بحث عن الرسائل الادارية

في بحث عن الرسائل الادارية وأهميتها وفوائدها، نعرض لك أهم السمات الخاصة بها، فللرسائل الإدارية أهمية في مختلف المجالات، فتلجأ إليها المؤسسات في تبادل ألآراء والأفكار بين الموظفين وبين الإدارة، أو بين الموظفين وبعضهم، من أجل تيسير الأعمال وتحقيق أعلى جودة في أقل وقت، كما تساهم في إنجاز المهام المختلفة وتحقيق المصلحة العامة للمؤسسة، والمصلحة الشخصية للعاملين بها، وفي السطور التالية سنطرح تعريف الرسائل الإدارية وسماتها وفوائدها.

بحث عن الرسائل الادارية

تعريف الرسائل الإدارية

يعرف البعض الرسائل الإدارية بأنها نوع من الرسائل التي تتسم بالطابع الرسمي في محتواها ومضمونها، حيث تقوم جهة إدارية بإرسالها إلى أخرى وذلك لأغراض متعددة، مثل الاستفسار عن شيء خاص بالعمل، أو طلب قيام بمهام معينة، أو عند حاجة موظف من المؤسسة في مخاطبته الإدارة وطلب شيء ما.

فوائد الرسائل الإدارية

للرسائل الإدارية الكثير من الفوائد التي تساعد في إنجاز المهام المختلفة، ومن تلك الفوائد:

• التواصل بين العاملين في المؤسسة، سواء كانت تلك المؤسسة حكومية أو غير حكومية.
• إرسال الخطابات إلى الأقسام المختلفة والقطاعات داخل الشركة الواحدة من أجل الإخطار بشيء خاص بالعمل، مثل عقد اجتماعات أو ندوات، أو طلب إنجاز مهمة معينة.
• تساعد الرسائل الإدارية في الحفاظ على الجهد وتوفير الوقت، وذلك من خلال التغلب على المسافات.
• عند حدوث مشكلة ما في المؤسسة أو تحويل أحد موظفيها إلى التحقيق، فإنه يتم الاعتماد على الرسائل الإدارية كمستند يصلح اعتماده في التحقيق.
• تساعد الرسائل الإدارية في تبادل الأفكار المختلفة والمقترحات والتوصيات بين العاملين داخل المؤسسة وبين الإدارة.
• تساهم في إنجاز المهام المختلفة بطريقة سريعة، كما تقوم بتيسير العمل الإداري بشكل يصب في مصلحة المؤسسة.

سمات الرسائل الإدارية

تتصف الرسائل الإدارية ببعض السمات، ومن تلك السمات والخصائص:

• الدقة في اختيار الألفاظ وتوظيفها بشكل سليم.
• تقديم معاني سهلة وبسيطة، والبعد عن المصطلحات المعقدة شديدة الغموض.
• يشترط أن تخلو الرسائل الإدارية من عبارات المدح والثناء والمجاملات، بل يجب أن يكون محتواها أكثر جدية بشأن الموضوع التي أرسلت من أجله.
• تمتاز بالتسلسل بين الفقرات والترتيب بينها، فتكون كل فقرة مكتوبة بها مؤدية للفقرة التالية.
• تعتمد على الألفاظ والمصطلحات الإدارية في محتواها.
• تعتمد على الحجج المنطقية ومخاطبة العقل بعيداً عن أسلوب العاطفة.
• يجب الحرص على توفير عناصر التاريخ والمكان والزمان وأسماء الوجه إليهم الرسالة في مضمونها.

عناصر الرسائل الإدارية

يجب الحرص على شمول الرسالة الإدارية على العناصر التالية:

• بداية الرسالة: يتم كتابة البسملة “بسم الله الرحمن الرحيم” في بداية الصفحة من المنتصف، وهي خير ما نبدأ به كلامنا.
• تاريخ الرسالة: نقوم بكتابة تاريخ الرسالة في أعلى يمينها، وهو من الضروريات التي لا يجب السهو عنها في كتابة الرسالة.
• المرسل إليه: يتم كتابة اسم الشخص المرسل إليه الرسالة، بالإضافة إلى لقبه وأحيانا يتطلب كتابة مركزه الوظيفي.
• التحية: نقوم بكتابة تحية للمرسل إليه، وخير ما نكتب هي تحية الإسلام “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” وهناك البعض يكتبون “تحية طيبة وبعد”.
• مضمون الرسالة: هنا يجب كتابة وتوفير كل المعلومات المتعلقة بمضمون الرسالة، ويجب أن تكون الكتابة بطريقة سهلة ومبسطة وبعيدة عن المصطلحات الغامضة، بالإضافة إلى الاختصار وتجنب المواضيع الجانبية وتكرار السطور.
• خاتمة الرسالة: يتم ختم الرسالة بكتابة عبارة ” تفضلوا سيادتكم بقبول فائق الاحترام والتقدير، وشكرا”، وتوجد الكثير من العبارات الأخرى التي يمكن أن تنهي بها رسالتك.
• بيانات المرسل: في نهاية الرسالة وبأسفل الصفحة، يقوم المرسل بكتابة اسمه وتوقيعه، بالإضافة إلى عنوان السكن الشخصي.