة مسببات المشكلة والطرق المثلى لحلها، واتخاذ القرار المناسب، إن هذه الطريقة تساعدك على تقسيم المهام الصعبة إلى أقسام صغيرة ليسهل حلها، ولكي تتعامل مع المشاكل بطريقة ناجحة عليك اتباع ما يلي :
01 الاعتراف بالمشكلة
02 معرفة أسباب ودوافع وقوع المشكلة
03 التفكير بالحلول الملائمة
04 موازنة الإيجابيات والسلبيات
05 اختيار الحلول المناسبة والطريقة السليمة لتطبيقها
* اتخاذ القرارات/
لا شك أن مفتاح النجاح هو اتخاذ القرارات المدروسة، وهي عملية انتقاء الخيار المناسب من بين عدة خيارات، والتي تتطلب التمييز بين الأمور المهمة والأمور الطارئة حتى لا تجد نفسك غارقاً في أمور تافهة .
ثانياً / مشاركة المهارات مع الآخرين:
لكي تكسب الآخرين لا بد من مشاركتهم بأفكارك، وكيفية تواصلك معهم .
* المشاركة :
تعتمد المشاركة على الذكاء والوضوح بين المدير وموظفيه لذا يجب الآتي :
– أن تكون واضح الفكرة
– تحديد الوسيلة المناسبة لإيصال هذه الفكرة
– أن تكون فكرتك مفهومة للجميع
* الاجتماعات
هي عملية مشاركة الآخرين في أفكارهم وآرائهم ومقترحاتهم لصنع قـرار ما لموضوع محدد .
وقد تكون الاجتماعات إما :
أ. اجتماعات دائمة دورية لمتابعة سير العمل وتطويره
ب. اجتماعات طارئة لمعالجة الأزمات والمشاكل والأمور الطارئة .
ولكي تكون اجتماعاتك ذات قيمة ومردود وناجحة لا بد من :
أ. تحديد وقت معين لبدء وانتهاء الاجتماع
ب. عدم سيطرة البعض والاستئثار بالحديث وتهميش البقية
ت. يجب أن يعرف الحاضرون سبب وجودهم وهدف الاجتماع
ث. وضع ورقة تبين محضر الاجتماع يدون فيها كل ما دار في الاجتماع، وما تم الاتفاق عليه.
*كتابة التقارير:
هي عملية تنظيم المعلومات التي تم التوصل إليها بعد البحث لكي تكون مفهومة لدى الجميع ، ولكي تكون هذه التقارير سهلة ومقروءة ومفهومة لا بد أن تكون :
– سهلة القراءة
– واضحة العبارات
– قصيرة الجمل
– محددة النتائج
– يذكر فيها المرسِل والمرسَل إليه
– عرض التقارير باستخدام الأسلوب المناسب
ثالثاً / التأثير على المهارات
يجب على المدير أن يكون مؤثراً في الموظفين لأداء أعمالهم على أكمل وجه، باعثاً فيهم روح الحماس والنشاط والحيوية .
* القيادة:
عليك أن تلعب دور القائد، موازناً بين مسؤولية الفرد والجماعة لذا يجب :
– أن تكون عادلاً
– أن تكسب ثقة العاملين
– أن تدفع الآخرين للعمل بطريقة جيدة
* الحث والتشجيع
لكي تشجع وتحفز العاملين يجب عليك أن تتلمس احتياجاتهم المادية مع أن هذا الأمر ليس كافياً، إذ لا بد من المعاملة الطيبة التي تستطيع من خلالها التأثير على الآخرين، ولكي تحقق ذلك لا بد من :
– تحملك مسؤولية أعمال الموظفين
– منح الآخرين الحرية في العمل
– الإطراء والثناء على العاملين
– مراقبة التصرفات السيئة للعاملين
– الاهتمام بالعاملين والأعمال التي يقومون بها
– أن تكون إيجابياً ذا قرارات ثابتة
* التفويض
إسناد المهام إلى الآخرين لا يعني التخلص منها، وإنما بقصد تسهيل سير العمل بعد التأكد من قدراتهم وإمكاناتهم على تنفيذ الأعمال المفوضة لهم، ولكي يكون التفويض ناجحاً يجب أن تقسم إلى ثلاث مهام :
– مهام يتوجب عليك تفويضها للآخرين
– مهام يفترض منك تفويضها للآخرين
– مهام لديك الصلاحيات لتفويضها للآخرين.
