وعلى وجه التحديد فإن البرنامج يهدف إلى :
•تنمية إدراآات المشاآين بأهمية الوقت باعتباره أحد الموارد النادرة لتحقيق أهداف الإدارة الجامعية.
•توضيح أسباب فقدان السيطرة على الوقت وبيان الآثار الناتجة عنها.
•تنمية مهارات الإدارة الفعالة للوقت من خلال وضع خطة عملية تحسين إدارة وقت ممارس العمل الإدارى الجامعى.
•تعريف المشارآين بمصادر ضغوط العمل والنتائج المترتبة عليها.
•تنمية مهارات المشارآين فى مجال التعامل مع ضغوط العمل وتحقيق الإدارة الفعالة لهل مع التعريف بالأطر العامه لإدارة أزمات العمل.
مفهوم وأهمية إدارة الوقت فى حياتنا الخاصة والوظيفية
ماذا يعنى الوقت بالنسبة لنا؟
يستمد الوقت أهميته فى حياة البشر عموما لكونه السبيل الوحيد لبلوغ الأهداف وتحقيق الغايات. والوقت هو أحد الموارد الطبيعية النادرة التى يجب أن يحسن استغلالها إذا ما أراد الإنسان أن تكون له بصمة فى مسيرة حياته الشخصية.
قد يكون من الصعب للغاية تحديد مفهوم معين للوقت، إذ قد يختلف إدراآات الناس له من فئة لأخرى أو من مجتمع لآخر. ويتمثل مفهوم الوقت بصفة عامة فى وجود علاقة منطقية لارتباط الأحداث أو الأنشطة والتى قد يعبر عنها فى صيغة الماضى أو الحاضر أو المستقبل. ومن ثم يعتبر الوقت وحدة قياس الإنجازات على مستوى الأفراد أو الجماعات أو المؤسسات أو الشعوب.
السمات المميزة للوقت:
•يوجد عدة سمات مميزة للوقت
•الوقت مورد محدد
•الوقت لا يمكن تعويضه
•يمتلك آل الناس قدرا متساويا من الوقت
•الوقت لا يمكن تجميعه أو تخزينه
•الوقت لا يستأجر ولا يشترى
آين ينفق الإنسان وقته فى العادة؟
تشير نتائج الدراسات إلى أن الإنسان العادى ينفق يومه العادى ما بين سبعة نوعيات من الأنشطة ، ويؤدى عدم القيام ببعضها أو تكثيف القيام بالبعض على حساب البعض الآخر ألى فقدان الفرد للتوازن المطلوب والتضحية بالأهداف أو المنافع فى أحد الجوانب لحساب بعض الجوانب الأخرى. إن عدم التوازن أ والتضحية ببعض الأهداف إنما يرجع غالبا إلى ما يسمى بظاهرة ” سوء إدارة الوقت … أو عدم القدرة على إستغلال الوقت “
العوامل المؤثرة فى توزيع واستغلال الوقت:
يتفاوت الناس فى نظرتهم واستغلالهم للوقت بتفاوت عدة اعتبارات أهمها :
•العوامل الديموجرافية
•العوامل الاقتصادية
•العوامل الثقافية
•العوامل الاجتماعية
•العوامل البيئية
ماذا يعنى إدارة الوقت؟
تعرف إدارة الوقت بأنها “قدرة الشخص على استخدام وقت الوظيفة لإنجاز المهام فى التوقيت المحدد لها”
آم قد تعرف بأنها ” العملية المستمرة لتحليل وتقييم المهام التى يقوم بها الفرد خلال فترة زمنية معينة ، بهدف تعظيم الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف المحددة”
مزايا الإدارة الجيدة للوقت:
•إنجاز الأهداف والمهام فى الأوقات المحددة.
•تحقيق التوازن بين المتطلبات الاجتماعية والمتطلبات الوظيفية.
•إرساء القدوة للاخرين.
•تجنب الضغوط الناتجة عن ضيق الوقت أو تأجيل الالتزامات أو ضعف مستوى الأداء.
•رفع المستوى الحضارى لمجتمعك الخاص والعام.
