Table of Contents
عند إعداد خطة للعمل مع وسائل الإعلام يجب الإجابة عن ستة اسئلة أساسية:
- لماذا نتحدث عن الموضوع؟
- لمن نتحدث عن الموضوع؟
- ماذا سوف نقول؟
- من الذي سوف يقول رسالتنا؟
- ماهي أفضل طريقة لقول ما لدينا؟
- متى يجب أن نقول ما لدينا؟
الهدف:
لماذا التحدث عن الموضوع؟ الأهداف تساهم في تحديد الرسالة، الجمهور، والتكتيك المتعلق بالاتصالات، ربما يمكنك العمل على إقناع الحكومة على سن قانون تمنع بموجبه المحلات التجارية من بيع السجائر للأطفال. في هذه الحالة يكون التركيز في استراتيجية الاتصال على الحكومة، وتكتيك الاتصال يكون التركيز على صانعي القرار وقد يشمل أيضاً اجتماعات مع الممثلين المنتخبين.
الجمهور:
لمن نقول الرسال؟ عندما تحدد من هي مجموعة الهدف لاتصالاتك يجب أن تحدد من سيتأثر من الموضوع الذي تتناوله ومن لديه القدرة على التأثير في هذا الموضوع، إذا كان الموضع يخص الحي والسلطة المحلية، فإن الاتصال يجب أن يتم مع سكان الحي وموظفي السلطة المحلية، الاتصال بأفراد من خارج الحي يعتبر غير ضروري وهو إهدار للموارد المحدودة للمنظمة إذا كان هدف الحملة هو منع الأطفال من التدخين فيجب عليك التحدث إلى الأطفال أوالمعلمين أو حتى الأهالي التحتدث إلى الشباب والمتقدمين في السن غير ضروري ويعتبر إهدار للموارد.
الرسالة:
ماذا سوف نقول؟ الرسالة تعتبر أقوى جدال يمكن للجمعية أعداده بخصوص أي موضوع معايير الرسالة الجيدة هي التالية:
قصيرة، بحيث يمكن طباعتها على الملصقات أو المنشورات أو العريضة. الرسالة قصيرة بحيث يستطيع المتطوع أن يقولها في دقيقة واحدة أو اقل كتلخيص للمضوع والحل.
- لغتها مفهومة وقابلة للنقاش.
- ثابتة ومتصلة بكل ما تقوله المنظمة شفوياًَ أو في المطبوعات أو على المصقات.
- تمثل المنظمة بالطريقة التي تريد–المنظمة- من الناس أني روها ويتذكروها فيها.
- صادقة وقابلة للتصديق: إذا بالغت الرسالة في سرد الحقيقة، فسوف تفقد المنظمة مصداقيتها.
- تخاطب مواقف صانعي القرار والجمهور والمنظمة والحلفاء إنها ترسم صورة في عقولهم.
تتكرر وتتكرر كلما كررنا الشيء زادت احتمالات سماعه، غالباً تكون هناك عوائق تمنع الناس من سماع كل شيء، عندما يقوم المتطوعين بتوزيع المشورات في الأسواق، في ذات الوقت يكون معظم الناس مركزين على الشراء عندما تتم مقابلة مدير المنظمة عبر المذياع، يكون الكثير من المستمعين مركزين على قيادة سياراتهم سيلقي المارة نظرة عابرة على لافتة المنظمة المعلقة في الشارع عندما يكون ممثل في مقابلة تلفزيونية فإن المستمعين يكونون مشغولين في اللعب مع أطفالهم وبذلك لا يستمعون إلى كل شيء.
لوحة الرسالة:
تعتبر لوحة الرسالة المصورة في الصفحة التالية طريقة فعالة لمساعدة الجمعية في التفكير في الأشياء التي تصل إلى العامة والصحافة أهم نقطة في لوحة الرسالة وخطة العمل مع وسائل الإعلام هي أنها ستساعدك في اتخاذ موقف فيما يخص الموضوع إذا لم تستطع توضيح رسالتك في صفحة واحدة وحتى بضعة أسطر، فهذا دليل عىل أنها غير بسيطة ولا يمكن شرحها للجمهور بسهولة.
