كتابة رسائل البريد الإلكتروني بفعالية

كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة:

يتلقى الموظفين في المكاتب بشكلٍ وسطيٍ ​​حوالي 80 رسالة بريد إلكتروني يومياً. مع حجم البريد هذا، يمكن تجاهل الرسائل الفردية بسهولة. اتّبع هذه القواعد البسيطة لتحصل رسائل البريد الإلكتروني التي تقوم بإرسالها على الانتباه والاهتمام:

1. لا تبالغ في التواصل عبر البريد الإلكتروني.
2. الاستفادة من أسطر الموضوع.
3. الحفاظ على الرسائل واضحة وموجزة.
4. كن مهذباً.
5. انتبه إلى النبرة الّتي تتحدث بها.
6. التدقيق.

1. لا تبالغ في التواصل عبر البريد الإلكتروني:

إنّ أحد أكبر مصادر الإجهاد في العمل هو الحجم الهائل من رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها النّاس. لذا قبل أن تبدأ في كتابة البريد الإلكتروني، اسأل نفسك: “هل إرسال هذه الرسالة ضروري حقاً؟”.

كجزءٍ من هذا، يجب عليك استخدام الهاتف أو الرسائل الفورية للتعامل مع الأسئلة التي من المحتمل أن تحتاج إلى بعض النقاش.

إنّ البريد الإلكتروني ليس آمناً كما قد ترغب في أن يكون، خاصةً وأنّ النّاس قد يعيدون توجيه رسائل البريد الإلكتروني دون التفكير في حذف سجل المحادثة أو الجزء السري منها. لذا تجنّب مشاركة المعلومات الحساسة أو الشخصية في رسائل البريد الإلكتروني، ولا تكتب عن أيّ شيءٍ سرّي على لصاقات التذكير التي تقوم بإلصاقها في مكتب.

عندما يكون ذلك ممكناً، قم بتقديم الأخبار السيئة بشكلٍ شخصي. يساعدك هذا على التواصل مع الأخرين وإبداء التعاطف والرحمة والتفاهم، وإجراء التعديل المناسب عندما تسير رسالتك في الاتجاه الخاطئ.

2. الاستفادة من أسطر “الموضوع”:

تقوم العناوين الموضوعة في الجرائد بوظيفتين: أولاً تلفت انتباهك، وثانياً فإنّها تلخّص المقالات، بحيث يمكنك أن تقرر ما إذا كنت ستقرأ المقال أم لا. يجب أن يفعل حقل “الموضوع” في البريد الإلكتروني نفس الشيء.

من المرجح أن يتمّ تجاهل البريد أو رفضه عندما يكون سطر “الموضوع” فارغاً باعتباره “بريداً عشوائياً”، لذلك استخدم دائماً بعض الكلمات المختارة جيداً لإخبار المستلم بماهيّة رسالة البريد الإلكتروني خاصّتك.

قد ترغب في تضمين التاريخ في سطر “الموضوع” إذا كانت رسالتك واحدةً من سلسلةٍ منتظمةٍ من رسائل البريد الإلكتروني، مثل تقريرٍ أسبوعي لمشروعٍ ما. بالنسبة للرسائل الّتي تحتاج إلى رد، فإنّك قد ترغب أيضاً في تضمين دعوةٍ للرد، مثل “الرجاء الرد بحلول 7 تشرين الثاني”.

يقدّم سطر “الموضوع” المكتوب بشكلٍ جيد -مثل المثال في السطر أدناه- أهمّ المعلومات، دون أن يضطر المستلم إلى فتح البريد الإلكتروني. إنّ هذا بمثابة رسالةٍ موجهةٍ لتذكير المستلمين باجتماعك في كلّ مرّةٍ يُلْقُون فيها نظرةً على الصندوق الوارد الخاص بهم.

• مثالٌ سيء: الموضوع: اجتماع.
• مثال جيّد: الموضوع: اجتماع عملية PASS – الساعة 10 صباحاً 25 شباط.

