كيفية إدارة اجتماع رسمي

الخطوة الأولى: حددوا الأهداف

الهدف الواضح سوف يشجّع الأشخاص على حضور الاجتماعات لأنهم سيفهمون الغرض منه كما أنه سوف يكون أسساً لاجتماع فعال ومحدد المضمون.

غالبا ما يكون للاجتماعات هدف من هدفين – الإعلام أو اتخاذ القرار فيما “المناقشة” ليست هدفاً لعقد اجتماع. على سبيل المثال: هدف “تحديد وضع الشركة في السوق بخصوص الإعلانات التجارية لمجموعة العام 2000” يعتبر هدفاً فعالاً، فهو يركز على موضوع محدد و يعلن بوضوح عن الغاية من الاجتماع. أمّا عقد اجتماع “لمناقشة تسويق مجموعة العام 2000” فيبدو غير هادف و قد يؤدي إلى التشتت بدلاً من التنفيذ.

الخطوة الثانية: اجمعوا المشاركين في الاجتماع

ضعوا قائمةً بأسماء الأشخاص الذين يجب حضورهم الاجتماع. فكروا ملياً في وجوب حضور الشخص المعيّن إلى غرفة الاجتماع طوال مدة هذا الأخير أم عدم وجوبه (ربما يستطيع ذلك الشخص المشاركة في الاجتماع من خلال الهاتف أو أن يحضر فقط لمناقشة موضوع محدد). تذكروا أنكم إذا تسببتم بإضاعة وقت أي من الأشخاص سوف يتردد هؤلاء إزاء حضور الاجتماع القادم.

يجب أن تحددوا موعداً نهائياً لعقد الاجتماع عند دعوة الأشخاص إلى حضوره فعليكم مراعاة جداول أعمالهم. وستجدون أنه من الأسهل تحديد موعد للاجتماع إذا قلتم: “من فضلكم حضّروا أنفسكم لحضور الاجتماع والرجاء أن تعلمونا مسبقاً إذا كنتم لن تتمكنوا من الحضور”. يجب أن تعلموا الأشخاص دائماً بالهدف من الاجتماع، وبأوقات بدئه واختتامه. يجب أيضاً التأكيد بأن الاجتماع سيبدأ في الموعد المحدد له.

الخطوة الثالثة: وضع جدول أعمال للاجتماع

جدول الأعمال هو قائمة بالبنود الأساسية التي يجب مناقشتها من أجل تحقيق هدفكم. قد تستخدمونه لأنفسكم أو قد تؤثرون توزيعه على المشاركين الآخرين في الاجتماع. الفائدة من توزيع جدول الأعمال هو تقديم نص يستطيع الحاضرون متابعته. مساوئ توزيع جدول أعمال تتمثل في أنه قد يشتت انتباه الحاضرين أو أن يجعلهم يخوضون في مواضيع أنتم غير مستعدين لمناقشتها بعد. على سبيل المثال، إذا كان البند الخامس من جدول الأعمال يتناول الأمور الهندسية فقد يرغب المهندسون الحاضرون في التحدث بهذا الموضوع مباشرة. إذا كنتم تريدون حلّ أمور أخرى أولاَ، فربما من الأفضل الاحتفاظ بجدول الأعمال لنفسكم. أمّا إذا كنتم تديرون اجتماعاً عن وضع مشروع ما فسيمكنكم استخدام الجدول الزمني للمشروع كجدول أعمال للاجتماع.

إذا قررتم توزيع جدول الأعمال، تأكدوا من كتابة الهدف من الاجتماع وتاريخه في أعلى الصفحة كما يجب أن تميّزوا البنود عن أحدها الآخر بعلامات واضحة. فضلاً عن ذلك يجب أن يتسلم جميع الحاضرين نسخه عن جدول الأعمال ولذا تأكدوا من امتلاككم نسخاً إضافية عنه.

الخطوة الرابعة: التحكّم بالاجتماع

فور بدء الاجتماع، ستصبحون مسؤولين عن إدارته وتعزيز التركيز فيه. إليكم إذاً بعض الإرشادات لتحقيق ذلك:

•         ابدأوا في الموعد المحدد حتى ولو تأخر الحاضرون. إذا انتظرتم حتى وصول آخر شخص فسوف تعوّدون الآخرين على التأخير.

•         اذكروا الهدف من الاجتماع بإيجاز.

•         إذا كنتم قد قمتم بتوزيع جدول الأعمال، تأكدوا من متابعة جميع الأفراد له لتتمكنوا من تحقيق أهدافكم.

•         إذا طالت المناقشة بخصوص موضوع ما ولم يتم اتخاذ قرار بشأنه، فمن واجبكم أن تتدخلوا وأن تقولوا كلاماً مثل: “مراعاة للجدول الزمني للمشروع علينا اتخاذ قرار”.

•         إذا كان من الواضح أنّه يتعذر التوصل إلى حل بشأن موضوع ما، حددوا الأمور التي ستكون ضرورية لحله مستقبلياً وأضيفوه إلى الجدول الزمني للمشروع.

•         السيطرة على الحاضرين: يجب أن تتصرفوا بحزم إذا وجدتم أن المجموعة المشاركة قد خرجت عن سياق الاجتماع واقترحوا مناقشة الأمر في وقت لاحق.

•         حددوا موعد الاجتماع القادم عند انتهاء الاجتماع الحالي.

•         إذا كنتم أنتم من طلب عقد الاجتماع، فأنتم المسؤولون عن تدوين الملاحظات أو عن تعيين شخص آخر لفعل ذلك.

الخطوة الخامسة: المتابعة

لا ينتهي كلّ شيء عند انتهاء الاجتماع إذ يبقى عليكم اتخاذ مزيد من الإجراءات، فعليكم كتابة مذكرة داخلية موجزة عن النقاط التي تم تناولها في الاجتماع والتي اتخذ قرار بشأنها والإجراءات التي يجب أن تقرر بشأن الأمور التي تتطلب التوضيح وتوزيع هذه المذكرة. يجب أن تكون هذه المذكرة مستخلصة مباشرة من الملاحظات التي تم تدوينها خلال الاجتماع. لا تجعلوا المذكرة طويلة فذكر مجموعة من النقاط سيفي بالغرض.

لا تنسوا شكر الحاضرين على مشاركتهم في الاجتماع فهم سيسرون إذا شعروا بأنكم تقدرون الوقت الذي بذلوه لحضور الاجتماع.

عدّلوا الجدول الزمني للمشروع طبقاً للتقدم الذي سجّل في الاجتماع. تأكدوا من إضافة تاريخ الاجتماع القادم والأمور التي يجب تحقيقها بحلول هذا التاريخ.

المصدر: حقيبة أدوات الأعمال الناشئة