العوامل المؤثرة فى عدم الاستغلال الفعال للوقت:
عادات سلبية فى استخدام الوقت
تمثل الخطوة الأولى فى الإدارة الفعالة للوقت فى إعادة النظر فى الطريقة التى يتعامل بها الإنسان حاليا مع وقته. فغالبية الناس يتعاملون مع الوقت بحكم “العادة” ومن النادر أن يفكروا بوعى آيف يمكنهم تغيير تلك العادة.
ولكن ما هى العادات السلبية التى تؤثر فى استغلال الوقت المتاح للمسئول الجامعى فى أى موقع؟
على الرغم من أن بعض هذه العادات يتسم بالطبيعة الفردية ، إلا أن البعض الآخر يكاد يكون عاما ومشترآا بين آافة المسئولين ومن أبرز هذه العادات ما يلى :
١.لا يوجد لدى وقت للتخطيط …!!
٢.سوف أتفرغ تماما لهذا الموضوع …!!
٣.بابى مفتوح للجميع…!!
٤.أحب أن أقوم بكل شئ بنفسى…!!
٥.دعنى أقم بها …!!
إن تحليل هذه الأسباب والتعرف عليها تمثل خطوة منطقية نحو آسب المزيد من الوقت وبالتالى تحقيق الفاعلية فى إنجاز المهام ذات الأولوية المرتفعة.
لقد توصلت أحدى الدراسات المشهورة والتى أجريت على عينة قوامها ٥٠٠٠مفردة من المديرين فى ١٤ دولة إلى وجود ما يزيد عن ٥٠ عاملا رئيسيا أطلق والتى يمكن تصنيفها فى أربع Time Wasters عليها مضيعات الوقتمجموعات رئيسية هي:
•العوامل / الأسباب التنظيمية
•العوامل / الأسباب الاجتماعية
•العوامل / الأسباب الشخصية
•العوامل / الأسباب البيئية
استراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت:
إدارة الوقت لا تعنى توفير المزيد بل آيفية الاستغلال الأمثل له الوقت من الموارد النادرة التى يجب إدارتها بفاعلية لتحقيق النجاح الأمثل فى إنجاز المهام أو الأهداف المحددة.
إنه ليس من الممكن إيجاد المزيد من الوقت ، بل أن التحدى الذى يواجه المسئول أو المدير هو آيف يمكن تحقيق استغلال أفضل للوقت المتاح. وتنسأ ظاهرة سوء إدارة الوقت عندما يتم استغلاله فى أداء أشياء أقل أهمية مما ينبغى. إن المهمة الصعبة التى تواجه ممارس العمل الإدارى الجامعى أو غيره لا تتمثل فى إيجاد الوقت لأداء مهمة ما ، بل فى عدم إدراك استغلال الوقت المناسب لأداء المهمة أو النشاط المناسب.
إن بعض المهام أو الأنشطة ليست من الأهمية بمكان بحيث يجب تخصيص بعض الوقت لأدائها، إن مثل هذه الأمور “تسرق” وقت الأنشطة الأآثر أهمية. إن مفتاح الإدارة الفعالة للوقت هو معرفة ما الذى يجب عليك القيام به. فالشخص الذى يملك أهدافا وأولويات واضحة يستطيع أن يحدد الأنشطة أم المهام الضرورية وأن يستخدم أفضل الوسائل لاستغلال الوقت للنهوض بها.
الميول الإنسانية: مشكلة الإدارة الفعالة للوقت:
إنعدام وضوح الأهداف والأولويات لا تمثل سوى أحد المصادر لمشكلات الإدارة الفعالة للوقت. إضافة إلى ذلك يوجد مجموعة من “الميول الإنسانية والتى تجعل من عملية إدارة الوقت عملية شاقة Human Tendencies للغاية ، حتى مع وجود أهداف وأولويات واضحة.
