اشكال المعلومات المطبوعه

لا تزال المواد المطبوعة واحدة من أسهل الطرق و أكثرها فاعلية لتوفير المعلومات حول مشروع أو قضية معينة ، أو للدعاية لعملية المشاركة مثل حدث أو اجتماع ، و تشمل النماذج الشائعة : صحائف الوقائع ، و النشرات ، و النشرات الإخبارية ، و الكتيبات ، و بطاقات البريد ، و أوراق القضية ، و التقارير الموجزة .

نبذة عن المعلومات المطبوعة

– يمكن أن يكون لهذه المعلومات غرض واحد أو يتم إنتاجها كسلسلة للتوزيع مع مرور الوقت ، و يمكن توزيع المواد المطبوعة في الاجتماعات ، أو إتاحتها للجمهور لالتقاطها ، أو إرسالها بالبريد إما مباشرةً إلى قائمة بريدية محددة ، أو توزيعها من خلال مجموعات مجتمع طرف ثالث ، أو تضمينها كـ ” أدوات تعبئة فاتورة ” مع توزيع بريد منتظم مثل فواتير الخدمات العامة أو الصحف المحلية .

مزايا المعلومات المطبوعة

– يهدف إلى توفير ملخصات موجزة للمشكلات من خلال الكلمات و الرسومات الممسوحة ضوئيًا بسهولة ، لإبلاغ المجتمع حول مشكلة أو اقتراح ، و يمكن توزيع المعلومات المطبوعة وتنفيذها بسهولة ، و يمكن تصميمه للسماح بمدخلات عامة محدودة من خلال نماذج التعليقات ، كما تصل إلى عدد كبير من الناس من خلال البريد أو التوزيع في المنافذ العامة ، و تتميز المعلومات المطبوعة بأنها يسهل توثيق عملية المشاركة العامة ، و يمكن أن يكون وسيلة منخفضة التكلفة نسبيا من الدعاية .

تحديات تواجه المعلومات المطبوعة

– يجب أن تكون المواد المطبوعة مختصرة و قد تكون هناك مساحة محدودة لتوصيل المفاهيم المعقدة ، مع العلم أنه ليس هناك ما يضمن أن المواد سيتم قراءتها ، و إذا تم إرسالها بالبريد ، فإن ضمان قراءتها يكون جيدًا مثل القائمة البريدية نفسها ؛ تحتاج القوائم البريدية إلى تحديث منتظم لتجنب إهدار الوقت والطاقة والورق .

– يجب أن يكون مظهر المادة مثيرًا للاهتمام بصريًا ولكن يجب تجنب مظهر “المبيعات” ، و يمكن أن تضيع إذا تم إرسالها عن طريق البريد العام أو تضمينها مع العديد من النشرات الأخرى و تعبئة الفاتورة ، و يتطلب جمهور القراءة والكتابة .

مبادئ التخطيط الناجح

– خطة رسائلك جيدا ، قم بتوفير تحديثات منتظمة ، لكن لا تقصف الأشخاص بالمعلومات ، و ضع في اعتبارك الرسومات القوية و مواد العلامات التجارية بحيث يسهل التعرف على مشروعك والربط به ، و اجعل جميع المستندات بسيطة وسهلة الفهم ، و حاول الاحتفاظ بمعظم المواد المطبوعة في ورقة واحدة ، و النظر في طرق مبتكرة لتنظيم المعلومات ، و قدم نقاط اتصال ، مثل اسم جهة اتصال معلومات مركزية أو تفاصيل برنامج المشاركة .

– لا تفرط المواد التي تحتوي على الكثير من المعلومات ، و يمكن الحصول على مدخلات عامة محدودة من خلال المواد الإعلامية المطبوعة عن طريق تضمين الاستبيانات والاستبيانات أو أوراق التعليق / الرد تشمل عودة الطوابع البريدية عن أي بطاقات الاستجابة ، و فكر في البطاقات البريدية أو مرسلات البريد الذاتي بدلاً من العناصر التي تتطلب مغلفًا ، هذه الخطوات ستجذب انتباه القارئ وتكون أرخص في البريد
يجب أن تكون المواد متاحة بسهولة للجمهور ويمكن الوصول إليها من عدد من المواقع .

– كما قم بتضمين معلومات حول دور الجمهور في عملية المشاركة و فرص المشاركة في جميع الاتصالات
حافظ على تحديث قوائم المراسلات و تحقق من التكرار لتوفير المال و الوقت والورق ، و إذا كنت توزع كحزمة فواتير ، فتحدث إلى موزع الفواتير و اكتشف متى يحتاجون إلى المادة من أجل الخروج في البريد المناسب ، و بأي تنسيق ، و تحقق من الأشياء الأخرى التي يتم توزيعها باستخدام الفواتير ، و قرر ما إذا كان لنشرة المسافر لديك فرصة جيدة للقراءة ، و تسليم / ترتيب الطابعة لتسليمها إلى الوكالة / الإدارة التي ستقوم بالتوزيع و التوزيع .

الموارد اللازمة للمعلومات المطبوعة 

– التوظيف ، و الكتاب ، و المحررين ، و مصممي الغرافيك ، و الفريق التقني ، و الدعم البريدي والتوزيع ، و المواد ، مثل : ورقة ، و طبع ، و رسوم البريد ، و وقت التخطيط ، و الإعداد بسيط نسبيًا ولكنه يتطلب الالتزام بالصيانة و التوظيف على المدى الطويل ، و وقت التنفيذ ، و يجب الحفاظ على إنتاج وتوزيع المواد المطبوعة طوال فترة حياة المشروع ، و حجم المجموعة يكون مناسب للعمل ، و حساب الكلفة ، و يمكن أن تكون منخفضة التكلفة للغاية إذا فعلت الكترونيا فقط ، و تكلفة الطباعة و البريد نسخ مطبوعة هي النفقات الأساسية .