خطة عمل إقامة و تنظيم معرض

المعارض هي فرصتك للتباهي، سواء كنت تعرض منتجًا أو مهارة أو خدمة، فقد صُممت هذه الأحداث لتزويدك بمنصة مثالية لتقديم أعمالك في أحسن الأحوال.

هذه الأحداث فريدة من نوعها من حيث أنها توفر مكانًا لالتقاط عملاء مؤهلين أو يؤدي وجهاً لوجه، سيحضر الحاضرون معرضًا لأن المحتوى/ العرض سيزودهم بشيء يبحثون عنه بنشاط، تخلق المعارض المبيعات المؤهلة التي قد تضطر إلى العمل بجدية أكبر للوصول إليها عبر القنوات الأخرى.

التخطيط لمعرض

أول ما عليك فعله هو تحديد تلك الأهداف بوضوح، بناءً على نوع المعرض الذي تحاول تنظيمه، وإليكم بعض الأمثلة للمعارض المختلفة:

اشياء تحتاجها إذا كان معرضًا للفن/ التصوير

– توليد مبيعات عملك.
– تعزيز قطع جديدة من العمل.
– تسليم رسالة عبر عملك.
– بناء العلامة التجارية.

إذا كان معرض مخصص للتجارة أو الصناعة تحتاج للتالي

– الحصول على مبيعات من مساحة المعارض لإعادة البائعين والعلامات التجارية ذات الصلة.
– بناء الوعي بالعلامة التجارية والاحترام.
– إنشاء ضجة.
– وجود اتصال وجها لوجه مع الخيوط المؤهلة.
– توليد فرصة لأبحاث السوق.

إذا كان معرض أزياء فقد تحتاج للتالي

– اتباع الموضة الجديدة.
– تعزيز خط جديد.
– توليد المبيعات.
– إنشاء ضجة.
– زيادة العلامات التجارية.
– بمجرد تحديد أهدافك، راجع هذه في كل مرحلة من مراحل عملية التخطيط، سيسمح لك ذلك بمراجعة كل قرار مقابل أهدافك العامة، مما يساعدك على تبسيط عملية التخطيط والتأكد من عدم توقف خططك عن مسارها.

حساب الميزانية والربح المعيارى

كما هو الحال مع كل حدث رئيسي، يقتصر تخطيط المعرض على ميزانية محددة، ويعتمد نجاح هذا الحدث على كيفية استخدامك للأموال المتاحة لديك.

اشياء يهتمون بها الأشخاص الذين يتناولون الميزانية الرئيسية 

المكان

اختر مكان استضافة معرضك بعناية، لا تحدد هذه المساحة عدد الضيوف الذين يمكنهم الحضور فحسب، بل تحدد أيضًا عدد العارضين الآخرين الذين يمكنهم تقديم محتوى لهذا الحدث الخاص بك.

التسويق

تحتاج إلى تخصيص نسبة جيدة من ميزانيتك للحصول على الكلمة حول المعرض، من المهم أن تضع في الاعتبار الفرق في النهج عند التسويق للحضور والعارضين، يجب أن يكون الحاضرون مقتنعين بأن المعرض سيوفر لهم شيئًا ما، وسيحتاج العارضون إلى الاقتناع بأن الحاضرين يرغبون في الشراء منه، الحصول على هاتين الرسالتين للاتصال أمر حيوي لنجاح الحدث بأكمله.

الديكور والتكنولوجيا والأثاث

سيكون للديكور الداخلي تأثير كبير على كيفية إدراك ضيوفك للحدث، الأثاث والصور ذات العلامات التجارية واللافتات والشاشات هي طريقة جيدة لخلق تجربة بصرية مثيرة للإعجاب، تعتبر التكنولوجيا التي تستخدمها خلال الحدث مهمة جدًا أيضًا.

الضيوف الخاصين

بناءً على نوع المعرض، قد ترغب في ضم رائد صناعي لتقديم محادثة أو ندوة، تشكل دراسات الحالة ورؤى قادة الصناعة نقاط نقاش رائعة، وهذا لن يوفر تجربة مدورة للحضور فحسب، بل يمنحك ميزة أكثر عند تسويق الحدث.

الطعام والشراب

قد ترغب في تضمين المرطبات خلال الحدث، والتي ستتكبد تكاليف إضافية مقدماً، حتى لو تم دمجه لاحقًا في أسعار التذاكر.

الموظفين والضيافة

اسمح ببعض الميزانية لموظفي الضيافة واللوجيستيات العامة في جميع أنحاء الحدث.

الخدمات اللوجستية

– الأحداث الكبيرة تتطلب إدارة الخدمات اللوجستية، يتضمن ذلك إدارة مساحة المعرض، ومعرفة من يحضر، ومتى، وتنظيم التوقيت والتدفق العام لليوم (أو سلسلة من الأيام)، من المهم أن يكون لديك فريق مخصص للتشغيل السلس للحدث.

– كما هو الحال مع أي حدث، تعتبر الخدمات اللوجستية عنصرًا أساسيًا للتخطيط، تعتبر الأشياء البسيطة مثل ضمان موقع المعرض بالقرب من مواقف السيارات وأماكن الإقامة والسفر روابط حيوية لتحقيق النجاح، مع المعرض، ستحتاج أيضًا إلى التفكير في.

اشياء تتبع الخدمات اللوجيستية لابد من الاهتمام بها

– إنشاء وتفكيك الأكشاك.
– أوقات وصول ومغادرة العارضين.
– ماذا تحتاج من المعدات ومتى.
– تنظيم شرائط التعليق.
– تنظيم فعاليات التواصل.
– إدارة الوقت بشكل عام.
– قبل وبعد المعرض (إعداد وتفكيك شاشات العرض).

توليد ربح من المعارض

– يمكن أن تكون المعارض طريقة رائعة لجني الأرباح، خاصةً إذا كان المحتوى المقدم للحاضرين ذا جودة عالية، وبالمثل، ينجذب المحتوى عالي الجودة إلى الحاضرين ذوي الجودة الجيدة، يحتاج الجانبان إلى الاجتماع في منتصفهما لإنشاء معرض ناجح.

– سيدفع الأشخاص مقابل امتياز حضور حدث يحيط بالموضوع ذي الصلة بهم، وبالمثل، سيدفع الناس لعرض منتجاتهم لعدد من العملاء المتوقعين المؤهلين، كلا الطرفين بحاجة لسبب يجعله يحضر.

بيع التذاكر بالمعارض

– بناءً على معرضك، تعتبر مبيعات التذاكر وسيلة مؤكدة لتحقيق ربح من هذا الحدث، يعني تسعير التذاكر بشكل فردي أنه يمكنك تحديد عدد التذاكر التي تحتاج إلى بيعها لتحقيق إيراداتك المستهدفة، تتقاضى العديد من المعارض الراقية مبلغًا كبيرًا مقابل التذاكر، ولكن من الطبيعي أن تقدم مبلغًا كبيرًا إذا كنت تتقاضى مبلغًا إضافيًا.

– تقدم العديد من المعارض مجموعة متنوعة من التذاكر على أساس المستوى، يدفع الضيوف أكثر أو أقل حسب مستوى الوصول الذي يريدونه للحدث، يمكنك اختيار السماح لبعض التذاكر بامتيازات معينة، مثل الندوات الخاصة أو المرطبات أو الإقامة طوال الحدث.