من هو المساعد الإداري؟
هو الشخص الذي يقوم بتقديم أنواع الدعم المختلفة كافة لمن هم أعلى منه رتبة وظيفية، من أفراد وجماعات في الشركة التجارية، وكلَّما ازداد التعقيد في بيئة العمل، ازدادت الحاجة لوجود المساعد الإداري؛ حيثُ أنَّ الأعمال التي تقع على عاتقه -والتي قد تبدو صغيرة وبسيطة- تؤدي إلى تعطل عمل الذين يتولون مناصب إدارية عليا إن لم تُنجز تلك الأعمال كما يجب، فهو يقوم بتقديم الدعم والعون لهم، أو يقوم بالأعمال لصالحهم؛ لأنَّ كبار التنفيذيين والمدراء يقومون بالأعمال المهمة جداً، ولا يملكون الوقت الكافي للقيام بما يقوم به المساعد الإداري، وهنا تتجلى فكرة التفويض في العمل.
ماهي أنواع المساعدين الإداريين؟
1. مساعد مشروع:
يُقدم الدعم الخاص بمشروع معين في الشركة (الأنشطة والمهام التي لها هدف محدد ونقطة نهاية).
2. الموظف المكتبي:
يُقدم الدعم المكتبي المحدد في مهمة واحدة أو مهمتين فقط؛ على سبيل المثال: (إدخال البيانات، وحفظ الملفات).
3. مساعد الإنتاج:
يُقدم الدعم للمجموعات والأفراد في مجال الإنتاج التلفزيوني والسينمائي.
4. مساعد الحسابات:
يجب أن يكون لديه معرفة في مجال المحاسبة والمالية إضافة إلى خبرته الإدارية. مهمته تقديم الدعم لأقسام الشركة الخاصة بالموارد المالية، وحساب المديونيات والمدفوعات.
5. موظف الاستقبال:
مهمته الرئيسة استقبال زوار المكتب، والرد على المكالمات، وأخذ الرسائل لقسم أو مكتب آخر.
6. المساعد التنفيذي أو السكرتير:
يُقدم المساعد التنفيذي أو السكرتير الدعم للموظفين التنفيذيين في الشركة، أو للمجموعات التنفيذية الصغيرة، وتتضمن مسؤولياته التعامل مع البيانات الشخصية الأكثر حساسية أو خصوصية من غيره من الموظفين، أو التعامل مع المعلومات الخاصة بالشركة.
ما هي مهام ومسؤوليات المساعد الإداري؟
يقوم المساعد الإداري بأداء وتنفيذ العديد من الوظائف الأساسية في المكتب؛ نذكر لكم منها:
- إدارة الملفات.
- إرسال الفاكسات.
- استلام وإرسال الطرود والبريد، وفرز البريد.
- القيام بالدعم المكتبي متعدد الأوجه.
- استلام وإرسال استمارات الشركة.
- أداء كافة المهام المتعلقة بجدولة الاجتماعات، وتجهيز مواد الدعم الداخلي.
- البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسة.
- تنسيق وجدولة المقابلات والاجتماعات، وغيرها من الأحداث والأنشطة المشابهة.
- المساعدة في جميع أمور التنظيم الإداري، وصيانة الدليل.
- استخدام برنامج معالجة النصوص، وجداول البيانات، وبرامج عرض الكمبيوتر في إعداد المراسلات التجارية.
- العمل على التنسيق بين الوحدات العاملة والمكاتب الإدارية، وإيجاد الحلول بشكل مستمر لمختلف المشاكل الإدارية، والمشاكل بين العمال.
- توفير المصادر للموردين.
- رصد المستوى الحرج للأسهم.
- إدارة جرد الأصول والإمدادات، وتقديم الفواتير.
- مسؤول عن جميع الأوراق المهمة التي تحتاج إلى تعديل.
- مسؤول عن البريد الإلكتروني وجميع الأوراق الخاصة بالمكتب، بالإضافة إلى المستندات التي يجب إرسالها إلى الإدارة العليا باستمرار.
- حلُّ المهام المباشرة طويلة الأجل.
- إدارة التواصل بين الشركة وكافة العاملين والعملاء.
- أن يكون مسؤولاً عن صيانة جميع المُستلزمات المكتبية.
