غالبًا ما تكون المهام المهنية والشخصية للمديرين متشابهة، في كلا الوضعين ، يقوم المديرون بالتنظيم والتوجيه والتدريب والإشراف ، وفي بعض الأحيان الانضباط، كما ان إحدى المهام الشائعة الأخرى للمديرين هي إعداد الميزانية والمقاييس، فمن المهم أن يفهم المديرون ما يجب إدارته ولماذا هو مهم وكيفية القيام به، وهذا هو المكان الذي تأتي فيه الكفاءة والفعالية، فمن خلال فهم الفرق بين هذين المفهومين ، يمكن للمديرين تحقيق النجاح.
الفرق بين الكفاءة والفعالية
الكفاءة والفعالية ليسا نفس الشيء، حيث تُعرّف الكفاءة بأنها القدرة على إنجاز شيء ما بأقل قدر من الوقت الضائع والمال والجهد أو الكفاءة في الأداء، اما تعريف الفعالية فهو الدرجة التي ينجح بها شيء ما في تحقيق النتيجة المرجوة ؛ ومن هنا يحتاج المديرون إلى تقدير الطريقة التي يؤثر بها كل منهم على المؤسسة.
لتوضيح الاختلافات بين الكفاءة والفعالية والتدابير الأخرى ، سنتعرف على المقاييس الخاصة بكلا منهم؛
مقاييس الكفاءة
تشير مقاييس الكفاءة إلى القدرة على إنتاج أقصى قدر من المخرجات من المدخلات المحددة بأقل إهدار للوقت والجهد والمال والطاقة والمواد الخام، كما يمكن قياسها كميًا من خلال تصميم وتحقيق نسب المدخلات والمخرجات لموارد الشركة مثل الأموال والطاقة والمواد والعمالة ، إلخ، وتعتبر الكفاءة أيضًا معلمة لحساب الأداء والإنتاجية من خلال إجراء مقارنات بين المخرجات المدرجة في الميزانية والمخرجات الفعلية المنتجة مع العدد الثابت للمدخلا، اي إنها القدرة على فعل الأشياء بطريقة مهذبة ، لتحقيق الناتج القياسي، وتعد الكفاءة عنصرًا أساسيًا لاستخدام الموارد ، حيث أنها أقل عددًا ، ولها استخدامات بديلة ، لذلك يجب استخدامها بأفضل طريقة ممكنة.
لكي تصبح كفء ، عليك اتخاذ إجراءات مثل تحديد نوع محطة العمل التي تناسب احتياجاتك بشكل أفضل، حيث تتعلق الكفاءة بتبسيط الطريق نحو الفعالية، وتتضمن الأسئلة المتعلقة بالكفاءة التي يمكنك طرحها ما يلي:
- أين تذهب معظم ميزانيتي؟
- ما هي المهام الأكثر أهمية؟
- هل هناك أي شيء يمكنني إنفاق نقود أقل عليه؟
- هل هناك أي أدوات أو استراتيجيات من شأنها أن تفعل الأشياء بشكل أسرع؟
- هل يمكنني إكمال مهام متعددة في وقت واحد؟
مقاييس الفعالية
تشير مقاييس الفعالية إلى المدى الذي تم به القيام بشيء ما ، لتحقيق النتيجة المستهدفة، يعني درجة التقارب بين الهدف الذي تم تحقيقه مع الهدف المحدد مسبقًا لفحص فاعلية الكيان بأكمله، فالفعالية لها نظرة خارجية ، أي أنها تكشف عن علاقة منظمة الأعمال بالبيئة الكلية للأعمال، كما انها تركز على الوصول إلى المركز التنافسي في السوق، والفعالية موجهة نحو النتائج والتي توضح كيف تم تنفيذ نشاط ما بشكل ممتاز أدى إلى تحقيق النتيجة المرجوة والتي تكون إما دقيقة أو قريبة من الكمال.
الفعالية هي العامل الأكثر أهمية في إنشاء عمل تجاري منتج، لا يمكن لأي شركة في أي قطاع أن تنجح إذا لم تكن فعالة إلى حد ما، بالمقابل ، لا يمكنك اعتبار الشركة فعالة إذا لم تكن ناجحة.
تركز فعالية العمل على تحقيق هدف معين. إنها تتخذ الخطوات اللازمة لإكمال المهمة. إذا كنت تحقق أهدافًا تخدم غرضك العام ، فأنت فعال ، وإذا كنت لا تحقق هذه الأهداف ، فأنت غير فعال وهذا ايضا الفرق بين الفاعلية والفعالية.
