كيفية كتابة رسالة إدارية

إذا أردت النجاح في التواصل الفعال مع الجهات الرسمية بتقديم طلب عمل أو شكوى، أو أردت أن تتواصل بطريقة مؤثرة منخفضة التكلفة والمجهود مع موظفيك و رؤسائك أو من يهمه الأمر في الفضاء الرسمي للهيئات والمؤسسات عليك أن تتعلم كيف تنشئ رسالة إدارية جيدة تستوفي كل الشروط الواجب توافرها حتى تؤدي الغرض المرجو منها، في هذه المقالة من خلال موقع الموسوعة نتعلم كيفية كتابة رسالة إدارية ناجحة، نتعلم كذلك الفرق بين أنواع الرسائل الإدارية المختلفة وشروط يجب توافرها في جميع أنواع الرسائل الإدارية.

كيفية كتابة رسالة إدارية

تتكون الرسالة الإدارية بصورة إجمالية من عدة مكونات ثابتة تتعدد أغراض استخدامها تبعًا لأنواعها المختلفة، مثل الاسم والتاريخ واسم المرسل والمرسل إليه، والتحية وبينهما صلب موضوع الرسالة، وفيما يلي نعرض كيفية كتابة رسالة إدارية:

1. أولا يوضع تاريخ اليوم.
2. بعدها يوضع اسم المرسل إليه، سواء كان شخصًا كالمدير العام أو مدير الصيانات أو الإدارة المعنية بالصيانة.
3. يلي ذلك التحية الطيبة المناسبة.
4. بعد ذلك يكون هناك صلب الموضوع، ويتم عرضه بأسلوب علمي دقيق عن المشكلة وآثارها ونتائجها على المؤسسة.
5. بعدها نتحدث عن الموضوع،عن أهمية الطلب سواءً كان للعمل أو لحل مشكلة، أو لأهمية تلك الصيانة والمعدات أو الآلات الواجب صيانتها والتعديلات والتوصيات المقترحة لمعالجة هذا الأمر.
6. في نهاية الطلب يتم شكر الجهة المقدم لها الطلب،  يلي ذلك اسم مقدم الطلب وصفته ورقم هاتفه ورقم بطاقة هويته الوطنية وتوقيعه القانوني. 
7. مع العلم أن الطلب يقدم إلى الجهة صاحبة الاختصاص ولا يتم تقديم اللوم في النموذج أبدًا للمُرسل إليه، وحتى إن لم يتم حل المشكلة يتم تصعيد الأمر إلى مرتبة وظيفية أعلى.  

ماهية الرسالة الإدارية

• الرسالة الإدارية هي الشكل الرسمي للمخاطبات والتواصل داخل المؤسسات والهيئات هو ما يسمى الرسالة الإدارية.
• وهو ما يكون بين الموظفين وزملائهم أو رؤسائهم داخل حدود المنشأة أو الهيئة الواحدة، والرسالة الإدارية لها عدة أشكال واستخدامات ونماذج.

شروط كتابة رسالة إدارية فعالة

•  بما إنها شكلًا رسميًا من أشكال التواصل يجب أن تكون واضحة المعاني والألفاظ وتساعد على فهم الغرض منها بشكل سليم .
•  يجب أن يتوفر بها معلومات صحيحة ودقيقة وقابلة للمراجعة والتحليل من قِبَل مُستلمها.
• ينبغي أن تُستخدم لغة سهلة مُختصرة بعيدةً عن الكلمات والألفاظ المُعقدة التي قد تُفهم على نحوٍ خاطئ.
•  التنسيق الجيد للرسالة الإدارية عامل فعال من عوامل نجاح الغرض منها، يجب أن تُقسم الأفكار في الرسالة بشكل فقرات مُختصرة لإيصال الحقائق بشكل سليم .
• غالبًا ما يتم ذكر المرسل إليه في بداية الرسالة مع عبارات السلام والتحية .
• يجب أن تنتهى الرسائل الإدارية بتوقيع الشخص أو المؤسسة صاحبة الطلب أو الرسالة .
• ذكر التاريخ شئ أساسي في الرسائل الإدارية الفعالة، لأنها تحمل الصبغة الرسمية .

أنواع الرسائل الإدارية ونماذجها المختلفة

يمكننا تصنيف الرسائل الإدارية إلى عدة طرق وأشكال، فقد تُصنف على أساس المؤسسة الواحدة إلى رسائل صاعدة، والتي تكون من مستوى وظيفي أقل كموظف إلى مستوى أعلى كمدير، قد تكون على العكس من ذلك؛ مثل الرسالة الهابطة التي تكون من مستوى إداري أعلى إلى مستوى أقل كرسالة إدارية من رئيس قسم إلى موظفيه مثلًا، لكن التقسيم الأشهر والأكثر استخداما هو تقسيمها إلى نماذج تستخدم كثيرًا في حياتنا اليومية،وتلك أمثلة على أشهر أنواع الرسائل الإدارية:

رسالة طلب العمل

هي نوع من المخاطبات الغرض منه طلب التوظيف لدى أحد الهيئات، ومن ومكوناتها الآتي:

• تبدأ بالتحية.
• تتضمن الاسم والعنوان ورقم الهاتف واسم وعنوان المرسل إليه.
• يجب أن يُذكر بها موضوع الرسالة بشكل سلس ومباشر.
•  الأفضل أن تتضمن الرسالة المؤهل وملخص قصير للخبرات المهنية  والإضافة التي يمكن إضافتها لتلك المؤسسة من واقع تلك الخبرات.
•  ثم تنتهى كذلك بتحية طيبة.
• في نهايتها يكون التوقيع الشخصي.