- أن يمتلك مستوى عالياً ومعرفة جيدة جداً بجميع المعدات التقنية المستخدمة في المكتب، ولديه القدرة على إجراء العديد من الإصلاحات البسيطة للمعدات في حال تعطلها.
- الاحتفاظ بجميع سجلات الدفاتر.
- أن يمتلك مهارة التعامل مع الجميع، حيثُ أنَّ هذا المنصب يتطلب الكثير من التفاعل مع جميع العملاء وأصحاب المكاتب.
- أن يقوم المساعد الإداري بجميع ترتيبات السفر لمديره.
- متابعة عقود الصيانة المُوقَّعة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة الآلات والتجهيزات في الشركة.
نصائح لتكون مساعداً إدارياً ناجحاً:
1. مهارة التواصل الفعَّال:
يُعد التعاون حجر الأساس الذي يقوم عليه هذا الدور الوظيفي، فالمساعد الإداري يجب أن يكون متعاوناً مع العملاء والموظفين والإدارة والمسؤولين الآخرين في الشركة بشكل جيد ومنتظم ومستمر.
شاهد بالفديو: 9 طرق لتحسين مهارات التواصل
[wpcc-iframe class=”embed-responsive-item lazyload” src=”https://www.annajah.net/fe/images/annajah_large.jpg” width=”640″ height=”385″ frameborder=”0″ allowfullscreen=”” data-src=”https://www.youtube.com/embed/95_E6t3tkWY?rel=0&hd=0″]
2. مهارة الكتابة:
يجب أن يتمتع المساعد الإداري بجميع أشكال التواصل سواء الشفهي، أم التواصل المكتوب، لذلك يجب أن تكون لديه الخبرة الكافية في تركيب الجمل، ويجب أن يكون ملماً بجميع القواعد الإملائية والنحوية ومواضع علامات الترقيم، كما يجب على المساعد الإداري أن يمتلك القدرة على الكتابة وفق أنماط وأساليب مختلفة؛ بهدف إيصال المعلومات بشكلها الصحيح، ولكي يعزز التواصل الفعال مع جميع الجهات والأفراد التي قد يُطلب إليه التحدث والاتصال والتعامل معها.
3. مهارة صنع القرار:
يجب على المساعد الإداري اتخاذ العديد من القرارات، والتي يُعتبر اتخاذها من ضمن المهام الموكلة إليه؛ نذكر منها على سبيل المثال لا الحصر:
- تحديد أفضل السبل والوسائل لتنفيذ المهام المختلفة.
- تخطيط جدول الأعمال بشكل يومي.
- طريقة وأسلوب التعامل مع الآخرين يحتاجان إلى قرار.
4. المهارات التنظيمية:
يُعد تحديد المهام والتنظيم من المهام الأساسية الموكلة للمساعد الإداري، فيجب على المساعد الإداري أن يعرف كيفية المحافظة على إدارة ذاته، وإدارة الموظفين الآخرين، وكيفية تحديد المهام الأكثر أهمية في القوائم المختلفة للعمل، إضافة إلى مهارة تنظيم الوقت.
5. مهارة حل المشكلات:
يجب على المساعد الإداري أن يكون قادراً ومستعداً لحل جميع أنواع المشكلات التي يمكن أن تصادفه خلال يومه الوظيفي، إضافة إلى ضرورة أن يكون المساعد الإداري قادراً على التعامل مع جميع من يحيطون به في الشركة، أو من العملاء خارج الشركة.
6. المعرفة التقنية:
من المهارات التي يجب أن يتحلى بها المساعد الإداري معرفته الجيدة جداً وخبرته في التعامل مع برامج MS Word و MS Excel و MS PowerPoint وغيرها من الأدوات والوسائط التقنية الأخرى، والتي تساعده في أداء مهامه المطلوبة على الوجه الأمثل بسرعة وكفاءة عالية.
7. مهارة المرونة في التعامل مع الواجبات الإدارية:
تُعَد المرونة في التعامل مع الواجبات الإدارية المتعددة من أهم مفاتيح الحفاظ على الجدول الزمني المناسب للأعمال المطلوبة، والتنقل بين المهام الإدارية المختلفة، وتُعَد من المهارات المهمة التي يجب أن يتمتع بها المساعد الإداري، لما لها من دور مساعد بالحفاظ على الأداء في العمليات والمهام المكتبية.
المصادر: 1، 2، 3، 4