انواع الخطابات الادارية

يشير مصطلح ” الخطابات الإدارية ” إلى أي اتصال مكتوب يبدأ بالتحية، وينتهي بتوقيع وتكون محتوياته محترفة بطبيعتها، تاريخياً تم إرسال الخطابات الإدارية عبر البريد العادي أو البريد السريع، على الرغم من أن الإنترنت يغير بسرعة طريقة تواصل الشركات، هناك العديد من الأنواع القياسية لخطابات الأعمال، ولكل منها تركيز خاص.

خطابات المبيعات

تبدأ خطابات المبيعات النموذجية ببيان قوي للغاية لجذب اهتمام القارئ، نظرًا لأن الغرض من ذلك هو حث القارئ على القيام بشيء ما، فإن هذه الخطابات تتضمن دعوات قوية إلى اتخاذ إجراء، وتفصل فائدة القارئ على اتخاذ الإجراء وتشمل معلومات لمساعدة القارئ على التصرف، مثل تضمين رقم الهاتف أو رابط موقع الويب.

خطابات الطلبات

يتم إرسال خطابات الطلب من قبل المستهلكين أو الشركات إلى الشركة المصنعة أو تاجر التجزئة أو تاجر الجملة لطلب السلع أو الخدمات، يجب أن تحتوي هذه الأحرف على معلومات محددة مثل رقم الطراز واسم المنتج والكمية المطلوبة والسعر المتوقع، يتم تضمين الدفع في بعض الأحيان مع الخطاب.

خطابات الشكوى

قد تكون الكلمات والنغمات التي تختار استخدامها في خطاب يشكو إلى شركة تجارية هي العامل الحاسم فيما إذا كانت شكواك راضية أم لا، كن صريحًا ولكن لبقًا واستخدم دائمًا نغمة احترافية إذا كنت تريد أن تستمع الشركة إليك.

خطابات التعديل

عادة ما يتم إرسال خطاب التعديل استجابةً لمطالبة أو شكوى، إذا كان التعديل في صالح العميل، فابدأ الخطاب بهذا الخبر، إذا لم يكن الأمر كذلك، فاحرص على أن تكون لهجتك واقعية وأعلم العميل أنك تفهم الشكوى.

خطابات التحقيق

تسأل رسائل الاستفسار سؤالًا أو تستنبط المعلومات من المستلم، عند تكوين هذا النوع من الحروف، اجعله واضحًا وموجزًا ​​واسرد المعلومات التي تحتاجها بالضبط، تأكد من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يسهل على القارئ الاستجابة.

خطابات المتابعة

عادة ما يتم إرسال رسائل المتابعة بعد نوع من الاتصالات الأولية، قد يكون ذلك بمثابة قسم مبيعات يشكر العميل على الطلب أو رجل أعمال يراجع نتائج اجتماع أو باحث عن عمل يستفسر عن حالة طلبه، في كثير من الحالات، تكون هذه الرسائل عبارة عن رسالة شكر ومجموعة رسائل شكر.

خطابات توصية

غالبًا ما يطلب أصحاب العمل المحتملين من طالبي العمل الحصول على خطابات توصية قبل توظيفهم، عادةً ما يكون هذا النوع من الخطابات من صاحب عمل أو أستاذ سابق، وهو يصف علاقة المرسل برأي الباحث عن العمل ورأيه.

خطابات شكر

خطابات الاعتراف بمثابة إيصالات بسيطة، ترسلهم الشركات لإعلام الآخرين بأنهم تلقوا بلاغًا سابقًا، ولكن قد يحدث أو لا يكون قد حدث.

خطابات التقرير

ترافق رسائل الغلاف عادةً الحزمة أو التقرير أو البضائع الأخرى، يتم استخدامها لوصف ما يتم إرفاقه، ولماذا يتم إرساله وما الذي يجب أن يفعله المستلم به، إذا كان هناك أي إجراء يلزم اتخاذه، هذه الأنواع من الرسائل عادة ما تكون قصيرة للغاية ومختصرة.

خطابات الاستقالة

عندما يعتزم الموظف ترك وظيفته، يتم إرسال خطاب الاستقالة عادة إلى مديره المباشر لإبلاغه بذلك وإخباره بموعد آخر يوم للتوظيف، في كثير من الحالات، سيقوم الموظف أيضًا بتوضيح سبب مغادرته الشركة.

كيفية كتابة الخطابات الإدارية

– في عالم الأعمال، لا تعد كتابة الرسائل مجرد وسيلة للتواصل مع الوكالات الأخرى أو الشركات أو العملاء المحتملين، إنها طريقة لتمثيل شركتك وإعلام الآخرين بجودة الخدمة أو المنتج الخاص بك، وضع أفضل قدم لشركتك أمر ضروري عند كتابة خطاب إداري.

– تنسيق الرسالة مهنيا، ضمّن عنوان شركتك إذا كانت الرسالة جزءًا من بيان مكتوب رسمي، في الجزء العلوي من الرسالة، تحت التاريخ، وتشمل العنوان وعنوانك، إذا لزم الأمر.

– اكتب عنوان المستلم التالي، إضفاء الطابع الشخصي على هذا، إذا كان ذلك ممكنا، على سبيل المثال، إذا كنت تكتب إلى قسم معين داخل الشركة، فضع اسم الشخص الذي ترغب في تلقي خطابك فيه، بالتناوب، قم بالإشارة إلى القسم نفسه، إذا لم يكن لديك اسم.

– أوضح ماذا تقصد، في كتابة الأعمال، هناك احتمالات، سيكون لدى القارئ أشياء أفضل من فعلها من خلال قراءة فقرات من النص غير النقدي، اشرح الغرض من رسالتكم وضح الحقائق، تجنب الكتابة المزهرة التي تنتقص من الغرض من الرسالة.

– اكتب بأسلوب عمل محترف ولكن لا تستخدم كلمات صعبة سيضطر القارئ إلى شراء قاموس لفك تشفيرها، الحفاظ على الصياغة الخاصة بك بسيطة وصفي، كنت ترغب في الحصول على وجهة نظرك، وليس إقناع القارئ بمهاراتك في المفردات.

– كن مهذبًا في خطابك الإداري، الكتابة التي تغضب أو تصادمية تكون عكسية عمومًا في الحصول على أهدافك، بالإضافة إلى ذلك، فإن الرسالة المثيرة للجدل قد تأتي بنتائج عكسية وتُستخدم ضدك لاحقًا.

– راجع الخطاب الذي كتبته قبل إرساله من خلال البريد للتأكد من أن الخطاب لا يحتوي على أي أخطاء إملائية أو نحوية.