إذا كانت لديك رسالةٌ قصيرةٌ جداً لتوصيلها، ويمكنك إدراج الأمر برمته في سطر الموضوع، فاستخدم “EOM” (بمعنى نهاية البريد الإلكتروني) لإعلام المستلمين أنّهم لا يحتاجون إلى فتح البريد الإلكتروني للحصول على جميع المعلومات الّتي يحتاجونها.

مثال: الموضوع: هل يمكن أن ترسل تقرير مبيعات شهر شباط؟ شكراً! EOM (بالطبع هذا مفيدٌ فقط إذا كان المستلمون يعرفون معنى “EOM”).

3. الحفاظ على الرسائل واضحة وموجزة:

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني، مثل الرسائل التجاريّة التقليديّة، واضحة وموجزة. حافظ على جُمَلِكَ قصيرة. يجب أن يكون نص البريد الإلكتروني مباشراً ومفيداً، ويجب أن يحتوي على جميع المعلومات ذات الصلة. راجع مقالتنا حول مهارات الكتابة للحصول على إرشادات حول التواصل بوضوحٍ في الكتابة.

على عكس الرسائل التقليدية، لا يتطلّب الأمر إرسال رسائل بريد إلكتروني متعدّدة. لذلك إذا كنت بحاجةٍ إلى التواصل مع شخصٍ ما حول عددٍ من الموضوعات المختلفة، ففكر في كتابة بريدٍ إلكترونيٍّ منفصلٍ لكلٍّ منها. هذا يجعل رسالتك أوضح، ويسمح لذلك الشخص بالرّدّ على موضوعٍ واحدٍ في وقتٍ واحد.

مثال سيء عن رسالة بريد إلكتروني غير واضحة:

الموضوع: مراجعات تقرير المبيعات

مرحبا أحمد،

شكراً لإرسال هذا التقرير الأسبوع الماضي. لقد قرأت ذلك بالأمس، وأشعر أن الفصل الثاني منه يحتاج إلى مزيدٍ من المعلومات المحددة حول أرقام المبيعات لدينا. شعرت أيضاً أنّ النبرة يمكن أن تكون أكثر رسميّة.

كذلك أردت أن أخبركم بأنّني قررت عقد اجتماعٍ مع قسم العلاقات العامة يوم الجمعة بخصوص الحملة الإعلانية الجديدة. إنّه في الساعة 11:00 صباحاً وسيكون في قاعة المؤتمرات الصغيرة.

واسمحوا لي أن أعرف إذا كان هذا التوقيت مناسباً.

شكراً!

سلمى.

مثال جيدّ عن رسالة بريد إلكتروني واضحة:

الموضوع: مراجعات تقرير المبيعات

مرحبا أحمد،

شكراً لإرسال هذا التقرير الأسبوع الماضي. لقد قرأت ذلك بالأمس، وأشعر أن الفصل الثاني منه يحتاج إلى مزيدٍ من المعلومات المحدّدة حول أرقام المبيعات لدينا.

شعرت أيضاً أنّ النبرة يمكن أن تكون أكثر رسمية.

هل يمكنك تعديله مع وضع هذه النقاط في عين الاعتبار؟

شكراً على عملك الشاق في هذا الأمر!

سلمى.

(ثم​​ تتابع سلمى من خلال بريدٍ إلكترونيٍّ منفصلٍ عن اجتماع قسم العلاقات العامة).

من المهمّ أن تجد التوازن هنا. لا ترغب في إغراق شخصٍ ما برسائل البريد الإلكتروني خاصتك، ومن المنطقي الجمع بين العديد من النقاط ذات الصلة في بريدٍ إلكتروني واحد. عندما يحدث هذا اجعل الأشياء بسيطة مع فقرات مرقمة أو منقّطة، وفكّر في “تقطيع” أو تجزئة المعلومات إلى وحداتٍ صغيرةٍ منظمةٍ جيداً لتسهيل عملية الفهم.