الرسالة الإدارية العامة

هي الرسالة التي تستخدم لمد أواصر التعاون والترابط بين أعضاء المؤسسة الواحدة، تنقسم تلك إلى رسائل عامة لجميع المنتمين إلى تلك المؤسسة أو تكون إلى قسم مُعين فيها، أو قد تكون بين هيئة وأخرى تنتميان لنفس الحيز الجغرافي أو نفس نوعية الأعمال وتهدف للمصلحة المشتركة، والنموذج التالى هو الشكل الأبسط والأكثر فعالية للرسالة الإدارية العامة:

• يتم كتابة اسم المؤسسة أو الهيئة.
• تاريخ إرسال الرسالة.
• اسم المرسل إليه، عادة ما يكون مدير الهيئة المرسل إليها الرسالة. 
• التحية وتقديم الود والسلام. 
• ثم يضاف موضوع الرسالة بشكل منسق سهل الفهم وبسيط الألفاظ، مع توضيح المطالب والهدف من الرسالة.
• نهاية الرسالة التي يجب أن تتضمن تحية لقارئها. 
• اسم الموظف أو الهيئة التي أرسلت الرسالة.

الرسالة الإدارية الدائرية

• هي نوع من أنواع الرسائل الإدارية الهامة، تقوم الهيئة أو المؤسسة بإرسالها إلى العديد من الجهات في نفس الوقت.
• غالبًا ما يكون الهدف منها هو إعلام الجمهور أو الأشخاص والهيئات التي تتعامل معها المؤسسة بأمور طارئة هامة.
• مثل التغييرات في الإدارة أو كبار الموظفين، أو افتتاح فروع جديدة وإضافة عروض وخدمات حديثة، كذلك الاكتتابات وإصدار أسهم جديدة.

رسالة الشكوى الإدارية الرسمية

أحد الطرق لإرجاع الحقوق القانونية والعامة إلى أصحابها هي كتابة رسالة شكوى رسمية بطريقة سليمة واضحة، من  صور رسائل الشكوى الرسمية كمثال رسالة شكوى مقدمة لجهة حكومية كشركة الماء والكهرباء أو هيئة التأمينات لتأخر معاش أو ما إلى ذلك ، يمكن أيضًا أن تناقش الشكوى مشكلة بالعمل أو بمظلمة أحد الوالدين نتيجةً لتعرض أحد أطفاله لمشكلة ما في مدرسة، ويجب أن يُقدم نموذج الشكوى للجهة المحددة القادرة على إحداث تغيير أو رفع الظلم ، ويتكون نموذج الشكوى الرسمي من بعض البنود المتتالية، وهى:

• التاريخ .
• عنوان الخطاب، يجب أن يكون واضحًا بحيث يفهم المرسل إليه بصورة سريعة نوع الخطاب، وليكن مثلا عبارة “شكوى رسمية “.
• اسم المُرسل إليه.
• تُذكر حيثيات الشكوى وتُشرح المشكلة بوضوح من حيث موضوعها بشكل ملخص ووافى للغرض من الشكوى وبصيغة مناسبة.
• يجب أن تخلو الشكوى من الكلمات المعقدة أو النابية أو التي تحوى تهديدات يُعاقب عليها القانون.

نموذج الرسالة الإدارية لطلب الصيانة

طلبات الصيانة هي طلبات مُعتادة في المؤسسات والهيئات الرسمية سواءً كانت حكومية أو خاصة، الهدف منها هو الحصول على أذن وسند بالقيام بأعمال صيانة ضرورية لبعض الآلات والمباني والمعدات، وفيما يلي نموذج الرسالة الإدارية لطلب الصيانة بشكل رسمي في المؤسسات والهيئات، والذي يساعدنا في الإلمام بكيفية إعداد الرسائل لجهات الإدارة بهذا التخصص المهني:

طلب صيانة معدات لشركة أو مؤسسة: …

اسم المسئول المُقدم إليه الطلب: …

اسم الشركة : …

تاريخ اليوم : …

تحية طيبة وبعد : …

بعدها نورد اسم الشئ الواجب صيانته ونتحدث عن استخداماته وأهميته في تسيير العمل حسب المطلوب: …

ذكر المقترحات اللازمة لإصلاح الأمر وتعديل الخطأ أو المشكلة التي تحتاج إلى صيانة: …

اسم وتوقيع الموظف مُرسل الطلب: …