الفصل الرابع
الطوارئ الإدارية
إن الأمور لا يمكن أن تسير دائماً وفق ما نحب ونرغب، بل قد تحدث لك بعض المشاكل والعقبات التي لم تضعها في الحسبان أو ضمن احتمالاتك المتوقعة التي تتطلب إدارة حكيمة وواعية للتعامل معها،والتي سوف تكشف عن مدى خبرتك، ولكي تتقن فن التعامل مع الطوارئ عليك بما يلي :
01 تسوية الخلافات/
إن اختلاف وجهات نظر الآخرين أمر شائع ومسلَّم به، ولكن أن يؤدي هذا الأمر إلى وجود مشاعر سلبية تعيق تقدم العمل فهذا أمر مرفوض، وإليك بعض الوسائل التي تساعدك على حل الأزمات :
أ. تذكير الموظفين دائماً بالأهداف النهائية أو بعيدة المدى.
ب. أوجد مواطن التشابه بين المتنازعين بتقليص هوة الخلاف.
ت. استعمل وسيلة الإقناع لإقناع المتنازعين عن التنازل عن بعض أفكارهم لحل هذا النزاع .
تذكَّر أن تسوية الخلافات في العمل هي عامل أساس لتحقيق الأهداف، والعكس صحيح.
02 المفاوضة /
يقصد بالتفاوض تقريب وجهات النظر بصدق ووضح للوصول إلى حل مرضٍ للأطراف المتنازعة، ولكي تحقق ذلك عليك بما يلي :
أ. استمع لما يقوله أطراف النـزاع واطرح الأسئلة للاستيضاح.
ب. حدد مواطن الاتفاق بين المتنازعين وركز عليها.
ت. استنتج مواطن الخلاف والتقارب بين آراء المتنازعين، وحاول عدم التركيز عليها وأقنع المتنازعين بأنها ليست موضع خلاف .
03 التغيرات الإدارية/
عليك دائماً أن تسعى إلى التكيف مع التغيير والاستفادة منه حتى تكون متماشياً مع المستجدات والمتغيرات متخلياً عن الأساليب والأنماط القديمة والتي لم يعد لها أي فائدة مع تتابع المتغيرات .
– التغيرات السياسية
– ازدياد المنافسة داخل المنـزل وخارجه
– سرعة تطور المنتجات
– توفير المعلومات التقنية
ولكي تكون متكيفاً مع التغيير عليك :
أ. أن تكون حاضر الذهن وواعياً عند الإقدام على أعمالك .
ب. لا تخش التغييرات
ت. أطلع الآخرين على أسباب التغيير وتأثيره
ث. أشرك الناس في عملية التغيير
ج. هيئ جميع العاملين للتكيف مع التغيير، وذلك من خلال التطوير والتدريب
الفصل الخامس
إدارة الآخرين
الإدارة : هي القدرة على إتمام عمل ما بواسطة الآخرين، ولتحقيق ذلك عليك اتباع ما يلي :
01 اختيار الأشخاص المناسبين للمهام والأدوار المتنوعة
02 تدريب وتنمية مهارات الموظفين
03 إنجاز العمل من خلال فرق العمل
04 مساعدة الموظفين على تخطي المشاكل وحلها
05 المعرفة التامة بفهم نفسيات وشخصيات الموظفين
1) اختيار الأشخاص المناسبين للمهام والأدوار المتنوعة/
إن اختيار الرجل المناسب يتم من عدة معايير ، ومن هذه المعايير المقابلات الشخصية، والتي تبين لك شخصية الموظف الجديد، ويعتبر اختيار الرجل المناسب من أهم المهام الإدارية التي تؤثر في مستقبلك المهني، لذا كن دقيقاً في اختيار الرجل الكفؤ والمناسب لأداء العمل .
2) التقييم/
يعتبر التقييم عنصراً مهماً ومساعداً في تعليم الموظفين أعمالهم وواجباتهم، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والفاعلية، ولاشك أن عملية النقاش والمحاورة تعتبر وسيلة مباشرة لتقييم الموظف من خلال طرح الأفكار والنتائج .