الجحح ليست بنفس القوة فبعضها أضعف من الآخر بعضها مربك والبعض الأخر لا يتفق مع معايير الرسالة الجيدة.
الرسول:
من سيقول رسالتنا؟ يجب عليك أن تختار الرسول المناسب أحياناً يكون رجل هو الناطق بلسان بعض المنظمات النسائية؟ هذا يربك الحضور وقد يوصل للجمهور رسالة خاطئة: إن أهمية الرسول تضاهي أهمية الرسالة إذا تكلم شخص غير لاجئ عن موضوع يخص اللاجئين فإن حديثه قد لا يكون مقبولاً أو موثوقاً به أحياناً من المفيد أن يكون الشخص الذي يتكلم عن المشلكة أحد ضحاياها أو يعيشها.
وسائل:
هناك بعض الوسائل يمكن تزويد المتحدثين ببعضها عادة، تقوم المجموعة باعداد ورقة تشمل نقاطاً مهمة للمحادثة يستعين بها المتحدثون في كلماتهم إلى الجمهور أو إلى وسائل الإعلام نقاط المحادثة يجب أن تكون واضحة ومرتبة في الصفحة الواحدة وأن تشمل جميع محتويات رسالة المجموعة مدونة بلغة المحادثة.
الممارسة:
من المفيد جداً دائما أن تتدرب على الحدث الصحفي قبل حدوثه، مثل المقابلة الصحفية أو مؤتمر صحفي، أو الخطاب سيفيدك كثيراً أن تتدرب من خلال مؤتمر صحفي وهمي مع العائلة أو الأصدقاء، لأنك تحتاج إلى المجموعة لتدعمك إذا كنت متوتراً فتحصل منها على الجرأة وتخفف من التوتر كما يمكن اتباع ذلك باعداد مؤتمر صحفي تجريبي مع أعضاء جمعيتك.
ما يجب أن تتذكره:
دائماً أن تسيطر على المقابلة ولا تدع المقابلة تسيطر عليك، واصل التركيز على رسالة منظمتك، وتأكد بألا تخرج عن الموضوع، ولا تذكر أي شيء للصحافة لا تريد أن تراه منشوراً في الصحف، حتى لو قدم الصحفي وعدا بعدم نشر إسمك إذا كنت لا تريد ربط إسمك بالموضوع.
كيف يجب أن تظهر؟
في المقابلة إذاعية أو مقابلة للصحافة المكتوبة تستطيع أن تلبس أي شيء لأن صوتك وكلماتك فقط هي المهمة (إلا إذا قام المراسل بإحضار مصور) بشكل عام، إلبس ما تشاء وليكن شيئاً مريحاً، ولكن حافظ على ألا تستحوذ ملابسك على الانتباه، بالنسبة للتلفزيون فالأمر يحمل بعض الخدع البصرية بسبب الإضاءة والإنعكاسات، لذلك ليس من المفضل لبس المجوهرات المتلألئة أو الملابس ناصعة البياض والنظارات، لأنها ستعكس الضوء لهذا نرى العاملين على شاشات التفاز ينزلون نظاراتهم إلى أسفل لتفادي إنعكاس الضوء الأزرار الصغيرة والرسومات تظهر على الشاشة وكأنها تتحرك لذلك نرى مذيعي الأنباء يلبسون ملابس ليست متعددة الألوان وليس باهته جداً وبدون أن تكون عليها رسومات.
التوقيت:
متى تقول ما لديك؟ توقيت الرسالة أمر في غاية الأهمية التصريح بشيء في الوقت الملائم قد يجلب فائدة كبيرة والتصريح بشيء في التوقيت الخاطئ قد يؤدي إلى فقدان الاهتمام بالموضوع وعند الأعداد لتوقيت الاتصال بوسائل الإعلام، فهناك عدة أشياء يجب أخذها بعين الاعتبار:
- التواريخ التي لها أهمية على التقويم (الروزنامة).
- المواضيع والأحداث التي تظهر في الأخبار.
- الأخبار التي يمكن أن تغطي موضوعنا في نشرات الأخبار.