يمكنك تصور الفعالية مثل قائمة المهام، يمثل كل عنصر في القائمة هدفًا ملموسًا تضيفه جميعًا إلى يوم منت، وهدفك العام هو أن يكون لديك يوم مثمر، ولتحديد ما إذا كانت عملياتك فعالة أم لا ، يمكنك طرح الأسئلة التالية:
- ما هو هدفي النهائي؟
- ما الخطوات التي يجب علي اتخاذها لتحقيق هذا الهدف؟
- كيف تخدم جميع مهامي هذا الهدف؟
- هل أفعل أي شيء يصرف الانتباه عن الهدف الأساسي؟
- هل هناك أي مهام أخرى ستساعدني في تحقيق هدفي؟
بالنهاية، تتعلق فعالية العمل بوضع المعايير ومن ثم تلبية تلك المعايير، ومدى استيفائك لهذه المعايير هو مدى فعاليتك.[1]
الاختلافات الرئيسية بين الكفاءة والفعالية
توضح النقاط الواردة أدناه ملخص الاختلافات الجوهرية بين الكفاءة والفعالية في بيئة العمل؛
- تُعرف القدرة على إنتاج أقصى إنتاج بموارد محدودة بالكفاءة، اما مستوى قرب النتيجة الفعلية مع النتيجة المخططة هو الفعالية.
- الكفاءة هي “القيام بالأشياء بشكل مثالي” بينما الفعالية هي “القيام بالأشياء المثالية”.
- الكفاءة لها منظور قصير المدى، على العكس من ذلك ، فإن المدى الطويل هو وجهة نظر الفعالية.
- الكفاءة موجهة نحو العائد، على عكس الفعالية ، والتي هي نتيجة موجهة.
- يجب الحفاظ على الكفاءة في وقت تنفيذ الإستراتيجية ، بينما تتطلب صياغة الإستراتيجية الفعالية.
- يتم قياس الكفاءة في عمليات المنظمة ، ولكن يتم قياس فعالية الاستراتيجيات التي يتم إجراؤها من قبل المنظمة.
- الكفاءة هي نتيجة المخرجات الفعلية عند إعطاء عدد المدخلات، من ناحية أخرى ، للفعالية علاقة بالوسائل والغايات.
- بمعنى آخر ، أن تكون كفء هو فعل الأشياء الصحيحة وأن تكون فعالًا هو فعل الأشياء بشكل صحيح، وذلك على غرار الفرق بين النجاعة والفعالية.
- المدير الفعال هو الشخص الذي يستخدم موارد محدودة لإنجاز المهمة بطريقة أكثر احترافية ؛ يريدون نتائج فورية. الكفاءة تتجنب الأخطاء ويحب اتخاذ خطوات متكررة لتحقيق الهدف.
على الرغم من أن كلا “العدستين” يشتملان على عقلية مختلفة، ولكن تلك التي تتوافق مع كونها فعالة هي موجهة نحو التأثير والاستراتيجية، حيث يركز القائد الفعال على الإنتاجية في طبقات مختلفة مثل التحفيز والعمل الجماعي والتواصل والأهداف، كما يشجعون الابتكار والإبداع للوصول إلى الهدف المنشود، اما أولئك الذين يتسمون بالكفاءة هم موجهون للمهام ، ومندفعون ، ويركزون على المشروع.[2]
الفعالية والكفاءة في بيئة العمل
تتمتع كل من الكفاءة والفعالية بمكانة بارزة في بيئة الأعمال التي يجب أن تحافظ عليها المنظمة لأن نجاحها يقع عليهم، الكفاءة لها نهج استبطاني ، أي أنها تقيس أداء العمليات والخطوات والعاملين والتكلفة والوقت وما إلى ذلك داخل المنظمة، كما لديها تركيز واضح على تقليل النفقات أو الهدر أو القضاء على التكاليف غير الضرورية لتحقيق المخرجات بعدد محدد من المدخلات ، اما في حالة الفعالية ، لديها نهج منفتح ، يسلط الضوء على علاقة منظمة الأعمال مع بقية العالم للوصول إلى مركز تنافسي في السوق ، أي أنه يساعد المنظمة على الحكم على فاعلية المنظمة بأكملها من خلال جعل الاستراتيجيات احسن واختيار أفضل الوسائل لنتيجة التحصيل.
بالنهاية، الكفاءة ليست هي نفس الشيء مثل الفعالية ، لكنها تغذيها، يمكنك رؤيتها كخطوة ثانية بعد السعي لتحقيق الفعالية، في حين أن الفعالية تهتم بما إذا كنت ستحقق هدفًا أم لا ، فإن الكفاءة تهتم بكيفية تحقيقك له.