3) التدريب وتنمية مهارات الموظفين/
لا شك أن زيادة الكفاءة والأداء في العمل مرتبط ارتباطاً مباشراً بتطوير وتدريب العاملين. إن تدريب وتنمية مهارات الموظفين يعتبرا حافزاً -بحد ذاته- للموظفين، ولكي تستثمر عملية التدريب يجب عليك أن تتلمس نقص واحتياجات وجوانب القصور لدى الموظفين فتسد هذه الثغرات لتزداد الإنجازات .
4) تشكيل فريق العمل /
إن الحصول على فريق عمل متكامل يؤمن برسالة واضحة، وأهداف محددة تكون فيه الأدوار والمهام موزعة هذا الأمر يزيد من جودة العمل ومن جودة الإدارة .
* المشورة :
عندما تحدث مشكلة ما لأحد الموظفين، فإنك يجب أن تسعى لحلها بداية بتحديدها ثم انتقاء الوسيلة المناسبة لحلها محافظاً على الثقة المتبادلة بينك وبين العاملين، والمهم أن تسعى لحل المشكلة؛ لأنك إن لم تقم بذلك فلن تتمكن من إنجاز أعمالك .
5) فهم تصرفات الآخرين:
لا شك أن كل منا ينظر إلى الأمور بصورة مغايرة عن الآخرين، ونرى أن لكل موظف نظرته الخاصة وأسلوبه الخاص به ، لذا عليك أن تتفهم نفسيات الموظفين لأن ذلك يعد من أبرز مهام الإدارة الناجحة لذا عليك :
– استمع بدقة لما يقوله الموظفون
– حاول أن ترى الأمور من منظار الموظفين أنفسهم.
– الاهتمام بقيم وجهات نظر الموظفين
الفصل السادس
المواقف الإدارية
من أبرز ما يميز الإدارة الناجحة هو حسن التصرف خلال المواقف الإدارية بفاعلية وكفاءة
– إدارة شؤونك الخاصة
يجب أن تعطي نفسك الوقت الكافي لكي تدير شؤون حياتك بشكل سليم، لذا عليك:
01 تحديد الأشياء التي تنوي القيام بها
02 الاهتمام بنفسك
03 أن تكون حياتك متوازنة
ولكي تحصل على توازن بين العمل والراحة، وتستمتع بهما جميعاً عليك بتطبيق الأفكار الآتية:
01 وزّع وقتك بطريقة عملية خصوصاً لساعات النهار
02 حصر الأعمال التي تسبب هدر وقتك
03 الاستفادة من الأوقات المخصصة كركوب الطائرة وصالات الانتظار.
04 برمجة الوقت وتخصيصه بأعمال محددة
05 يجب عليك أن تقدر أهمية الوقت
– إدارة الآخرين
الإدارة / هي إنجاز الأعمال عن طريق الناس، ولكي تحصل على ذلك عليك بما يلي:
01 إقامة علاقات سليمة مبنية على الود والاحترام والتقدير والمصالح المشتركة
02 أن تكون إيجابياً لتدفع العاملين إلى الإنجازات
03 الاهتمام بالآخرين لكي تستفيد منهم بفاعلية
الخلاصة
إن إدراك المعنى الحقيقي للإدارة في فهم وتأدية مهام التخطيط والتنظيم والتوجيه والسيطرة تمكنك من الإمساك بزمام أمور العمل لديك، مع تنمية مهاراتك اللازمة، وإجادة فن التحليل والمشاركة والتأثير على الآخرين، مقروناً بقدرتك على التكيف مع المستجدات والمتغيرات والأزمات هذا الأمر لا يكفي أن تقوم به وحدك، بل لا بد أن تهيئ لك فريق عمل متكامل يدفعك إلى الأمام، وتكون أنت فيه المحرك والموجه، ولن يحصل لك ذلك ما لم تتميز بإدارة شؤونك الخاصة، وتكون متوازناً فيها، لكي تحصل على أسس سليمة للإدارة الناجحة .
المصدر:الاسلام اليوم .نوافـذ