لاحظ أيضاً أنّه في المثال الجيد أعلاه، حددت سلمى ما أرادت أن يفعله أحمد. إذا قمت بتسهيل الأمر على الأشخاص لمعرفة ما تريد، فهناك فرصةٌ أفضل لأن يقدموا لك ما تريده.

4. كن مهذباً:

غالبا ما يعتقد الناس أنّ رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تكون أقلّ رسميّة من الرسائل التقليديّة. لكن الرسائل الّتي ترسلها هي انعكاسٌ لقيم الاحترافية الخاصة بك ومدى اهتمامك بالتفاصيل، لذلك هناك حاجةٌ إلى مستوى معين من الرسميّة في التحدّث.

ما لم تكن على علاقةٍ جيدةٍ مع شخصٍ ما، فإنّ الأفضل تجنّب اللّغة غير الرسميّة، والعامية والمصطلحات والاختصارات غير المناسبة. يمكن أن تكون الرموز مفيدة لتوضيح نيتك، ولكن من الأفضل استخدامها فقط مع أشخاص تعرفهم جيداً.

أغلق رسالتك بكلمات مثل “تحياتي”، أو “تفضلوا بالقبول مع فائق الاحترام”، أو “كلّ التوفيق”، وذلك تبعاً للموقف.

قد يقرر المستلمون طباعة رسائل البريد الإلكتروني ومشاركتها مع الآخرين، لذلك كن دائماً مهذباً.

5. انتبه إلى النبرة الّتي تتحدث بها:

عندما نلتقي بأشخاص وجهاً لوجه، فإنّنا نستخدم نغمة الصوت ولغة الجسد وتعبيرات الوجه للشخص الأخر لتقييم ما يشعرون به. إنّ البريد الإلكتروني يسرق منّا هذه المعلومات، وهذا يعني أنّه لا يمكننا معرفة متى أساء النّاس فهم رسائلنا.

إنّ الكلمات الّتي تختارها وطول الجملة وعلامات الترقيم والحروف الكبيرة بدون إشارات مرئيّة وسمعيّة يمكن أن يُساء فهمها بكلّ سهولة. في المثال الأول أدناه، قد تعتقد إيمان أنّ علي يشعر بالإحباط أو الغضب، لكنه في الحقيقة يشعر بأنه بخير.

مثال سيء:

إيمان،

أحتاج تقريركِ بحلول الساعة 5 مساءً اليوم وإلا سأتجاوز الموعد النهائي المسموح.

علي.

مثال جيّد:

مرحباً إيمان،

شكراً على عملكِ الشاق على هذا التقرير. هل يمكن أن ترسلي نسختكِ لي بحلول الساعة 5 مساءً، كي لا يفوتني الموعد النهائي؟

شكراً جزيلاً!

علي.

فكّر في كيفيّة إرفاق بريدك الإلكتروني مع العاطفة. إذا كان من الممكن إساءة فهم نواياك أو عواطفك، فابحث عن طريقةٍ أقلّ غموضاً للتعبير عن كلماتك.

6. التدقيق:

أخيراً، قبل الضغط على زر “إرسال”، يمكنك قضاء بعض الوقت في مراجعة بريدك الإلكتروني بحثاً عن الأخطاء الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم. تعدّ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك جزءاً من صورتك الاحترافيّة مثلها مثل الملابس الّتي ترتديها، لذلك يبدو من الخطأ إرسال رسالة تحتوي على أخطاء مطبعيّة.

أثناء تدقيقك انتبه جيداً لطول بريدك الإلكتروني. من الأرجح أن يقرأ الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والموجزة أكثر من قراءة الرسائل الطويلة، لذا تأكّد من أنّ رسائلك قصيرة قدر الإمكان، دون استبعاد المعلومات الضروريّة.

تحتوي مقالتنا عن مهارات الكتابة على نصائح واستراتيجيات يمكنك استخدامها عند تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

المصدر: موقع “مايند تولز”.