والإدارة الجيدة للوقت Pareto قاعدةإلى ما يلى: Pareto تشير قاعدة٨٠% من الإنجاز أو الفاعلية يستند إلى ٢٠% من الأنشطة ٢٠% من الإنجاز أو الفاعلية يستند إلى ٨٠% من الأنشطة يعنى ذلك أن الإدارة الجيدة للوقت تعنى الترآيز على ممارسة الأنشطة أو المهام التى تساهم فى تحقيق ٨٠% من الإنجاز أو الأداء، وعدم توجيه الوقت لممارسة أنشطة تكون مساهماتها محدودة فى معدلات الإنجاز أو مستويات الفاعلية.
الاستراتيجيات الفعالة للوقت:
قدم خبراء إدارة الوقت عددا من الاستراتيجيات أو الأساليب التى يمكن استخدامها فى الواقع العملى لتنمية مهارات التعامل مع الوقت ، ويمكن استعراض أهم هذه الاستراتيجيات فيما يلى:
أولا: تخطيط وجدولة الأنشطة اليومية وتحديد الأولويات
Know How To Delegate ثلنيا: تعلم آيف تفوضثالثا: تعلم آيف تستخدم التليفون بفاعلية
رابعا: تعلم آيف تدير الاجتماعات بفاعلية
خامسا: تعامل بإيجابية مع الزائرين دون سابق موعد
سادسا: تخلص من المهام غير الضرورية
سابعا: قلص حجم الأعمال الورقية
إدارة ضغوط العمل:
هل يتوافر لديك الوقت الكافى لإنجاز آل ما ترغب فى تحقيقه؟
إذا آانت الإجابة”نعم” فأنت من المحظوظين أو من الأفراد القلائل فى عالمنا المعاصر الذين ينعمون بوفرة الوقت، إن غالبية الأفراد يواجهون مشكلات عدم القدرة على إنجاز آل ما يرغبون فى تحقيقه سواء على المستوى الوظيفى أو المستوى الاجتماعى. فهنالك مهام وظيفية متعددة يجب القيام بها بعضها هام وأآثرها عاجل !! وهناك أماآن آثيرة نود التردد عليها، وهناك أشخاص آثيرون نود زيارتهم أو نرغب فى استقبالهم، فمن أين نأتى بالوقت اللازم للقيام بهذه الأعباء أو أداء هذه الواجبات.
آم منا واجه مثل هذا الموقف فأنت ترغب فى حضور الاحتفال السنوى الذى تقيمه المديرية أو الجامعة لخريجيها ومن بينهم إبنك أو ابنتك، وأن هذا الحدث قد تزامن مع اجتماع هام يجب أن تحضره أو مقابلة هامة مع أحد المسئولين الكبار ، أو ربما يكون هناك تقرير يجب أن تنتهى من إعداده أو مشكلة بين مرءوسيك يجب التصدى لها أو موعد سبق تحديده مع طبيب الأسنان ويصعب تغييره . إنك بالطبع فى مثل هذه المواقف أو غيرها تتعرض لما يسمى بالضغوط،
فماذا يقصد بالضغوط ؟
Defining Stress معنى الضغطأى خاصية أو حدث أو موقف فى البيئة “Stimulus” يعرف البعض الضغط باعتباره مثيرالمحيطة بالفرد والذى قد يتولد عنه نتائج سلبية أو غير مرغوبة بالنسبة له” بمعنى أنه نتيجة وليس ، Response أما التعريف الثانى فينظر إلى الضغط باعتباره استجابة سببا.
ومن الناحية العملية فإنه من المفيد النظر إلى الضغوط باعتبارها استجابة يقوم بها الفرد عند مواجهته لموقف أو ظروف أو أحداث معينة وأن هذه الظروف أو الأحداث تعتبر مسببات للضغط من هذا المنطلق يمكن تعرف الضغط بأنه: .“Stressors”
يوجد أربعة شروط يجب توافرها آى يعتبر الحدث الخارجى مصدرا للضغوط وهى :
الضغط :هو استجابة تكيفية ذاتية ناتجة عن تفاعل الفرد مع القوى الخارجية فى البيئة المحيطة والذى قد يترتب عليه آثار مادية أو نفسية أو سلوآية.Potential Threat ١.التهديد المحتملImportance ٢.الأهميةUncertainty ٣.عدم التأآدDuration ٤.الفترة الزمنية