المقصود بالإدارة الالكترونية وخصائصها

الإدارة الالكترونية هي نوع جديد من إدارة الأعمال التى ظهرت مؤخرا مع التطور التقني والتكنولوجي الحديث، والتي سهلت كثيرا من إدارة المؤسسات والارتقاء بها لتساير الحداثة وتواكب التطور التكنولوجي الحديث، ولا شك أن هذا النوع من الإدارة أصبح مطلوبا جدا في الآونة الأخيرة لما له من قدرة على تيسير الأعمال وتيسير التنقل من قسم لآخر ومن فرد لآخر داخل المؤسسة وبكل بساطة، ولذا فإن هناك العديد من الصناعات والمهن التي ارتبطت بالإدارة الالكترونية وراحت توفر خدماتها ومنتجاتها تساعد المديرين الالكترونيين، وتختلف تلك الخدمات ما بين تقنية وفنية وعلمية وإدارية … الخ

المقصود بالإدارة الإلكترونية
للإدارة الإلكترونية العديد من التعريفات والمعايير التي تستخدم لتوصيف وتوضيح ماهيتها، ويمكن توضيح تلك التعريفات في نقاط منفصلة مختصرة توضح كل منها جزءا من الإدارة الإلكترونية، وتلك النقاط هي :

1- هي عبارة عن إدارة مؤسسية ولكنها بلا أية أوراق مادية، إلا أن الورق في حد ذاته وما يحويه قد يكون موجودا وبكثافة ولكن على هيئة بيانات تقنية في أرشيف إلكتروني محفوظ، ويتم تداوله عبر البريد الإلكتروني، والأدلة والمفكرات الإلكترونية وكذلك عبر الرسائل الصوتية ونظم المتابعة الآلية الحديثة.

2- تتميز الإدارة الإلكترونية بأنها بلا مكان ولا تحتاج لمقر معين؛ وذلك لأنها تعتمد بالأساس علي التليفون المحمول ووسائل الاتصال الحديثة.

3- ومن ضمن تعريفات الإدارة الإلكترونية أنها إدارة بلا زمان، ولا تعتمد على مواعيد وتوقيتات معينة، لأن بإمكان المسؤول عن تلك الإدارة أن يتابع مهام عمله من المنزل، وبتلك الطريقة يمكن إدارة أية مؤسسة على مدار 24 ساعة في اليوم وخلال 7 أيام في الأسبوع دون أية عوائق، والتكنولوجيا سهلت كثيرا من هذا النوع من الإدارات.

4- الإدارة الالكترونية لا يعوقها معايير وتحكمات وعوائق وتنظيمات جامدة، ولا توقيتات ولا نقص موارد عديدة كما نرى في الإدارات التقليدية العادية، ويحتاج المدير الالكتروني فقط جهاز كمبيوتر وهاتفه الجوال وشبكة الإنترنت، ويبدأ في متابعة وتقييم والإشراف والرقابة على المؤسسة والكيان الذي يديره.

ما سبق عرضه من نقاط هو ما يمثل معنى الإدارة الإلكترونية والمقصود منها، بحيث أننا لو جمعنا تلك النقاط في ترابط واحد أنتج لنا المعنى الشامل للإدارة الإلكترونية.

خصائص الإدارة الإلكترونية
1- تهتم الإدارة الإلكترونية بمعالجة الملفات وإدارتها وتعديلها وتنقيحها تقنيا أسهل كثيرا من إهمالها أو الاكتفاء بحفظها.

2- من خصائص الإدارة الإلكترونية أنها يمكنها عرض أي محتوى بشكل أوضح سمعيا وبصريا بدلا من القراءة المملة.

3- في الإدارة التقليدية يتم الاستغناء عن الوثائق الغير سليمة ويتم إعادة كتابتها مرة أخرى، بينما في الإدارة الحديثة لا تفسد الوثائق في الغالب، كما يمكن حفظها وتناقلها ونسخها سريعا على أكثر من ذاكرة الكترونية.

4- يتم الاستغناء تماما عن أقسام الصادر والوارد المنوط بها التعامل مع البريد ورسائل العملاء والشركاء والمنافسين وغيرها من التلغرافات والبرقيات، ونستبدلها بالبريد الإليكتروني وهو الشائع استخدامه حاليا للحد الذي لم يعد معه عمل أو وظيفة أو مهنة ما يمكن أن تتم إلا باستعمال البريد الالكتروني.

5- لم يعد القائمون على الإدارات الالكترونية في حاجة إلى تنسيق وكتابة محاضر الاجتماعات، بينما أصبحت التقنيات الحديثة توثق وتسجل كل ما يتم بالصوت والصورة .

6- تتميز الأنظمة التقنية الحديثة بقدرتها على عمل كشف كامل للنظام واكتشاف الأخطاء والثغرات دون تعب أو مجهود بشري يذهب على المتابعة والإشراف والرقابة والتقييم.

7-من خصائص الإدارة الإلكترونية أنها تتميز بسهولة تجهيز الاجتماعات واللقاءات والندوات المختلفة والتي كانت في الماضي تحتاج لمخاطبات وتجهيزات واتفاقات وتنسيقات للتأكد من حضور جميع المدعوين في الوقت المناسب دونما أية أعذار تتعلق بالقائمين على تنسيق وتنظيم الفعاليات.