التكتيك في الاتصالات:
الخطوة الأولى هي تشكيل قائمة بوسائل الإعلام المناسبة يجب أن تشتمل القائمة على: أسماء مراسلين، عناوين، أرقام هواتف، أرقام فاكسات، الوقت والطريقة المناسبة للوصول إلى الشخص، وأي مواعيد محددة مسبقاً لإنجاز عمل ما بناء علاقة شخصية مع المراسيلين والمحررين يعني أنه وفي المستقبل سوف ينشرون بيانك الصحفي أو يحضرون النشاط الذي تقوم به منظمتك أو المؤتمر الصحفين أو الاتصال بك للحصول على رأي جمعيتك في قضية معينة.
التكتيكات المتبعة مع وسائل الإعلام:
دعوة صحفية: تعطي الدعوة الصحفية إشارة مسبقة للمراسلين حول حدث قادم، وهي تفصل باختصار، طبيعة الحدث، المكان والزمان، إمكانيات التصوير، وأرقام هواتف الشخص الذي يلزم الاتصال به انظر إلى هذه العملية كدعوة لسوائل الإعلام أرسل المعلومات إلى مكاتب الصحفيين والمراسلين المتعاطفين مع القضية.
البيان الصحفي: البيان الصحفي وهو عبارة عن مادة تنشر في الوقت المناسب وتتحدث عن موقف الجمعية من قضية ما، ويتكون عادة من صفحة أو صفحتين مطبوعتين يقوم المراسلون باستخدام المعلومات الموفرة في البيان الصحفي أثناء كتابة مقالاتهم وتعتبر البيانات الصحفية أفضل طريقة لإظهار “رسالة بطريقة واضحة”.
إحصائيات: من المفيد وجود معلومات موثقة ولها صلة بالموضوع لإثبات جدوى قضيتك ومطالبك ليس من الضروري أن تقوم كل منظمة بالبحوث والدراسات، لأنه في العادة توجد هذه الدراسات مسبقاً وهنا تكون فرصة جيدة للمتطوعين لقضاء بعض الوقت في المكتبة أو الاتصال بمكاتب الحكومة أو المنظمات غير الحكومية التي قامت بالدراسات.
المكالمات الهاتفية مع الصحافة: المكالمات الهاتفية مع الصحافة تستغل لتبليغ المراسلين بأخبار مهمة، أو لتزةيدهم بالملاحظات أو لسؤالهم إذا ما كانوا قد استلموا ما كنت قد أرسلت إليهم.
مؤتمرات صحفية: المؤتمر الصحفي هو فرصة أمام جمعيتك لتقديم التصريحات وطرح موقفها أمام مجموعة كبيرة من ممثلي وسائل الإعلام والمؤتمر الصحفي هو حدث كبير يحتاج إلى ترتيبات كثيرة ويجب القيام بالمؤتمرات الصحفية فقط في حال وجود خبر كبير ومهم، تريد الجمعية الإعلان عنه، أو تريد الأدلاء بتصريحات مهمة حول مواضيع ساخنة.
قائمة التجهيزات اللازمة لعقد مؤتمر صحفي:
- حدد التاريخ والوقت المناسبين للصحفيين ملحضور وتغطية الحدث.
- حدد التاريخ والوقت المناسبين للصحفيين للحضور وتغطية الحدث.
- جهز معلومات أساسية، وبياناً صحفياً وخلفية إحصائية ملائمة ونبذة من السرة الذاتية للمتحدثين.
- معلومات أخرى قد تكون ضرورية.
- قم بإعداد جدول الأعمالن ومسودة البيانات، وأسماء الأشخاص الذين سيقومون بالرد على الأسئلة ولا مانع من عقد تدريب لهؤلاء الأشخاص.
- رتب قاعة ملائمة للحدث، بحيث يكون الوصول إليها سهلاً قريباً منها موقف للسيارات من المفيد أن يكون حجم القاعة مناسباً وألا تكون كبيرة جداً بالنسبة لعدد الحضور كي لا تظهر الكثير من المقاعد الشاغرة في الصور.
- أرسل دعوة صحفية، تشمل التاريخ، والوقت، والمكان، والشخص المسؤول عن الاتصال بوسائل، وطبيعة المؤتمر الصحفي إلى الصحفيين.
- اتصل بالصحفيين بالهاتف لتأكيد حضورهم.
- إذا كان هناك متطوعون وحلفاء مشتركون في العمل أطلب منهم التواجد لملء المقاعد الخلفية.
الترتيبات في القاعة يمكن أن تشمل:
- طاولة في المدخل لأخذ توقيع الحضور لكي تعرف الجمعية هوية الأفراد الذين حضروا.
- طاولة للمعلومات مع مواد مكتوبة لتوزيها على الحضور.
- منصة للمتحدثين.
- ميكروفوناً/ نظاماً للتحكم بالصوت (حسب الحاجة).
- جهاز لنقل الصوت من الميكروفون إلى معدات وسائل الاعلام حسب الحاجة
- نقاط توصيل للكهرباء، في أماكن متعددة من القاعة.
- مقاعد للمراسلين.
- مساحة فارغة مخصصة للقواعد التي تحمل كاميرات التلفزيون وتكون في مقدمة الغرفة وبارتفاع يتناسب مع وقوف المتحدثين إذا كان المتحدث سيقف على مسرح، فيجب رفع مكان تثبيت الكاميرات التلفزيونية إلى الإرتفاع ذاته.
- قواعد لحمل الأشياء المرئية حسب الحاجة.
- دعائم لإثبات الأفكار المتعلقة بالقضية، مثل قوائم بيانية، أو عدة إرطال من الطحين الفاسد أو إنبوب مجاري
- شيئاً مثيراً في الخلفية قد يكون لافتة أو أفراد أو أحياناً ستارة بلون واحد حاول أن تبقي الخلفية نظيفة بدون وضع أشياء قد تؤثر على انتباه الحضور يجب أن تكون اللافتات خلف المتحدث وغير لامعة لكي تظهر الكلمات المكتوبة عليها في التقارير الصحفية والصور.
- الطعام، شاي أو قهوة في خلفية القاعة.
- يجب تواجد المتحدثين في القاعة بعد المؤتمر الصحفي، في حال طلب مقابلات صحفية فردية معهم.
- سجل صوتياً أو على شريط فيديو كل ما يقال، وقص من الجرائد المقالات التي تخص منظمتك، إن هذا يعد نصراً للمنظمة ويساعد على زيادة عدد الحلفاء من جهة والدعم من جهة أخرى.
- ارسل عبر الفاكس البيان الصحفي إلى اولئك الصحفيين الذين لم يحضروا المؤتمر.
- إشكر المراسلين على حضورهم، والمتحدثين على مشاركتهم.
الحدث الصحفي:
الحدث الصحفي هو نشاط تدعى إليه وسائل الإعلام ويوجد في الحدث الصحفي نشاط وحيويه أكثر من المؤتمر الصحفي ويمكن أن يكون هدف الحدث الصحفي هو لفت الانتباه وسائل الاعلام وفي الحدث الصحفي تكون هناك حركة ونشاط، فهذه المناسبة قد تكون مجموعة من المتطوعين ينطفون الحي، أو جولة في موقع معين كالمستشفى مثلاً، أو مسيرة كشفية أو اجتماعاً جماهيرياً مع ممثل تشريعي منتخب الحدث الصحفي أكثر حيوية من المؤتمر الصحفي، وقد يكون فيه متحدث واحد فقط، مما لا يعطي وسائل الإعلام الفرصة للتحدث بشكل عشوائي مع الحضور، الذين على الأغلب لا يستطيعون التحدث بلسان المنظمة وقد لا يفهمون أهدافها.
الموجز الصحفي:
عادة، لا يأخذ الموجز الصحفي طابعاً رسمياً كما حدث الصفحي أو المؤتمر الصحفي ويكون الموجز الصحفي منطقياً خاصة إذا كان الموضوع معقد أو إذا كانت هناك دراسة أو بحث متعلق بالموضوع الذي سينشر في وسائل الإعلام يساعد الموجز الصحفي للمراسل الذي لا يعرف الكثير عن موضوعك خاصة إذا كان الموضوع من النوع الذي لا تقوم وسائل الأعلام بتغطيته بشكل متواصل.
تنمية المجتمع المدني في لبنان، المؤسسة اللبنانية للسلم الأهلي الدائم، ط1 2000